Электронные документы и архивы

Введение

Темой данной курсовой работы является «Современные возможности экспертизы ценности электронных документов».

Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас необходимо разработать концепцию, с целью оптимизации и организации работы по информатизации в архивных учреждениях всех уровней.

Целью курсовой работы является изучение современных возможностей экспертизы ценности электронных документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

дать общую характеристику электронным документам и архивам;

рассмотреть особенности экспертизы ценности документов;

определить проблемы хранения электронных документов и проведения ЭЦД.

При написании курсовой работы использовалась литература. Афанасьева Л.П., Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Михайлов О.А. в статье «Система информационных технологий в архивах, комплектование и экспертиза ценности документов» утверждали необходимость автоматизации и информатизации архивного дела для упрощения организации и управления;. Шапошников А.С., Медведева Г.А., Залаев Г.З., Пилинчук М.И. в книге «Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации» раскрыли особенности проведения экспертизы ценности электронных документов; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. в учебном пособии «Современные концепции электронных архивов» подробно излагали о современных электронных архивах.

В список литературы включены отечественные авторы, рекомендованные преподавателем, а также изученные самостоятельно.

Электронные документы и архивы

«Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной».

«Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.)».

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

разработка принципов хранения информации;

защита информации;

активизация вторичного использования информации;

стандартизация критериев описания данных;

оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;

регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных;

реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп:

базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах;

текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет;

оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).

Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как правило, поступают в электронные архивы из делопроизводства государственных и негосударственных учреждений, корпораций, исследовательских институтов, в которых они были созданы. Однако в электронных архивах с большим опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются путем создания баз данных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную информацию.

Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознанием (текстовые файлы) и сканирования без распознавания (оцифрованные копии). Однако в 1990-е гг. появилась тенденция к росту четвертой группы электронных документов: исследовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждения национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные заведения.

В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии.

В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники». В настоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах хранит Центральный архив документов на специальных носителях (г. Москва), созданный в 1993 г. На базе архива кинофотофонодокументов г. Москвы. Однако значительные массивы электронных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах.

«В архивах Западной Европы при отборе машиночитаемых документов на государственное хранение приняты следующие рекомендации: отбирать на хранение лишь машиночитаемые данные, не имеющие бумажных аналогов; при экспертизе уделять основное внимание оценке прикладных программ информационных систем, а не отдельным документам, т.е. уделять большее внимание функциям электронного документа, а не ему самому; рассматривать вопрос о читабельности принимаемых машиночитаемых данных (проблема совместимости математического обеспечения)».

В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации рекомендуется принимать на постоянное хранение достаточно ограниченный круг больших массивов машиночитаемой информации, имеющих очевидную социально-экономическую значимость (первичные данные демографических переписей, социологических обследований), не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом их в единый формат записи данных. Использование документов возможно либо в этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя. Одновременно оговаривается и возможность приема на хранение разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста входит лишь хранение, периодическое копирование и специфическое описание массивов данных, а все проблемы их использования решает непосредственно пользователь.

Если архив комплектуется электронными документами, необходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Основной массив данных должен храниться на сервере и быть доступным сотрудникам.

Заключение

Данная тема курсовой работы «Современные возможности экспертизы ценности электронных документов» способствовала изучению современных возможностей экспертизы ценности электронных документов.

В ходе написания курсовой работы были решены следующие задачи:

дана общая характеристика электронным документам и архивам;

рассмотрены особенности экспертизы ценности документов;

определены проблемы хранения электронных документов и проведения ЭЦД.

При написании курсовой работы возникла проблема с подбором нужной литературы.

Данную тему курсовой работы в связи с её актуальностью необходимо изучать в будущем.