Назначение и классификация отчетов. Способы описания отчетов. Создание отчета при помощи мастера или конструктора.

Отчеты обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра и распечатки информации. Они позволяют отображать и печатать информацию с любой степенью детализации и различными уровнями обобщения информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических операций, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

СУБД MS Access позволяет получить отчеты всевозможных типов. Наиболее распространенными являются отчеты табличного типа с группированием и без.

Для создания отчетов, как и для создания форм существует несколько способов:

автоотчет;

мастер отчетов;

конструктор отчетов.

Так как макет отчета должен соответствовать требуемому формату, режим автоотчета использовать не рекомендуется, хотя он является наиболее простым.

Поэтому процесс создания отчета рассмотрим на примере режимов мастера и конструктора.

Для создания отчета в режиме мастера необходимо щелкнуть кнопку <Создать> на вкладке «Отчеты» окна базы данных или щелкнуть кнопку панели инструментов «Новый объект: Отчет». Затем из списка режимов создания отчетов выбрать «Мастер отчетов» и щелкнуть кнопку <ОК>.

На первом шаге мастера отчетов выбираются таблицы и (или) запросы, служащие в качестве источников данных для отчета, а также поля, включаемые в отчет.

На втором шаге мастера, если это необходимо, можно задать уровни группирования. Всего в СУБД MS Access допускается четыре уровня вложений групп и подгрупп. Для использования поля в качестве группировочного признака необходимо его выделить в списке полей и щелкнуть кнопку >. Для исключения выбранного поля требуется нажать кнопку < . Для изменения уровней вложения групп и подгрупп существуют специальные кнопки изменения уровней.

Кроме того, для выбранных полей можно задавать интервалы группировки, отличные от обычного, т.е. по значению поля. Для этого требуется щелкнуть кнопку «Группировка» и в окне для каждого поля группировки выбрать требуемый интервал. Следует отметить, что для каждого типа поля существуют свои значения интервала группировки. Так для текстовых полей, группировка может выполняться по 1-й, 2-й, 3-й, 4-й и 4-й буквам значения поля, для полей типа «Дата/время» группировка может выполняться по годам, кварталам, месяцам, неделям, дням, часам и минутам, для числовых полей интервал группировки может составлять 10, 50, 100, 500, 1000, и т.д.

На третьем шаге мастера задается порядок сортировки выводимых в отчет записей и алгоритм формирования промежуточных и общих итогов. В СУБД MS Access предусмотрена возможность многоуровневой сортировки вплоть до 4-х уровней. Кроме выпора поля (полей) сортировки можно задать также и ее направление (по возрастанию или по убыванию). Для задания алгоритма формирования итогов требуется нажать кнопку «Итоги» и в окне «Итоги» установить поля-флажки против соответствующих полей и функций.

На четвертом шаге мастера выбирается вид макета для отчета (ступенчатый, блок, структура1, структура2 и т.д.) а также ориентация страницы (книжная или альбомная).

На пятом шаге мастера отчетов выбирается стиль отчета (компактный, формальный, черно-белый и т.д.). Для облегчения выбора макета и стиля отчета в окно мастера всегда выводится соответствующий образец.

На шестом, последнем шаге мастера задается имя отчета и режим дальнейшей работы с ним (открытие отчета для просмотра, изменение структуры отчета).

 

Конструктор отчетов предназначен для самостоятельного описания макета отчета пользователем. Как и конструктор форм, конструктор отчета состоит из окна конструктора и панели элементов управления. Работа с конструктором отчета идентична работе с конструктором форм. Отличия заключаются в структуре отчета, а также нецелесообразностью включения в макет отчета некоторых элементов управления, актуальных для форм. К таким элементам управления можно отнести переключатели, выключатели, кнопки, поля со списком а также набор вкладок.

Окно конструктора отчета имеет структуру, показанную на рисунке 4-1.

В область «Заголовок отчета» выводится название отчета и постоянные для отчета реквизиты.

В области «Верхний колонтитул» находится информация, которая выводится в начале каждой страницы отчета, например «Номер страницы», «Число страниц» и т.д.

В область «Заголовок группы» выводится наименование поля группировочного признака т.е. поля, по которому производится разбиение записей на группы. В заголовок группы можно также включать все постоянные для данной группы реквизиты.

«Область данных» является основной в макете отчета. В эту область выводится вся детальная информация отчета.

В область «Примечание группы» выводится итоговая информация по группе.

Область «Нижний колонтитул» служит для оформления страницы. Содержимое нижнего колонтитула выводится в конце страницы.

 

Рисунок Структура макета отчета

В область «Примечание отчета» выводится итоговая информация по документу. Эта область также служит для оформления документа.

Следует отметить, что если документ не группируется, области заголовков и примечаний групп можно отключить. Если же документ имеет многоуровневое группирование, то в его макет следует включить заголовки и примечания подгрупп соответствующих уровней. Включение и выключение областей заголовков примечаний и колонтитулов производится соответствующими командами меню «Вид».

⇐ Предыдущая12345

Поделиться: