Понятие об ОРД, состав и схемы расположения реквизитов

Бланки документов и их виды

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содер­жащими необходимую информацию об организации — авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов достаточной плот­ности.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформ­ленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее и нижнее поля.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с распо­ложением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис.2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением посто­янных реквизитов считается более выгодным, посколь­ку позволяет сэкономить до 20 % площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рациональ­но для оформления писем, так как в этом случае пра­вый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое рас­положение также удобно для документов, которые тре­буют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Бланки обычно изготавливают типографским спо­собом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислитель­ной техники непосредственно при изготовлении кон­кретного документа. Исключение составляют блан­ки организаций с изображением Государственного гер­ба Российской Федерации или гербов субъектов Рос­сийской Федерации, которые изготавливают типограф­ским способом с последующим строгим учетом и хра­нением.

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должнос­тного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет пра­во подписи документов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что письмах, в отличие от других документов, указы­ваются адресные данные организаций — получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т. п.) разрабатыва­ются на основе общего бланка. Такие бланки целесооб­разно создавать, если в организации находит примене­ние большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наи­менование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных до­кументов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных до­кументов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные уголки для верхних границ зон рас­положения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов органи­зации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отмет­ки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Ограничительные отметки представляют собой от­резки прямой линии, уголки, крестики.

 

 

2.3. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов [2]

Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации поме­щают на бланках документов в соответствии с Феде­ральным конституционным законом «О Государствен­ном гербе Российской Федерации» [3].

Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.

Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми ак­тами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках доку­ментов изображения герба субъекта Российс­кой Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти рес­публик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ. На рисунке слева изображен герб Ростовской области.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак об­служивания) помещают на бланках организации в со­ответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организа­ции — автора документа. Возможно расположение эм­блемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 08) слева, как показано на сле­дующем рисунке.

 

Например:

***

Код организации

Код организации проставляют по Общероссийско­му классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является элементом электронной иден­тификации документа.

Примеры нанесения кода изображены на образцах оформления бланков (рис. 1.4, 1.5, 1.6).

Реквизит служит для ускорения передачи докумен­тированной информации по каналам электронной свя­зи и сокращения количества возможных ошибок, воз­никающих при передаче данных и сложно восприни­маемых названий организаций.

Код формы документа

Код формы документа проставляют по Общерос­сийскому классификатору управленческой документа­ции (ОКУД).

Примеры оформления и расположения кода фор­мы документа приведены в приложении (формы приказов №Т-1, №, Т-5 и др.), изображающих унифицированные формы кадровых до­кументов.

 

Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным язы­ком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном язы­ке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на го­сударственном языке Российской Федерации.

Например:

***

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделе­ния, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

 

Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответство­вать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указы­вают.

 

Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

Документы, изданные двумя или более организа­циями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год — четырьмя арабски­ми цифрами.

Например , дату 25 июня 2005 г. следует оформлять 25.06.2005.

 

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 25 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.25.

 

12 — регистрационный номер документа

Реквизит состоит из трафаретной части « №__ », которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенкла­туре дел, информацией о корреспонденте, исполните­лях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряже­ний, протоколов и т. п.) регистрационный номер — это обычный порядковый номер документа. Регистрацион­ный номер для писем дополняется индексом (услов­ным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего доку­мент, и номером дела по номенклатуре дел.

Напри­мер, 1-26/89, где 1 — индекс структурного подразделе­ния; 26 — номер дела по номенклатуре дел; 89 — по­рядковый номер отправляемого документа. Это каса­ется так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации — автора ответа и индекс документа организации — автора зап­роса (см. оформление реквизита 13).

 

Например:

 

***

Регистрационный номер документа, составленно­го совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

 

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату докумен­та включает регистрационный номер и дату докумен­та, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов (например, письмо, докладная записка), которые явля­ются ответами на запрос. Сведения в реквизит перено­сятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части: «На № от », которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.

14 — место составления или издания документа

Место составления или издания документа указы бывают в том случае, если затруднено его определены по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составлении или издания указывают с учетом принятого админис­тративно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

 

Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физи­ческие лица. При адресовании документа должност­ному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подраз­деления указывают в именительном падеже.

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если извест­но, кто именно занимается данным вопросом.

 

Например [4] :

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод» В. И. Петрову или

Резолюция

Резолюция содержит указание относительно реше­ния (подготовки решения) вопроса, изложенного в до­кументе.

Резолюция, написанная на документе соответству­ющим должностным лицом, включает в себя фами­лии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,

Например:

Зайцевой А. В.

Никитину П. С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2004

Личная подпись

05.11.2004

***

 

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименовани­ем вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: • о чем (о ком)?, например: О порядке взимания

налога на добавленную стоимость; • чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта. К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок располагается слева над текстом докумен-1 та. Объем его не должен превышать 5 строк, каждая длиной в 28 знаков.

.

Отметка о контроле

Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают бук­вой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа

Например:

***

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответ­ствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наимено- ания признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в имени­тельном падеже или словосочетанием с глаголом вто­рого лица множественного числа настоящего или про­шедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименования­ми признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголов­ки, выраженные именем существительным в имени­тельном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печа­тают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страни­цах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух час­тей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключитель­ной) — решения, выводы, просьбы, предложения, ре­комендации. Текст может содержать одну заключи­тельную часть (например, приказы —распорядитель­ную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основа­нии документов других организаций или ранее издан­ных документов, указывают их реквизиты: наимено­вание документа, наименование организации — авто­ра документа, дату документа, регистрационный но­мер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подраз­делы, пункты, которые нумеруют арабскими цифра­ми.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) орга­низаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству орга­низации, текст излагают от первого лица единствен­ного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст изла­гают от третьего лица единственного числа («поста­новляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от пер­вого лица множественного числа («приказываем», «ре­шили»).

Текст протокола излагают от третьего лица мно­жественного числа («слушали», «выступили», «поста­новили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанно­сти организаций, их структурных подразделений (по­ложение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), использу­ют форму изложения текста от третьего лица един­ственного или множественного числа («отдел осуще­ствляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложе­ния:

· от первого лица множественного числа («про­
сим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («считаю
необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает воз­можным»).

Деятельность зарубежных представительств Россий­ской Федерации, внешнеполитических, внешнеэконо­мических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на язы­ке соответствующей страны.

Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных язы­ках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

21 — отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тек­сте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число лис­тов и число экземпляров; при наличии нескольких при­ложений их нумеруют,

Например:

 

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления докумен­тов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

***

 

Отметка размещается с абзаца через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал; при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии при­ложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформля­ют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (по­становления, приказы, распоряжения, правила, инст­рукции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указа­нием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,

Например:

Приложение 2

к приказу директора Института от 15.06.2004 №319

 

***

 

 

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» пе­чатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу директора Института

15.06.2004 № 319

 

***

 

Приложения к документу печатаются на стандарт­ных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.

Подпись

Реквизит «Подпись» располагают после текста и от­метки о наличии приложений, отступив на 3—4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименова­ние должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на блан­ке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Н.А.Федоров

или на бланке:

Исполнительный директор Н. А. Федоров

 

***

 

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего доку­мент, относительно самой длинной строки.

Например :

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Н.А.Федоров

***

 

Взаимное расположение реквизита «Подпись» и дру­гих реквизитов продемонстрировано на примере пись­ма (см. приложение 23).

При оформлении документа на бланке должност­ного лица должность этого лица в подписи не указыва­ют.

При подписании документа несколькими должнос­тными лицами их подписи располагают одну под дру­гой в последовательности, соответствующей занима­емой должности.

 

Например :

 

Генеральный директор М.А.Медведев
Главный бухгалтер Н.И.Логинова

 

***

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

В. М. Степанов А. П. Миронов

***

При подписании совместного документа первый лист оформляют.

В документах, составленных комиссией, указыва­ют не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например :

Председатель комиссии Личная подпись Е. Н. Коруна

Члены комиссии Личная подпись К.М.Артемьев

СП. Матвеев

В. А. Филатов

***

 

Подпись должна быть как на документах, направ­ляемых в другие организации, так и на копиях доку­ментов, остающихся в делах организации — автора до­кумента.

 

Гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согла­совывается документ (включая наименование органи­зации), личной подписи, расшифровки подписи (инициа­лов, фамилии) и даты согласования.

Например :

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

А. Г. Грязнова

23.04.2004

 

Зона для реквизита «Гриф согласования докумен­та» размещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала.

Если согласование осуществляют письмом, прото­колом и др., гриф согласования оформляют следую­щим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2003 №451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления страховой компании «Планета» от 21.06.2004 № 10

***

 

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне — слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя верти­кальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласо­вания документа с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования.

Согласование документа относится к так называе­мому внешнему согласованию. Внутреннее согласова­ние осуществляется путем визирования документа (рек­визит 24).

 

Визы согласования документа

Визирование документа является формой его внут­реннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой согла­сования документа (далее — виза), включающей под­пись и должность визирующего документ, расшифров­ку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2004

Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (по­ложением, инструкцией). Отказ от визирования не до­пускается.

При наличии замечаний к документу визу оформля­ют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела А. С. Орлов 25.01.2004

***

 

Замечания излагают на отдельном листе, подпи­сывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части обо­ротной стороны последнего листа подлинника доку­мента.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдель­ном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, поли­стное визирование документа и его приложения.

 

25 — печать. Перечень документов, на которые ставится печать – приложение № 16.

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи дол­жностного лица на документах, удостоверяющих пра­ва лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовы­ми средствами, а также на иных документах, предус­матривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

 

Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производят в необходи­мых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную над­пись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фа­милию); дату заверения,

Например:

Верно

Секретарь-референт М. В. Колосков

07.06.2004

***

 

Если копия документа выдается на руки или пере­сылается в другое учреждение, заверительную отмет­ку удостоверяют печатью.

Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

 

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе включает в себя инициа­лы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа до­кумента в левом нижнем углу.

Например:

В. А. Петров 924 45 67

***

 

При оправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (095) 924 45 67.

Понятие об ОРД, состав и схемы расположения реквизитов

Среди большого разнообразия видов деловых доку­ментов, обращающихся на предприятиях и в организа­циях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность глав­ным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наи­более широко используемым видом документации.

 

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распоря­дительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных воп­росов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

 

ОРД классифицируют на три группы (в скобках при­ведены основные виды документов данной группы):

· организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

· распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

· информационно-справочная документация, ко торую, в свою очередь, можно условно подразделить на:

· оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);

· справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и др.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управ­ленческой документации (ОКУД) в число ОРД вклю­чает документы по личному составу (кадрам): заявле­ния, личные карточки, приказы (распоряжения) о при­еме на работу и целый ряд других.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуще­ствляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающего требования к оформлению ОРД с учетом некоторых особенностей оформления документов федеральных органов испол­нительной власти, оговоренных Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполни­тельной власти [1].

При подготовке и оформлении организационно-рас­порядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04— код организации;

05 основной государственный регистрационный

номер (ОГРН) юридического лица;

6 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);

7 — код формы документа;

8 — наименование организации;

9 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии докумен­та.

Данный состав реквизитов следует считать типо­вым, поскольку набор их при подготовке документов в различных управленческих ситуациях может быть не одинаковым.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на посто­янные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов (см. рис. 3—8), переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного докумен­та. Состав реквизитов обеспечивает придание документу юридической силы и возможность его идентификации.

При работе с электронными письмами следует учи­тывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанав­ливает обязательные реквизиты электронных докумен­тов: код и наименование организации — создателя до­кумента; местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес; код формы докумен­та; название документа; дату подписания документа и кодовое наименование лица, ответственного за подго­товку документа.

Схемы расположения реквизитов ОРД (формуля­ры) по ГОСТ Р 6.30-2003 для наиболее широко приме­няемого формата А4 при угловом и продольном раз­мещении постоянных реквизитов приведены соответ­ственно на рис. 1, 2.

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены рек­визиты в границах зон, очерченных штриховыми ли­ниями. Использование штриховых линий символизи­рует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата, связанного с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20).

Рис. 1.. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

 

Все поле формата, кроме разбиения на зоны разме­щения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее

поле документа.

Служебным полем документа является часть пло­щади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для раз­мещения углового штампа располагается в левом вер­хнем углу формата или в верхней его части при про­дольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле доку­мента.

 

Бланки документов и их виды

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содер­жащими необходимую информацию об организации — авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов достаточной плот­ности.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформ­ленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее и нижнее поля.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с распо­ложением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис.2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением посто­янных реквизитов считается более выгодным, посколь­ку позволяет сэкономить до 20 % площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рациональ­но для оформления писем, так как в этом случае пра­вый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое рас­положение также удобно для документов, которые тре­буют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Бланки обычно изготавливают типографским спо­собом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислитель­ной техники непосредственно при изготовлении кон­кретного документа. Исключение составляют блан­ки организаций с изображением Государственного гер­ба Российской Федерации или гербов субъектов Рос­сийской Федерации, которые изготавливают типограф­ским способом с последующим строгим учетом и хра­нением.

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должнос­тного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет пра­во подписи документов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что письмах, в отличие от других документов, указы­ваются адресные данные организаций — получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т. п.) разрабатыва­ются на основе общего бланка. Такие бланки целесооб­разно создавать, если в организации находит примене­ние большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наи­менование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных до­кументов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14.

12Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I. Общее понятие о целях, содержании, средствах и видах общения
2. II. Исключить «лишнее» понятие
3. Административное наказание: понятие и виды
4. Акты применения правовых норм: понятие, характерные черты, виды
5. Акты толкования норм права: понятие и виды.
6. Акции: понятие, категории, выпуск, размещение, виды прав акционеров.
7. Анализ месторасположения промышленного предприятия
8. Анализ состояния оборудования, эффективности работы элементов технологической схемы
9. Анализ функциональной схемы, получение ЧМ колебаний.
10. Ассортимент товаров, понятие, свойства и показатели.
11. Аудитория СМИ: понятие и взаимоотношения с редакцией
12. Аудиторский финансовый контроль: понятие, особенности, виды.