ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ И ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

Исходящие – документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.

Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.

Обработка исходящих документов включает:

· составление чернового документа;

· подготовку проекта документа;

· его согласование (визирование);

· удостоверение документа;

· отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления всех необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями, вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Сотрудник службы ДОУ обязан:

· проверить правильность оформления проекта документа в соответ­ствии с установленными правилами;

· проставить исходящий регистрационный индекс;

· при необходимости заверить печатью (после регистрации); обработать документ для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

· сортировку;

· вложение в конверты;

· адресование;

· сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно про­верить:

· правильность оформления документов (наличие подписи, даты, ре­гистрационного индекса, отметку о категории отправления);

· наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соот­ветствии количества экземпляров количеству адресатов;

· правильность адресования, наличие номера записи, если документ от­правлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе со­ставляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия со­трудника, ее подготовившего, и дата отправки.

       Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

       Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Внутренние документы – это докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения -входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

· проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

· протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Объем документооборота – это общее количество документов, поступающих в организацию и создаваемых в ней за определенный период. Как правило, этим периодом является календарный год. Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов на участках их первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам службы ДОУ и в структурных подразделениях.

При подсчете документооборота надо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, как в подлинниках, так и в копиях, изготовленными средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Подсчет и анализ документооборота надо проводить 1 раз в год, для этого рекомендуется создавать специальную группу сотрудников под руководством службы ДОУ.

Методика подсчета документооборота следующая: подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационно-контрольным формам.

Нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения.

Количество копий определяется по журналам машинописных или оперативных работ в копировально-множительном бюро.

Подсчет тиражей – по журналам регистрации заказов на копировально-множительные работы.

Самостоятельно учитываются заявления, предложения, жалобы граждан.

Документы на машиночитаемых носителях подсчитывают по журналам учета документов на машиночитаемых носителях.

Подсчет документооборота целесообразно проводить раздельно по каждому структурному подразделению и по системам документации (обще управленческой и отраслевой).

Результаты должны суммироваться так, чтобы исключить повторный подсчет одного и того же документа. Рекомендуется при подсчете пользоваться карточками формата А5 и А6, содержащими следующие графы: наименование вида документа, тираж, количество листов, количество экземпляров.

Выражение объема документооборота рекомендуется представлять дробью. В числителе количество подлинников, в знаменателе количество копий.

Учет документооборота позволяет:

1. Определить загрузку организации в целом.

2. Определить соответствия маршрутов движения документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц.

3. Позволяет разработать мероприятия по совершенствованию обработки документов в целом и в отдельных операциях.

4. Позволяет установить оптимальный объем информации, необходимый для аппарата управления.

5. Рассчитать численность службы ДОУ.

 

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Поделиться: