АОЗТ «Московский текстиль» Бухгалтерия Старшему экономисту А. С. Николаеву

***

Если документ отправляют в несколько однород­ных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать

Обобщенно.

Например:

:

Администрации районов Московской области

***

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтово­го адреса указывают в последовательности, установ­ленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку рекви­зита «Адресат» по отношению к самой длинной стро­ке.

Например:

Председателю садового товарищества

«Мечта»

В. А. Бунееву

***

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д. 7а, Москва, Центр, 101000

 

***

 

При адресовании документа физическому лицу ука­зывают фамилию и инициалы получателя, затем по­чтовый адре.

Например:

Калинину И. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, Киреевский р-н, г. Липки, Тульская обл., 301264

***

 

При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.

 

16 — гриф утверждения документа. Перечень документов с грифом утверждения – приложение № 15.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должнос­тным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наи­менования должности лица, утверждающего доку­мент, его подписи, инициалов, фамилии и даты ут­верждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2003

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» до­кумента центрировать элементы относительно самой длинной строки,

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И. В. Сергеев

12.09.2003

 

***

 

При утверждении документа несколькими должно­стными лицами их подписи располагают на одном уров­не.

При утверждении документа постановлением, ре­шением, приказом, протоколом гриф утверждения со­стоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕР­ЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверж­дающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания акционеров от 15.08.2005 г. № 14

или

УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 01.02.2004 №82

 

***

Резолюция

Резолюция содержит указание относительно реше­ния (подготовки решения) вопроса, изложенного в до­кументе.

Резолюция, написанная на документе соответству­ющим должностным лицом, включает в себя фами­лии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,

Например:

Зайцевой А. В.

Никитину П. С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2004

Личная подпись

05.11.2004

***

 

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименовани­ем вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: • о чем (о ком)?, например: О порядке взимания

налога на добавленную стоимость; • чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта. К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок располагается слева над текстом докумен-1 та. Объем его не должен превышать 5 строк, каждая длиной в 28 знаков.

.

Отметка о контроле

Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают бук­вой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа

Например:

***

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответ­ствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наимено- ания признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в имени­тельном падеже или словосочетанием с глаголом вто­рого лица множественного числа настоящего или про­шедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименования­ми признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголов­ки, выраженные именем существительным в имени­тельном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печа­тают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страни­цах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух час­тей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключитель­ной) — решения, выводы, просьбы, предложения, ре­комендации. Текст может содержать одну заключи­тельную часть (например, приказы —распорядитель­ную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основа­нии документов других организаций или ранее издан­ных документов, указывают их реквизиты: наимено­вание документа, наименование организации — авто­ра документа, дату документа, регистрационный но­мер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подраз­делы, пункты, которые нумеруют арабскими цифра­ми.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) орга­низаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству орга­низации, текст излагают от первого лица единствен­ного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст изла­гают от третьего лица единственного числа («поста­новляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от пер­вого лица множественного числа («приказываем», «ре­шили»).

Текст протокола излагают от третьего лица мно­жественного числа («слушали», «выступили», «поста­новили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанно­сти организаций, их структурных подразделений (по­ложение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), использу­ют форму изложения текста от третьего лица един­ственного или множественного числа («отдел осуще­ствляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложе­ния:

· от первого лица множественного числа («про­
сим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («считаю
необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает воз­можным»).

Деятельность зарубежных представительств Россий­ской Федерации, внешнеполитических, внешнеэконо­мических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на язы­ке соответствующей страны.

Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных язы­ках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

21 — отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тек­сте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число лис­тов и число экземпляров; при наличии нескольких при­ложений их нумеруют,

Например:

 

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления докумен­тов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

***

 

Отметка размещается с абзаца через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал; при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии при­ложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформля­ют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (по­становления, приказы, распоряжения, правила, инст­рукции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указа­нием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,

Например:

Приложение 2

к приказу директора Института от 15.06.2004 №319

 

***

 

 

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» пе­чатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу директора Института

15.06.2004 № 319

 

***

 

Приложения к документу печатаются на стандарт­ных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.

Подпись

Реквизит «Подпись» располагают после текста и от­метки о наличии приложений, отступив на 3—4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименова­ние должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на блан­ке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Н.А.Федоров

или на бланке:

Исполнительный директор Н. А. Федоров

 

***

 

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего доку­мент, относительно самой длинной строки.

Например :

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Н.А.Федоров

***

 

Взаимное расположение реквизита «Подпись» и дру­гих реквизитов продемонстрировано на примере пись­ма (см. приложение 23).

При оформлении документа на бланке должност­ного лица должность этого лица в подписи не указыва­ют.

При подписании документа несколькими должнос­тными лицами их подписи располагают одну под дру­гой в последовательности, соответствующей занима­емой должности.

 

Например :

 

Генеральный директор М.А.Медведев
Главный бухгалтер Н.И.Логинова

 

***

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

В. М. Степанов А. П. Миронов

***

При подписании совместного документа первый лист оформляют.

В документах, составленных комиссией, указыва­ют не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например :

Председатель комиссии Личная подпись Е. Н. Коруна

Члены комиссии Личная подпись К.М.Артемьев

СП. Матвеев

В. А. Филатов

***

 

Подпись должна быть как на документах, направ­ляемых в другие организации, так и на копиях доку­ментов, остающихся в делах организации — автора до­кумента.

 

Гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согла­совывается документ (включая наименование органи­зации), личной подписи, расшифровки подписи (инициа­лов, фамилии) и даты согласования.

Например :

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

А. Г. Грязнова

23.04.2004

 

Зона для реквизита «Гриф согласования докумен­та» размещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала.

Если согласование осуществляют письмом, прото­колом и др., гриф согласования оформляют следую­щим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2003 №451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления страховой компании «Планета» от 21.06.2004 № 10

***

 

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне — слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя верти­кальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласо­вания документа с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования.

Согласование документа относится к так называе­мому внешнему согласованию. Внутреннее согласова­ние осуществляется путем визирования документа (рек­визит 24).

 

Визы согласования документа

Визирование документа является формой его внут­реннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой согла­сования документа (далее — виза), включающей под­пись и должность визирующего документ, расшифров­ку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2004

Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (по­ложением, инструкцией). Отказ от визирования не до­пускается.

При наличии замечаний к документу визу оформля­ют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела А. С. Орлов 25.01.2004

***

 

Замечания излагают на отдельном листе, подпи­сывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части обо­ротной стороны последнего листа подлинника доку­мента.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдель­ном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, поли­стное визирование документа и его приложения.

 

25 — печать. Перечень документов, на которые ставится печать – приложение № 16.

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи дол­жностного лица на документах, удостоверяющих пра­ва лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовы­ми средствами, а также на иных документах, предус­матривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

 

Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производят в необходи­мых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную над­пись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фа­милию); дату заверения,

Например:

Верно

Секретарь-референт М. В. Колосков

07.06.2004

***

 

Если копия документа выдается на руки или пере­сылается в другое учреждение, заверительную отмет­ку удостоверяют печатью.

Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

 

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе включает в себя инициа­лы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа до­кумента в левом нижнем углу.

Например:

В. А. Петров 924 45 67

***

 

При оправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (095) 924 45 67.

⇐ Предыдущая12

Поделиться:

Популярное:

1. Автоматизация бухгалтерского учета. «1С: Бухгалтерия»