Практическая работа 9 . Работа с несколькими документами. Профессиональные возможности текстовых редакторов для автоматизации работы с текстовой информацией.

⇐ ПредыдущаяСтр 10 из 28Следующая ⇒

Данная работа относится к блоку практических заданий по информационным технологиям обработки текстовой информации (среда- текстовый процессор MS Word ) и рекомендуется для выполнения студентам, как дневной, так и заочной формы обучения.

Перед выполнением задания ознакомьтесь с краткой теорией вопроса.

Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:

1. Комплект конвертов, где о братные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.

2. Сообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.

3. Рассылка бумажных писем-уведомлений, открыток или пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.

Можно указанный перечень документов создать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – слиянием. Для этого создаём один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров документов, а уникальную информацию для каждого экземпляра оформляем в этом же документе в виде полей (полей слияния). Этот документ будем называть основным документом. Процесс слияния предполагает наличие ещё одного документа – источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа. Таким образом, слияние – это объединение информации Основного документа с Источником данных. В результате слияния получаем новый документ, который назовём Составной документ.

Текстовый процессор MS WORD имеет ряд вкладок, среди которых и вкладка Рассылки, где сосредоточены все операции по слиянию.

Введём некоторые определения, используемые в практическом задании.

Основной документ — документ, содержащий постоянные данные, например: обратный адрес или текст письма и поля слияния.

Источник данных — файл, содержащий уникальные сведения, предназначенные для вставки в поля слияния основного документа. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.

Поле слияния - поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить уникальные данные из источника данных.

Составной документ — документ, полученный в результате слияния основного документа с данными из источника данных.

Процесс слияния можно разделить на ряд укрупнённых этапов:

§ создание Основного документа и Источника данных,

§ подключение к Основному документу Источника данных,

§ размещение в Основном документе полей слияния,

§ выполнение слияния и сохранение полученного Составного документа или же вывод на печать результатов слияния.

Задание: Следуйте ниже приведённым инструкциям для освоения процесса слияния двух документов. После выполнения задания ответьте на Контрольные вопросы по практическому заданию №3.

1. Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.

Компания ММиИТ	ПОДАРОЧНЫЙ СЕРТИФИКАТ №
Этот сертификат даёт право на
Имя, фамилия получателя
Дата выдачи
Действителен до 31.12.2012
Не подлежит обмену на деньги

2. Сохраните документ в папке Слияние под именем Сертификат.

3. Создайте источник данных. Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlook и т. д.. В нашем случае, это будет файл MS Excel со списками сотрудников компании.

4. Откройте табличный процессор MS Excel, создайте таблицу следующего вида:

Фамилия	Имя	Дата рождения	Подарок
Афанасьева	Людмила	02.11.1970	Фотоаппарат
Белова	Ольга	20.12.1968	Швейная машинка
Гребёнкина	Нина	11.01.1980	Телевизор
Иванов	Александр	15.08.1982	Музыкальный центр
Перов	Владимир	05.06.1976	Компьютер
Сидоров	Никита	18.09.1974	Домашний кинотеатр
Тимофеев	Иван	22.02.1969	Телефон

5. Сохраните таблицу в папке Слияние под именем Владельцы.

6. Перейдите в документ Сертификат (основной документ).

7. Подключите источник данных к основному документу. Для этого в файле Сертификат перейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны. Нажмите кнопкуВыбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.

8. В окне Выбор источника данных найдите файл источника данных (Владельцы). Далее дважды щелкните по значку файла источника данных (Владельцы) или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

9. В появившемся окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. Этим шагом заканчивается процесс подключения источника данных к основному документу. Обратите внимание, что после подключения, стали доступны элементы вкладки Рассылки.

10. Вставьте поля слияния в основной документ. Для этого: установите курсор в место основного документа, куда требуется вставить поле слияния, щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите из списка вставляемое поле.

11. Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.

12. Кроме полей слияния можно вставить в документ другие поляWord. Так, с помощью кнопки Правила можно вставить полеMERGEREC, в котором будет отображаться номер текущей записи данных. В нашем примере в поле MERGEREC, размещённом после фразы «Подарочный сертификат №» будет автоматически генерироваться номер сертификата.

13. Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния). Вместо наименований полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопкамиСледующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр результата объединения документов.

14. Выполните затенение полей и предварительный просмотр составного документа.

15. Отмените выделение полей слияния.

16. Выполните слияние в новый документ. Для этого: нажмите кнопкуНайти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы

17. В окне Составные новые документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния. Выбираем Все.

18. Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями полей из источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.

19. Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.

20. Сохраните составной документ в папке Слияние под именемПакет.

21. Закройте текстовый процессор MS WORD.

Если не требуется сохранять составной документ, а только сформировать и распечатать, слияние можно произвести сразу при печати. Для этого:

§ нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Печатьдокументов,

§ в окне Составные печатные документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния,

§ в окне Печать установите требуемые параметры печати.

Практическая работа 10. Обработка табличной информации. Создание шаблонов средствами Excel.

Цель работы:

1. Освоение приемов создания шаблонов документов в Excel.

2. Изучение типовых шаблонов Excel

Шаблоны служат основой для создания рабочих книг Excel. Шаблоны позволяют оформлять проекты в стандартном, идентичном для всех формате. В состав Excel входит несколько шаблонов, возможно создание и сохранение вариантов шаблонов для себя и других пользователей. Шаблон Excel включает текст, числа, форматирование, формулы и прочие использованные средства. При открытии шаблона создается его копия, а исходный вариант не затрагивается.

Задание 1. Создание фирменного бланка

Задание на работу: создать шаблон фирменного бланка организации. Реквизиты организации приведены в Приложении.

1. Запустите Excel.

2. Установите параметры страницы для печати рабочего листа новой рабочей книги.

a) Команда Файл – Параметры страницы.

b) На вкладке Страница установите опцию Книжная; остальные установки должны соответствовать рис. 1.

Рис. 1. Настройка параметров страницы

c) На вкладке Поля установите переключатель Горизонтально в группе Центрирование, величины полей (Верхнего, Нижнего, Правого, Левого) и отступов до колонтитулов (Верхнего и Нижнего) в соответствии с рис.2.

Рис. 2. Настройка параметров страницы: установка центрирования и полей

d) На вкладке Колонтитулы в списках для верхнего и нижнего выберите строчки «Нет» для отказа от печати колонтитулов.

e) На вкладке Лист сбросьте переключатель Сетка в группе Печать.

4. Закройте диалог кнопкой Ok. Настройка параметров печати страницу закончена. ^ Сделанные установки относятся только к активному рабочему листу.

Обратите внимание на вертикальную пунктирную линию, появившуюся на листе. Она ограничивает область печати, все, что находится правее этой линии, при печати будет выводиться на другой странице.

5. Выделите диапазон до границы печати и выберите команду Вид-Масштаб. В диалоге Масштаб установите опцию По выделению. Возможно, это окажется удобно.

6. Введите и отформатируйте реквизиты организации:

в ячейку С1 – организационную принадлежность;

в ячейку С2 – наименование;

в ячейку С3 – полный почтовый адрес;

в ячейку С4 – телефон;

в ячейку С5 – электронный адрес;

в ячейку С6 - дополнительные сведения о лицензировании и аккредитации организации.

Для размещения информации в одной ячейке в несколько строк используйте Alt+Enter или командой Формат - Ячейки в диалоге Формат ячейки установите на вкладке Выравнивание опцию Переносить по словам.

Выделите ячейки с введенными данными и укажите расположение всего текста по центру ячеек кнопкой ^ По центру на панели инструментов Форматирование.

7. Для каждой ячейки с данными командой Формат - Ячейки в диалоге Формат ячейки подберите на вкладке Шрифт тип (выбирать из набора: Times New Roman, Arial, Courier), начертание (из набора Обычный, Полужирный) и размер для наилучшего отображения реквизитов.

8. С помощью кнопки «Границы» панели форматирование подчеркните организационную принадлежность тонкой чертой, наименование организации толстой чертой и всю шапку – двойной чертой.

9. Вставка логотипа. В рабочий лист Excel может быть вставлено изображение, созданное в одном из графических редакторов, фотография или рисунок из «коллекции клипов Windows». Для вставки рисунка из коллекции клипов используются команды Вставка – Рисунок – Картинки… Для вставки произвольного изображения – команды Вставка – Рисунок – Из файла

a) Активизируйте ячейку А1. Командой Вставка – Рисунок – Из файла откройте диалог вставки рисунка, найдите логотип организации и закройте диалог кнопкой Ok.

Рис. 3. Диалог «Вставка рисунка»

b) Выделите рисунок. Удерживая клавишу Shift, перетащите квадратик в правом нижнем углу так, чтобы подобрать нужный размер изображения. Перетаскивание угловых квадратиков при удерживаемой клавише Shift позволяет сохранить исходные пропорции изображения

c) Кнопками «Контрастность» и «Яркость» панели настройки изображения добейтесь нужного качества рисунка.

10. Для оценки полученного бланка сбросьте переключатель «Сетка» на вкладке Вид диалога Параметры (меню Сервис).

11. С помощью команд Файл – Предварительный просмотр просмотрите полученный бланк. Изучите действие кнопок Масштаб, Страница, Поля, Разметка страницы в режиме Предварительный просмотр.

12. Сохраните шаблон.

a) Команды Файл – Сохранить как. В списке Тип файла выберете Шаблон. В поле Имя файла введите Бланк1.

b) Командой Файл – Закрыть закройте рабочую книгу с бланком.

13. Модификация шаблона.

a) Командами Файл – Создать откройте диалог создания документа.

b) Выберите шаблон Блок 1

c) На рабочем листе 2 создайте бланк организации следующим образом:

- объедините ячейки C1-D1 и внесите туда организационную принадлежность;

- объедините ячейки C2-D2 и внесите туда наименование организации;

- в ячейку С3 – полный почтовый адрес;

- в ячейку D3 – телефон и е-mail.

Дополнительные сведения о лицензии и аккредитации занесите в верхний и нижний колонтитулы страницы.

d) Просмотрите полученный шаблон в режиме Предварительный просмотр.

e) Сохраните модифицированный шаблон.

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 91011 12 13 14 Следующая ⇒