Этапы развития электронного документооборота

 

Как было сказано ранее, понятие и сам термин «документооборот» появился в 20-е годы. Но развитие уже электронного документооборота пришлось на более поздние года.

Конец 60-ых и начало 70-х годов характеризовались использованием ЭВМ для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже в конце 70-х и в начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившем создавать и отправлять по почте электронные документы.

Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании.

Это позволило в конце 80-х создать документооборот, который можно было выразить словами: «docflow = работа с образами документов + маршрутизация», что позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с документами, - основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление.

Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в цифровую форму, сделали доступ к информации значительно эффективнее, к тому же пользователи получили набор инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией.

Это существенно упростило получение статистической информации по выполняемым работам, а также автоматизировало стандартные задачи клерков. В корпоративной среде клиент-сервер продукты данного класса позволяют организовать стандартное управление большими объемами изображений документов.

В начале 90-х для всех типов экономических систем ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план, поэтому старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология: «workflow = работа + управление потоками работ».

1.2 Система электронного документооборота (СЭД)

 

Основными задачами внедрения СЭД являются:

эффективное управление документопотоками на предприятии;

централизованное хранение документов;

повышение контроля исполнения работ по документам;

увеличение продуктивности работы сотрудников;

облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;

информационная безопасность предприятия.

Внедрение корпоративных СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические.

. Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.

Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

физическое освобождение места;

уменьшение затрат на копирование;

уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;

уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;

уменьшение затрат на бумагу;

повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому.

. К стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.

Итак, внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

улучшение контроля за исполнением документов.

Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом.

После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

 

Система электронного документооборота в налоговых органах

 

С развитием информационных технологий аккумуляция, последующее хранение, а также обмен информацией в органах государственной власти все чаще стали осуществляться в электронной форме отображения, не являются исключением и налоговые органы Российской Федерации, в которых переход на электронный документооборот начался примерно с 2001 года.

Внедрение системы электронного документооборота и автоматизация процессов обработки информации в налоговых органов происходит по двум основным направлениям:

. совершенствование системы электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками;

. совершенствование электронного документооборота, осуществляемого при внутрисистемном обмене информацией, как между структурными подразделениями налоговых органов, так и между иными государственными органами или лицами обязанными предоставлять информацию в порядке выполнения обязанностей, установленных статьей 85 НК РФ, и налоговыми органами.

Внедрение первого из указанных направлений играет особую роль, так как служит основой для формирования информационных ресурсов налоговых органов, используемых при организации внутрисистемного электронного документооборота. Законодательная основа для развития данного направления была положена 2002 году внесением ряда изменений в правовые акты, регулирующие данную сферу.

Применение системы электронного документооборота при представлении налогоплательщиками налоговой и бухгалтерской отчетности позволило реализовать ряд преимуществ: экономия времени налогоплательщика при исполнении обязанностей по уплате налогов и сборов, избежание технических ошибок при вводе данных, возможность оперативно получать информацию об обновлении форм отчетности, обеспечение конфиденциальности и достоверности переданной информации.

Однако наряду с указанными преимуществами внедрение данного направления системы электронного документооборота в налоговых органах испытывает в настоящее время и определенности трудности, которые объясняются непродуманностью общей концепции ее внедрения, а также отсутствием правового регулирования отдельных областей.

Итак, отличительной особенностью реализации подобной передачи сведений является использование открытых каналов связи, что приводит к необходимости использования средств шифрования с гарантированной стойкостью (сертифицированных) наряду со средствами электронной цифровой подписи. Однако в виду существенных затрат на оборудование и программное обеспечение, а также на оплату труда специалистов, обеспечивающих указанную систему, использование системы представления отчетности в электронном виде малыми предприятиями и индивидуальными предпринимателями затрудняется.

Для них необходимо разработать специальные схемы привлечения специализированных фирм, оказывающих комплексные услуги по ведению бухгалтерского учета, подготовке и представлению отчетности в налоговые органы.

В качестве еще одной особенности указанной системы электронного документооборота следует также указать трех субъектную модель информационного взаимодействия, поскольку участвующие, в системе хозяйствующие субъекты и налоговые органы вступают между собой в определенные законодательством правовые отношения. Это необходимо, в частности, для разрешения потенциальных конфликтных ситуаций, связанных с подтверждением даты представления отчетности.

 

Термины и сокращения понятий связанных с налоговым учетом

 

В настоящих Методических рекомендациях по организации электронного документооборота при представлении налогоплательщиками налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи приняты (устанавливаются) следующие термины и сокращения:

· Налогоплательщик - налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты.

·   Представитель - физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях, регулируемых законодательством Российской Федерации о налогах и сборах.

·   Информационное сообщение о доверенности - формируемый уполномоченным представителем налогоплательщика для налогового органа электронный документ, содержащий данные о реквизитах доверенности, выданной налогоплательщиком (представителем) уполномоченному представителю.

·   Подтверждение даты отправки - формируемый специализированным оператором связи (далее - спецоператор) или налоговым органом электронный документ, содержащий данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем) налоговой декларации (расчета) и документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

·   Квитанция о приеме - формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема представленной налогоплательщиком (представителем) налоговой декларации (расчета). Форма документа утверждена приказом ФНС России от 28.02.2009 № ММ-7-6/85.

·   Уведомление об отказе - формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт отказа в приеме представленной налогоплательщиком (представителем) налоговой декларации (расчета) с указанием причин отказа. Форма документа утверждена приказом ФНС России от 28.02.2009 № ММ-7-6/85.

·   Уведомление об уточнении - формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема налоговой декларации (расчета) содержащей ошибки, с указанием таких ошибок, а также содержащий сообщение о необходимости представления пояснений или внесения соответствующих исправлений.

·   Извещение о вводе - формируемый налоговым органом для налогоплательщика (представителя) электронный документ, подтверждающий факт переноса данных представленной налоговой декларации (расчета) в информационные ресурсы налогового органа.

·   Извещение о получении - формируемый получателем для отправителя электронный документ, информирующий отправителя о получении электронного документа.

·   Сообщение об ошибке - формируемый получателем для отправителя электронный документ (без вложений), информирующий отправителя о получении электронного документа, содержащего ошибки, или о невозможности его расшифровывания. Текст, содержащий информацию об ошибке, содержится в теле сообщения.

·   Участники информационного взаимодействия - налогоплательщики (представители), налоговые органы, специализированные операторы связи.

·   Приемный комплекс налогового органа - специализированный программный комплекс, используемый на стороне налогового органа для ведения электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС).

·   Программный комплекс налогового органа - специализированный программный комплекс, используемый налоговыми органами в целях осуществления налогового администрирования.

·   Электронный документ - документ, представленный в электронном виде, в соответствии с требованиями формата для данного вида документа.

 

2. Процесс подготовки налоговой отчетности через интернет

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: