Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Реквизит 08 - «Наименование организации».
Основные понятия и терминология документирования управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к бланкам документов и требования к оформлению документов. Каждая научная дисциплина имеет в своем арсенале значительное количество терминов. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит основные профессиональные термины, постоянно встречающиеся в работе с документами. Документирование - это процесс создания и оформления документа; по ГОСТу - «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние десятилетия параллельно с этим термином используется документационное обеспечение управления (ДОУ); использование последнего связано с внедрением в управ-ление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением. Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения; по ГОСТу - «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Организационно-распорядительные документы - письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Стандартизация -- процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унифицированная система документации (УСД) •- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Правила оформления реквизитов документов Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет следующее определение: Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяет ГОСТ I 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Всего установлено 30 реквизитов. 1 - Государственный герб Российской Федерации; 2 - герб субъекта Российской Федерации; 3 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4 - код организации - автора документа; 5 - основной государственный регистрационный г- • ^;; > -'ОГРН) юридического лица; 6 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7 - код формы документа; 8 - наименование организации - автора документа; 9 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21- отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии. Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные - указываются непосредственно при подготовке конкретного документа. Реквизит 01 - «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 09 июля 2002 года № 2-ФКЗ). В соответствии с этим законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: - федеральных конституционных законов и федеральных законов; - указов и распоряжений Президента Российской Федерации; - постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; - постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ; - постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; - решений Конституционного суда Российской Федерации; - решений Верховного суда Российской Федерации; - решений Высшего арбитражного суда Российской Федерации; - Президента Российской Федерации; - Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; - Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации - Правительства Российской Федерации; - Конституционного суда Российской Федерации; - Верховного суда Российской Федерации; - Высшего арбитражного суда Российской Федерации. Государственный герб Р Ф в одноцветном варианте помещается на бланках: - Администрации Президента Российской Федерации; - полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; - федеральных органов исполнительной власти; - Генеральной прокуратуры Российской Федерации; - Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; - Счетной палаты Российской Федерации; - Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; - Центрального банка Российской Федерации. Реквизит 02 - «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом города Москвы от 20 января 1999 года № 3 «О московской городской символике» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы на бланках документов допускается: - органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения; - окружными управлениями органов исполнительной власти города; - районными управлениями органов исполнительной власти города; - органами власти района—районной управой; - представительствами органов исполнительной власти города; - комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы. Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (преимущественно на бланках нормативных правовых актов, писем и др.). Реквизит 03 - «Эмблема организации или товарный знак.(знак обслуживания)» помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 года № 3520 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24 декабря 2002 года № 176-ФЗ). Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Изображение эмблемы, товарного знака может помещаться на бланках писем, нормативных правовых документах, на бланках строгой отчетности. Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Реквизит 04 - «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов, В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. Код организации — автора документа (автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможны ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. Реквизит 05 - «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц. ОГРН проставляется в бланках документов ниже справочных данных об организации и наименования вида документа в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 года № 438. Реквизит 06 - «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации на ряду с кодом по ОКПО и ОГРН. Реквизит 07 - «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращен я количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. На бланках писем, инструкций, справок, заявлений и т.п. код формы не проставляется. Реквизит 15 - «Адресат». В качестве Адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, Например (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными): Минюст России Департамент информатизации Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например: Генеральному директору ОАО «Полет» В А. Николаеву Если документ отправляют нескольким одно организациям или структурным подразделениям одной организации, следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки доку В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливает следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлен почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Реквизит 17 - «Резолюция». Основная функция резолюции - побудить сотрудников к практическим действиям в соответствии с теми задачами, которые документе. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте и включает в себя: фамилию исполнителя, краткое изложение поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например: Н.В. Морозову Н.А.Федосеевой Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой «Термика» к 15.04.2005 Личная подпись Дата При наличии нескольких исполнителей первой в резолюции указывается фамилия ответственного исполнителя. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляемся с документу и вместе с ним подшивается в дело. Основные понятия и терминология документирования управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к бланкам документов и требования к оформлению документов. Каждая научная дисциплина имеет в своем арсенале значительное количество терминов. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит основные профессиональные термины, постоянно встречающиеся в работе с документами. Документирование - это процесс создания и оформления документа; по ГОСТу - «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние десятилетия параллельно с этим термином используется документационное обеспечение управления (ДОУ); использование последнего связано с внедрением в управ-ление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением. Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения; по ГОСТу - «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Организационно-распорядительные документы - письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Стандартизация -- процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унифицированная система документации (УСД) •- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Правила оформления реквизитов документов Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет следующее определение: Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяет ГОСТ I 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Всего установлено 30 реквизитов. 1 - Государственный герб Российской Федерации; 2 - герб субъекта Российской Федерации; 3 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4 - код организации - автора документа; 5 - основной государственный регистрационный г- • ^;; > -'ОГРН) юридического лица; 6 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7 - код формы документа; 8 - наименование организации - автора документа; 9 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21- отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии. Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные - указываются непосредственно при подготовке конкретного документа. Реквизит 01 - «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 09 июля 2002 года № 2-ФКЗ). В соответствии с этим законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: - федеральных конституционных законов и федеральных законов; - указов и распоряжений Президента Российской Федерации; - постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; - постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ; - постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; - решений Конституционного суда Российской Федерации; - решений Верховного суда Российской Федерации; - решений Высшего арбитражного суда Российской Федерации; - Президента Российской Федерации; - Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; - Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации - Правительства Российской Федерации; - Конституционного суда Российской Федерации; - Верховного суда Российской Федерации; - Высшего арбитражного суда Российской Федерации. Государственный герб Р Ф в одноцветном варианте помещается на бланках: - Администрации Президента Российской Федерации; - полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; - федеральных органов исполнительной власти; - Генеральной прокуратуры Российской Федерации; - Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; - Счетной палаты Российской Федерации; - Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; - Центрального банка Российской Федерации. Реквизит 02 - «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом города Москвы от 20 января 1999 года № 3 «О московской городской символике» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы на бланках документов допускается: - органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения; - окружными управлениями органов исполнительной власти города; - районными управлениями органов исполнительной власти города; - органами власти района—районной управой; - представительствами органов исполнительной власти города; - комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы. Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (преимущественно на бланках нормативных правовых актов, писем и др.). Реквизит 03 - «Эмблема организации или товарный знак.(знак обслуживания)» помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 года № 3520 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24 декабря 2002 года № 176-ФЗ). Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Изображение эмблемы, товарного знака может помещаться на бланках писем, нормативных правовых документах, на бланках строгой отчетности. Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Реквизит 04 - «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов, В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. Код организации — автора документа (автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможны ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. Реквизит 05 - «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц. ОГРН проставляется в бланках документов ниже справочных данных об организации и наименования вида документа в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 года № 438. Реквизит 06 - «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации на ряду с кодом по ОКПО и ОГРН. Реквизит 07 - «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращен я количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. На бланках писем, инструкций, справок, заявлений и т.п. код формы не проставляется. Реквизит 08 - «Наименование организации». Наименование организации - автора документа должно быть указано на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие, филиал, структурное подразделение организации, должностное лицо и др. На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные реализуют правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы. Наименование организации, являющейся автор -VI документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация должна иметь полное и может иметь сокращенное наименование на русском языке, на государственном языке субъекта Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. таенное наименование или аббревиатура размещается на бланках после пол: наименования (в скобках). Наименование на иностранном языке воспроизводят и тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа. Наименование филиала, территориального отделения. представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменных наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форм. Например: Общество с ограниченной ответственностью «КРОСВЭРО» Согласно Гражданскому кодексу РФ1 некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности. Например: Муниципальное унитарное предприятие жилищно- коммунального хозяйства № 2. Реквизит 09 - «Справочные данные об организации» содержит сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные об организации в бланке письма включают почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; номера телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Для остальных документов обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: ул. Профсоюзная, 82, Москва, 1 17393 Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-07-14; Просмотров: 1105; Нарушение авторского права страницы