Особенности хранения документации на бумажном носителе

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 7Следующая ⇒

Бумага - это листовой материал из натуральных растительных или искусственных волокон. Происхождение бумаги было обусловлено появлением письменности – ведь помимо изобретения алфавита и грамматики, необходимо было на чем-то писать. Впрочем, в том виде, в котором мы привыкли, бумага появилась не сразу. Пожалуй, что можно сказать, что история возникновения бумаги началась с того, что в древнем Египте около 3, 5 тысяч лет назад начали изготавливать папирус [5].

Основным материалом для изготовления папируса были трехгранные стебли тростника, достигавшие 5-ти метровой высоты. Впрочем, для приготовления папируса применяли только нижнюю часть стебля длиной около 60 сантиметров. Ее освобождали от наружного зеленого слоя, а сердцевину белого цвета извлекали и разрезали на тонкие полоски ножом. После этого полученные полоски 2-3 дня выдерживали в свежей воде для набухания и удаления растворимых веществ. Далее размягченные полоски прокатывали деревянной скалкой по доске и помещали в воду на сутки, опять прокатывали и снова клали в воду. В результате этих операций полоски приобретали кремовый оттенок и становились полупрозрачными. Далее полоски укладывали друг на друга, обезвоживали под прессом, сушили (опять же под прессом) и разглаживали камнем [5].

Как видно, технология первой бумаги (а вернее, ее предтечи) была достаточно сложной, а потому папирусы были дороги. Кроме того, они были не очень долговечны и требовали бережного отношения к себе.

Несмотря на это, вплоть до V-го века папирус оставался основным материалом для письма, и лишь в X веке от него практически полностью отказались.

Параллельно с развитием папируса началось развитие другого материала, который оказал большое влияние на историю бумаги. Этим материалом стал придуманный во II-м веке до нашей эры в Малой Азии пергамент. Свое название он получил из-за места, где началось его производство – города Пергама Пергамского царства. Любопытно, что появление пергамента во многом обусловлено тем, что Египет, опасаясь соперничества Пергамской библиотеки, для защиты статуса Александрийской библиотеки, как крупнейшей, организовал то, что впоследствии будут называть торговым эмбарго – запретил вывоз папируса за пределы Египта [12].

Пергамент получали путем особой, весьма сложной обработки кож молодых животных – телят, ягнят, козлов и ослов. В отличие от папируса, пергамент был значительно прочнее, эластичнее, долговечнее и на нем можно было писать с обеих сторон [12].

Однако у него был большой и очень серьезный недостаток – изготовление пергамента было очень трудным процессом, а потому этот материал был чудовищно дорог. Настолько дорог, что для того, чтобы написать новые документы, иногда приходилось смывать чернила со старых пергаментов.

Кстати, такие многоразовые пергаменты называются палимпсестами, и иногда ученым удается восстановить то, что на них было изначально написано. Так в 1926 году стал широко известен Лейденский палимпсест, на котором сначала были нанесены тексты Софокла, а потом смыты и заменены на религиозный текст.

Однако настоящим началом истории бумаги принято считать 105 год нашей эры, а родиной – Китай. Хотя это и не совсем верно, ведь появление бумаги в Китае произошло гораздо раньше.

Тем не менее, именно Цай Лунь обобщил и усовершенствовал уже известные способы изготовления бумаги и предложил технологический принцип производства бумаги – образование листового материала из отдельных волокон путём их обезвоживания на сетке из предварительно сильно разбавленной волокнистой суспензии. Происхождение бумаги во многом было обусловлено тем, что для ее производства годились практически любое растительное сырье и отходы: лубяные волокна тутового дерева и ивы, побеги бамбука, солому, траву, мох, водоросли, всякое тряпьё, конопляные очёсы, паклю [6].

На рубеже II и III веков новой эры бумага, изготовленная из растительных волокон, уже не считалась в Китае редким материалом. Дальнейшим шагом в истории развитии бумаги стало ее полное вытеснение из употребления деревянных дощечек в III веке, которые ранее использовались для письма. Бумагу изготавливали нужного размера, цвета, толщины и пропитывали специальными веществами для более длительного хранения.

Другой по-настоящему большой вехой в истории развития бумаги стало появление «летающих монет» в IX веке все в том же Китае – бумажных денег. Следует отметить, что в Европе это произошло намного позже.

Кстати, именно Китай стал местом происхождения туалетной бумаги. В Европе это новшество прижилось значительно позже.В течение многих веков китайцы были единственными, кто владел секретами изготовления бумаги, а потому они ревностно оберегали эту технологию.

Однако в 751 году произошло сражение, в котором арабы победили китайцев, и смогли пленить нескольких бумажных мастеров. От них арабы смогли перенять опыт по производству бумаги и потом усовершенствовали его, что оказало большое влияние на историю бумаги [9].

Первым некитайским центром развития бумажного производства стал Самарканд, далее в 800 году бумагу появляется в Багдаде, в 1100 – в Каире, а в 1300 – в Венеции. Почти 300 лет потребовалось для того, чтобы бумага из Ирака смогла попасть в Египет.

История появления бумаги в Европе была еще длиннее. Первые бумажные мельницы появились в Испании в X веке, а уже через 100 лет в Толедо и Шативе вырабатывали бумагу столь высокого качества, что ее охотно покупали во многих странах. В начале XII века произведения некоторых итальянских поэтов были уже написаны на превосходной белой бумаге [9].

Дальнейшая история развития бумаги и бумажного производства развивалась преимущественно в Европе. Вскоре, большую конкуренцию итальянцам стали составлять французы. Из Франции бумажное производство двинулось в Англию, Голландию и на восток – в Германию, Польшу, Московскую Русь.

Несомненно, огромное влияние на историю развития бумаги оказало изобретение печатного станка. В XV-XVI веках темпы производства бумаги растут, и внедряются новые технологии ее производства.

История развития бумаги шла, и во второй половине XVII века был придуман ролл – размалывающий аппарат. Трудно представить себе более значимую веху в истории изобретения бумаги, ведь применение таких аппаратов позволило сильно увеличить объемы производства.

В конце XVIII века при помощи роллов уже производили гораздо большие объемы бумажной массы, однако отлив вручную (вычерпывание) бумаги сильно тормозил производственный рост. Поэтому в 1799 произошло другое важное в истории изобретения бумаги событие – француз Н. Л. Робер придумал машину для изготовления бумаги, механизировав отлив бумаги при помощи использования непрерывно движущейся сетки [6].

История развития бумаги и бумажного производства продолжалась, и в 1806 братья Г. и С.Фурдринье, которые приобрели патенты Робера и продолжили работать над машиной по отливу в Англии, запатентовали свою машину по производству бумаги.

К середине XIX века это машина, претерпев ряд изменений, превратилась в достаточно сложный агрегат, который работа непрерывно и по большей степени автоматически.

В XX веке производство бумаги – это уже крупная высокомеханизированная промышленная отрасль с непрерывно-поточной схемой в технологии производства, большими по мощности теплоэлектрическими станциями и достаточно сложными химическими цехами по изготовлению полуфабрикатов из волокон [6].

В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила. В значительной степени благодаря этому до нас дошли многие важные текстовые исторические памятники, документы прошлого. И, напротив, использование недолговечных материальных носителей (пальмовые листья, деревянные дощечки, берёста и т.п.) привели к безвозвратной утрате большинства текстовых документов далёкого прошлого [7].

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Так, книги на пергаменте нередко приравнивались по цене к каменному дому или даже к целому поместью, вносились в завещание, наряду с другим имуществом, а в библиотеках приковывались цепями к стене. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации - бумага - обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях [7].

По мнению специалистов, в середине 19 столетия наступил первый кризисный период в истории бумажного документа. Он был связан с переходом к изготовлению бумаги из древесины, с использованием синтетических красителей, с широким распространением машинописи и средств копирования. В результате долговечность бумажного документа сократилась с тысяч до двухсот - трёхсот лет, т.е. на порядок. Особенно недолговечны документы, изготовленные на бумаге низких по качеству видов и сортов (газетной и т.п.) [7].

В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают.

Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения. Однако это далеко не всегда соблюдалось и соблюдается.

В результате из ведомственных архивов на государственное хранение в нашей стране документы поступают с дефектами. В 1920-е годы количество дефектов достигало 10-20 %, с 1950-х годов стало уменьшаться от 5 до 1 %, в 1960-1980-е годы было на уровне 0, 3-0, 5 % (хотя в абсолютных цифрах это составляло 1-2, 5 млн. документов). В 1990-е годы хранение документов в ведомственных архивах вновь ухудшилось, как и в первые десятилетия существования советской власти [7].

Всё это оборачивается значительными материальными потерями, поскольку в архивах и библиотеках приходится создавать и содержать дорогостоящие лаборатории, которые занимаются реставрацией бумажных носителей. Приходится также изготавливать архивные копии документов с угасающим текстом и т.п.

В Советском Союзе в своё время была даже создана правительственная программа, предусматривавшая разработку и выпуск отечественных долговечных бумаг для документов, специальных стабильных средств письма и копирования, а также ограничение с помощью нормативов применения недолговечных материалов для создания документов.

В соответствии с этой программой, к 1990-м годам были разработаны и стали выпускаться специальные долговечные бумаги для делопроизводства, рассчитанные на 850 и 1000 лет. Был также скорректирован состав отечественных средств письма. Однако дальнейшая реализация программы в современных российских условиях оказалась невозможна, вследствие радикальных социально-политических и экономических преобразований, а также в результате очень быстрой смены способов и средств документирования [3].

Но, тем не менее, когда мы говорим слово «документ», мы по-прежнему представляем себе этот «материальный объект» как лист бумаги с привычными реквизитами. Хотим мы этого или нет, но важнейшим материальным носителем информации по-прежнему остается бумага.

При выборе бумаги для документирования следует руководствоваться такими показателями, как влагостойкость, светостойкость, устойчивость к износу и др. физико-химическими свойствами бумаги. Это особенно важно при выборе носителя для документирования информации, подлежащей постоянному сроку хранения [8].

Не менее важно для организации обеспечить условия хранения документов в архиве.

Учитывая длительность хранения, необходимо иметь хотя бы минимальное представление о негативных процессах, которые могут преждевременно состарить бумажный документ. Факторы старения документов всегда были предметом научного исследования. Крупнейшая организация, профессионально занимающаяся этой проблемой, – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Показательна статистика долговечности различных видов бумаги, собранная специалистами этого учреждения.

Приведем некоторые данные о долголетии бумаги [8]:

- 500–600 лет – срок жизни тряпичной бумаги (рецепт изготовления: льняное тряпье (целлюлоза 100%), животный клей (желатин), мел, ручное сволачивание, холодная сушка);

- 150–300 лет просуществует древесная бумага (рецепет: древесная масса (целлюлоза 50%, лигнин – 50%), канифольный клей, хлорная известь, химическая очистка, машинный размол, тепловая сушка);

- газетная бумага «проживет» 50–100 лет;

- а о долговечности современной синтетической бумаги статистических данных за длительный срок еще не существует. Поэтому специалисты лишь предположительно считают ее долговечной (рецепт изготовления современной бумаги: композиция растительных волокон, полимерной пленки и синтетических волокон).

Старение – это необратимые изменения свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. Но существуют факторы, которые ускоряют этот естественный процесс. Причем одновременное присутствие нескольких факторов многократно усиливает их разрушительные способности. Итак, на бумажные документы негативно влияют [8]:

- Свет (прямой солнечный свет, свет через оконное стекло, отраженный от белых стен и потолка, от люминисцентных ламп) обесцвечивает все цветные изображения за 50–200 часов. На черно-белых документах выцветают подписи и резолюции, выполненные цветными ручками и фломастерами. В рабочих комнатах окна должны притеняться жаллюзи.

- Температура (оптимальный показатель: 16 – 18°С). Бумага имеет сложный состав, повышенная температура активизирует химические реакции старения. Повышение температуры на 10°С вдвое сокращает жизнь бумажного документа.

- Влажность воздуха (оптимальный показатель: 30–60%).Превышение этих показателей приводит к ломкости, а понижение – к деформации бумаги и поражению плесневыми грибами.

- Биологические вредители (грибы, насекомые). Необходимо помнить, что бумага – съедобный продукт для насекомых, если они лишены естественных для них источников питания (мука, пищевые отходы). Споры плесневых грибов всегда витают в воздухе и оседают на бумаге, но активными они становятся только при повышенной влажности. Достаточно проветривать помещение архива, следить за уровнем влажности и исключить соседство с пищевыми и бытовыми помещениями.

- Резкие изменения условий среды (климатические, а также связанные с протечками и отключением отопления, переносом в другие помещения, т.е. «чужой» средой).

- Механические повреждения, износ (при многократной выдаче, тесном расположении дел в коробках, хранении в связках и в мягком переплете, слишком «толстые» дела, небрежная транспортировка и т.п.).

- Экология среды (загрязнение воздуха в городах, кислотность атмосферы, автомобильные выбросы). Можно компенсировать негативную экологию среды, правильно организовав санитарно-гигиенический режим в архиве и соблюдая климатические нормативы, принятые для бумажных документов.

Хранение бумажных документов без учета приведенных выше факторов приводит к разнообразным дефектам как самой бумаги, так и нанесенного на нее текста.

Таким образом, наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации - бумага - обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. На бумажные документы негативно влияют следующие факторы: свет, температура, влажность воздуха, биологические вредители (грибы, насекомые), резкие изменения условий среды, механические повреждения, износ, экология среды.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 Следующая ⇒