Совершенствование системы контроля в организации ООО «Комсомольская правда в Калининграде - газеты в розницу»

Курсовая работа

Введение

контроль поведенческий управление

Планы не всегда выполняются так, как было задумано руководителями организации. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удаётся должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же тогда руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организация должна начать процесс адаптации. Ответ прост. Всё это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке.

Актуальность проблемы видна невооружённым взглядом. Контроль был и будет всегда. И ему придаётся особое значение, как фундаментальной функции управления. Ни планирование, ни организационную структуру, ни мотивацию нельзя осуществлять как функции управления без системы эффективного контроля.

Целью данной работы является совершенствование системы контроля в организации ООО «КПК - Газеты в розницу». Данная организация может функционировать более эффективно и как следствие получать больше прибыли, если проведёт некоторое обновление своей системы контроля. Для достижения поставленной цели предполагается решить ряд задач. Таких как:

) Провести анализ научной литературы, посвящённой проблемам контроля,

) Изучить опыт действующих предприятий в области системы контроля;

) Собрать информацию о ООО «КПК - Газеты в розницу».

) Проанализировать существующую систему контроля в ООО «КПК - Газеты в розницу».

) Разработать ряд предложений по совершенствованию системы контроля в ООО «КПК - Газеты в розницу».

Теоретические аспекты контроля как функции управления

Виды контроля в организации

Контроль является сложной системой. Его можно классифицировать по различным признакам. Наиболее распространённой классификацией является классификация по временному признаку. По данному признаку выделяют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль производится до фактического начала работы. В ходе такого контроля определяют наличие и состояние ресурсов, приоритетные направления их использования, что позволяет избежать проблем в ходе непосредственного выполнения работ. Главная его цель - это проверка готовности организации к осуществлению её деятельности. Планирование и создание организационной структуры позволяют его осуществить. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, чёткое написание должностных инструкций, эффективное доведение целей до подчинённых - всё это увеличивает вероятность того, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано, а также всё это находится во власти контроля.

Предварительный контроль в организациях направлен на области человеческих, материальных и финансовых ресурсов.

В отношении человеческих ресурсов предварительный контроль осуществляется путём анализа деловых и профессиональных навыков и знаний, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей. Для этого устанавливаются минимально допустимый уровень образования и стаж работы в данной области, а также проверка документов и рекомендаций, предоставляемых нанимаемым. При приёме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям. Сформулировать такие требования помогают внутрифирменные профессиональные стандарты специалистов.

В отношении материальных ресурсов предварительный контроль начинается с выработки стандартов допустимого качества материалов, необходимого для производства, поступающие материалы проверяют на соответствие этим стандартам; тщательно выбираются поставщики для заключения договоров. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов для бесперебойной работы организации и избегания дефицита.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является финансовый план (бюджет). Он даёт ответ на вопрос: когда, сколько и каких средств требуется организации. Бюджет также устанавливает предельные значения затрат по каждому структурному подразделению и не позволяет тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Следующим видом является текущий контроль. Данный контроль осуществляется непосредственно на стадии производственного процесса, направленного на достижение сначала промежуточных целей, а вследствие этого на достижение стратегического плана в целом. Такие промежуточные цели являются так называемыми «точками контроля». Чем продолжительнее период выполнения плана, тем больше должно быть число таких точек и тем меньше промежуток между ними. Это даёт возможность своевременно выявить отклонения от плана и принять меры по их устранению.

Система текущего контроля включает следующие блоки:

а) информационный блок - перечень параметров, подлежащих проверке в процессе контроля;

б) оценочный блок - воспринимает и анализирует поступающую информацию о событиях внешней и внутренней среды и определяет их соответствие тому, что было запланировано;

в) механизм корректировки - необходим в случае выявления отклонения от намеченного плана в предыдущем блоке.

Текущий контроль осуществляется на основе обратной связи, представляющей собой получение данных о ходе процессов.

Текущий контроль на оперативном уровне призван обеспечить выполнение всех работ в соответствии с планом. На стратегическом же уровне внимание сосредоточено на квартальных результатах и ключевых точках (например, завершение проекта) для того, чтобы оценить весь производственный процесс и траекторию его развития в целом и, соответственно, внести необходимые коррективы.

Последним видом контроля в классификации по временному признаку является заключительный контроль. Он проводится после выполнения работ, это контроль итогов. Несмотря на то, что заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет большое значение. Заключительный контроль на оперативном уровне управления выполняет следующие основные функции:

) обеспечение менеджеров информацией, необходимой для оценки эффективности деятельности, за которую они ответственны;

) его результаты образуют базу для оценки и мотивации персонала путём вознаграждения;

) воздействует на менеджеров, которые ответственны за обеспечение и осуществление производственного процесса, с целью их активизации.

Заключительный контроль на стратегическом уровне управления обеспечивает высшее руководство информацией, используемых для корректировки или изменения будущих планов организации и совершенствование процесса стратегического планирования.

Помимо распространённой классификации по временному признаку, классифицировать контроль можно и по ряду других признаков. Перечислим некоторые классификации.

По отношению к организации различают внешний и внутренний контроль.

Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками - контролерами. Идея внешнего контроля основывается на том непреложном факте, что люди, по крайне мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает их руководитель или представитель.

В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и её результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

Производственный процесс осуществляется поэтапно, и на каждом этапе обязательно производится определённый контроль. Таким образом, можно выделить следующие виды контроля, сопровождающие каждый свою стадию производственного процесса: входной, операционный контроль, контроль готовой продукции, транспортирования и хранения.

Можно классифицировать контроль в зависимости от его субъекта: самоконтроль; контроль, выполняемый менеджером, контрольным мастером и/или отделом технического контроля; инспекционный контроль; государственный и международный контроль. А также, классификация в зависимости от объекта контроля. Здесь выделяют: контроль системы в целом, контроль её подсистем, контроль её элементов и конечно же контроль за решением и контроль за результатами.

По степени охвата объекта: сплошной и выборочный контроль.

По регулярности: регулярный, нерегулярный и специальные проверки.

По источникам данных контроль подразделяется на документальный и фактический. Документальный контроль заключается в установлении сущности проверяемой хозяйственной операции (и хозяйственной деятельности в целом) по данным первичных документов, учетных записей и отчетности, в которых она получила отражение.

Объектами фактического контроля являются:

) наличные деньги в кассе;

) наличие основных средств;

) товарно-материальные ценности;

) незавершённое производство.

Существует ещё одна довольно распространённая классификация контроля по функциональным видам деятельности организации. По ней выделяются следующие виды контроля:

) финансовый контроль - учет и анализ доходов и затрат от производства продукции, бюджеты подразделений, анализ потоков доходов и расходов;

) маркетинговый контроль - контроль поведения конкурентов, клиентов, поставщиков, изменения цен и других рыночных параметров;

) административный контроль - контроль выполнения административных правил, процедур и регламентов;

) экологический контроль - контроль изменения состояния окружающей среды в результате работы организации;

) кадровый контроль - контроль кадровых изменений, текучести кадров, мотивации персонала, возрастной структуры и других кадровых параметров;

) технологический контроль - контроль соответствия технологического процесса установленным параметрам. [2, 222 с.]

Итак, исходи из всех вышеперечисленных классификаций по разным признакам можно сделать вывод, что контроль является весьма сложной системой, которая в зависимости от конкретной ситуации меняет некоторые свои характеристики, приобретая совершенно иной смысл.

Этапы процесса контроля

В процессе контроля есть три чётко выраженных этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. Рассмотрим их по порядку (см. Приложение 1).

) Установление стандартов - первый этап процесса контроля. Он показывает, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования.

Стандарты - это конкретная цель, степень достижения которой поддаётся измерению; это желаемый результат или событие, с которым менеджеры могут сравнить последующую деятельность, исполнения и изменение. Они отбираются из многочисленных целей и стратегий организации и только потом могут использоваться в процессе контроля. Стандарты отличаются двумя важными особенностями: наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению которому можно оценить степень выполнения работы. Примерами целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля могут являться следующие: получить прибыль в размере 2 млн. долл. в 2011 году или уменьшить количество, воздерживающихся от голосования на 4% на следующих выборах. Установление стандартов позволяет сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Достаточно легко установить стандарты для величин, поддающихся количественному измерению (по прибыли, объёму продаж). Но некоторые важные цели и задачи не поддаются количественному выражению напрямую. Например, невозможно точно приписать повышению степени удовлетворённости работой численное значение или выразить его через эквивалентную сумму денег. В подобном случае проводятся различные обследования и опросы, происходит косвенное выражение их через другие показатели. Однако, используя косвенные показатели, менеджер должен уметь отделять симптомы от истинных причин, тщательно анализируя внутренние и внешние факторы, влияющие на показатели. Руководство не может осуществлять эффективный контроль без показателя какого-либо типа.

) Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На данном этапе менеджер должен определить, насколько полученные результаты соответствуют его ожиданиям, насколько допустимы и относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Деятельность на данной стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Она заключается в определении масштаба допустимых отклонений, измерении результатов, передаче информации и её оценке.

Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Это очень ответственный момент, так как, если взят чрезмерно большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести слишком угрожающие очертания. Но если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на незначительные отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.

Контроль должен охватывать все сферы и звенья деятельности организации. Однако для этого не требуется проверять каждого работника. Для этого происходит отбор критических точек, заслуживающих особого внимания, и осуществляется контроль лишь их.

Для того, чтобы контроль был экономически эффективным, преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на его функционирование. Это достигается использованием метода управления по принципу исключения. Он состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов и норм.

Следующим шагом данного этапа является измерение результатов работы - самый трудный и дорогостоящий элемент контроля, позволяющий установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Здесь важно правильно выбрать единицу измерения (так чтобы её легко можно было преобразить в те единицы, в которых выражен стандарт), определить частоту измерений. Всё это зависит от специфики вида деятельности, подлежащей контролю. И стоит отметить, что из-за больших затрат на данной стадии менеджер должен избегать искушения измерить всё и как можно точнее.

Затем после измерения результатов осуществляется передача и распространение полученной информации, которые играют ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы, система контроля функционировала правильно и приносила пользу, необходимо донести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Данная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведенья ответственных за соответствующий участок работников в удобной форме. И чрезвычайно важно убедиться, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками организации. Для этого должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто должен их выполнять.

И в заключение второго этапа процесса контроля осуществляется оценка полученных данных о результатах. Именно менеджер определяет степень достоверности и необходимости информации. Он должен отобрать лишь важную информацию, ту, которая адекватно описывает исследуемое явление и необходима для принятия правильного решения.

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Здесь менеджер должен выбрать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

) Ничего не предпринимать. Основная цель системы контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором контроль действительно заставлял бы организацию функционировать в соответствии с планом. Если сопоставление фактических результатов со стандартами показывает, что установленные цели достигаются, лучше всего поддерживать существующий статус деятельности. Однако если система контроля показала, что в каком-то элементе организации всё идёт по плану, необходимо продолжать измерения результатов, повторяя циклы контроля.

) Устранить отклонения. Данная линия поведения заключается в том, что при обнаружении отклонения от стандартов производится корректировка действий, сконцентрированная на устранении первопричины отклонения. Смысл корректировки состоит в том, чтобы добиться возвращения организации к правильному образу действий.

) Пересмотр стандартов. Не всегда все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основаны на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего, которые не всегда воплощаются. Происходи пересмотр планов организации, а вместе с ними и установленные стандарты.

Рекомендации по совершенствованию систем контроля в ООО «КПК - Газеты в розницу»

Прогресс не стоит на месте, а движется вперёд. Всё вокруг упрощается, становится легче в использовании и потреблении. Контроль тоже должен упрощаться и облегчать рабочую деятельность и управленческому персоналу, и рядовым служащим. Организация ООО «КПК - Газеты в розницу» нуждается в переменах, особенно в области системы контроля. Даже просто слегка подкорректировав некоторые несовершенства контроля, организация могла бы подняться на более высокий уровень осуществления своей деятельности.

Самое главное, чему надо научиться управленческому персоналу ООО «КПК - Газеты в розницу», это учитывать поведенческий аспект контроля, осуществляя любую свою деятельность. Ведь люди в данной организации - это всё, так как по специфике деятельности её автоматизация невозможна. Поэтому отсылая или раздавая приказы, необходимо тщательно убедиться, что они корректны, принимаются сотрудниками адекватно, в противном же случае попытаться донести перспективы, ожидаемые результаты от данного приказа либо пересмотреть приказ, распоряжение, возможно в нём действительно что-то не так. И как крайняя мера, проявить жёсткость и заставить выполнять приказ, но только лишь в том случае, если его польза подтвердится в самое ближайшее время и всех противящихся переубедит.

Так же важно поднять у каждого сотрудника уровень ответственности за выполняемую им работу. Всё в организации взаимосвязано, один выполнил недобросовестно свою работу - пострадал другой и т.д. по цепочке.

В области технического контроля организации следовало бы отнестись более серьёзно к условиям работы на торговых точках. Никто не станет долго терпеть тяжёлые условия труда (жуткий холод зимой, невыносимую жару летом, отсутствие воды или хотя бы её ближайшего «источника» и т.д.). Повысится текучка кадров, что означает отсутствие проверенных продавцов-кассиров и постоянный риск нанять недобросовестного человека, с недобрыми намереньями осуществления деятельности с выгодой для себя.

Наверное, самое существенное изменение является в том, что следовало бы произвести замену либо усовершенствование программы считывания штрих-кода на реализационных товарах. В первом случае замена может произвестись на подобную программу считывания штрих-кода, но с незаменимой функцией постановки товара на приход прямо с кассового аппарата. Стоит лишь вбить количество товара, полученного от поставщика, и она выдаст автоматически посчитанную накладную, которая сразу же ставится павильону или киоску на баланс. Данная программа существенно облегчила бы работу продавцам-кассирам, бухгалтерам, которым бы теперь не надо было проверять каждую присылаемую накладную от киосков и павильонов. К тому же модернизированная функция считывания штрих-кода позволила бы управленческому персоналу, будучи на своём рабочем месте в офисе получать полную и достоверную информацию по всем продажам всех торговых точек. Во втором случае усовершенствования уже существующей программы вся работа ляжет на человека или группу людей, которые занимаются внесением всего товара в общую базу штрих-кодов. Им придётся осуществлять деятельность с двойной ответственностью, их объём работы увеличится, но всё это пойдёт на улучшение системы контроля, ведь усовершенствованная система даст более полную информацию управленческому персоналу, отмечаемому за продажи. Следует отметить, что первый способ во много раз эффективней и целесообразней.

После замены программы на кассовых аппаратах будет легче наладить ситуацию с переполненностью склада с товаром. Так как получаемые данные будет легко проанализировать и составить списки ходовых и неходовых товаров. Конечно же, не обойтись без маркетинговых исследований, которые будут направлены на выяснение предпочтений покупателей и будут обходиться дешевле, чем купленный товар, бесполезно лежащий на полках склада. Также по полученным данным менеджеры могут присылать в павильоны и киоски накладные с рекомендуемыми заказами у поставщиков, основанных на официальных исследованиях, а не на интуиции менеджера.

Кроме того, следовало бы разработать более чёткую структуру, точно определяющую должностные обязанности и компетенцию каждого сотрудника, чтобы каждый сотрудник знал, к кому обращаться по тому или иному вопросу или проблеме. Так же сотрудник должен быть уверен, что его воспримут в серьёз и действительно помогут справиться с ситуацией, и что данное обращение не повлияет на его личную характеристику.

Выполнение данных рекомендаций даст возможность существенно повысить уровень системы контроля в организации ООО «КПК - Газеты в розницу», что приведёт к более успешному её функционированию в дальнейшем.

Заключение

Контроль был, есть и будет всегда. Это неотъемлемая часть любой деятельности. Фундаментальная функция в системе управления, без которой невозможно осуществление остальных: планирования, организации и мотивации. Контроль необходим для предупреждения возникновения кризисных ситуаций и различных проблем, путём оценки изменений внутренней и внешней среды организации; для преодоления фактора неопределённости и для поддержания успеха организации.

Первая глава данной курсовой работы посвящена теоретическим аспектам контроля как функции управления. В трёх её разделах раскрыты теоретические знания, связанные с этим вопросом. Начиная от природы и сущности системы контроля, где производился анализ объектов, субъектов, предметов контроля, а также его необходимость и главный смысл.

Затем во втором разделе первой главы описаны различные классификации контроля. Контроль очень сложный процесс, имеющий различные интерпретации в различных ситуациях, как в деловой, так и в обычной жизни. Поэтому следующий раздел было логично посвятить этапам контроля. Они более полно показали всю подноготную системы контроля. Источниками информации для данной главы служили словари, учебники, научные статьи в печатном и электронном виде.

Вторая глава раскрывает механизм осуществления контроля в организации. То есть сначала были рассмотрены методы осуществления контроля в первом разделе, затем критерии эффективности, по которым оценивается степень его полезности для функционирования организации и напоследок в третьем разделе были рассмотрены поведенческие аспекты системы контроля в организации. В третьем разделе также указывалось, как может повлиять на человека контроль: негативно или позитивно. Очень часто менеджеры допускают ошибки, связанные с поведенческими аспектами, что приводит к недопониманию между руководством и подчиненными.

И наконец, третья глава была посвящена рассмотрению системы контроля на примере конкретной организации ООО «КПК - Газеты в розницу».

В первом разделе изложены общие сведенья об организации ООО «КПК - Газеты в розницу», во втором рассматривается уже существующая система контроля. Данный анализ вывел на то, что контроль в данной организации весьма несовершенен и требует серьёзных доработок. Поэтому следом в третьем разделе третьей главы изложены некоторые рекомендации по совершенствованию системы контроля, которые должны помочь компании.

В самом начале работы над данной курсовой работой была поставлена цель: совершенствование систем контроля в организации ООО «КПК - Газеты в розницу». Путём поэтапного достижения всех поставленных в начале задач, цель работы достигнута.