Описание электронных документов

 

При кратковременном хранении электронных документов их описание (состав описательных статей описи) может быть минимальным в рамках, которые позволяют идентифицировать и учитывать файлы (имя, объем в байтах, дата и время последнего сохранения) и директории (имя, объем включенных файлов, количество включенных файлов и поддиректорий) и выносить суждение об их целостности и неизменности (ЭЦП, контрольная сумма файла). Целям поиска и использования документов обычно служат поисковые возможности информационной системы, в которой находятся документы.

При организации долговременного хранения указанные реквизиты должны быть дополнены содержательными описательными статьями: аннотации файлов и совокупностей файлов, объединенных в директории (папке). Так как существуют разные виды файлов, то и набор описательных статей файлов и директорий будет неодинаков, в связи с чем (для определения этого набора) можно ввести такой реквизит описи как " вид единиц учета электронных документов".

При описании носителя информации, на котором содержатся электронные документы, как правило указывают: его тип и фирму изготовителя, производственные и серийные номера (они проставлены на " теле" любого непиратского носителя), емкость носителя.

Очень важен справочный аппарат к описи, который должен отражать как состав и содержание электронных документов, так и технологические особенности их создания, хранения и использования. Многие архивы электронных данных в Европе и США придерживаются международного стандарта архивного описания ISAD(g) (NDAD UK, CfER NARA).

 

Проблемы экспертизы ценности электронных документов

 

Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе, организации или государственные архивы, специалисты по информационным технологиям или архивисты? Мы уже имеем печальный опыт долговременного хранения баз данных и других электронных документов в вычислительных центрах министерств и ведомств - тех баз данных, которые создавались в 1970-1980-е гг. в эпоху " АСУчивания" народного хозяйства СССР. Где теперь эти информационные ресурсы? Что с ними стало? Практически все они погибли. Главным образом потому, что вовремя не были переведены на новые технологические платформы. Некогда это было сделать, да и некому. Некому также было оценить, какие ресурсы заслуживают долговременного хранения, какие нет. Потому, что у сотрудников ИТ-подразделений совсем другие задачи, совершенно отличные от тех, ради которых создаются архивы.

Возможно, расчет делается на то, что со временем (через 10-15 лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды.

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.

Определенные нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1993 г. " Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах" лишь обозначили включение в Архивный фонд РФ электронных документов. " Положение об архивном фонде Российской Федерации" и " Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" устанавливают срок временного хранения " документов на машинных носителях в течение 5 лет". " Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения" и " Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения" определяют " срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях", что, по существу, провозглашает одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы представления информации. В " Основных правилах работы архивов организаций" значительное место отведено отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации.

В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры. Указанное выше исследование ВНИИДАД показало, например, что на федеральном уровне это всего лишь Государственный таможенный комитет РФ, Минимущество России, Минсвязи России и МНС России.

Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета (кроме как добровольной регистрации в НТЦ " Информрегистр" ).

Кое-что делается в субъектах федерации. Так, например, Закон г. Москвы " Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы" устанавливает, что информационные ресурсы города Москвы подлежат учету путем регистрации содержащих эти ресурсы информационных систем (баз данных) в едином " Реестре информационных ресурсов и систем города Москвы". Несмотря на то что в настоящее время в этом Реестре зарегистрировано не так много организаций и их систем, информация о них носит открытый характер

Поэтому появились реальные основания для проведения экспертизы ценности электронных документов в этих системах для выявления ресурсов, подлежащих передаче на постоянное хранение в государственный архив (ЦАДЭНМ).

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других " путешественников" к открытому информационному обществу.

Заключение

 

Данная тема курсовой работы «Современные возможности экспертизы ценности электронных документов» способствовала изучению современных возможностей экспертизы ценности электронных документов.

В ходе написания курсовой работы были решены следующие задачи:

дана общая характеристика электронным документам и архивам;

рассмотрены особенности экспертизы ценности документов;

определены проблемы хранения электронных документов и проведения ЭЦД.

При написании курсовой работы возникла проблема с подбором нужной литературы.

Данную тему курсовой работы в связи с её актуальностью необходимо изучать в будущем.

⇐ Предыдущая12

Поделиться: