Выделение данных в сводной таблице

В сводной таблице можно использовать выделение форматируемых частей. Чтобы выделить сводную таблицу, на панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Выделить в меню Сводная таблица. Проверьте, что нажата кнопка Разрешить выделение.

· Чтобы выделить всю таблицу, выберите команду Выделить (меню Сводная таблица, панель инструментов Сводные таблицы), а затем — команду Таблица целиком.

· Чтобы выделить все метки элементов в поле, нажмите кнопку поля. В представленном примере можно нажать кнопку «Дата заказа», чтобы выделить метки «Кв.2» и «Кв.3». Если необходимо выделить данные вместе с метками, проверьте, что нажата кнопка Заголовки и данные.

По умолчанию при указании элемента поля выделяются и метки, и данные. Чтобы выделить только метки, нажмите кнопку Только заголовки. Чтобы выделить только данные, нажмите кнопку Только данные.

· Чтобы выделить все одинаковые элементы поля, можно указать только один элемент. Например, выберите «Батурин» для выделения всех строк «Батурин»:

· Чтобы снять выделение всех одинаковых элементов поля и оставить только одно, необходимо выбрать элемент поля дважды. Например, если выбрать «

Батурин» второй раз, выделится строка «Батурин» для элемента поля «Мясные».

Если в сводной таблице содержится несколько полей строк, для выделения необходимых элементов нужно выполнить данную процедуру несколько раз. Например, если в сводной таблице содержится четыре поля строки, для выделения только одного элемента необходимо выбрать внутренний элемент в поле строки четыре раза.

Достаточно указать любой итог, чтобы выделить в поле все итоги строк. Повторный выбор итога снимает это выделение.

· В сводной таблице можно выделить несколько элементов поля. Сначала выделите один элемент. Нажмите клавишу SHIFT или CTRL и, удерживая ее нажатой, выделите остальные элементы внутри одного поля. Чтобы снять выделение с элемента, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее нажатой, снимите выделение с этого элемента.

· Чтобы отключить выделение частей сводной таблицы и пользоваться обычным способом выделения, проверьте, что кнопка Разрешить выделение (команда Выделить, меню Сводная таблица, панель инструментов Сводные таблицы) не нажата. Чтобы после обновления и изменения структуры сводной таблицы форматы ее областей сохранялись, необходимо нажать кнопку Разрешить выделение.

Создание сводной таблицы

Перед созданием сводной таблицы, использующей данные внешнего источника данных, необходимо сначала задать эти данные. Для получения сведений о способах задания внешних данных для сводной таблицы нажмите кнопку.

1. Откройте книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу.

Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.

2. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

3. Следуйте инструкциям мастера сводных таблиц.

Изменение структуры сводной таблицы

Представление сводной таблицы можно изменить непосредственно на листе перетаскивая названия кнопок полей или элементов полей. Если необходимо использовать все предусмотренные средства структурирования сводной таблицы или если в текущую таблицу не были ранее включены все поля исходных данных, следует воспользоваться мастер сводных таблиц. Если сводная таблица содержит большую группу полей страницы, то их можно разместить в строках или столбцах.

Изменение структуры сводной таблицы не затрагивает исходные данные.

Использование общих и промежуточных итогов в сводной таблице

Сводную таблицу можно настроить на выполнение вычислений с помощью итоговой функции, вставив дополнительные строки или столбцы промежуточных итогов для полей данных.

Промежуточные итоги автоматически отображаются в самой последней строке или столбце, если в сводной таблице создано несколько полей строки или столбца. При добавлении промежуточных итогов их можно размещать и внутри полей строк или столбцов.

Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных

При создании сводной таблицы можно воспользоваться несколькими внешними источниками данных, например базами данных, текстовыми файлами или любыми другими, отличными от книг Microsoft Excel. Кроме того, можно воспользоваться источниками данных в Интернете.

Для указания и поиска данных обычно используется мастер сводных таблиц. В мастере сводных таблиц можно открыть файлы запроса, а также создать новые запросы с помощью мастера запросов или Microsoft Query.

В следующих ситуациях передача внешних данных с помощью мастера сводных таблиц невозможна:

· если для передачи данных используется шаблон отчетов, который не включен в сводную таблицу, необходимо сначала открыть шаблон отчетов, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные;

· если для передачи данных используется запрос с параметрами, необходимо сначала создать запрос с параметрами, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные;

· если для передачи данных через Интернет используется Web-запрос, необходимо сначала создать запрос на Web, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные.

Анализа «что-если»

Создание таблицы подстановки с одной переменной

Следует сформировать таблицу подстановки с одной переменной так, чтобы введенные значения были расположены либо в столбце (ориентированные по столбцу), либо в строке (ориентированные по строке). Формулы, используемые в таблицах подстановки с одной переменной должны ссылаться на ячейку ввода.

1. Либо в отдельный столбец, либо в отдельную строку введите список значений, которые следует подставлять в ячейку ввода.

Если значения расположены в столбце, то введите формулу в ячейку, расположенную на одну строку выше и на одну ячейку правее первого значения. Правее первой формулы введите любые другие формулы.

2. Если значения расположены в строке, то введите формулу в ячейку, расположенную на один столбец левее и на одну строку ниже первого значения. В том же столбце, но ниже наберите любые другие формулы.

3. Выделите диапазон ячеек, содержащий формулы и значения подстановки.

4. Выберите команду Таблица подстановки в меню Данные.

Если таблица подстановки данных ориентирована по столбцам, то введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по столбцам в.

5. Если же таблица подстановки данных ориентирована по строкам, то ссылка на ячейку ввода вводится в поле Подставлять значения по строкам в.

Создание таблицы подстановки с двумя переменными

Таблицы подстановки с двумя переменными используют одну формулу с двумя наборами значений. Формула должна ссылаться на две различных ячейки ввода.

1. В ячейку листа введите формулу, которая ссылается на две ячейки ввода.

2. В тот же столбец ниже формулы введите значения подстановки для первой переменной. Значения подстановки для второй переменной вводятся в строку правее формулы.

3. Выделите диапазон ячеек, содержащий формулу и оба набора данных подстановки.

4. Выберите команду Таблица подстановки в меню Данные.

5. В поле Подставлять значения по столбцам в введите ссылку на ячейку ввода для значений подстановки в строке.

6. В поле Подставлять значения по строкам в введите ссылку на ячейку ввода для значений подстановки в столбце.

Поиск определенного результата для ячейки с помощью подбора значения другой ячейки

1. Выберите команду Подбор параметра в меню Сервис.

2. В поле Установить в ячейке введите ссылку на ячейку, содержащую необходимую формулу.

3. Введите искомый результат в поле Значение.

4. В поле Изменяя значение ячейки введите ссылку на ячейку, содержащую подбираемое значение.

Создание сценария

1. Выберите команду Сценарии в меню Сервис.

2. Нажмите кнопку Добавить.

3. Введите необходимое имя в поле Название сценария.

4. Введите ссылки на ячейки, которые необходимо изменить, в поле Изменяемые ячейки.

5. Установите необходимые флажки в наборе флажков Защита.

6. Нажмите кнопку OK.

7. Введите необходимые значения в диалоговом окне Значения ячеек сценария.

8. Чтобы создать сценарий, нажмите кнопку OK.

Для создания дополнительных сценариев нажмите кнопку Добавить, а затем повторите шаги с 3 по 7. После завершения создания сценариев нажмите кнопку OK, а затем – кнопку Закрыть в диалоговом окне Диспетчер сценариев.

⇐ Предыдущая567891011121314

Поделиться: