МАГИЧЕСКОЙ ПИРАМИДЫ ДЛЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Перевод с английского

МОСКВА

● РОСМЭН-БИЗНЕС ●

ББК 65.290-2

М62

Публикуется с разрешения автора и ее литературных агентов, Peter Knight (Великобритания) и Александра Корженевского (Россия)

Перевод с английского А. Румянцева

Экспертная поддержка кандидата экономических наук И.Б. Манна

Минто Б.

М62Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма/Пер, с англ. А. Румянцева. — М.: ООО «Издательство «РОСМЭН-ПРЕСС», 2004. -192 с. - (Международный деловой бестселлер).

Данная книга восполняет дефицит изданий на русском языке, об универсальных методиках составления убедительных деловых документов. Она посвящена утраченному умению логично и неотразимо выстраивать систему аргументаций в письменном виде и эффектно презентовать ее партнерам по бизнесу и коллегам. Это умение является неоценимым преимуществом как для деловой карьеры, так и для достижения победы в закупочных тендерах, обоснования получения материальных ресурсов, представления инвестиционных проектов. Одним словом, всюду, где для предпринимательского успеха необходим мастерски составленный текст.

Особенность методики Барбары Минто состоит в учете реальных человеческих возможностей восприятия и запоминания любого письменного сообщения. Автор советует выстраивать систему идей любого документа в виде логической пирамиды взаимосвязей с главным тезисом на ее вершине.

Книга может стать бесценным настольным помощником для широкого круга образованных бизнесменов, от консультантов до топ-менеджеров. Во многих странах она является базовым учебником для программ МВА в разделе общих знаний и навыков.

ISBN 5-353-01533-9 (рус.) ISBN 0-273-65903-0 (англ.)

ООО «Издательство «РОСМЭН-ПРЕСС», 2004

«Нет ничего

Более практичного,

Чем хорошая теория»

КУРТ ЛЕВИН

Содержание

Об авторе............................................................................................................. 9

Предисловие........................................................................................................ 11

ЧАСТЬ I

Логика делового письма

Введение.............................................................................................................. 17

Глава 1. Почему именно пирамида?........................................................................... 19

Строительные блоки пирамиды.................................................................. -

От главного к группам. Порядок подачи идей:

строим сверху вниз........................................................................................... 23

От идеи к структуре. Порядок осмысления от частного к главному 25

Глава 2. Архитектура пирамиды................................................................................... 31

Вертикальная взаимосвязь............................................................................. -

Горизонтальные взаимосвязи...................................................................... 35

Как построить Введение в документ........................................................... 36

Глава 3. Начинаем строить пирамиду......................................................................... 39

Способ строительства «сверху вниз»......................................................... -

Способ строительства «снизу вверх»........................................................ 44

Предупреждения начинающим строителям............................................ 49

Глава 4. Достоинства хорошего Введения............................................................... 51

Интрига во Введении........................................................................................ -

Почему история?......................................................................................... -

Насколько длинным должно быть Введение?................................... 53

Счего начинать описание ситуации?................................................... 54

Что такое проблема?................................................................................ 55

Почему выбран именно такой порядок?............................................. 56

Что важно знать о ключевой линии?..................................................... 58

Новые примеры.......................................................................................... 60

Еще раз о Введении.................................................................................. 62

Некоторые типы Введений............................................................................ 63

Указания или директивы........................................................................... -

Запросы и требования ресурсного обеспечения............................. 64

Инструкции и документы типа «Как сделать то-то и то-то...»....... 65

Письмо с предложениями......................................................................... 67

Доклад о развитии или работе............................................................... 68

«Мостики» между структурными единицами текста............................... 69

Отсылка к сказанному ранее.................................................................... -

Приемы промежуточных заключений................................................... 72

Заключение всего документа (Окончательные выводы).................. -

Глава 5. Дедукция и индукция: различия................................................................... 77

Дедуктивное обоснование.............................................................................. -

Как используется дедукция..................................................................... 78

Когда можно и нужно пользоваться дедукцией................................. 80

Индуктивные рассуждения............................................................................ 83

Как пользоваться индукцией................................................................... 84

Как отличить индукцию от дедукции..................................................... 86

Глава 6. Как организовать и «высветить» структуру документа....................... 89

Заголовки.............................................................................................................. -

Подчеркивание................................................................................................. 93

Десятичная нумерация................................................................................... 95

Графическое выделение................................................................................. 97

ЧАСТЬ II

Логика делового мышления

Введение........................................................................................................... 103

Глава 7. Методы организации идей в группах...................................................... 105

Временная последовательность................................................................ 107

Незавершенное установление порядка.............................................. -

Спутанная логика...................................................................................... 108

Ложное объединение в группы............................................................. 109

Структурный порядок...................................................................................... 110

Создание структуры................................................................................... -

Описание структуры.................................................................................. 112

Организация структуры............................................................................ 113

Ранжирующий порядок................................................................................... 116

Создание классификационных групп.................................................... —

Дополнительные примеры на группирование идей

и высказываний......................................................................................... 120

Глава 8. Особенности процесса решения проблем............................................. 127

Процесс решения проблем............................................................................ -

Что за проблема?..................................................................................... 129

В чем заключается проблема?................................................................ -

Почему возникла проблема?................................................................. 130

Что мы можем сделать, чтобы разрешить проблему?..................... -

Что нам следует сделать, чтобы разрешить проблему?................ 131

Определение конкретной проблемы..................................................... -

Система: Документ-Оцифровка-Телекоммуникация...................... 132

Подготовка графических справочников.............................................. 135

Структуры аналитического исследования проблем............................. 140

Пять типичных «логических деревьев»................................................ -

Использование концепции логических деревьев............................ 144

Глава 9. Вопросы заключительных утверждений................................................ 151

Итоговая мысль как следствие из ряда действий................................. 153

Учет значения слов.................................................................................. 154

Каждому действию свой логический уровень.................................... 160

Формулировка вывода из заключений...................................................... 164

Поиск структурного сходства................................................................. 165

Наглядное представление взаимосвязей......................................... 167

Глава 10. Необходим понятный текст...................................................................... 173

Создание образов.......................................................................................... 175

Копирование образов при помощи слов................................................... 177

Приложение. Решение проблем в бесструктурных ситуациях......................... 181

Аналитическая абдукция............................................................................... 182

Научная абдукция........................................................................................... 183

Библиография................................................................................................................... 188

Об авторе

Барбара Минто выросла в Кливленде, штат Огайо. Она начала свою профессиональную деятельность у Сайруса Итона, промышленника, который основал Пагуошское движение ученых-ядерщиков. Работая в команде, занимавшейся организацией и проведением конференций Пагуошского движения, Барбара приобрела солидный опыт в разрешении проблем, связанных с обсуждением сложных технических и научных задач.

В 1961 году она ушла от Сайруса Итона и стала слушательницей Гарвардской школы бизнеса. В 1963 году вернулась в Кливленд и стала работать в международ-ной консалтинговой фирме «McKinsey & Company» как первая в этой знамени-той компании женщина-консультант. Ее способности в области деловой пере-писки были замечены, и в 1966 году, чтобы повысить в Европейском отделении компании уровень деловой отчетности, Барбару перевели в Лондон. Вся доку-ментация в то время велась на английском языке. В штаб-квартире предположили, что использование европейскими консультантами в бизнес-переписке неродного языка сопряжено с определенными трудностями.

Однако Барбара быстро поняла, что трудности бизнес-переписки в Дюссель-дорфе и Париже те же самые, что и в Нью-Йорке и Кливленде. Проблема за-ключалась не в том, чтобы писать в соответствии со школьными правилами языка, а в том, чтобы ясно мыслить. Это открытие привело ее к тому, что Барбара скон-центрировалась на изучении структур мышления, лежащих в основании четкого и здравого письменного изложения, а затем - на развитии тех мыслей, которые и составили содержание этой книги.

Барбара и сейчас живет в Лондоне, но с 1973 года занимается делами своей фирмы «Minto International». Она специализируется на обучении «принципу магической пирамиды» тех людей, чьим основным занятием являются бизнес или высокопрофессиональная деятельность, которые требуют постоянного со-здания комплексных докладов, отчетов, меморандумов или ведения презента-ций.

Свои лекции Барбара читает в большинстве ведущих консалтинговых ком-паний в Соединенных Штатах и Европе и во многих крупнейших трансна-циональных компаниях. Также она ведет курсы лекций в Гарварде, Стэн-форде, Чикаго, Лондонской школе бизнеса и в Государственном университете Нью-Йорка.

Предисловие

Цель этой книги — рассказать вам, как использовать принцип магической пирамиды, чтобы писать ясные и понятные деловые документы. Написать что-либо ясно и понятно — значит сделать два шага. Первый - определить цель, главную мысль, которую вы хотите донести до читателя, второй — изложить эту мысль в словах или письменно. Когда вы знаете основную цель сообщения, вы едва ли испытываете трудности с изложением проблемы:

• Пожалуйста, оставьте сегодня два литра молока.

• Я встречу вас завтра в 12.30 у Марио.

• Позвоните своей жене.

Но вы обязательно столкнетесь с трудностями, когда вам придется расставлять по местам несколько сообщений, которые ведут к одному итоговому заключению.

«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда передала, что Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас? ».

Автор этой записки сделал именно то, что делает большинство людей, когда пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло ему наконец-то сформулировать свои соображения. Действительно, письменное изложение как способ организовать процесс обдумывания - вполне подходящий инструмент. Но в результате вы перекладываете часть груза на плечи читателя, заставляете его пробираться сквозь несколько незначащих высказываний, прежде чем он придет вместе с вами к итоговому заключению. Насколько легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он мог прочитать:

«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присутствовать на встрече Клиффорду».

Увы, переход от первого варианта записки ко второму означает удвоение объема работы и для автора, и для секретаря. Но большая часть людей полагает, что писать короткие сообщения надо без особых усилий. Без сомнения, они правы. Однако что произойдет, если вместо документа в один абзац или параграф вы имеете дело с документом в две-три страницы? Обычно автор длинного документа чувствует, что документ слишком громоздкий, и не хочет пересматривать и переделывать его. Очень часто автор просто не уверен в том, что знает, как оптимизировать свою работу. Намного легче, по мнению автора, оставить это читателю. Пусть тот как-нибудь сам пробирается через набор мыслей и выделяет суть адресованного ему документа.

До недавнего времени только некоторые из хронически перегруженных читателей выражали свое недовольство плохо выстроенными документами. Остальные принуждали себя к восприятию, потому что сложность и плохую воспринимаемость принято считать типичным признаком бизнес-документации. Почему-то считается, что такие документы надо мучительно изучать. На самом деле все из-за того, что бизнесмены-читатели сами допускают тот же подход к созданию документов, которому научились по принятым образцам, и теперь старательно копируют в своих бумагах манеру, заимствованную у руководства. Об этом свидетельствует, например, высказывание одного консультанта, чья презентация новой организационной структуры большой компании превратилась в утомительный рассказ длиною в два часа. На наше замечание он ответил:

«Вы не подумали о том, что люди пришли на презентацию, заранее зная, насколько она будет утомительна. Они уже привыкли к этому».

Возможно. Но пустая трата времени, унылая внутренняя борьба с плохо написанными документами действуют на личность разрушительно. Как верно замечает один из комментаторов: «Миф, что бизнесмены не читают, полная ерунда. Они читают очень много. Но вот то, что они читают, зачастую абсолютно безграмотно».

Для типичных бизнесменов и клерков научиться писать грамотные и понятные деловые записки и доклады вовсе не означает научиться выбирать более короткие предложения или более точные слова, как обычно рекомендуют. Для них научиться писать — это научиться отделять процесс мышления, обдумывания документа от процессов его создания и написания. Этот подход поможет и вам. Вы будете писать грамотные и понятные бизнес-документы, если заставите себя полностью завершать обдумывание прежде, чем садиться за стол и писать. Именно этому подходу и посвящена эта книга.

В ней говорится о том, как упорядочить свои идеи и суждения. О том, что делает документ ясным, а что туманным, и о том, как вы вносите путаницу в сознание читателя, когда не следуете соответствующему порядку. Установить соответствующий порядок - это, прежде всего, создать четкую структуру, которая подчеркнет и выделит все главные идеи документа, покажет их развитие и поможет организовать второстепенные идеи так, чтобы они усиливали и подчеркивали главные.

Понятно, что ключевым навыком становится умение выделять главные и второстепенные идеи и распределять их в тексте. Исходя из требований логики и объективно ограниченных возможностей читателя в восприятии больших объемов информации, мы рекомендуем пирамидальную структуру - отсюда и название книги «Принцип магической пирамиды».

В первой части книги будет показано, как пользоваться правилами магической пирамиды в процессе обдумывания документа.

Во второй части мы расскажем, как использовать полученные знания, чтобы критически анализировать структуру документа, как устранить логические ошибки и сделать процесс осмысления более творческим и продуктивным. В итоге мы надеемся, что вы научитесь писать и говорить именно то, что имеете в виду, то, что действительно хотите сказать.

Рекомендуемый нами подход применим к любому деловому документу, в котором вы хотите добиться ясности изложения. Однако использование этого подхода потребует немалой самодисциплины. И все же после определенных усилий, направленных на то, чтобы сначала думать, а потом писать, вы многому научитесь. Но не всему! Потребуется еще немало сил, во-первых, на то, чтобы научиться сокращать время, которое вы обычно тратите на обоснование выводов, во-вторых, чтобы пора-ботать над ясность высказываний, в-третьих, чтобы сократить их длину.

ЧастьI

Логика

Делового

Письма

Введение

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒