Система керування базами даних ms access.

Система керування базами даних ms access.

Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів.

Основна мета: актуалізація знань про призначення звітів в СКБД Microsoft Access, формування практичних навичок створення звітів у СКБД MS Access.

 

Система керування базами даних ms access. 1

Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів. 1

Поняття звіту. 1

Звіт та його можливості 1

Представлення звітів. 2

Режими роботи зі звітами. 2

Структура звіту. 2

Основні елементи режиму Конструктора. 4

Формування звіту. 4

Створення звіту і вибір джерела даних. 4

Зміна розмірів звіту та його розділів. 5

Інструменти для розробки звіту. 5

Створення та видалення елементів звіту. 6

Робота з об’єктами звіту. 6

Зміна властивостей звіту і його елементів. 7

Оформлення сторінок звіту. 10

Додавання розривів і нумерації сторінок. 10

Використання в звіті простих графічних елементів. 10

Створення в звіті підсумкового поля. 11

Сортування і групування даних. 12

Властивості групи: 12

Застосування шаблона звітів. 13

Перегляд і друк звітів. 13

Контрольні запитання. 14

 

Поняття звіту

Звіт та його можливості

Однією з основних задач створення та використання баз даних є надання користувачам необхідної інформації на основі існуючих даних. В Access для цієї мети призначені форми та звіти. Звіти дозволяють вибрати з бази даних потрібну користувачу інформацію і оформити її згідно з визначеним стандартом у вигляді документів, які можна проглянути і надрукувати. Джерелом даних для звіту може бути таблиця чи запит.

Крім даних, отриманих з таблиць, в звіті можуть бути відображені обчислення за даними з таблиць і запитів значення, наприклад, підсумки. Дані у звіті можна групувати за вимогами користувача.

На відміну від форм, звіти не призначені для введення і редагування даних. Вони дозволяють їх лише переглядати і друкувати. В звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм.

Представлення звітів

Існує декілька способів представлення звітів, від найпростішого, але не дуже представницького (Автоотчет) до досить складного, але гнучкого (режим Конструктора отчета). Приблизно посередині між ними знаходиться Мастер отчетов, що суміщає певну гнучкість з досить простою процедурою створення звіту.

Режими роботи зі звітами

Робота зі звітами в Access може проходити в трьох режимах:

· Режим перегляду зразка.

· Режим попереднього перегляду.

· Режим конструктора.

Переключатися з режиму в режим можна за допомогою кнопки Вид панелі інструментів Конструктор звітів (вибрати необхідний елемент зі списку, що відкрився) або використовуючи команди головного меню Вид → Образец (Вид → Предварительный просмотр; Вид → Конструктор).

Режим Попереднього перегляду призначений для перегляду звіту в Access в тому вигляді, в якому він буде виведений на друк. Звіт, відкритий в режимі попереднього перегляду, можна переглянути в збільшеному або зменшеному вигляді, відобразити на екрані одночасно одну чи декілька сторінок, а також надрукувати, попередньо встановивши параметри сторінки. За замовченням з вікна бази даних звіт відкривається саме в цьому режимі.

Режим Перегляду зразка – зручний засіб перевірки зовнішнього вигляду і структури (макету) звіту, що створюється. В цьому режимі у вікно перегляду виводяться тільки ті дані, які необхідні для заповнення кожного з елементів макету звіту. Для перегляду всіх даних, що виводяться у звіті, рекомендовано використовувати режим Попереднього перегляду.

Режим Конструктора. Тільки в цьому режимі можна розробляти звіт, змінювати його структуру та зовнішній вигляд, додавати або вилучати елементи управління. Цим режимом зазвичай користуються розробники звітів Access. Режим Конструктора дозволяє створити новий звіт «з нуля».

Структура звіту

Звіт складається з кількох частин, що називаються розділами. Розділи звіту включають заголовок та примітки звіту, область даних, верхній та нижній колонтитули сторінок звіту. Заголовок та примітки, верхній та нижній колонтитул сторінок є не обов’язковими елементами структури. Ці розділи можна додати або видалити за допомогою відповідної команди меню Вид у режимі Конструктора (рис. 20.1). Якщо звіт вже містить ці розділи, то ця команда буде відмічена прапорцем.

Розділ Заголовок звіту визначає висоту області заголовка звіту. Цей розділ може містити текст, графіку та інші елементи управління, які будуть виводитись у верхній частині звіту. При друкуванні звіту, що має багато сторінок, розділ заголовка друкується тільки на першій сторінці.

Розділ Область даних визначає основну частину звіту і призначений для відображення записів джерела даних. Цей розділ може містити елементи управління для відображення даних кожного запису джерела-таблиці чи запиту, а також незмінні дані, наприклад, надписи. При друкуванні форми, яка має багато сторінок, цей розділ друкується на кожній сторінці.

Розділ Примітки звіту визначає висоту області приміток звіту. Цей розділ додається разом із розділом заголовку звіту. При друкуванні звіту, що має багато сторінок, примітки звіту будуть відображатись тільки внизу останньої сторінки.

Розділи Верхній колонтитул та Нижній колонтитул визначають відповідно верхній та нижній колонтитули сторінки при друкуванні звіту. Ці розділи додаються до звіту разом. При друкуванні звіту, що має багато сторінок, зміст верхнього та нижнього колонтитулів виводиться на кожній сторінці.

Рисунок 20.1 Розділи звіту

У режимі Конструктора макет з усіма розділами звіту відкривається автоматично, хоча обов’язковим є тільки розділ області даних. Висоту будь-якого розділу звіту можна змінювати перетягуванням мишкою нижньої частини розділу вгору або вниз. Якщо якісь з розділів не потрібен, можна встановіть для його властивості Вывод на экран значення Нет. Можна також видалити з цього розділу всі елементи управління і змінити його розміри до нульової висоти (властивість Высота має значення 0).

Зауваження. Оскільки звіти, як правило, включають групування записів та виведення проміжних підсумків, у них можуть включатися додаткові розділи Заголовок Групи та Примітки Групи. Залежно від кількості рівнів групування в звіті може бути різна кількість таких розділів.

Формування звіту

Робота з об’єктами звіту

Робота з об’єктами звіту в режимі конструктора звіту ні чим не відрізняється від роботи в режимі конструктора форми. Об’єктом може бути назва поля, заголовок і т.д.

Виділення об’єктів . Для виділення елемента управління, наприклад поля, клацніть на ньому мишкою. Навколо нього з’являться маркери зміни розмірів (маленькі квадратики в куточках). Щоб виділити кілька елементів, клацніть мишкою на кожному з них, утримуючи клавішу Shift.

Зміна розмірів об’єктів . Спочатку виділіть об’єкт. Потім підведіть вказівник мишки до одного з маркерів зміни розмірів, коли курсор набуде вигляду двонаправленої стрілки, натисніть на ліву кнопку мишки і, утримуючи її, змініть розмір в потрібному напрямку.

Переміщення об’єктів . Для того, щоб перемістити декілька пов’язаних елементів (наприклад, поле та підпис поля), спочатку необхідно його виділити. Підведіть вказівник мишки до об’єкта, щоб він набув вигляду «відкритої долоні» (вигляд курсору визначає дію при перетягуванні). Натисніть ліву кнопку мишки та перетягніть пов’язані елементи на нове місце. Щоб перемістити тільки один з пов’язаних елементів, підведіть вказівник мишки до об’єкта, щоб він набув вигляду «долоні з вказівним пальцем». Натисніть ліву кнопку мишки та перетягніть поле або підпис поля на нове місце.

 

	виділений об’єкт
	зміна розміру
	переміщення елемента разом з надписом
	переміщення елемента або надпису

Рисунок 20.4. Вигляд курсора і відповідна дія при переміщенні елементів управління

Форматування текстових об’єктів . Для того, щоб змінити шрифт, використовуйте розташовані на панелі інструментів списки Шрифт і Розмір шрифту, що спускаються. Щоб використовувати спеціальне накреслення тексту, використовуйте кнопки Напівжирний, Похилий і Підкреслений.

Вирівнювання об’єктів . Для вирівнювання кількох елементів управління виділіть їх, а потім виберіть в меню Формат команду Выровнять і відповідну команду з підменю.

Оформлення сторінок звіту

Застосування шаблона звітів

Як правило, звіти, підготовлені в одній базі даних, мають бути виконані в одному стилі. В Access є можливість використання створеного звіту як шаблона для всіх нових звітів.

Щоб створити звіт, який послужить шаблоном для всіх наступних звітів, потрібно:

· У вікні База данных клацнути по ярлику і натиснути кнопку Создать .

· В діалоговому вікні Новый отчет виділити в списку спосіб створення елемент Конструктор і натиснути кнопку ОК. Відкриється вікно Конструктор отчетов.

· Якщо необхідно, потрібно додати до звіту розділи Примітки і Заголовок звіту. За допомогою мишки можна встановити необхідну ширину і висоту його розділів.

· Виділити весь звіт, клацнувши лівою кнопкою мишки в лівому верхньому куті в місці перетину лінійок або, обравши в списку Объект панелі форматування, елемент Отчет.

· На панелі інструментів Конструктор отчетов натиснути кнопку Свойства.

· У вікні властивостей звіту відкрити закладку Макет. Потрібно визначити на цій закладці ті значення властивостей, які повинні мати всі створювані звіти. Наприклад, можна вказати файл рисунка, який буде використовуватись як фон звітів, визначити параметри відображення рисунка, встановити точну ширину звіту, задати частоту сітки, по якій вирівнюються об’єкти звіту.

· Закрити вікно властивостей і зберегти звіт: вибрати команду Файл, Сохранить у діалоговому вікні, ввести назву звіту, наприклад ЗРАЗОК. Закрити звіт, клацнувши по кнопці з зображенням хрестика в правому верхньому куті звіту.

· Вибрати команду Сервис , Параметры. В діалоговому вікні Параметры відкрийте закладку Формы/отчеты.

· В текстовому полі Шаблон отчета вказати назву створеного звіту (у нашому прикладі ЗРАЗОК) і натиснути кнопку ОК.

Тепер при створенні звіту в режимі конструктора як шаблон буде використовуватись вказаний звіт, тобто за замовчуванням, властивості створюваного звіту будуть мати значення, визначені в шаблоні.

Перегляд і друк звітів

Створений звіт можна відобразити на екрані і надрукувати. Access дозволяє продивитися звіт перед друком і встановити потрібні поля сторінки. При перегляді звіту в режимі однієї повної сторінки Access відображує звіт так, як він буде виглядати при друкуванні.

Продивитися звіт перед друком можна в режимі Перегляду зразку чи в режимі Попереднього перегляду.

Щоб змінити поля сторінки звіту:

· В режимі Попереднього перегляду потрібно вибрати команду Файл, Параметры страницы. Відкриється діалогове вікно Параметры страницы.

· Це діалогове вікно схоже на діалогові вікна в інших прикладних програмах Windows. Потрібно відкрити закладку Поля та встановити розміри верхнього, нижнього, лівого та правого поля. Встановлення відмітки Печатать только данные дозволяє роздрукувати тільки дані зі звіту, при цьому графічне оформлення елементів управління, верхній і нижній колонтитули, а також розділи заголовка і приміток друкуватися не будуть.

· На закладці Страница діалогового вікна Параметры страницы можна задати орієнтування сторінки, тип паперу і принтер, на якому необхідно надрукувати звіт. Після встановлення всіх параметрів необхідно натиснути кнопку ОК.

· Щоб при перегляді звіту збільшити будь-яку його частину, потрібно розташувати над нею вказівник мишки у вигляді збільшуваного скла і клацнути лівою кнопкою мишки або натиснути кнопку Масштаб на панелі інструментів Попередній перегляд. На тій же панелі інструментів можна вибрати потрібний відсоток збільшення.

· Щоб надрукувати звіт, потрібно натиснути кнопку Печать на панелі інструментів Попередній перегляд. Access надрукує звіт, використовуючи поточні налаштування принтера.

· За допомогою діалогового вікна Печать можна надрукувати або весь звіт повністю або його частину, вивести звіт в файл для подальшого друку і вказати кількість примірників. Натиснувши кнопку Свойства можна змінити значення параметрів, що належать до вибраного принтера. Для друку звіту потрібно натиснути ОК.

Контрольні запитання

1. Поняття звіту, його призначення і можливості.

2. Що може бути джерелом даних для звіту?

3. Чи можна вводити та правити дані в таблицях за допомогою звітів?

4. Назвіть основні режими роботи зі звітами.

5. Дайте характеристику режимам роботи зі звітами.

6. Назвіть основні структурні частини звіту.

7. Як додати потрібні структурні частини до звіту?

8. Чи можна створити звіт не використовуючи колонтитули?

9. Як відображається заголовок у звіті, що має багато сторінок?

10. Як відображається розділ Примітка у багато-сторінковому звіті?

11. Як відображається у багато-сторінковому звіті вміст верхнього і нижнього колонтитулів?

12. Які елементи можуть бути в області даних?

13. Назвіть основні інструментальні засоби режиму Конструктор для створення звітів.

 

Система керування базами даних ms access.

12345Следующая ⇒

Поделиться: