Некоторые особенности (для углубленного изучения)

Полезные советы при работе с Excel 95 и Excel 97

Создание Web-страницы

    Чтобы создать HTML-страницу при помощи Microsoft Excel, нужно:

1. Выделить ячейки, содержащие данные, которые вы хотите поместить на Web-страницу.

2. Дать команду меню Файл | Сохранить в формате HTML.

3. Выполнить указания мастера Web-страниц.

    Если в меню Файл отсутствует команда Сохранить в формате HTML, нужно установить мастер Web-страниц. Для этого дайте команду меню Сервис | Надстройки, отметьте “Мастер Web-страниц ” и щелкните ОК.

    Если в списке настроек отсутствует мастер Web-страниц, добавьте средства создания Web страниц Office 97 при помощи программы установки Microsoft Office 97.

Использование Web-запросов

    Если ваш компьютер имеет доступ к Internet, то вы можете использовать Web-запросы, чтобы загружать информацию из Web прямо в Excel 97. Дайте команду Данные | Внешние данные | Выполнить Web-запрос. В диалоговом окне Выполнить запрос выберите список имеющихся файлов Web-запросов. Выберите интересующий вас запрос. Дополнительные файлы запросов можно получить при помощи запроса Get More Web Queries или на http: //www.microsoft.com/officefreestuff/excel.

Сохранение файла Microsoft Excel 97 сразу в двух форматах

    При помощи Excel 97 можно сохранять рабочие книги в формате, который подходит для Excel 95, и при этом позволяет пользователям Excel 97 пользоваться всеми возможностями последней версии программы. Для сохранения рабочей книги в таком формате выполнить следующие действия:

1. Дайте команду меню Файл | Сохранить как.

2. В раскрывающемся списке Тип файла: окна Сохранить как... выберите тип “ Книга Microsoft Excel 97 и 5.0/95 ”.

3. Щелкните кнопку Сохранить.

    Если постоянно приходится сохранять рабочие книги Excel в этом формате, установить этот тип файлов по умолчанию:

1. Дайте команду меню Сервис | Параметры.

2. Выберите вкладку Переход.

3. В раскрывающемся списке Сохранять файлы Excel как выберите тип “ Книга Microsoft Excel 97 и 5.0/95 ”.

4. Щелкните ОК.

Связь надписи с ячейкой электронной таблицы

    Чтобы создать такую связь:

1. На панели инструментов Рисование щелкните кнопку Надпись.

2. Нарисуйте в таблице прямоугольный фрагмент для будущей надписи.

3. Нажмите F2, чтобы поместить курсор в строку формулы.

4. Введите знак равенства (=).

5. Щелкните ячейку, содержащую данные или текст, которые вы хотите поместить в текстовый блок.

6. Нажмите Enter.

Блокировка доступа к личным ячейкам электронной таблицы

    Для того чтобы заблокировать доступ к личным ячейкам электронной таблицы Microsoft Excel 97, выполните одну из нижеописанных процедур — в зависимости от того, необходимо ли заблокировать большую или меньшую часть ячеек.

    Чтобы запретить возможность редактирования большинства ячеек:

1. Выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными. Для выделения ячеек вразброс придерживайте клавишу Ctrl, когда будете щелкать по ячейкам.

2. Дать команду меню Формат | Ячейки и открыть вкладку Защита.

3. Снить флажок Защищаемая ячейка и щелкнуть ОК.

4. Дать команду меню Сервис | Защита и выбрать Защитить лист. Ввести, если нужно, пароль и щелкнуть ОК.

    Чтобы защитить лишь некоторые ячейки:

1. Выделить всю таблицу, нажать кнопку выделения всех ячеек в левом верхнем углу таблицы или клавиши Ctrl+Shift+пробел.

2. Дать команду меню Формат | Ячейки и выбрать вкладку Защита. Снять флажок Защищаемая ячейка и щелкнуть ОК.

3. Выделить ячейки, которые нужно заблокировать. Для выделения ячеек вразброс придерживать клавишу Ctrl, когда будете щелкать по ячейкам.

4. Дать команду меню Формат | Ячейки и открыть вкладку Защита. Установть флажок Защищаемая ячейка и щелкнуть ОК.

5. Дать команду меню Сервис | Защита и выбрать Защитить лист. Ввести, если нужно, пароль и щелкнуть ОК.

7.1.6. " Повышение" точности вычислений формул

    В следствии того что Excel отображает цифры в ячейках с меньшей точностью чем их хранит (например 12.343 может отображаться как 12.34), возможны визуальные эффекты " неточности" расчетов Excel в формулах.

    Повысить в формате точность отображения чисел. Процесс округления при этом становится " очевидным" для пользователя.

Перевод строки в ячейке таблицы

    Для размещения текста на нескольких строках в одной ячейке таблицы используйте Alt+Enter.

Локальное имя (использование одного и того же имени на разных листах)

    Если Вы хотите использовать одно и тоже имя на разных листах таблицы то сделайте его локальным. По умолчанию вновь создаваемые имена являются глобальными. Использование локальных имен бывает полезным когда в рабочей книги располагаются листы с одинаковыми формулами (например листы «отчет о прибылях за июнь», «отчет о прибылях за июль» и т.п.). При этом формулы с ссылками на локальные имена при копировании будут использовать имена нового рабочего листа.

Отображение чисел с лидирующими нулями

    Для этого необходимо установить формат отображения числа в ячейке с необходимым количеством нулей. Это делается через меню Формат | Ячейки | Пользовательский.

Замечание - можно ввести число как текст (например '001), но это не одно и тоже.

Использование специальных символов в формате

    Некоторые символы в строке формата являются специальными. Для того чтобы их вывести можно использовать символ обратный слэш ' \ '.

Удалении ячеек рабочего листа без «порчи» ссылок на удаленные ячейки

    Если Вы удаляете данные в листе (строки, столбцы), то все формулы содержащие ссылки на удаленные данные будут скорректированы Excel как #ссылка#. Этого можно избежать если не использовать операции удаления - только «очистить», «скопировать» и «вставить».

СпрАвочный материал

Функциональные и «горячие» клавиши

    Некоторые действия в Microsoft Excel можно выполнить значительно быстрее, если использовать функциональные клавиши и клавиатурные комбинации («горячие» клавиши), ниже приведены их списки.

Функциональные клавиши

	Клавиша	SHIFT	CTRL	CTRL+ SHIFT	ALT+ SHIFT
F1	Вывести справку или запустить мастер ответов	Справка типа «Что это? »			Вставить новый лист
F2	Перейти к правке содержимого ячейки и строки формул	Перейти к правке примечания ячейки	Вывести окно Сведения
F3	Вставить имя в формулу	Запустить мастер функций	Присвоить имя	Создать имена по тексту ячеек
F4	Повторить последнее действие	Повторить последний переход или поиск	Закрыть окно
F5	Выполнить команду Перейти (меню Правка)	Выполнить команду Найти (меню Правка)	Восстановить исходный размер окна
F6	Перейти в следующую область окна	Перейти в предыдущую область окна	Перейти в следующую книгу	Перейти в предыдущую книгу
F7	Выполнить команду Орфография (меню Сервис)		Выполнить команду Переместить (оконное меню документа)
F8	Включить режим расширения выделенной области	Включить режим перехода к следующему участку выделяемой области	Выполнить команду Размер (оконное меню документа)
F9	Пересчитать все листы во всех открытых книгах	Пересчитать текущий лист	Свернуть окно документа
F10	Перейти в строку меню	Вывести контекстное меню	Развернуть окно документа
F11	Создать диаграмму
F12	Выполнить команду Сохранить как (меню Файл)	Выполнить команду Сохранить (меню Файл)	Выполнить команду Открыть (меню Файл)	Выполнить команду Печать (меню Файл)

Горячие» клавиши

Операция	Сочетание клавиш
Клавиши для правки содержимого ячеек или строки формул
Ввести набранные данные в ячейку	ENTER
Удалить набранные данные	ESC
Повторить последнее действие	F4 или Ctrl+Y
Начать новый абзац в текущей ячейке	ALT+ENTER
Вставить в ячейку символ табуляции	CTRL+ALT+TAB
Удалить выделенные символы или символ слева от курсора	BACKSPACE
Удалить выделенные символы или символ справа от курсора	DELETE
Удалить символы справа от курсора до конца строки	CTRL+DELETE
Переместить курсор на один символ вверх, вниз, влево или вправо	Клавиши со стрелками
Переместить курсор в начало строки	HOME
Перейти к правке примечания ячейки	SHIFT+F2
Создать имена по тексту ячеек	CTRL+SHIFT+F3
Заполнить вниз	CTRL+В
Заполнить вправо	CTRL+К
Заполнить выделенные ячейки набранным значением	CTRL+ENTER
Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной снизу	ENTER
Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной сверху	SHIFT+ENTER
Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной справа	TAB
Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной слева	SHIFT+TAB
Начать формулу	=
Перейти в режим правки содержимого ячейки	F2
Очистить строку формул после указания ячейки или удалить в строке формул символ слева от курсора	BACKSPACE
Вставить имя в формулу	F3
Присвоить имя	CTRL+F3
Пересчитать все листы во всех открытых книгах	F9 или CTRL+=
Пересчитать текущий лист	SHIFT+F9
Выполнить автосуммирование	ALT+ =
Ввести текущую дату	CTRL+;
Ввести текущее время	CTRL+SHIFT+:
Отменить результаты правки ячейки или строки формул	ESC
Завершить правку ячейки	ENTER
Начать новый абзац	ALT+ENTER
Вставить символ табуляции	CTRL+ALT+TAB
Скопировать содержимое верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул	CTRL+SHIFT+"
Переключить режимы отображения значения ячейки и формулы ячейки	CTRL+`(знак левой кавычки)
Скопировать формулу верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул	CTRL+' (апостроф)
Ввести набранную формулу в качестве формулы массива	CTRL+SHIFT+ENTER
Перейти к шагу 2 мастера функций, после набора в формуле имени функции	CTRL+Ф
Вставить в круглых скобках список аргументов, после набора в формуле имени функции	CTRL+SHIFT+Ф
Отобразить список автоввода	ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Клавиши для форматирования данных
Выполнить команду Стиль (меню Формат)	ALT+' (апостроф)
Выполнить команду Ячейки (меню Формат)	CTRL+1
Выполнить форматирование общим числовым форматом	CTRL+SHIFT+~
Выполнить форматирование денежным форматом с двумя десятичными знаками после точки (отрицательные числа отображаются в круглых скобках)	CTRL+SHIFT+$
Выполнить форматирование процентным форматом с отсутствующей дробной частью	CTRL+SHIFT+%
Выполнить форматирование научным форматом с двумя десятичными знаками после запятой	CTRL+SHIFT+^
Выполнить форматирование форматом для дат с полями дня, месяца и года	CTRL+SHIFT+#
Выполнить форматирование форматом для времени с полями часов и минут и индексами A.M. или P.M.	CTRL+SHIFT+@
Выполнить форматирование форматом с двумя десятичными знаками после запятой	CTRL+SHIFT+!
Вставить рамку структуры	CTRL+SHIFT+&
Удалить все границы	CTRL+SHIFT+_
Выполнить или удалить форматирование жирным шрифтом	CTRL+И
Выполнить или отменить форматирование курсивом	CTRL+Ш
Подчеркнуть текст или удалить линию подчеркивания	CTRL+Г
Перечеркнуть текст или удалить линию перечеркивания	CTRL+5
Скрыть строки	CTRL+9
Показать строки	CTRL+SHIFT+(
Скрыть столбцы	CTRL+0 (ноль)
Показать столбцы	CTRL+SHIFT+)

Некоторые функции в EXCEL

    Ниже приведен краткий перечень функций, которые представляют определенный интерес и не совсем понятны с первого взгляда. Более полный список функций см. в Приложении к данному пособию «Функции Microsoft Excel».

Математические функции

⇐ Предыдущая12345678

Поделиться: