Композиция текста делового письма

Деловая переписка – это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:

- понимание или интерпретация существа сообщения его автором;

- целевые установки и интересы автора сообщения;

- целевые установки, интересы и восприимчивость адресата;

- соответствующий перечисленному способ изложения текста.

 Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:

- хронологический;

- фактологический.

При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последовательностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом ( причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.

Пример:

В сентябре месяце текущего года вследствие сбоев в работе следящей системы происходит нарушения ритмичности работы сборочного конвейера.

В связи с этим потери от сверхнормативных простоев оборудования составили 18 000 руб.

В целях устранения указанных дефектов просим провести ремонт датчиков следящей системы, их калибровку и обеспечить систематическую проверку их работоспособности.

 

При фактологическом способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма (как правило, в одном абзаце), а далее – все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация. Примером использования систематического способа изложения содержания может быть следующее письмо:

 

Пример:

Предлагаем Вам туристические путевки в Санкт - Петербург. Девятидневная поездка включает в качестве культурной программы семь интереснейших экскурсий:

1. Дворцы Санкт – Петербурга;

2. Музеи Санкт – Петербурга (Эрмитаж, Русский музей);

3. Храмы города на Неве;

…

В стоимость путевки входит: проезд в поезде в оба конца, проживание в гостинице со всеми удобствами, двухразовое питание (завтрак и обед), экскурсионное обслуживание, услуги гида.

Стоимость путевки – 5500 руб. Для группы свыше 8 чел. предоставляется скидка 2%.

За дополнительной информацией Вы можете обраться по тел. 902-34-66.

 

В деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходимость осуществления каих-либо действий, следует использовать хронологический способ изложения содержания. В тех случаях, когда необходимо привлечь внимание адресата (письма-предложения, рекламные письма и др.), более действенным является фактологический способ изложения.

Деловые письма могут начинаться с личного обращения к должностному лицу – адресату письма, а заканчиваться – заключительной этикетной фразой.

В целом текст письма может состоять из следующих частей[4]:

1. обращение;

2. вступление;

3. основное содержание текста;

4. заключение;

5. предупреждение;

6. хаключительные этикетные формулы.

 

Обращение

Назначение обращения установить уровень контакта с адресатом, привлечь его внимание, обеспечить заинтересованность в теме письма. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, личные заслуги и некоторые другие аспекты.

Строго официальный характер носит обращение по должности:

Уважаемый господин Президент!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

Такие обращения используются в письмах, адресованных руководителя органов власти и управления, лицам, занимающим высокое должностное положение и др.

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества и инициалов) широко используется в деловой переписке, оно является вполне официальным и уместно в большинстве ситуаций, возникающих в деловом общении:

Уважаемый господин Попов!

Уважаемая госпожа Дежнева!

Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству или только имени:

Уважаемый Владимир Петрович!

Уважаемая Елена Павловна!

Уважаемый Сергей!

Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой.

При обращении к особо важным персона следует использовать обращения:

Глубокоуважаемый господин председатель!

Глубокоуважаемый господин Михайлов!

Глубокоуважаемый Андрей Васильевич!

При обращении к группе работников или всему коллективу организации используются обращения:

Уважаемые господа!

Господа!

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:

Уважаемые коллеги!

В России обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.

Вступление

Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить.

В соответствии с этим во вступлении может содержаться:

- ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.);

- описание факта, события, сложившейся ситуации.

 

Пример:

В связи с неоднократными ошибками в финансовой отчетности комиссией осуществлена проверка финансово-хозяйственной деятельности филиала предприятия в г. Ярославле.

В соответствии с деловым этикетом вступление может начинаться фразами, выражающими в зависимости от ситуации благодарность, поздравление, сожаление, соболезнование и др.

 

Пример:

Благодарим Вас за предоставленные нам информационные и справочные материалы по вопросам дорожного строительства в Псковской области.

Основное содержание текста

В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части – просьба, предложения, требования, напоминания и др. если в основной части письма описываются какие-либо события, то факты излагаются в хронологической последовательности. Тема письма может быть подвергнутых подробному рассмотрению по частям (отдельно или в их взаимосвязи) и в целом. В этой же части письма приводятся при необходимости аргументы, логически подводящие к заключительной части.

Заключение

Заключение является итоговой частью письма и представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.

Содержательная суть заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:

«напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора …, напоминаем о необходимости срочного завершения работ … и т.д.);

«предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие …, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства … т.д.);

«просим» в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры …, просим предоставить информацию …, просим организовать встречу … и т.д.);

«сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что …, сообщаем выводы комиссии по проверке … и т.д.).

Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьба: «не располагаем …», «не нуждаемся …», «не считаем целесообразным …», «не можем обеспечить …» и т.д.

Предупреждение

Предупреждение содержит угрозу применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия.

Предупреждение – обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией – адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций. Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами: «в противном случае …», «в случае невыполнения …», «в случает отказа …» и т.п.,

Пример:

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: