З діловодства у дошкільних навчальних закладах

НАКАЗ

м. Київ

01.10.2012 № 1059 Про затвердження Примірної інструкціїз діловодства у дошкільних навчальних закладах Відповідно до статті 11 Закону України «Про дошкільну освіту», пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», з метою встановлення єдиних вимог до документування управлінської інформації та організації роботи з документами у дошкільних навчальних закладах Н А К А З У Ю: 1. Затвердити Примірну інструкцію з діловодства у дошкільних навчальних закладах (далі Інструкція), що додається. 2. Міністерству освіти і науки, молоді та спорту Автономної Республіки Крим, управлінням освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій забезпечити впровадження зазначеної Інструкції в практику роботи дошкільних навчальних закладів і дотримання її вимог. 3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Жебровського Б. М.

Міністр Д. В. Табачник

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства освіти і науки,

молоді та спорту

01.10.2012 № 1059

Примірна інструкція

З діловодства у дошкільних навчальних закладах

І. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах (далі — Інструкція) розроблена відповідно до вимог Законів України «Про освіту», «Про дошкільну освіту», постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», Переліку типових документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016, Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07 квітня 2003 р. № 55 та інших нормативно-правових актів.

1.2. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в дошкільних навчальних закладах (далі - заклади) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

1.3. Дотримання вимог Інструкції є обов’язковим для керівників та інших працівників закладів.

1.4. В установі визначається обов’язковий склад документів, відповідальність за формування та зберігання яких несуть керівник та інші працівники закладу (додаток 1).

1.5. Відповідальність за організацію діловодства у закладі несе його керівник.

1.6. Організація діловодства в закладі покладається на спеціально призначену для цього особу, яка:

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архіву закладу;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду закладу та користування ним.

1.7. Контроль за виконанням вимог цієї Інструкції покладається на районні державні адміністрації та підпорядковані їм органи управління, у сфері управління яких перебувають дошкільні навчальні заклади.

ІІ. Документування управлінської діяльності

Бланки документів

2.7. Організаційно-розпорядчі документи можуть оформлюватися на бланках, виготовлених відповідно до вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) — для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

2.8. У закладах використовують такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа);

бланки для листів;

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа).

Залежно від характеру діяльності закладу за рішенням його керівника бланки можуть виготовлятись за допомогою комп’ютерної техніки.

2.9.Види бланків, що використовуються в установі, та порядок їх обліку визначаються інструкцією закладу.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених закладом за допомогою комп’ютерної техніки, приймає керівник закладу. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керівником закладу, про що видається розпорядчий документ.

Строк зберігання документів

№ п/п	Вид документів	Строк зберігання документів
1	Накази керівника закладу:
	а) з основної діяльності	75 р.
	б) з кадрових питань	75 р.
2	Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації	До заміни новими
3	Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян	5 р.
4	Документи (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки, аналізи) про стан роботи закладу з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян:	5 р.
5	Листування про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян	5 р.
6	Статут та положення дошкільного навчального закладу	До ліквідації закладу
7	Документи (аналітичні огляди, довідки, доповідні записки) з основної діяльності, що подаються в управління освіти	5 р.
8	Штатні розписи та переліки змін до них	10 р.
9	Посадові інструкції працівників	До заміни новими
10	Документи (звіти, довідки, доповідні записки, висновки) про створення дошкільного навчального закладу, його реорганізацію, перейменування)	До ліквідації закладу
11	Документи (договори, доповідні записки, довідки, плани, звіти) про надання організаціями допомоги, в тому числі благодійної, навчальним закладам	5 р.
12	Реєстраційні картки і журнали, бази даних:
	а) організаційно-розпорядчої документації	До ліквідації закладу
	б) вхідних, вихідних та внутрішніх документів	3 р.
13	Картки і журнали реєстрації телеграм і телефонограм, телексів, телефаксів	1 р.
14	Статистичні звіти й таблиці з усіх основних видів діяльності	До ліквідації закладу
15	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію	3 р.
16	Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності.	Доки не мине потреба
17	Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг з податків та інші	Доки не мине потреба
18	Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва	До ліквідації закладу
19	Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, податкових та інших перевірок; документи (довідки, доповідні записки) до них	5 р.
20	Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріальних цінностей та інші)	3 р.
21	Договори, угоди (господарські, операційні, трудові та інші)	3 р.
22	Договори про матеріальну відповідальність	5 р.
23	Колективні договори	До ліквідації закладу
24	Документи (протоколи, доповідні записки, довідки) про хід і підсумки виконання умов, угод та колективних договорів	10 р.
25	Акти перевірки виконання колективних договорів	5 р.
26	Листування про складання угод та колективних договорів, хід, підсумки їх виконання	5 р.
27	Журнал (табель) обліку робочого часу працівників	3 р.
28	Журнал ( книга) виходу працівників на роботу	1 р.
29	Документи (характеристики, акти, доповідні записки, довідки, листування) про притягнення до відповідальності осіб, які порушили трудову дисципліну	3 р.
30	Документи (довідки, списки, листування) про преміювання	3 р.
31	Положення про преміювання	До заміни новими
32	Акти, накази, розпорядження з охорони праці та безпеки життєдіяльності	5 р.
33	Документи (довідки, доповідні записки, звіти) про виконання наказів, розпоряджень з охорони праці та безпеки життєдіяльності	5 р.
34	Документи (доповідні записки, інформації) про поліпшення умов праці, стан охорони праці та безпеки життєдіяльності	5 р.
35	Документи (висновки, акти, протоколи, атестаційні картки) з питань атестації робочих місць за умовами праці	10 р.
36	Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь	45 р.
37	Протоколи атестації з охорони праці та безпеки життєдіяльності	5 р.
38	Журнали обліку інструктажу з охорони праці та безпеки життєдіяльності	10 р.
39	Відомості про нещасні випадки	5 р.
40	Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків	45 р.
41	Журнали реєстрації нещасних випадків	45 р.
42	Приписи, постанови санітарно - епідеміологічної служби про накладення штрафів за порушення санітарно-гігієнічних норм і правил	10 р.
43	Акти, анкети обстеження умов праці працівників	5 р.
44	Документи (заявки, відомості, листування) про потребу у кадрах, молодих спеціалістах	3 р.
45	Документи до наказів з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не ввійшли до складу особових справ	3 р.
46	Контракти, договори про прийняття на роботу, переведення, звільнення працівників	75 р.
47	Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів):
	Особові справи (картки обліку, прийняття, переміщення та звільнення) осіб, які працюють у закладі ( у тому числі за сумісництвом)	75 р.
	Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу	1 р.
48	Списки (штатний склад) працівників закладу	75 р.
49	Довідки про наявність вакантних посад	1 р.
50	Списки кандидатів на висування за посадою (резерв)	5 р.
51	Оригінали особових документів (дипломи, атестати, трудові книжки)	До запитання, не затребувані - не менше50 р.
52	Журнали обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них	50 р.
53	Списки військовозобов'язаних	1 р.
54	Картотеки, картки обліку військовозобов'язаних	3 р.
55	Графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування про використання відпусток	3 р.
56	Заяви про надання навчальних відпусток	3 р.
57	Довідки, видані співробітникам про стаж і місце роботи тощо	3 р.
58	Документи про атестацію дошкільного навчального закладу, (для приватного закладу - документи про ліцензування )	Доки не мине потреба
59	Довідки, доповідні записки про стан навчально-виховної і методичної роботи та заходи щодо її вдосконалення	10 р.
60	Книга протоколів педагогічних рад дошкільного навчального закладу	10 р.
61	Списки рекомендованих підручників, методичних і навчальних посібників, навчальних фільмів	1 р.
62	Листування про організацію навчально-виховної і методичної роботи в навчальних закладах	3 р.
63	Протоколи засідань атестаційних і кваліфікаційних комісій	10 р.
64	Документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації	10 р.
65	Підсумкові зведення, відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації	5 р.
66	Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій	5 р.
67	Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації	3 р.
68	Заяви про незгоду з постановами атестаційних і кваліфікаційних комісій, документи (довідки, висновки) про їх розгляд	3 р.
69	Листування про атестацію і встановлення кваліфікації	3 р.
70	Документи (подання, характеристики, витяги з рішень профспілкових комітетів, нагородні листи) про подання про нагородження грамотами міністерств, профспілкових органів	3 р.
71	Документи (подання, клопотання, анкети, характеристики, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень профспілкових органів) про подання про присвоєння почесних звань (у тому числі про відхилені подання)	3 р.
72	Документи (подання, клопотання, характеристики, нагородні листи, довідки, витяги з рішень профспілкових органів про подання про нагородження державними нагородами України:	5 р.
73	Протоколи батьківських зборів і засідань батьківських комітетів	5 р.
74	Книги обліку дітей у дошкільному навчальному закладі	3 р.
75	Табелі відвідування дітьми дошкільного навчального закладу	3 р.
76	Документи (копії свідоцтв про народження, медичні довідки ), що подаються при прийманні дітей у дошкільні навчальні заклади	1 р. після вибуття дитини з закладу
77	Направлення в дошкільні навчальні заклади	3 р.
78	Відомості про облік оплати за харчування дітей у дошкільних навчальних закладах	1 р.
79	Книги бракеражу готової продукції	1 р.
80	Книга бракеражу сирої продукції	1 р.
81	Книга складського обліку продуктів харчування	2 р.
82	Журнал заявок на продукти харчування	1 р.
83	Журнал обліку виконання норм харчування	1 р.
84	Журнал обліку відходів продуктів харчування	2 р.
85	Медичні картки дітей у дошкільних навчальних закладах	1 р. після вибуття дитини з закладу
86	Правила внутрішнього трудового розпорядку	1 р. після заміни новими
87	Акти про порушення правил внутрішнього розпорядку	1 р.
88	Листування про затвердження печаток та штампів	3 р.
89	Журнали реєстрації місцевих відряджень	1 р.

Додаток 7
до Інструкції (пункти 5.5.)

Найменування установи	ЗАТВЕРДЖУЮ
	Найменування посади керівника закладу
АКТ	___________ _______________________________ (підпис) (ініціали, (ініціал імені) прізвище) МП

__________ № ____________	___ _____________ 20___ р.
_________________________ (місце складення)
Про вилучення для знищення документів, не внесених до архівного фонду закладу

На підставі ___________________________________________________ (назва і вихідні дані

_________________________________________________________________
переліку документів із зазначенням строків їх зберігання

_________________________________________________________________
або типової (примірної) номенклатури справ)

відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду №_____________________

(найменування фонду)

№	Заголовок справи або груповий заголовок справ	Дата справи або останні дати справ	Номери описів (номен-клатур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Приміт-ка
1	2	3	4	5	6	7	8

Разом____________________________________ справ за ___________ роки
(цифрами і словами)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів	____________		______________________
___ __________ 20___ р.	(підпис)		(ініціали (ініціал імені), прізвище)

ПОГОДЖЕНО		СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертно-перевірної архівної комісії		Протокол засідання експертної комісії закладу
___________ № _______		__________ № ________

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією__________________________________________________________
(найменування архіву)

(протокол від ___ _____________ 20___ р. № ___________)

Документи в кількості ____________________________________ справ
(цифрами і словами)

вагою ___________________ кілограмів здано в ________________________
(найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.

Найменування посади особи, яка здала (знищила) документи	_________	______________________
___ _____________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Додаток 8
до Інструкції
(пункт 1.10. дод. 1)

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент, дата та індекс одержаного документа	Короткий зміст	Резолюція або відпо-відальний виконавець	Підпис особи, яка отримала документ	Відмітка про виконання документа
1	2	3	4	5	6

____________

* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

_________________

ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених закладом*

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Відмітка про виконання документа
1	2	3	4

_____________