Застосування шаблона звітів

Як правило, звіти, підготовлені в одній базі даних, мають бути виконані в одному стилі. В Access є можливість використання створеного звіту як шаблона для всіх нових звітів.

Щоб створити звіт, який послужить шаблоном для всіх наступних звітів, потрібно:

· У вікні База данных клацнути по ярлику і натиснути кнопку Создать .

· В діалоговому вікні Новый отчет виділити в списку спосіб створення елемент Конструктор і натиснути кнопку ОК. Відкриється вікно Конструктор отчетов.

· Якщо необхідно, потрібно додати до звіту розділи Примітки і Заголовок звіту. За допомогою мишки можна встановити необхідну ширину і висоту його розділів.

· Виділити весь звіт, клацнувши лівою кнопкою мишки в лівому верхньому куті в місці перетину лінійок або, обравши в списку Объект панелі форматування, елемент Отчет.

· На панелі інструментів Конструктор отчетов натиснути кнопку Свойства.

· У вікні властивостей звіту відкрити закладку Макет. Потрібно визначити на цій закладці ті значення властивостей, які повинні мати всі створювані звіти. Наприклад, можна вказати файл рисунка, який буде використовуватись як фон звітів, визначити параметри відображення рисунка, встановити точну ширину звіту, задати частоту сітки, по якій вирівнюються об’єкти звіту.

· Закрити вікно властивостей і зберегти звіт: вибрати команду Файл, Сохранить у діалоговому вікні, ввести назву звіту, наприклад ЗРАЗОК. Закрити звіт, клацнувши по кнопці з зображенням хрестика в правому верхньому куті звіту.

· Вибрати команду Сервис , Параметры. В діалоговому вікні Параметры відкрийте закладку Формы/отчеты.

· В текстовому полі Шаблон отчета вказати назву створеного звіту (у нашому прикладі ЗРАЗОК) і натиснути кнопку ОК.

Тепер при створенні звіту в режимі конструктора як шаблон буде використовуватись вказаний звіт, тобто за замовчуванням, властивості створюваного звіту будуть мати значення, визначені в шаблоні.

Перегляд і друк звітів

Створений звіт можна відобразити на екрані і надрукувати. Access дозволяє продивитися звіт перед друком і встановити потрібні поля сторінки. При перегляді звіту в режимі однієї повної сторінки Access відображує звіт так, як він буде виглядати при друкуванні.

Продивитися звіт перед друком можна в режимі Перегляду зразку чи в режимі Попереднього перегляду.

Щоб змінити поля сторінки звіту:

· В режимі Попереднього перегляду потрібно вибрати команду Файл, Параметры страницы. Відкриється діалогове вікно Параметры страницы.

· Це діалогове вікно схоже на діалогові вікна в інших прикладних програмах Windows. Потрібно відкрити закладку Поля та встановити розміри верхнього, нижнього, лівого та правого поля. Встановлення відмітки Печатать только данные дозволяє роздрукувати тільки дані зі звіту, при цьому графічне оформлення елементів управління, верхній і нижній колонтитули, а також розділи заголовка і приміток друкуватися не будуть.

· На закладці Страница діалогового вікна Параметры страницы можна задати орієнтування сторінки, тип паперу і принтер, на якому необхідно надрукувати звіт. Після встановлення всіх параметрів необхідно натиснути кнопку ОК.

· Щоб при перегляді звіту збільшити будь-яку його частину, потрібно розташувати над нею вказівник мишки у вигляді збільшуваного скла і клацнути лівою кнопкою мишки або натиснути кнопку Масштаб на панелі інструментів Попередній перегляд. На тій же панелі інструментів можна вибрати потрібний відсоток збільшення.

· Щоб надрукувати звіт, потрібно натиснути кнопку Печать на панелі інструментів Попередній перегляд. Access надрукує звіт, використовуючи поточні налаштування принтера.

· За допомогою діалогового вікна Печать можна надрукувати або весь звіт повністю або його частину, вивести звіт в файл для подальшого друку і вказати кількість примірників. Натиснувши кнопку Свойства можна змінити значення параметрів, що належать до вибраного принтера. Для друку звіту потрібно натиснути ОК.

Контрольні запитання

1. Поняття звіту, його призначення і можливості.

2. Що може бути джерелом даних для звіту?

3. Чи можна вводити та правити дані в таблицях за допомогою звітів?

4. Назвіть основні режими роботи зі звітами.

5. Дайте характеристику режимам роботи зі звітами.

6. Назвіть основні структурні частини звіту.

7. Як додати потрібні структурні частини до звіту?

8. Чи можна створити звіт не використовуючи колонтитули?

9. Як відображається заголовок у звіті, що має багато сторінок?

10. Як відображається розділ Примітка у багато-сторінковому звіті?

11. Як відображається у багато-сторінковому звіті вміст верхнього і нижнього колонтитулів?

12. Які елементи можуть бути в області даних?

13. Назвіть основні інструментальні засоби режиму Конструктор для створення звітів.

 

⇐ Предыдущая12345

Поделиться: