В «1С: Бухгалтерии» для учета данных о сотрудниках предназначен справочник «Сотрудники».

Учет кадров

По сути регистрируемых событий среди документов, отражающих движение и состояние трудовых ресурсов организации, можно условно выделить следующие группы:

· Кадровые документы – «Приказ о приеме», «Приказ об увольнении» и др.;

· Регламентные документы – «Начисление зарплаты» и «Начисление налогов»;

· Документы, регистрирующие оплату за отработанное время, - наряды, договора гражданско-правового характера и др.;

· Документы, регистрирующие оплату за неотработанное время, - «Больничный лист», «Начисление отпуска»;

· Документы, регистрирующие удержания, как правило, долгосрочные – «Ссуда предприятия», «Исполнительный лист»;

· «Налоговые документы» - регистрирующие события, отражаемые в налоговом учете зарплаты по НДФЛ или ЕСН – «Возврат НДФЛ», «Справка об инвалидности» и др.

В «1С: Бухгалтерии» для учета данных о сотрудниках предназначен справочник «Сотрудники».

Поскольку многие реквизиты справочника «Сотрудники» являются периодическими, работа со справочником требует определенной аккуратности. В этой связи в типовую конфигурацию включен набор документов, предназначенных, в частности, для обслуживания справочника «Сотрудники». К ним относятся:

· приказ о приеме на работу;

· приказ о кадровых изменениях;

· приказ об изменении окладов;

· приказ об увольнении.

Все документы по учету кадров группируются в журнале «Приказы по кадрам» (пункт «Кадры» меню «Журналы» главное меню программы).

Если для расчета заработной платы и ведения кадрового учета используется другая программа, то в константе «Учет зарплаты во внешней программе» необходимо установить значение «Да». В этом случае ввод документов по кадровому учету будет невозможен, а при попытке их ввода, на экран будет выдаваться соответствующее предупреждение. Кроме того, ряд закладок в форме элемента справочника сотрудники также будут недоступны.

Прием сотрудника на работу

Для ввода в справочник «Сотрудники» нового сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ о приеме на работу».

Для ввода нового документа следует выбрать пункт «Приказ о приеме на работу» в подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню или нажать кнопку «Новый приказ» в форме списка справочника «Сотрудники». Если в константе «Учет зарплаты во внешней программе» установлено значение «Да», ввод документа будет невозможен. При этом на экран будет выдано соответствующее предупреждение.

Документ имеет те же закладки, что и форма элемента справочника «Сотрудники».

После внесения в закладки документа всей необходимой информации следует сформировать и распечатать приказ по форме №Т-1 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа информация о сотруднике из документа переносится в справочник «Сотрудники».

Далее рассмотрим особенности ввода данных на закладках данного документа.

Закладка «Общие сведения»

На закладке «Общие сведения» указываются: номер и дата приказа (составления), дата приема на работу, полные фамилия, имя и отчество сотрудника, должность и подразделение.

Кадровые приказы имеют сквозную нумерацию. Помер приказа в типовой конфигурации определяет присваиваемый работнику табельный номер.

Дата документа, в общем случае, может не совпадать с датой оформления приказа о приеме на работу, которая указывается в реквизите «Дата составления».

В реквизите «ФИО» указывается фамилия, имя и отчество (полностью) принимаемого на работу. При заполнении этого реквизита открывается форма списка справочника «Сотрудники», в котором перечислены все сотрудники организации. Для ввода в этот список нового сотрудника нужно выбрать пункт «Новый» меню «Действия» или нажать клавишу Ins, и внести фамилию, имя и отчество принимаемого на работу.

Порядок заполнение остальных реквизитов документа аналогичен заполнению соответствующих реквизитов справочника «Сотрудники»

Внесение кадровых изменений

Для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ о кадровых изменениях». Его следует использовать:

· при переводе работника из одного подразделения в другое;

· при изменении количества иждивенцев и типа вычета из доходов;

· изменении месячного оклада, и т.п.

Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если перед вводом приказа установить курсор в строку с фамилией того сотрудника, кадровые данные которого вы хотите изменить, в форму нового документа «Приказ о кадровых изменениях» будут перенесены актуальные данные по этому сотруднику.

Форма документа имеет три закладки: Общие сведения, Начисление з/пл., Налоги и отчисления. Состав реквизитов документа на этих закладках аналогичен составу реквизитов на одноименных кладках документа «Приказ о приеме на работу».

Ввод нового документа «Приказ об изменении окладов» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы. Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если в константе «Учет зарплаты во внешней программе» установлено значение «Да», ввод документа будет невозможен. При этом на экран будет выдано соответствующее предупреждение.

Если оклады изменяются всем или большинству сотрудников, то можно воспользоваться кнопкой «Заполнить». При этом в табличную часть вводится список всех сотрудников, работающих на данный момент в организации. Этот список можно скорректировать удалив из него тех сотрудников, которые отсутствуют в приказе. Для этого следует установить курсор в строке с удаляемым сотрудником и нажать клавишу Del.

Для формирования списка сотрудников сразу с новыми окладами можно воспользоваться кнопкой «Подбор». При этом открывается справочник «Сотрудники», а после выбора сотрудника вызывается дополнительное диалоговое окно для ввода нового оклада. После ввода оклада справочник не закрывается, ожидая выбора следующего сотрудника. После завершения формирования списка окно справочника «Сотрудники» следует закрыть обычным образом.

После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа для всех сотрудников, указанных в документе, в справочнике «Сотрудники» в реквизите «Оклад» устанавливается новое значение.

Увольнение работника

Ввод нового документа «Приказ об увольнении» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы. Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если перед вводом приказа установить курсор в строку с фамилией увольняемого сотрудника, в форму документа «Приказ об увольнении» будут перенесены данные этого сотрудника.

Начисление заработной платы

Если переключатель установлен в положение «Использовать счет ведомости», то в форме становится доступным для заполнения реквизит «Счет». Наименование и состав реквизитов, для выбора объектов аналитики, зависит от выбранного счета. При этом затраты по начислению заработной платы будут отнесены в дебет выбранного счета.

Если переключатель установлен в положение «Использовать счета справочника», то проводки по начислению заработной платы будут сформированы с использованием счетов, указанных для каждого сотрудника в справочнике «Сотрудники».

Данные следует вводить в следующем порядке:

- Указать дату начисления заработной платы. Как правило, дата начисления должна приходиться на последний рабочий день месяца, за который начисляется заработная плата;

- Выбрать из справочника «Подразделения» структурное подразделение, для сотрудников которого начисляется заработная плата. Если вы хотите рассчитать заработную плату по всем сотрудникам организации, данный реквизит заполнять не следует;

- Реквизит «Отнести начисление к расходам на продажи» виден только в том случае, если константа «Организация является плательщиком ЕНВД» установлена в значение «Да». В этом реквизите следует выбрать одно из трех значении:

· Не облагаемым ЕНВД;

· Облагаемым ЕНВД;

· Подлежащим распределению.

- Если начисления по данной ведомости не облагаются НДФЛ, то следует включить флажок «Не облагается НДФЛ»;

- Заполнить табличную часть (Вы можете сформировать список самостоятельно или воспользоваться режимом автоматического заполнения).

Для ввода элемента в табличную часть документа щелкните мышью в первой строке колонки «Сотрудник» и из открывшегося справочника «Сотрудники» выберете требуемый элемент. Для ввода следующей строки установите курсор в колонку с порядковым номером и нажмите клавишу Ins.

Для автоматического заполнения списка нажмите на кнопку «Заполнить». Документ внесет в табличную часть всех сотрудников выбранного подразделения (или всех сотрудников организации, если подразделение не выбрано) и заполнит графу «Начислено» согласно окладу, указанному для сотрудника в справочнике «Сотрудники». Сумму к начислению в размере оклада следует скорректировать вручную, если она не совпадает с той, которую сотруднику следует начислить фактически. Например, при приеме сотрудника на работу не с начала месяца оплате подлежит фактически отработанное время исходя из дневной тарифной ставки за количество отработанных рабочих дней.

При проведении документа «Начисление ЗП» будет автоматически создана операция с проводками по:

•начислению заработной платы;

• удержанию налога на доходы физических лиц.

При начислении заработной платы для каждого работника формируется проводка по дебету счета учета затрат на оплату труда и кредиту счета 70 «Расчеты по оплате труда». Счет затрат определяется по каждому работнику из справочника «Сотрудники» (включен переключатель «Использовать счета справочника») или для всех сотрудников используется счет, указанный в документе (включен переключатель « Использовать счет ведомости»).

При исчислении налога на доходы физических лиц по каждому работнику формируется проводка по дебету счета 70 «Расчеты по оплате труда» и кредиту счета 68.1 «Налог на доходы физических лиц». Сумма проводки исчисляется на основании ставки налога, предела и размера налоговых вычетов. Ставка налога устанавливается в справочнике «Налоги и отчисления». Сумма ежемесячных отчислении рассчитывается нарастающим итогом с начала года.

Размер предоставляемого вычета устанавливается по каждому работнику отдельно в справочнике «Сотрудники». Дополнительно к указанному вычету может предоставляться вычет на содержание детей. Чтобы этот вычет учесть, следует ввести количество детей работника в справочнике «Сотрудники».

Значение предела вычетов хранится в соответствующей константе конфигурации. При достижении совокупного дохода работника размера предела вычетов, вычеты сотруднику, к общем случае, предоставляться перестают. В конфигурации определены вычеты-исключения, на которые данный порядок не распространяется.

Проводки по начислению единого социального налога и взносов в фонд социального страхования от несчастных случаев и профессиональных заболевании формируются в конце месяца документом «Закрытие месяца».

Выплата заработной платы

Для оформления операции по выплате сотрудникам аванса и заработной платы по платежной ведомости в типовой конфигурации предназначен документ «Выплата зарплаты из кассы».

Если формируется платежная ведомость на выдачу аванса, то в реквизите «в размере» можно задать сумму аванса в процентах от оклада. Тогда при заполнении табличной части с помощью кнопки «Заполнить» сумма аванса будет рассчитана автоматически.

Реквизит «Подразделение» определяет список сотрудников, которым будет выплачена заработай плата по данной платежной ведомости. Если подразделение не выбрано, то ведомость формируется по всем сотрудникам организации.

Табличная часть документа имеет следующие графы:

· номер строки таблицы;

· сотрудник;

· к выдаче.

Форма документа имеет дополнительный элемент управления — кнопку «Заполнить». Если формируется платежная ведомость на выдачу заработной платы, то при нажатии этой кнопки в табличной части автоматически формируется список сотрудников, которым начислена, но еще не выдана заработная плата. Графа «К выплате» (формируется по данным на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (кредитовое сальдо на дату составления ведомости).

Одновременно с помощью документа «Расходный кассовый ордер» следует сформировать и распечатать расходный кассовый ордер. При этом в форме ввода следует отключить режим формирования проводок при проведении документа (реквизит «Формировать проводки»).

Расчетные ведомости и расчетные листки формируются, если в журнале выбран документ «Начисление ЗП». Расчетные листки и ведомость формируются для всех сотрудников, которые указаны в выбранном документе.

Если в журнале выбран документ «Выплата ЗП», то по кнопке «Ведомость» формируется платежная ведомость по форме № Т-53 ведомость формируются для всех сотрудников, которые указаны в выбранном документе.

Чтобы получить расчетную ведомость, или группу расчетных листков, необходимо установить курсор в журнале в строку с интересующим нас документом «Начисление ЗП» и нажать одну из кнопок «Ведомость» или «Расчетные листки», расположенных в нижней части формы журнала.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых ТК РФ.

Как правило, список работников, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные нужды, определяется приказом (распоряжением) руководителя организации. При этом сумма наличных денежных средств, которую организация может потратить на административно-хозяйственные нужды, согласовывается с обслуживающим банком.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денежных средств под отчет на административно-хозяйственные нужды, как правило, производится на основании служебной записки подотчетного лица, в которой указывается цель расхода, сроки и запрашиваемая сумма. Руководитель накладывает свою визу, бухгалтерия выписывает расходный кассовый ордер, кассир выдает подотчетную сумму.

В установленные сроки подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором самостоятельно заполняет оборотную сторону, где перечисляет когда, кому, на основании какого документа и в какой сумме произведены расходы. В конце отчета подотчетное лицо выводит общую сумму расходов и расписывается. Вместе с приложенными документами авансовый отчет передается в бухгалтерию, где проверяется и рассчитывается. По составу затрат определяются корреспондирующие счета и подсчитывается итог расчетов с подотчетным лицом. Оформленный в установленном порядке авансовый отчет вместе с приложениями утверждается руководителем организации, расходы отражаются в регистрах бухгалтерского учета. Остаток неиспользованных денежных средств подотчетное лицо возвращает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход возмещается ему по расходному кассовому ордеру.

В «1С: Бухгалтерии» учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

· 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

· 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет или возмещения перерасхода в типовой конфигурации используется документ «1С: Бухгалтерии» «Расходный кассовый ордер». Возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или при командировке, производится с помощью документа «1С: Бухгалтерии» «Приходный кассовый ордер».

Авансовый отчет

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него следует перенести в форму документа и сформировать проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае следует сформировать и распечатать форму установленного образца и после утверждения отчета провести.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета - «рубленый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов укапываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно внести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

При проведении документа по каждой строке табличном части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которым списываются затраты данного наименования.