Режимы работы с Access 9x

Стартовое окно базы данных содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

Кнопка Открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.

Кнопка Конструктор тоже открывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нес можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления. Этот режим служит не для пользователей базы, а для ее разработчиков.

Действие командной кнопки Создать соответствует ее названию. Она служит для создания новых объектов. Этот элемент управления предназначен для проектировщиков базы. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью Мастера.

Таблицы. Создание таблиц

Существует 5 способов создания таблицы:

Таблица – ввод данных в режиме таблицы.

Конструктор – создание структуры таблицы.

Мастер таблиц – выбор построенной таблицы.

Импорт таблиц – импорт данных внешних форматов в новую таблицу.

Связь с таблицами – связь с существующими внешними источниками данных.

 

Таблицы — основные объекты базы данных. Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Оно начинается с щелчка на кнопке Создать в окне База данных.

Создание структуры таблицы выполняется в окне конструктора таблицы, которое состоит из 2 областей:

области описания полей

области свойств полей

В области описания полей вводятся имена, типы полей, а также необязательные описания. В области свойств вводятся другие характеристики полей, именуемые свойствами. Это размер поля, формат, маска ввода, подпись, значения по умолчанию, условие на значение, сообщения об ошибке, признак «обязательное поле», признаки допустимости пустых строк и признак индексированности поля.

 

Переключаться между областями можно, щелкая кнопкой мыши после размещения ее указателя на соответствующей области или «F6».

Поля создаются путем ввода их имен и типов в соответствующие строки области описания полей окна конструктора таблиц. В столбце описание можно указать назначение поля. После ввода и типа данных поля можно определить порядок его использования.

Для ввода поля необходимо соблюдать следующие условия:

Имена полей могут быть длиной от 1-64

Имена полей могут включать буквы, цифры и специальные символы

Имена полей не могут включать “,”; “!”; “[]” и знаков ударения “ ’ ”.

Не допускаються ASCII символы с кодами в диапазоне 0-31.

Имя поля не может начинаться с пробела.

 

Существует 10 основных типов данных:

Тип данных	Описание	Размер
Текстовый	Алфавитно-цифр. сим.	0-255
Поле МЕМО	Алфавитно-цифр. сим.	0-64000
Числовой	Числовые значения	1,2,4, или 8 байт
Дата/ время	Дата и время	8 байт
Денежный	Денежные значения	8 байт
Счетчик	Автоматич. увел. номера	4 байта
Логический	Да/нет, истина/ложь	1 бит (0 или –1)
Поле объекта OLE	Рисунки, диаграммы, звук и видео	До 1Гбайта
Гиперссылка	Связь с ресурсами Internet	0-6144 симв
Мастер подстановок	Отображаемые данные из другой таблицы или подставляемые фиксированные значения	4 байт

 

С помощью кнопок сортировки и фильтрации, находящихся на панели инструментов можно отобразить на экране только необходимые для работы записи, а также отсортировать их в нужном порядке. Для сортировки всей таблицы используются 2 кнопки сортировки, а для выбора определенных записей – 3 кнопки фильтрации.

Для быстрой сортировки необходимо выбрать поле, а затем щелкнуть на кнопке Сортировка по возрастанию (А – Я) или сортировка по убыванию (Я-А). С помощью клавиши <Shift> можно выделить несколько полей, затем нажать на клавишу сортировки.

Фильтр по выделенному используется для быстрого отбора записей по выделенному образцу. Предположим в базе KARTSTUD мы пометили курсор в поле “МАТ” с оценкой 5, тогда будут выбраны только те записи, для которых оценка по математике будет равна 5, т.е. будут выведены отличники по математике. Фильтр можно включить или отключить. Функция Фильтр по выделенному обладает свойством накопления критериев выбора.

Например, после перемещения курсора в поле GEOG с оценкой 5 мы получим данные по студентам, которые получили отличные оценки по математике и географии.

Кнопка «Фильтр по выделенному» – это один из способов фильтрации данных. Другой способ – кнопка «Изменить фильтр». Появляется одна запись, в которой можно задавать условие выборки. Выбор вкладки «ИЛИ» позволяет создать еще одну строку с условиями. На экране дисплея появятся записи, удовлетворяющие одному из условий (строк), организованных в фильтре.

4. Создание связей между таблицами

Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами СУБД Access 9x имеет специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных.

· Окно Схема данных открывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или командой Сервис > Схема данных.

· Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

· Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

· Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц.

· Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

· После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.

· Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип.

· Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Если клиент Соколова выйдет замуж и изменит фамилию на Воронову, то придется внести изменение только в поле фамилия таблицы Клиенты. В прочих таблицах изменения произойдут автоматически.

 

Диалоговое окно Схема данных наглядно отображает связи между таблицами. Чтобы удалить связь, надо щелкнуть на линии связи правой кнопкой мыши и воспользоваться командой Удалить контекстного меню.

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: