ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСХОДОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА МАТЕРИАЛАХ ПО «ХЛЕБОКОМБИНАТ ТЕВРИЗКИЙ»

2.1. Краткая характеристика объекта исследования

 

ПО «Хлебокомбинат Тевризский» - одно из многочисленных предприятий, которое занимается производством и реализацией хлебобулочных изделий.

Юридический адрес ПО «Хлебокомбинат Тевризский»: Омская область, р.п. Тевриз.

Место нахождения: Омская область, р.п. Тевриз, ул. Гагарина, 8.

Свидетельство о государственной регистрации № 324 от 23 декабря 1992 года, № регистрационный 1-38, выдано Администрацией Тевризского района.

Целью деятельности Потребительское Общества является насыщение потребительского рынка товарами и извлечение за счет этого прибыли. Основными видами деятельности является:

1) производство и реализация хлебобулочных изделий;

2) торгово - посредническая деятельность.

Потребительское Общество имеет право осуществлять лицензионные виды деятельности с момента приобретения лицензии в установленном порядке. Данная организация самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы развития, исходя из реального потребительского спроса, необходимости развития личных доходов работников. Также оно может быть участником любого добровольного общества, союза, ассоциации коммерческого характера, и приобретать доли участия, паи, акции и иные ценные бумаги предприятий с любой организационно - правовой формой собственности. Оно вправе создавать на территории РФ дочерние общества, действующие на основании уставов, а также филиалы и представительства, действующие на основании положений, утвержденных Обществом.

В своей хозяйственной деятельности организация пользуется банковскими кредитами, от своего имени может заключать договора, приобретать имущественные права и т. д.

Источниками формирования финансовых ресурсов ПО «Хлебокомбинат Тевризский»:

- уставный капитал;

- доходы, полученные от реализации продукции и других видов деятельности;

- кредиты банков и других организаций;

- денежные средства, полученные от предприятий, учреждений,
организаций;

- иные  источники,   не противоречащие действующему
законодательству.

Оно обязано вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность. Организация бухгалтерского учета в ПО «Хлебокомбинат Тевризский» строится на основании в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96г. № 129 - ФЗ, Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ № 34н), Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» (ПБУ 1/98), утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.12.98г.

В бухгалтерии ПО «Хлебокомбинат Тевризский» используется журнально-ордерная форма учета. При этой форме по данным первичных или накопительных документов в бухгалтерии составляют журналы - ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в регистр синтетического учета. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца в бухгалтерии ПО «Хлебокомбинат Тевризский» составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.

В штате бухгалтерии ПО «Хлебокомбинат Тевризский» главный бухгалтер и его заместитель.

У каждого сотрудника бухгалтерии существуют определенные права и обязанности, это отражено в должностной инструкции главного бухгалтера.

Постоянно втечение месяца, в соответствии с утвержденным графиком документооборота в бухгалтерию ПО «Хлебокомбинат Тевризский» от определенных лиц или из структурных подразделений поступают первичные документы, которые подлежат проверке на наличие обязательных реквизитов. При подготовке документов для записи в соответствующие учетные регистры они проверяются по существу, форме и правильности арифметических подсчетов и вычислений. Проверка по существу ведется прежде всего, с точки зрения законности операции и её хозяйственной целесообразности.

 

2.2. Организация учетной работы в ПО «Хлебокомбинат Тевризский»

 

Ответственность за организацию учета в ПО «Хлебокомбинат Тевризский» несет руководитель через обеспечение неукоснительного выполнения всеми работниками организации, имеющими отношение к учету, требований в части порядка оформления и представления документов и сведений.

Бухгалтерский и налоговый учеты в организации осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером, которая руководствуется законодательством и несет ответственность за соблюдение требований и правил ведения бухучета. В подчинении главного бухгалтера находятся заместитель главного бухгалтера, который занимается ведением учета подотчетных сумм.

Главным бухгалтером и руководителем предприятия разрабатывается учетная политика ПО «Хлебокомбинат Тевризский».

Приказом по Обществу утверждается Положение по бухгалтерскому учёту, Учётная политика ПО «Хлебокомбинат Тевризский», дата его введения в действие с присвоением номера. Назначаются ответственные лица за распространение копий учетной политики среди отделов организации, имеющих отношение к бухгалтерскому учёту.

Основы формирования и раскрытия учетной политики установлены в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/08.

При этом утверждены:

- варианты учёта и оценки объектов учёта;

- номенклатура шифров синтетических счетов и субсчетов аналитического бухгалтерского учёта по ПО «Хлебокомбинат Тевризский»;

- формы первичных учётных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчётности;

- правила документооборота и технология обработки учётной информации;

- порядок контроля за хозяйственными операциями.

Принятая учётная политика применяется последовательно от одного года до другого. Изменения учётной политики на год, следующий за отчётным, объявляются в пояснительной записке бухгалтерской отчётности предприятия.

Бухгалтерский учёт в ПО «Хлебокомбинат Тевризский» ведётся в соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учёте», Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации и другими нормативными документами.

Задачами бухгалтерского учета являются:

- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности организации;

- обеспечение контроля над наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых результатов;

- своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основании натуральных измерений в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения посредством двойной записи на взаимосвязанных счетах, включенных в Рабочий план счетов, разработанный на основе «Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций», утвержденного приказом МФ РФ от 31.10.00г. № 94. Рабочий план счетов бухгалтерского учета содержит полный перечень синтетических и аналитических счетов, а также субсчета.

Бухгалтерский учёт ведётся по автоматизированной форме только в отношении заработной платы с помощью бухгалтерской программы 1С: зарплата и кадры, остальные объекты учета ведутся вручную.

Бухгалтерская отчетность организации составляется за отчетный период (месяц, квартал, год) с учетом обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс. Отчетным годом считается период с 1 января по 31 декабря 2007 года включительно. Формирование бухгалтерской отчетности производится в порядке установленном Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99.

При организации плана документации используются типовые формы первичных учётных документов, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов для внутренней бухгалтерской отчетности, приведены в Приложениях к Положению Учетная политика ПО «Хлебокомбинат Тевризский».

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с Графиком документооборота, который составлен в соответствии с требованиями Положения «О документах и документообороте» в бухгалтерском учете. График документооборота утверждается главным бухгалтером, в котором определён круг лиц, ответственных за оформление документов, указывается порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Таким образом, бухгалтерский учет в организации ведется в общеустановленном порядке.

2.3. Документальное оформление и учет командировочных

и административно-хозяйственных расходов

 

Рабочий план счетов ПО «Хлебокомбинат Тевризский» соответствует плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности принятому 31.10.2000 № 94н.

ПО «Хлебокомбинат Тевризский» в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности, осуществляет расчеты с подотчетными лицами в общеустановленном порядке. Вся документация по учету хранится в бухгалтерии хозяйства.

Все операции по расчетам с подотчетными лицами осуществляет заместитель главного бухгалтера.

В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» данные расчеты учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету данного счета заместитель главного бухгалтера записывает суммы возмещенного перехода и выданные под отчет денежные средства, по кредиту – использованные суммы на основании утвержденных авансовых отчетов.

В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» наличные денежные средства выдаются на приобретение ГСМ, запасных частей и командировочные расходы на основании расходных кассовых ордеров, подписанных руководителем организации и главным бухгалтером, они заверяются штампом «Оплачено». Прием (остаток) наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, подписанным также главным бухгалтером и руководителем организации. В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к приходному ордеру, которая вручается лицу, внесшему деньги, заверяются штампом «Получено».

Среди расходов, связанных с подотчетными лицами, наибольший удельный вес в ПО «Хлебокомбинат Тевризский» занимают командировочные расходы.

Для отражения расчетов с командированными работниками ПО «Хлебокомбинат Тевризский» применяет такие документы, как:

- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- командировочное удостоверение;

- служебное задание для направления в командировку;

- авансовый отчет.

В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» также имеется список лиц (Приложение 2), которым разрешено получение наличных денег из кассы, утвержденный приказом руководителя.

Перед тем, как направить работника в командировку в отделе кадров организации составляется приказ на имя работника о его направлении в командировку, данный приказ подписывает руководитель организации. Так, приказ о направлении работника в командировку был выдан на имя Бояренко Татьяны Васильевны (экономист). Место назначение г. Омск Облпотребсоюз (адрес: Баррикадная, 20). Срок командировки три календарных дня с 19 февраля 2008г. по 21 февраля 2008г. с целью – на семинара по учету и налогообложению потребительских обществ. Командировка за счет средств ПО «Хлебокомбинат». (Приложение 3)

Далее работнику выдается служебное задание, в котором указано, что необходимо сделать в командировке. После выдачи задания работнику выписывается командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение выдается работнику, направленному в командировку, в нем проставляется, куда отправляется командируемый сотрудник организации, цель командировки, количество дней командировки, паспортные данные работника, направленного в командировку. В обязательном порядке в командировочное удостоверение должны быть внесены данные о выбытии и прибытии в место командировки.

Так, ПО «Хлебокомбинат Тевризский» выдал командировочное удостоверение водителю Гордееву Сергею Ивановичу. Цель командировки закупка хозяйственных товаров. Командировался 09.10.2006 г. из р.п. Тевриз в г. Тара на один день. Все отметки о прибытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы проставлены. (Приложение 4)

Перед тем как отправиться в командировку водителю Гордееву С.И. был выдан из кассы на основании расходного кассового ордера (Приложение 5) аванс в размере 1100, 00 руб. на командировочные расходы. Гордеевым было израсходовано 1088, 80 руб., в т.ч. 788, 80 руб. было израсходовано на бензин, а 300, 00 руб. составили суточные. Остаток в размере 11, 20 руб. был внесен в кассу. На что 13.10.2007 г. был составлен приходный кассовый ордер. (Приложение 6)

После возвращения из командировки работник обязан втечение трех дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В авансовом отчете (Приложение 7) отражаются данные по подотчетному лицу (Ф.И.О., должность), назначение выданного аванса, корреспонденция счетов. Кроме этого, в обязательном порядке записываются суммы выданного аванса, количество израсходованных наличных денежных средств, остаток средств, либо их перерасход. Указываются документы, на основании которых производился расход денежных средств.

В бухгалтерском учете ПО «Хлебокомбинат Тевризский» бухгалтером сделаны следующие записи:

Д^т 71 К^т 50 ∑ = 1100, 00

Д^т 20 К^т 71.1 ∑ = 1088, 80

Д^т 50 К^т 71 ∑ = 11, 20

Основным регистром для операций по движению подотчетных сумм расчетов с подотчетными лицами в ПО «Хлебокомбинат Тевризский» является журнал – ордер № 7-АПК. Этот журнал сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В журнале – ордере сочитаются как синтетический, так и аналитический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме в журнале – ордере, как правило, отводится одна строка (линейка), и по мере представления авансового отчета или возврата в кассу неиспользованных денежных средств, получения денег, погашение перерасхода записи по этим операциям производятся по этой же строке.

Журнал-ордер № 7 – АПК печатается с вкладными листами, поэтому он должен быть использован для отражения расчетов с каждым подотчетным лицом в течение квартала, полугодия или года независимо от количества подотчетных лиц.

При открытии журнала-ордера № 7 – АПК по каждому подотчетному лицу указывают сумму переходящей задолженности с прошлого месяца и дату ее возникновения. В следующих графах указывают суммы и даты, выданных под отчет денежных средств, затем суммы возмещения перехода по сравнению с выданными авансом или дополнительных выдач при длительной командировке. Суммы по этому разделу выверяют при обработке отчетов кассиров. Данный раздел журнала-ордера, по существу, является Д^т 71. В следующем разделе журнала-ордера, представляющим кредитовую часть счета 71, отражают суммы возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм, произведенных платежей и расходов за счет подотчетных сумм. В каждом конкретном случае указывают дату, номер авансового отчета и сумму. Суммы платежей отражают как в целом, так и по графам – корреспондирующим счетам. Записи возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм производят на основе документов по кассе и расчетно-платежных ведомостей. Израсходованные суммы записывают на основании принятых авансовых отчетов с приложенными документами. (Приложение 8)

Расходы по командировкам формируют расходы по обычным видам деятельности. В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» налоговому вычету при исчислении налога на прибыль подлежат расходы на проезд к месту командировки и обратно, на прочие и иные расходы, а так же суточные в пределах норм, установленных Правительством РФ (100 руб.), сверх норм списываются за счет собственных средств. Налоговый учет в организации не ведется, поэтому в целях совершенствования учета предлагается внедрить регистры налогового учета для отражения командировочных расходов.

 

2.4. Пути совершенствования учета в ПО «Хлебокомбинат Тевризский»

 

Все необходимые операции с подотчетными лицами выполняются в автоматизированном режиме, что упрощает работу, а так же затрачивается меньше времени по учету данных операций.

В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» необходимо разработать регистры для учета командировочных расходов (суточных).

Кроме этого можно счет 71 вести в разрезе нескольких видов субсчетов:

71.1 «Виды подотчетных операций»;

71.2 «Подотчетные лица и суммы»;

71.3 «Командировочные расходы» и т.д.

В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» для учета работников, прибывающих и выбывающих в командировки можно ввести журнал учета работников. Данный журнал мог бы быть полезен бухгалтеру с точки зрения внутреннего самоконтроля. По журналу можно отслеживать, как работники отчитываются по авансам.

В данном журнале целесообразно добавить графы «Пункт, предприятие назначения» и «Цель командировки», чтобы следить за производственным характером поездки и придать журналу большую информационную нагрузку.

В плане аудита расчетов с подотчетными лицами целесообразно сверять кредитовые обороты по счету 71 в журнале – ордере №7-АПК со счетами 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» (с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по ОПР и ОХР); по счету 19 – с данными ведомостей №32-АПК; по другим счетам – с данными соответствующих листов – расшифровок по дебету счетов, либо журналом – ордером №10 и ведомости №46-АПК по материальным счетам.

В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» в программе 1: С бухгалтерия использует расчеты только по заработной плате, поэтому необходимо автоматизировать все участки расчетов. Благодаря автоматизации произойдет улучшение и ускорение в работе бухгалтерии. Тем самым бухгалтер сможет сэкономить рабочее время.  

 

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: