Унификация и стандартизация документов и их назначение.

Унификацией документов называется разработка и применение единых форм для регистрации однородных хозяйственных операций независимо от отрасли, вида деятельности, формы собственности экономического субъекта. Унификация документов позволяет снизить затраты на изготовление документов, упрощает их оформление, облегчает применение средств вычислительной техники. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению в единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, регистрации и хранению.

Стандартизация документов – централизованное установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Стандартизация позволяет значительно сократить расход бумаги, упростить обработку и хранение документов. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их использования, по возможности в делопроизводстве.

Документирование хозяйственных операций, порядок приема, проверки и обработки документов.

 

Документы, по которым хоз. операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются 3 видам проверки.

Формальная проверка – проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хоз. операции, оформленный данным документом.

Арифметическая проверка – проверка правильности подсчета данных в документе.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Документы до передачи их в архив – на длительное хранение должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером – это текущее хранение. Лицо, уполномоченное отвечать за текущее хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением.

По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем их сдают в архив хозяйствующего субъекта. Если архив в структуре хозяйствующего субъекта не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

 

Организация документооборота

Порядок документирования фактов хозяйственной деятельности, движение и сроки передачи документов в бухгалтерию для принятия к учету регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем хозяйствующего субъекта.

График документооборота - опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от различных пользователей, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив.

Документооборот – путь прохождения документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив, регулируется графиком документооборота, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Документооборотом определяются правила, порядок составления и использования в учетной работе первичных и сводных бухгалтерских документов.

Основными этапами документооборота являются:

1) составление и оформление документов;

2) движение документов по рабочим местам;

3) прием документов бухгалтерией

4) бухгалтерская обработка документов;

5) текущее хранение документов;

6) передача документов в бухгалтерский архив;

7) передача документов в государственный архив или в утиль (переработку).

Правильная организация документооборота предполагает соблюдение

следующих принципов:

• рациональное и своевременное составление документов;

• последовательное отражение в них всех процессов финансово-

хозяйственной деятельности организации;

• рациональная обработка документов;

• сокращение пути прохождения документов;

• систематическое изучение документов.

В графике документооборота должны быть отражены, как минимум,

следующие элементы:

• наименование документа;

• последовательные этапы его обработки;

• сроки обработки документа на каждом этапе;

• перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

• сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

 

 

Инвентаризация.

8.1   Сущность, значение и задачи инвентаризации. Виды инвентаризации.

8.2. Объекты инвентаризации.

8.3. Подготовка и сроки проведения инвентаризации.

8.4   Систематизация результатов инвентаризации и отражение результатов в учете.

 

Сущность, значение и задачи инвентаризации. Виды инвентаризации.

Инвентаризация – проверка фактического наличия имущества хозяйства в натуре. Инвентаризация повышает уровень полноты и достоверности бух. информации, а также содействует реализации учета контрольной информации.

Инвентаризация позволяет проверить все ли хоз. операции оформлены в документах и отражены в системном бухучете, а также внести необходимые уточнения и исправления.

Основными задачами инвентаризации являются:

1. выявление фактического наличия основных средств, ТМЦ и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре.

2. контроль за сохранностью ТМЦ и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухучета.

3. выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации.

4. проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств.

5. проверка реальной стоимости учетных на балансе ТМЦ, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности и других статей баланса.

При полной инвентаризации проверяются все виды имущества хозяйства. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) – по мере необходимости (смене материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов).

Инвентаризации могут быть сплошными – охватывают проверкой все имущество, предъявленное конкретным материально ответственным лицом, выборочные – при которых поверяют только некоторые ценности у конкретного материально ответственного лица (МОЛ).

Объекты инвентаризации.

Инвентаризация проводится в соответствии с Положением о бухучете и отчетности РФ и основными положениями по инвентаризации основных средств, ТМЦ, денежных средств и расчетов.

Согласно этим документам предприятие обязано проводить инвентаризацию следующих объектов:

- основные средства

- капитальные вложения

- незавершенное капитальное строительство

- капитальный ремонт

- незавершенное производство

- ТМЦ

- денежные средства

- расчеты

- другие статьи бух. баланса.

Проведение инвентаризации обязательно:

1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже

2. перед составлением годового отчета

3. при смене МОЛ

4. при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей

5. в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий

6. при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта.

 

 

Подготовка и сроки проведения инвентаризации.

Инвентаризация должна проводится в конкретные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества. Эти сроки (периодичность) предусмотрены Положением о бухучете и отчетности РФ:

Для проведения инвентаризации на предприятиях создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии, др. специалисты.

При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель предприятия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о инвентаризации.

Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.

Члены рабочих комиссий отвечают за:

1. своевременность и правильность проведения инвентаризации

2. полноту и точность в описи данных

До начала инвентаризации проводится ряд подготовительных мероприятий. Пломбируются места хранения подлежащих проверки ценностей. Инвентаризируемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, то есть приводятся в состояние, пригодное для проверки. Проверяются все весоизмерительные приборы и сроки их клеймения. От МОЛ необходимо получить расписку в том, что у тех нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: