Классификация электронных документов

Содержание

Введение

Глава 1. Определение понятия " электронный документ"

1.1 Сущность понятия " электронный документ"

1.2 Классификация электронных документов

1.3 Проблемы формирования фонда электронных документов

Глава 2. Методика и организация работы электронного библиотечного фонда

2.1 Цели и задачи создания фонда на электронных носителях

2.2 Критерии отбора электронных документов в фонд библиотеки

2.3 Сохранность электронного фонда библиотеки

Заключение

Список используемой литературы

Введение

 

Электронный документ в целом в нынешнее время приобретает все более важное значение, как один из важнейших компонентов современного фонда библиотеки. Это обусловлено тем, что информационные технологии все глубже проникают во все сферы жизнедеятельности человека. И для библиотеки, как организации, осуществляющей хранение и передачу информации во времени и пространстве, электронный документ является очень важным компонентом, как носитель информации. И очень важно определить место электронного документа в структуре библиотеки в целом, и в библиотечном фонде в частности.

Объектом курсовой работы стало рассмотрение библиотечного фонда в структуре библиотеки.

Предметом курсовой работы является разъяснение определения " электронный документ" в рамках библиотечного дела.

Тема исследования является достаточно актуальной на данный момент в связи с тем, что, работники библиотек испытывают трудности при определении того какими именно видами электронных документов следует комплектовать фонд электронных документов, и какие критерии отбора следует использовать.

Цель работы - рассмотрение электронного документа и его места в сфере электронного библиотечного фонда.

Задача - раскрыть цели и задачи создания фонда на электронных носителях, как основных хранителей фонда электронных документов в среде библиотек, а также изучение проблем и перспектив данного вида фонда документов. Структура работы: курсовая работа состоит из введения, содержания, основного материала курсовой работы, состоящей из двух глав, заключения и списка используемой литературы.

Глава 1. Определение понятия " электронный документ"

 

1.1 Сущность понятия " электронный документ"

 

Одной из главных проблем, стоящей перед библиотечными фондами, является трудность определения сущности понятия " электронный документ" и применимость данного определения в сфере фонда библиотек. Очень часто сотрудники библиотеки испытывают трудности при определении того какой именно формой электронных документов следует комплектовать фонд, для последующего учета, хранения и передачи.

Подробно вопрос об определении формы комплектования электронного документа освещают В.Г. Казаков и Т.В. Майстрович.

В настоящее время человечество активно осваивает новую коммуникативную среду, в которой формируются цифровые аналоги информационных массивов, сохраняемых в традиционной среде отлаженной системой библиотек и архивов. На данный момент приходится признать отсутствие хоть какой-то системности в представлении электронных документов, их источниках, легитимности, описании, качестве. Нестабильность этих коллекций имеет множество негативных сторон, одна из которых - невозможность точной ссылки, что делает научные ресурсы, например, пригодными только для ознакомления. Считается, что система поисковых машин достаточно надежна, но они работают только по распознанным текстам. И совсем никто не несет ответственности за сохранность текстов на более или менее серьезный промежуток времени.

Поскольку в электронной среде мы должны вновь создавать механизмы стандартизации, сохранения и трансляции тех электронных документов, которые по своим характеристикам могут быть отнесены к объектам национального научного и культурного наследия, то для этого требуется система с совершенно определенными качествами, все аналоги которой уже заложены в библиотечной системе. И ее принципы должны быть перенесены и Интернет и адаптированы под новые коммуникации.

В “доэлектронную эру" библиотеки выполняли роль “второго контура" в документном пространстве, поскольку сам документный поток формируется издательствами, которые определяют и все стандарты того, что рассматривается в качестве книги или периодического издания. Библиотеки, опираясь на социальную значимость документов, принимали решение только о том, какие из них должны включаться в фонды. Сейчас библиотеки не только сами формируют электронные документы (в рамках создания электронных библиотек, но и должны определиться, какова их зона ответственности за кумуляцию, сохранение и предоставление пользователям электронных ресурсов, создаваемых другими организациями. На решение этой проблемы направлены усилия специалистов в различных странах.

Для сохранения единства документно-информационного пространства в основу комплектования фондов электронных библиотек, должен быть положен принцип преемственности подходов, правил и методик, принятых в библиотечной практике. Поэтому необходимо выделить из всего множества электронных ресурсов те объекты, которые по своим существенным признакам могут быть отнесены к объектам библиотечного хранения. [15, 33]

Несмотря на то, что уже есть большое количество определений понятия “электронный документ”, “электронная книга”, “электронный ресурс” ни одно из них не позволяет подойти к выстраиванию типологических характеристик, без которых невозможно сформулировать подходы к их собиранию, государственному библиографическому учету, каталогизации и длительному сохранению.

Очевидно, что из всего многообразия в библиотеках собираются документы, имеющие характер портативных, неаутентичных, информационно значимых самодостаточных, прошедших процедуру обнародования (опубликования, издания). Если в дальнейшем в Интернет возобладают другие подходы, то решения могут быть скорректированы, так же как не остается неизменной практика архивного и библиотечного дела. [15, 12-15]

Рассмотрим, что стоит понимать под терминами электронный и машиночитаемый документ.

В профессиональной печати (как библиотечной, так и отражающей проблемы информатики) часто встречается термин " машиночитаемый документ", что означает, документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся на нем информации. При этом имеется в виду именно ЭВМ. Однако машиночитаемый по логике самого слова означает, что он читается при помощи машины и совсем не обязательно электронной. Микрофиша с большим сжатием - тоже машиночитаемый документ, поскольку ее невозможно прочесть без помощи аппарата.

Кроме того, история свидетельствует, что счетно-перфорационная машина создана в США во второй половине XIX в. и впервые использована для подсчета результатов переписи населения в 1890 г. В России машиночитаемые документы появились также в связи с необходимостью обработки данных всеобщей переписи населения 1897 г. На основе листов первичного учета было заполнено около 126 млн 22-колонных перфокарт, которые поступили в специальный архив Центрального статистического комитета, а затем после опубликования итогов переписи в 1905 г. Уничтожены.

Земсков А.И. пишет в своем научном труде.

Проводившаяся в нашей стране в 1920-х гг. рационализация делопроизводства во многом основывалась на использовании перфокарт. Они применялись на машиносчетных станциях и машиносчетных установках и имели справочный аппарат в виде таблиц кодирования и контрольных табуляграмм.

Таким образом, определения терминов электронный документ и машиночитаемый документ в современной трактовке нельзя признать вполне удовлетворительными. Помимо собственно уточнения эти понятия нуждаются и в разработке типологии, без которой очень трудно решать вопросы формирования библиотечных фондов.

Но пока специалисты не выработали систему понятий, описывающих электронные ресурсы, будем условно считать оптические компакт-диски электронными изданиями, а говоря об электронных документах, будем иметь в виду те, которые существуют только на жестком диске компьютера и серверах, т.е. не имеют отдельно взятого материального носителя. [6, с.236]

 

Заключение

 

Перед электронным документом лежат широкие возможности реализации в сфере библиотечного фонда, и самой библиотеки в целом, и то каких результатов добилась электронный библиотечный фонд и электронный документ является лишь началом длинного пути развития.

На основе вышеизложенного материала можно сделать следующие выводы.

Электронный документ, как и электронный библиотечный фонд являются приоритетными путями дальнейшего развития самой библиотеки. Требуется решить проблему, связанную с обеспечением самой библиотеки современными средствами вычислительной техники, так как на данный момент этот вопрос стоит очень остро ввиду недостаточного финансирования библиотек.

Необходимо проводить подготовку новых кадровых сотрудников библиотеки с учетом обучения владением средств вычислительной техники как минимум на уровне пользователя, для улучшения работы по созданию электронных библиотек и комплектования их электронными документами.

Требуется осваивать новые методы формирования библиотечного фонда, с учетом использования в них электронных документов.

Необходимо четко определить критерии соответствия электронных документов фонду библиотеки, как традиционному, так и электронному.

Следует вплотную заняться проблемой сохранности печатных изданий редких и ценных книг, в рамках сохранения культурного наследия предков.

Электронная документ, как и фонд электронных документов должны стать обязательными компонентами библиотек нового поколения, так как они являются наиболее перспективными видами развития библиотеки, как организации осуществляющей хранение и передачу информации пользователям.

Список используемой литературы

 

1. ГОСТ 7.83-2001 Электронные издания. Основные виды и выходные сведения // Стандарты по библиотечному делу: сб. - СПб., 2002. - с 6.

2. Баренбаум И.Е. Книговедение и электронная книга // Книга: Исследования и материалы. - Сб.76. - М.: ТЕРРА, 1999. - С.5-15

.   Гиляревский Р.С. Электронная книга: современное состояние и перспективы развития // Книга: Исследования и материалы: Сб.74. - М.: ТЕРРА, 1997 - С.51-60

.   Земсков, А.И. Что придет после электронных библиотек? / А.И. Земсков, Г.А. Евстигнеева, И.А. Скорикова // Научн. и техн. библиотеки. - 2004. - N 7. - С.5-15.

.   Земсков, А.И. Электронные библиотеки: учебник для вузов / А.И. Земсков, Я.Л. Шрайберг. - М.: Либерея, 2003. - 351 с. - (Альманах " Приложение к журналу " Библиотека" ).

.   Калабухова, Л.Б. От фонотеки к медиатеке / Л.Б. Калабухова // Новая библиотека. - 2006. - N 7. - С.9-12.

.   Качалина, В.В. " Электронная коллекция" или " электронный фонд"? (по данным экспертного опроса) / В.В. Качалина // Библиотековедение. - 2006. - N 1. - С.55-61. - Библиогр.: с.61.

.   Класквин Ф.Ф., Тимофеева О.В. Электронные журналы: традиционные участники, новые роли // Информационные ресурсы России. - 1999. - No 4. - С.25-27

.   Козлова, Е.И. Рынок электронных ресурсов / Е.И. Козлова // Библиотека. - 2005. - N 3. - С.38-41.

.   Линдквист М.Г. Политика библиотек в области электронных публикаций // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Труды конференции (Евпатория, 23-28 мая 1994 г.). - М.: ГПНТБ, 1994. - С.97-100

.   Литвинова, Н.Н. Еще раз об электронном документе / Н.Н. Литвинова // Научн. и техн. библиотеки. - 2005. - N 11. - С.57-62.

.   Литвинова, Н.Н. Электронные документы: отбор, использование и хранение / Н.Н. Литвинова // Библиотека. - 2005. - N 6. - С.6-9.

.   Майстрович Т.В. Проблемы формирования фонда электронных документов // Науч. и техн. б-ки. 2000, № 10. С.39.

.   Майстрович Т.В., Казаков В.Г. Электронный документ как объект библиотечного дела: постановка проблемы // Российский научный электронный журнал " Электронные библиотеки". - 2003. - Т.6, вып.4.

.   Морган Э. Электронные книги, библиотеки и право собственности // Научные и технические библиотеки. - 2001. - No 8. - С.27-35

.   Морозовский М. Электронная книга // Книжное дело. - 2002. - No 2 (46). - С.38-39

.   Национальная электронная библиотека: концепция // Новая библиотека. - 2004. - N 10. - С.17-25.

.   Сире, Л. Сохрани или потеряешь!: долгосрочное архивирование электронных публикаций: опыт Германии / Л. Сире // Библиотечное дело. - 2006. - N 7. - С.6-9.

.   Столяров Ю.Н. О сущности библиотеки // Библиотековедение. - 1998. - No 5. - С.3-10

.   Столяров, Ю.Н. Понятие электронный фонд: дискуссионные вопросы / Ю.Н. Столяров // Научн. и техн. библиотеки. - 2006. - N 8. - С.80-89.

.   Фесенко, К. Обзор тенденций развития электронных ресурсов и адаптации к ним читателей и библиотек / К. Фесенко // Научн. и техн. библиотеки. - 2006. - N 10. - С.30-38.

.   Хахалева, Н.И. Формирование библиотечного фонда в электронной среде: концептуальный подход / Н.И. Хахалева // Библиотековедение. - 2006. - N 3. - С.38-41.

.   Шрайберг, Я.Л. Российские электронные библиотечные ресурсы и авторское право / Я.Л. Шрайберг // Научн. и техн. библиотеки. - 2005. - N 10. - С.5-12.

.   Электронная книга: Взгляд в будущее / Алексеева М.И., Барышева О.В., Гиляревский Р.С. МГУ. Факультет журналистики. - М., 2000. - 44 с.

Содержание

Введение

Глава 1. Определение понятия " электронный документ"

1.1 Сущность понятия " электронный документ"

1.2 Классификация электронных документов

1.3 Проблемы формирования фонда электронных документов

Глава 2. Методика и организация работы электронного библиотечного фонда

2.1 Цели и задачи создания фонда на электронных носителях

2.2 Критерии отбора электронных документов в фонд библиотеки

2.3 Сохранность электронного фонда библиотеки

Заключение

Список используемой литературы

Введение

 

Электронный документ в целом в нынешнее время приобретает все более важное значение, как один из важнейших компонентов современного фонда библиотеки. Это обусловлено тем, что информационные технологии все глубже проникают во все сферы жизнедеятельности человека. И для библиотеки, как организации, осуществляющей хранение и передачу информации во времени и пространстве, электронный документ является очень важным компонентом, как носитель информации. И очень важно определить место электронного документа в структуре библиотеки в целом, и в библиотечном фонде в частности.

Объектом курсовой работы стало рассмотрение библиотечного фонда в структуре библиотеки.

Предметом курсовой работы является разъяснение определения " электронный документ" в рамках библиотечного дела.

Тема исследования является достаточно актуальной на данный момент в связи с тем, что, работники библиотек испытывают трудности при определении того какими именно видами электронных документов следует комплектовать фонд электронных документов, и какие критерии отбора следует использовать.

Цель работы - рассмотрение электронного документа и его места в сфере электронного библиотечного фонда.

Задача - раскрыть цели и задачи создания фонда на электронных носителях, как основных хранителей фонда электронных документов в среде библиотек, а также изучение проблем и перспектив данного вида фонда документов. Структура работы: курсовая работа состоит из введения, содержания, основного материала курсовой работы, состоящей из двух глав, заключения и списка используемой литературы.

Глава 1. Определение понятия " электронный документ"

 

1.1 Сущность понятия " электронный документ"

 

Одной из главных проблем, стоящей перед библиотечными фондами, является трудность определения сущности понятия " электронный документ" и применимость данного определения в сфере фонда библиотек. Очень часто сотрудники библиотеки испытывают трудности при определении того какой именно формой электронных документов следует комплектовать фонд, для последующего учета, хранения и передачи.

Подробно вопрос об определении формы комплектования электронного документа освещают В.Г. Казаков и Т.В. Майстрович.

В настоящее время человечество активно осваивает новую коммуникативную среду, в которой формируются цифровые аналоги информационных массивов, сохраняемых в традиционной среде отлаженной системой библиотек и архивов. На данный момент приходится признать отсутствие хоть какой-то системности в представлении электронных документов, их источниках, легитимности, описании, качестве. Нестабильность этих коллекций имеет множество негативных сторон, одна из которых - невозможность точной ссылки, что делает научные ресурсы, например, пригодными только для ознакомления. Считается, что система поисковых машин достаточно надежна, но они работают только по распознанным текстам. И совсем никто не несет ответственности за сохранность текстов на более или менее серьезный промежуток времени.

Поскольку в электронной среде мы должны вновь создавать механизмы стандартизации, сохранения и трансляции тех электронных документов, которые по своим характеристикам могут быть отнесены к объектам национального научного и культурного наследия, то для этого требуется система с совершенно определенными качествами, все аналоги которой уже заложены в библиотечной системе. И ее принципы должны быть перенесены и Интернет и адаптированы под новые коммуникации.

В “доэлектронную эру" библиотеки выполняли роль “второго контура" в документном пространстве, поскольку сам документный поток формируется издательствами, которые определяют и все стандарты того, что рассматривается в качестве книги или периодического издания. Библиотеки, опираясь на социальную значимость документов, принимали решение только о том, какие из них должны включаться в фонды. Сейчас библиотеки не только сами формируют электронные документы (в рамках создания электронных библиотек, но и должны определиться, какова их зона ответственности за кумуляцию, сохранение и предоставление пользователям электронных ресурсов, создаваемых другими организациями. На решение этой проблемы направлены усилия специалистов в различных странах.

Для сохранения единства документно-информационного пространства в основу комплектования фондов электронных библиотек, должен быть положен принцип преемственности подходов, правил и методик, принятых в библиотечной практике. Поэтому необходимо выделить из всего множества электронных ресурсов те объекты, которые по своим существенным признакам могут быть отнесены к объектам библиотечного хранения. [15, 33]

Несмотря на то, что уже есть большое количество определений понятия “электронный документ”, “электронная книга”, “электронный ресурс” ни одно из них не позволяет подойти к выстраиванию типологических характеристик, без которых невозможно сформулировать подходы к их собиранию, государственному библиографическому учету, каталогизации и длительному сохранению.

Очевидно, что из всего многообразия в библиотеках собираются документы, имеющие характер портативных, неаутентичных, информационно значимых самодостаточных, прошедших процедуру обнародования (опубликования, издания). Если в дальнейшем в Интернет возобладают другие подходы, то решения могут быть скорректированы, так же как не остается неизменной практика архивного и библиотечного дела. [15, 12-15]

Рассмотрим, что стоит понимать под терминами электронный и машиночитаемый документ.

В профессиональной печати (как библиотечной, так и отражающей проблемы информатики) часто встречается термин " машиночитаемый документ", что означает, документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся на нем информации. При этом имеется в виду именно ЭВМ. Однако машиночитаемый по логике самого слова означает, что он читается при помощи машины и совсем не обязательно электронной. Микрофиша с большим сжатием - тоже машиночитаемый документ, поскольку ее невозможно прочесть без помощи аппарата.

Кроме того, история свидетельствует, что счетно-перфорационная машина создана в США во второй половине XIX в. и впервые использована для подсчета результатов переписи населения в 1890 г. В России машиночитаемые документы появились также в связи с необходимостью обработки данных всеобщей переписи населения 1897 г. На основе листов первичного учета было заполнено около 126 млн 22-колонных перфокарт, которые поступили в специальный архив Центрального статистического комитета, а затем после опубликования итогов переписи в 1905 г. Уничтожены.

Земсков А.И. пишет в своем научном труде.

Проводившаяся в нашей стране в 1920-х гг. рационализация делопроизводства во многом основывалась на использовании перфокарт. Они применялись на машиносчетных станциях и машиносчетных установках и имели справочный аппарат в виде таблиц кодирования и контрольных табуляграмм.

Таким образом, определения терминов электронный документ и машиночитаемый документ в современной трактовке нельзя признать вполне удовлетворительными. Помимо собственно уточнения эти понятия нуждаются и в разработке типологии, без которой очень трудно решать вопросы формирования библиотечных фондов.

Но пока специалисты не выработали систему понятий, описывающих электронные ресурсы, будем условно считать оптические компакт-диски электронными изданиями, а говоря об электронных документах, будем иметь в виду те, которые существуют только на жестком диске компьютера и серверах, т.е. не имеют отдельно взятого материального носителя. [6, с.236]

 

Классификация электронных документов

 

Для того чтобы успешно проводить комплектование и формирование фонда электронных документов следует, прежде всего, провести классификацию электронных документов.

Согласно ГОСТ 7.83-2001 " Электронные издания. Основные виды и выходные сведения" электронный документ: документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.

Электронное издание: Электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.

Электронные издания различают:

по наличию печатного эквивалента

электронный аналог печатного издания: Электронное издание, в основном воспроизводящее соответствующее печатное издание (расположение текста на страницах, иллюстрации, ссылки, примечания и т.п.),

самостоятельное электронное издание: Электронное издание, не имеющее печатных аналогов;

по природе основной информации:

текстовое (символьное) электронное издание: Электронное издание, содержащее преимущественно текстовую информацию, представленную в форме, допускающей посимвольную обработку,

изобразительное электронное издание: Электронное издание, содержащее преимущественно электронные образцы объектов, рассматриваемых как целостные графические сущности, представленных в форме, допускающей просмотр и печатное воспроизведение, но не допускающей посимвольной обработки,

звуковое электронное издание: Электронное издание, содержащее цифровое представление звуковой информации в форме, допускающей ее прослушивание, но не предназначенной для печатного воспроизведения,

программный продукт: Самостоятельное, отчуждаемое произведение, представляющее собой публикацию текста программы или программ на языке программирования или в виде исполняемого кода,

мультимедийное электронное издание: Электронное издание, в котором информация различной природы присутствует равноправно и взаимосвязано для решения определенных разработчиком задач, причем эта взаимосвязь обеспечена соответствующими программными средствами;

по целевому назначению

официальное электронное издание: Электронное издание, публикуемое от имени государственных органов, учреждений, ведомств или общественных организаций, содержащее материалы нормативного или директивного характера,

научное электронное издание: Электронное издание, содержащее сведения о теоретических и (или) экспериментальных исследованиях, а также научно подготовленные к публикации памятники культуры и исторические документы,

научно-популярное электронное издание: Электронное издание, содержащее сведения о теоретических и (или) экспериментальных исследованиях в области науки, культуры и техники, изложенные в форме, доступной читателю-неспециалисту,

производственно-практическое электронное издание: Электронное издание, содержащее сведения по технологии, технике и организации производства, а также других областей общественной практики, рассчитанное на специалистов различной квалификации,

нормативно производственно-практическое электронное издание: Электронное издание, содержащее нормы, правила и требования в разных сферах производственной деятельности,

учебное электронное издание: Электронное издание, содержащее систематизированные сведения научного или прикладного характера, изложенные в форме, удобной для изучения и преподавания, и расчитанное на учащихся разного возраста и степени обучения,

массово-политическое электронное издание: Электронное издание, содержащее произведение общественно-политической тематики, агитационно-пропагандистского характера и предназначенное широким кругам читателей,

справочное электронное издание: Электронное издание, содержащее краткие сведения научного и прикладного характера, расположенные в порядке, удобном для их быстрого отыскания, не предназначенное для сплошного чтения,

электронное издание для досуга: Электронное издание, содержащее общедоступные сведения по организации быта, разнообразным формам самодеятельного творчества, различным видам увлечений, компьютерные игры,

рекламное электронное издание: Электронное издание, содержащее изложенные в привлекающей внимание форме сведения об изделиях, услугах, мероприятиях с целью создания спроса на них,

художественное электронное издание: Электронное издание, содержащее произведения художественной литературы, изобразительного искусства, театрального, эстрадного и циркового творчества, произведения кино, музейную и другую информацию, относящуюся к сфере культуры и не являющейся содержанием научных исследований;

по технологии распространения

локальное электронное издание: Электронное издание, предназначенное для локального использования и выпускающееся в виде определенного количества идентичных экземпляров (тиража) на переносимых машиночитаемых носителях,

сетевое электронное издание: Электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей через телекоммуникационные сети. [1, 2]

1234Следующая ⇒

Поделиться: