Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов.

Ø Реквизит документа – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Ø Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ: бланки расположения реквизитов – схемы № 1 и № 2

ГОСТ Р 6.30-2003 содержит 30 реквизитов:

01 Государственный герб РФ  - помещают в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ.

02 Герб субъекта РФ - помещают в соответствии с правовыми актами субъектов.

Не воспроизводится, если на бланке помещен Герб РФ.

03 Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания) - помещают в соответствии с уставом (положением) организации.

Не воспроизводится, если на бланке помещен Герб РФ или субъекта РФ

04  Код организации - проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 Идентификационный номер налогоплательщика (код постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 Код формы документа - проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

08 Наименование организации - указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах.

Над полным наименованием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации:

– при наличии последней;

– наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ иной (помимо русского) государственный язык, печатаются на двух языках. При этом название организации на государственном языке субъекта РФ следует располагать правее или ниже названия на русском языке;

– сокращенное название организации приводится в случае, если последнее закреплено в её учредительных документах. Располагается ниже полного названия (за ним) в скобках;

– наименование филиала (территориального отделения, представительства и пр.) организации приводится в том случае, если филиал является автором документа. Располагается ниже наименования организации.

09 Справочные данные об организации - указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телефаксов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления её деятельности сведения.

10 Наименование вида документа - указывается в соответствии с Уставом (положением) организации и требованиями УСОРД.

Для писем, как правило, не указывается.

11 Дата документа – указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначается двумя парами арабских цифр, год – четырьмя:

– номер, 01.11.2005 или в последовательности: год, месяц, день, например, 2003,08,28. Кроме того допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г.

Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании

12  Регистрационный номер документа – указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа.

13  Ссылка на регистрационный номер и дату документа – указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Применяется только в исходящих ответных документах.

14 Указание на место составления (издания) документа – указываются в соответствии с принятым административно- территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений.

Указывается, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09.

15 Сведения об адресате – указываются наименования адресатов – организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже).

При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно.

16 Гриф утверждения документа – при утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения.

При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.д.) – УТВЕЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Располагается в правом верхнем углу документа

Приложение 1

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Ø Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

Ø Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве и т.д.).

Ø Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.).

Ø Инструкции (правила) – (должностные; по документационному обеспечению управления; технику безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Ø Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Ø Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Ø Перечни (должностей работников с нормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.)

Ø Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыска-тельских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии; научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

Ø Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.)

Ø Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)

Ø Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Ø Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Ø Структура и штатная численность;

Ø Тарифные ставки;

Ø Формы унифицированных документов;

Ø Штатные расписания и изменения к ним.

17 Резолюция – указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата.

В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 Заголовок к тексту – включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно – в предложном или родительном.

Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А₆, может не составляться падеже).

19 Отметка о контроле – указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль, - штампом «К» или «Контроль».

 

20 Текст документа – составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ).

Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного текста или сочетания вышеперечисленного.

21 Отметка о наличии приложения – при наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах.

Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация.

22 Подпись – включает в себя наименование должности, личную подпись, её расшифровку (инициалы и фамилию).

Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица.

23 Гриф согласования документа – при согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, её расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа.

24 Виза согласования документа – указываются должность, личная подпись визирующего, её расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «Замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма).

При необходимости согласования с 4 и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе.

25 Печать – ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи.

Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. – место печати.

 

Приложение 2

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать*

Ø Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполнения работ; списания; экспертизы и т.д.).

Ø Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Ø Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Ø Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Ø Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Ø Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

Ø Исполнительные листы;

Ø Командировочные удостоверения;

Ø Нормы расходов на драгоценные материалы;

Ø Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Ø Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Ø Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты; на импорт и т.д.);

Ø Положения о министерствах (ведомствах);

Ø Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);

Ø Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);

Ø Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

Ø Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Ø Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

Ø Титульные списки;

Ø Штатные расписания и изменения к ним.

* В коммерческих организациях, не имеющих гербовой печати, ставится фирменная круглая печать.

 

26 Отметка о заверении копии – указывается – «Верно», должность, личная подпись лица, заверяющего копию, расшифровка подписи, дата заверения.

При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются.

27 Отметка об исполнителе – указываются инициалы, и фамилия исполнителя, номер его телефона.

Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения.

Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

 

29 Отметка о поступлении документа в организацию – указываются порядковый номер и дата поступления документа.

В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа.

30 Идентификатор электронной копии документа – указываются наименования файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа.

Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.

 

 

ГОСТ 6.30 – 2003

Схема 1

 

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Поделиться: