Раздел 3. Изучение особенностей документирования и документооборота в организации.

Тема 4. Анализ документирования управленческой деятельности организации (ПКВ-4, ПКВ-10)

Изучение, анализ применяемых в учреждении бланков документов, видов и разновидностей организационных документов, информационно-справочных документов (писем, докладных и объяснительных записок, справок, протоколов, актов, обзоров, отчетов, списков, перечней), распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, указаний). Изучение реквизитов документов, особенностей их оформления в сравнении с ГОСТом на ОРД. Самостоятельное составление писем, докладных и объяснительных записок, протоколов, справок, актов, отчетов, проектов приказов.

Классификация документов учреждения по основным признакам, группы, виды, разновидности организационно-распорядительных документов, их авторов, основные вопросы содержания, соответствие оформления требованиям ГОСТов на организационно-распорядительную документацию. Умение различать степень подлинности, определять необходимый состав удостоверения документов.

Изучая бланки организации, студенты выявляют их виды, назначение, правила использования и хранения.

Анализ самих бланков организации студенты проводят с точки зрения соответствия состава и расположения реквизитов бланка установленным требованиям, обращая внимание на:

· соответствие наименования организации требованиям ГОСТ и законодательства;

· состав реквизитов каждого вида бланков;

· их расположение;

· применяемые шрифты.

Особое внимание обращается на должностные бланки, бланки совместных предприятий, бланки писем для переписки с зарубежными партнерами.

Выявленные отклонения от существующих требований отмечаются в дневнике практики.

При анализе документов следует обратить особое внимание на:

· оформление и использование бланков;

· способы создания документов;

· оформление документов;

· способы их передачи.

Изучая процесс составления и оформления документов, проверяют наличие:

· заголовка к тексту;

· даты;

· индекса;

· отметки об исполнителе и т.п.

Следует проверить также правильность адресования. Особое внимание обращается на порядок внутреннего и внешнего согласования документов, подписания, утверждения. Следует отметить документы, на которые в организации ставится печать.

Анализируя способы создания документов, студенты отмечают, кто изготавливает документы: специалисты, технические исполнители, секретари, какой способ создания документов наиболее распространен в организации.

При наличии компьютеров отмечают, какие программные средства применяются, каковы их функциональные возможности; используются ли какие-либо базы данных при составлении документов (законодательные, по документам организации, адресные и другие); используются ли трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений и при составлении каких документов их применяют.

Особо следует отметить требования к заполнению унифицированных форм документов, в том числе по личному составу.

Собранные данные студенты фиксируют в дневнике практики, указывая выявленные особенности оформления по каждому виду документов. Отдельно студент отмечает навыки, полученные им в процессе практики. Обобщение собранных данных студенты проводят после беседы с руководителем практики от организации.

Тема 5. Анализ организации работы с документами (ПК-25, ПК-26, ПКВ-3, ПКВ-9)

Участие в приеме, первоначальной обработке, передаче на исполнение документов. Выполнение комплекса операций по отправке корреспонденции, регистрация. Группировка исполненных документов в дела.

Знакомство с системой контроля исполнения документов в учреждении. Изучение комплекса документов, создаваемых в процессе контроля исполнения: перечня документов, подлежащих контролю, сводок, перечней неисполненных документов, аналитических справок по результатам контроля.

Анализируется порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами, способы их получения, отправки, регистрации. Составляются схемы маршрутов документов, подсчитывается объем документооборота структурного подразделения или организации. Студенты выясняют перечень нерегистрируемых документов, изучают регистрационные формы. практиканты обращают внимание на справочно-информационный фонд и оперативность поиска необходимых документов.

Тема 6. Организация работы с документами по личному составу и обращениями граждан (ПК-25, ПК-26)

Определениеразновидностей документов по личному составу, обращений граждан. Регистрация, учет обращений граждан. Ведение контроля исполнения обращений; составление, оформление приказов по личному составу, формирование личных дел.

Изучение конкретной номенклатуры дел учреждения, ведомственного перечня или примерных (типовых) номенклатур как основы для ее составления. Анализ конкретной номенклатуры дел – проверка правильности применения, анализ затруднений при группировке документов в дела.

Тема 7. Подготовка дел к передаче в ведомственный архив (ПК-25, ПК-26)

Овладение методикой проведения экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства. Организация работ по экспертизе ценности документов. Приказ о создании ЭК (экспертной комиссии), положение об ЭК. Описи на дела структурных подразделений, акты на уничтожение дел.

Сверка соответствия заголовков дел содержанию документов в делах. Отбор дел на постоянное, долговременное, хранение и на уничтожение. Составление описей постоянного хранения дел по личному составу. Составление акта о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Подготовка дел для передачи в ведомственный архив.

В результате освоения тем 3-го раздела студенты должны:

знать:

· классификацию документов;

· характеристику унифицированных систем документации;

· структуру документа;

· понятие «комплексы документов», «архив», «номенклатура дел».

· закономерности документообразования;

· возможности и условия регулирования процесса документообразования;

· организацию служб документационного обеспечения управления;

· порядок обработки входящих, исходящих и внутренних документов;

уметь:

· классифицировать документы в соответствии с поставленными задачами;

· составлять и оформлять организационно- распорядительную документацию;

· составлять должностную инструкцию служащего службы ДОУ, архивного работника;

· составлять оперограммы движения документов;

· под руководством работника службы ДОУ осуществлять операции по приему и обработке входящих (исходящих, внутренних) документов;

выполнять:

· анализ системы документации, применяемые в учреждении, организации, на предприятии;

· регламентацию состава, видов и разновидностей документов определенного комплекса по функциям и задачам управления;

· анализ формуляра текстового документа, электронного документа;

· маршрутно-технологическую карту движения входящих (исходящих, внутренних) документов;

· анализ комплексы документов конкретного учреждения, организации и структурных подразделений;

· проект «Положения о службе ДОУ»;

· проект должностной инструкции служащего службы ДОУ;

· проект должностной инструкции архивного работника.

3-й этап - Подготовка и оформление отчетных документов о прохождении практики. К отчетным документам о прохождении практики относятся:

1. дневник практики,

2. характеристика работы студента в период практики,

3. отчет о прохождении практики.

Доцент кафедры Л.Б.Егорова

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒