Письма, связанные с обращениями

Письмо-просьба

Письма-просьбы — деловые письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, они могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации (приложение 9).

Письмо-просьба может состоять только из одной или двух частей.

В первом случае оно начинается глаголом: «Просим ...» или «Просим Вас...».

Во втором случае оно содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз:

«В связи с...»,

«Для...»,

«В соответствии с...»,

а изложение просьбы с фраз:

«Обращаемся к Вам с просьбой о...»,

«Просим Вас предоставить данные о ...»,

«Просим Вас провести...»,

«Просим Вас сообщить информацию о ...» и т. д.

Просьба может формулироваться и без использования глагола «просить», например:

«Надеемся на положительное решение вопроса ...»,

«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.

В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

«Одновременно просим Вас...»,

«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести)...».

Просьба, как составная часть письма, может присутствовать и в других видах деловых писем, например в сопроводительных, гарантийных и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка

Письмо-заявка — это разновидность письма-просьбы. Обычно письма-заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы: включение указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылка необходимых материалов или изданий и т.п. (приложение 10).

Среди писем-заявок особо выделяются документы, представляемые в органы исполнительной власти и подчиненные им организации для регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Такие документы, называемые заявками, в сущности являются заявлениями и зачастую представляют собой комплекс документов, включающий заявку (заявление), описания, чертежи, списки и др. В этих случаях правовыми актами четко определено, что понимается под заявкой и как она оформляется.

В тексте заявки обычно используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

«Просим Вас включить в состав группы для участия в выездном семинаре-практику ме...»;

«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников фестиваля...»;

«Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в конферен ции...».

Заявки можно составлять на основе унифицированных форм.

 

Гарантийное письмо

Гарантийные письма — это деловые письма, содержащие обязательства оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. В качестве адресатов гарантийных писем выступают организации или конкретные лица (приложение 11).

Гарантийное письмо одновременно является и письмом-просьбой. Юридическую значимость гарантийному письму придает использование таких устойчивых языковых оборотов, как «Оплату (предоставление услуг и т.п.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем» и др.

Вгарантийном письме указываются банковские (платежные) реквизиты его составителя.

Гарантийные письма обычно подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо и удостоверяются печатью организации. В отдельных случаях нормативными актами предусмотрено удостоверение гарантийного письма только подписью руководителя организации.

Гарантийные письма создаются в каждой организации в различных, но часто повторяющихся и поэтому носящих типовой характер ситуациях, в связи с чем целесообразно иметь унифицированные формы этих писем с трафаретным текстом, что существенно сокращает время на их составление.

 

Письмо-запрос

Письмо-запрос — деловое письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос — обращение покупателя к продавцу с просьбой предоставить подробную информацию о продаваемых товарах (оказываемых услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг) и используется на стадии, предшествующей заключению контракта (приложение 12).

В тексте письма-запроса содержится обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и излагается собственно запрос (просьба). В обосновании могут содержаться необходимые ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

Письма-запросы обычно подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

На письмо-запрос необходимо отправлять письмо-ответ.

В коммерческом запросе обычно указываются: наименование товаров (услуг); условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). Для коммерческого запроса характерно использование следующих выражений:

«Просим Вас сообщить о возможности поставки...»,

«Просим Вас сообщить подробную информацию о...»,

«Просим сделать предложение на поставку...».

Ответ на такой запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается требуемая информация о товаре.

 

Письмо-заказ

Письмо-заказ - коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий (приложение 13).

Текст письма-заказа состоит из двух частей: просьбы осуществить поставку необходимого товара и основной части, содержащей описание товара и условий поставки (наименование, сроки поставки, количество, качество, цена, условия платежа и др.).

Заказ вступает в силу с момента подтверждения заказа, представляющего собой письменное уведомление продавца о принятии им условий заказа к исполнению без оговорок. Оформляется подтверждение заказа как коммерческое письмо.

 

2.4. Письма-ответы [6]

Письмо-согласие

Письмо-согласие — это деловое письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос (приложение 14).

При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля.

Если в письме-просьбе содержалось обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме-просьбе обоснования, письмо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации:

«Готовы принять ваши условия на...»;

«Доводим до Вашего сведения, что...»;

«Извещаем Вас о...»;

«Согласно рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.)...»;

«Сообщаем Вам, что...».

 

Письмо-отказ

Письмо-отказ — это деловое письмо с отрицательным ответом на письмо-просьбу, запрос, предложение, приглашение и др. (приложение 15).

Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следует начинать следующим образом:

«В связи с...»;

«В связи с тем, что...»;

«В соответствии с...».

В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос.

 

Письмо-подтверждение

Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т.д.

При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

Ключевыми фразами этих писем являются:

«Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)»;

«Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение...)».

В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации.

 

Письма претензионного характера

Письмо – напоминание

Письмо-напоминание — деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей (приложение 16).

Ключевыми фразами таких писем являются:

«Вторично напоминаем Вам...»;

«Напоминаем Вам...»;

«Обращаем Ваше внимание на то, что...»;

«Ставим Вас в известность, что...».

Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.

В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например:

«В противном случае мы не несем ответственности за возможные последствия»,

«В противном случае мы оставляем за собой право...»,

«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции...».

В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора.

 

2.5.2. Письмо-требование

Письма-требования составляются в ситуациях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. По сравнению с ситуациями, когда направляются письма-напоминания, здесь невыполнение обязательств носит систематический характер или имеет место игнорирование выставляемых претензий. Зачастую письму-требованию предшествует письмо-напоминание.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на соответствующие документы, описывается сложившаяся в связи сих невыполнением ситуация, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы применения санкций в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...»;

« Требуем выполнить взятые на себя обязательства ...»;

«Требуем незамедлительно выполнить...».

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...»;

«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд»;

«В противном случае мы не несем ответственности за последствия...» и т.п.

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: