Запуск и выход из программы.

Для выделения всей таблицы можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+A или щелкнуть мышью по серой ячейке без имени, находящейся в верхнем левом углу таблицы.

Выделение интервала ячеек.

Интервал ячеек можно выделить тремя способами:

1. С помощью мыши: прижав левую кнопку мыши, провести указателем по верхним горизонтальным и по правым вертикальным граничным ячейкам интервала, то есть необходимо очертить контур интервала ячеек с двух соседних сторон.

2. С клавиатуры: прижимая клавише Shift, передвигать стрелочками по такому же принципу, как если бы вы действовали указателем мыши.

3. В Поле имени указать диапазон выделяемых ячеек, например, D10: S150.

Задание 1.1

1. Запустите Excel.

2. Попробуйте выделить различные ячейки таблицы. Для перемещения по таблице воспользуйтесь полосами прокрутки.

3. Выделите любую ячейку и введите в нее называние сегодняшнего дня недели. Не забудьте зафиксировать введенные вами данные. Как при этом изменяется Строка формул?

4. Какой адрес имеет ячейка, содержащая называние сегодняшнего дня недели?

5. Дополните ячейку, содержащую день недели, информацией о части суток.

6. Выделите ячейку таблицы, расположенную правее ячейки, содержащей ваши данные, и введите в нее сегодняшнюю дату. Теперь видна только та часть ваших данных, которая поместилась в ячейке. Просмотрите полное содержание ячейки, которое не поместилось, с помощью Строки формул. Для этого следует выделить нужную вам ячейку, тогда ее содержание появится в Строке формул.

7. Измените ширину столбца, содержащего день недели и часть суток таким образом, чтобы весь введенный текст был виден в ячейку таблицы. Для этого наведите указателль мыши на название столбца, в котором находится ваш текст, и когда указатель мыши примет вид черной двойной стрелки, растяните мышью (удерживая нажатой левую клавишу) границу столбца до необходимого размера.

Задание 1.2

1. Выделите интервал ячеек, состоящий из 12 ячеек, первыми двумя способами.

2. Выделите интервал ячеек A5: F100, используя Поле имени. Убедитесь в правильности произведенного выделения.

3. Выделите пять последовательных строк. Выделите столбцы B, E, G. Выделите всю таблицу.

Копирование, перемещение и удаление ячеек.
Маркер заполнения

Задание 2.1

1. Перейдите на Лист2.

2. Наберите свое имя в ячейке А1 и зафиксируйте текст.

3. Переместите содержание этой ячейки в ячейку В3 простейшим способом: наведите указатель мыши на рамку вашей ячейки, и когда указатель примет вид черного тонкого крестика, перетяните его в ячейку В3, удерживая левую клавишу мыши.

4. Теперь скопируйте содержание этой ячейки в ячейку D4 простейшим способом: наведите указатель мыши на рамку вашей ячейки, и когда указатель примет вид черного тонкого крестика, перетяните его в ячейку В3, удерживая левую клавишу мыши и клавишу Ctrl.

5. Удалите содержания всех ячеек, в которых содержится ваше имя, разнвми способами. Для этого:

- выделите ячейку А1 и нажмите клавишу Delete;

- выделите столбец В3 и выполните команду Правка®Очистить®Все;

- выделите всю таблицу и нажмите клавишу Delete.

Маркер заполнения.

Обратите внимание на вид указателя мыши, который представляет собой белый толстый крестик. В нижнем правом углу выделенной ячейки имеется маленький черный квадратик, который называется Маркером заполнения. Если навести на него указателем мыши то последний примет вид черного тонкого крестика. Теперь, потянув мышью за Маркер заполнения, например, вниз, можно скопировать содержание в свободную ячейку или во все ячейки столбца, на которые протяните рамочку.

Маркер заполнения позволяет заполнять ячейки таблицы по определенной закономерности. Например, можно заполнить ряд чисел в порядке возрастания или убывания. Элементом заполнения может быть не только число, но и текст. Для этого достаточно выделить две соседние ячейки, указывающие закономерность заполнения, и потянуть Маркер заполнения в нужном вам направлении. Возможности Маркера заполнения вы поймете лучше, если выполните следующее задание.

Задание 2.2

1. В ячейке А1 наберите число –5, в ячейке А2 наберите число –4.

2. Выделите ячейки А1 и А2.

3. Потяните Маркер заполнения вниз до ячейки A11. Что получилось?

4. В ячейке В1 наберите слово «январь», в ячейке C1 - слово «февраль».

5. Выделите эти две ячейки.

6. Потяните маркер заполнения вправо до ячейки M1. Что получилось? Какое слово оказалось в ячейке L1?

7. В ячейке D3 наберите число 2, а в ячейке D4 наберите число 4.

8. Выделите эти две ячейки.

9. Потяните Маркер заполнения вниз до ячейки D10. В результате у вас должен получится столбец, содержащий четные числа от 2 до 16.

Задание 2.3

1. Наберите в ячейке F3 число 1 и в ячейке G3 число 2.

2. Выделите ячейку H3 и нажмите на знак = в Строке формул.

3. Теперь наберите в ней следующую формулу: =F3+2*G3.

4. Перемести курсор на любую другую ячейку. Что будет содержаться в ячейке H3? В этой ячейке должно содержаться число 5.

5. Выделите ячейку F3 и наберите другое число, например 3. Перемести курсор на любую другую ячейку. Как изменится содержание ячейки H3? В ней теперь должно получится число 7.

6. Как просмотреть саму формулу? Для этого необходимо выделить ту ячейку, в которую вы вводили формулу. Формула появится в Строке формул. Выделите ячейку с числом 7. Что вы видите в Строке формул?

Задание 2.4

1. Перейдите на Лист3.

2. Наберите в ячейках столбца А числа 24, 15, 55, 34, 98.

3. Выделите столбец и нажмите мышью на пиктограмму суммирования на Панели инструментов.

4. Сумма чисел эти ячеек, равная 226, должна появится в ячейке А6.

5. Наберите в столбце В числа 22, 15, 115, 45, 66.

6. Выделите ячейку С6 и нажмите мышью на пиктограмму суммирования на Панели инструментов.

7. Выделите блок ячеек с А1 по В5. Какая формула появилась в ячейке С6? Нажмите Enter. Теперь ячейка С6 должна содержать сумму всех выделенных ранее ячеек: 489.

8. Удалите формулу в ячейке С6, для чего выделите эту ячейку и нажмите клавишу Delete.

9. Теперь наберите в столбце С числа 40, 45, 65, 43, 55.

10.Просуммируйте числа, содержащиеся в ячейках столбцов А и С, пропуская столбец В. Для этого в ячейке D6 наберите формулу: =СУММ(А1: А5; С1: С5). Нажмите клавишу Enter. В результате у вас должна получиться следующая таблица:

11. Просуммируйте числа в каждой строке вашего блока ячеек, а результаты запишите в пустые ячейки справа от блока. Также просуммируйте числа в каждом столбце, а результаты запишите в пустых ячейках под каждым столбцом. Для этого выделите прямоугольный блок ячеек А1: D6 и щелкните мышью по кнопке Автосуммана Панели инструментов. Если вы все сделали правильно, то в результате у вас должна получиться следующая таблица:

В угловой нижней ячейке появилась сумма всех чисел блока. А1: С5.

Оформление таблицы

Обрамление таблицы.

Для того, чтобы произвести обрамление таблицы следует:

· выделить интервал ячеек, контур коротых должен быть выделен линией

· выполнить команду Формат®Ячейки;

· выбрать закладку Граница;

· в группе линии ввыбрать тип линии;

· если вы хотите, чтобы каждая ячейка имела границу, то в групее все активизировать кнопки внешние и внутренние;

если границы необходимы только с некоторых сторон, то то в группе отдельные активизируйте нужные вам переключатели Сверху, Снизу, Слева, Справа (кнопки в виде квадратиков, у которых одна из сторон жирная):

Оформление текста в ячейке.

Если в ячейке набран какой-либо текст, то оформление текста в Excel производится точно также как и в редакторе Wоrd. Текст сначала нужно выделит, а затем можно изменить стиль шрифта, его размер, тип в меню Формат®Ячейки®Шрифт, или на панели инструментов Форматирование.Расположение текста в ячейке регулируется в меню Формат® Ячейки®Выравнивание, или на панели инструментов Форматирование.

Для закрепления пройденного материала и получения практических навыков работы в Excel выполните следующее задание по оформлению расчетной таблицы.

Задание 2.5

1. Обрамите внешние границы созданной на Листе3 таблицы синей жирной линией, а внутренние – красной пунктирной линией.

2. Измените цвет текста (чисел) в таблице на темно-зеленый.

Формат числа

Числа, имеющие разное количество знаков после запятой, принято оформлять в колонке единым образом. Для этого применяют различные форматы чисел. Выбор формата числа осуществляется следующим образом:

1) нужно выделить те ячейки, в которых вы хотите задать формат числа;

2) выбрать в меню Формат®Ячейки вкладку Число;

3. в группе Числовые форматы выбрать нужный вам формат, и если это необходимо, в группе Тип выбрать, в каком виде вы хотите представить числа.

В Excel имеются следующие форматы чисел:

1) Общий – используется для отображения как текста, так и чисел;

2) Числовой – в этом формате число записывается в обычном виде;

3) Денежный и финансовый – в этих форматах число округлятся до целого количества рублей (или можно выбрать любую другую денежную единицу) с наименованием или без него;

4) Дата – в этом формате можно выбрать в группе Тип несколько различных вариантов отображения даты, например 12.02.00. или 2 Май, 1999.

5) Время – в этом формате можно выбрать в группе Тип несколько различных вариантов отображения времени, например 12: 15.

6) Процентный – задает число в виде процентов, то есть умножает число на 100 и дописывает знак %, например, если в ячейке было число 0, 26, то после применения процентного формата будет число 26%.

7) Текстовый – в этом формате данные отображаются также, как они были введены;

8) другие форматы

Электронные таблицы позволяют автоматически расположить в определенном порядке записи, находящиеся в ячейках, то есть произвести сортировку данных по некоторому признаку. Числовые данные можно отсортировать по возрастанию или по убыванию, а текстовые записи можно отсортировать в прямом алфавитном (по возрастанию) порядке или в обратном (по убыванию).

Сортировка данных в таблице сверху вниз осуществляется следующим образом:

1) выделить ячейку в сортируемом списке;

2) в меню Данные выбрать команду Сортировка;

3) в группе сортировать по выбрать название того столбца, данные в котором следует упорядочить;

4) выбрать тип сортировки по возрастанию или по убыванию и нажать кнопку OK. При этом в таблице будут отсортированы и все остальные столбцы.

Задание 3.1.

Создайте таблицу ежедневного учета прихода и расхода товаров. Выполнение этого задания можно провести в несколько этапов: создание таблицы; заполнение таблицы; подбор и сортировка данных по определенному признаку.

1. Создайте новый лист. Для этого выполните команду Лист из меню Вставка.

2. Переименуйте созданный лист. Для этого выполните двойной щелчок мышью на названии Лист4 и введите новое название База_данных.

3. Введите заголовки таблицы (см. образец на рис. 1): в ячейку Е1 – «Приход», в G1 – «Расход», в I1 – «Остаток». Каждая из этих граф занимает две ячейки. Чтобы расположить название ячейки «Приход» по центру двух, следует выделить ячейки Е1 и F1, затем в меню Формат®Ячейки на вкладке Выравнивание установите в группе по горизонтали выравнивание по центру выделения. Аналогичные действия проделайте с названиями в ячейках G1 и I1.

4. Строкой ниже введите остальные пункты заголовка: в ячейку А2 - №, в ячейку В2 – «Отдел», в С2 – «Наименование товара», в D2 – «Единица измерения», в Е2 – «Цена прихода», в F2 – «Кол-во прихода», в G2 – «Цена расхода», в Н2 – «Кол-во расхода», в I2 – «Кол-во остатка» и последнюю ячейку J2 – «Сумма остатка». Выделите вторую строку заголовка и выровняйте по центру.

Образец таблицы:

Рис. 1

5. Для того, чтобы вся таблица могла разместиться по ширине на листе, в некоторых ячейках текст следует развернуть на 90⁰. Выделите те ячейки, в которых нужно «развернуть» текст и выберите команду Формат®Ячейки, на вкладке Выравнивание выберите Ориентацию текста и обязательно активизируйте переключатель Переносить по словам (вертикальное выравнивание оставьте По нижнему краю).

6. Для оставшихся (неразвернутых) ячеек примените вертикальное выравнивание По центру в меню Формат®Ячейки. Выделите все столбцы и примените команду Формат®Столбец®Автоподбор ширины.

7. Задайте обрамление таблицы Формат®Ячейки, вкладка Рамка.

8. Установите в ячейках, содержащих цены денежный формат числа (Формат®Ячейки, вкладка Число).

9. Введите нумерацию строк таблицы (столбец №), при помощи Маркера заполнения.

10. Вставьте формулу для подсчета количества остатка («Кол-во прихода» минус «Кол-во расхода»): в ячейку I3 “=F3-H3” и заполните до строки 7 остальные ячейки этого столбца введенной формулой при помощи Маркера заполнения. Затем наберите формулу для подсчета суммы остатка («Кол-во остатка» умножить на «Цену расхода»): в ячейку J3 “= I3*G3” и распространите эту формулу вниз по таблице.

Возможности базы данных в Excel. Формы данных

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков – списков номеров телефонов, списков клиентов предприятия, списков торговых и финансовых операций и т.д. Такого рода большие списки, содержащие однотипную информацию, называют базой данных. Основные правила оформления баз данных:

1) каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

2) несколько верхних строк (как минимум - одна) должны содержать заголовки, описывающие содержимое расположенного ниже столбца;

3) не включать в список пустые строки и столбцы.

Задание 3.2

Теперь продолжите выполнение задания и приступайте к заполнению таблицы данными.

1. В текущей работе обычно приходится заполнять таблицы вперемешку, например, в порядке поступления товара, поэтому вносите данные в таблицу в произвольном порядке. Заполнение рабочей книги удобнее проводить в режиме Формы данных.

2. Выделите таблицу без первой строки, но захватите обязательно нижнюю незаполненную строку (в образце таблицы это строка 8). Эта строка должна содержать все формулы и нумерацию. Если вы забудете выделить в таблице незаполненную строку, то не будете иметь возможность продолжать заполнение таблицы в режиме формы.

3. Выполните команду Данные®Форма. Вы получите в диалоговом окне форму данных, содержащую статический текст (имена полей базы данных) и окон редактирования, в которых можно вводить и редактировать текст. Вычисляемые поля (в которых размещены формулы) выводятся на экран без окон редактирования («Кол-во остатка» и «Сумма остатка»). Теперь вы имеете свою таблицу как бы в форме отдельных карточек – записей (каждая из которых представляет строку таблицы).

4. Начинайте заполнение формы. Введите название отдела: Мясной, нажните Tab или перейдите мышью в следующую строку, в которой введите название поступившего товара, например, говядина. В следующей строке введите ед измерения: кг. В следующей строке введите цену прихода, например 28, далее – кол-во прихода, например, 50, далее – цену расхода, например 32, далее – кол-во расхода, например, 41. Когда заполните всю запись, нажмите клавишу Enter, и вы автоматически перейдете к новой чистой карточке – записи. Как только вы заполните новую запись, вся внесенная вами информация автоматически воспроизведется и в исходной таблице.

5. Заполните несколько новых записей на ваше усмотрение (или см. образец таблицы на рис.2). Вводите данные так, чтобы были товары из одного и того же отдела, и обязательно присутствовал товар с нулевым остатком. После окончания ввода данных нажмите кнопку Закрыть. В последних столбцах автоматически появятся результаты вычислений.

Образец таблицы:

Рис. 2.

Оперирование данными

Фильтрация данных.

Отфильтровать список – это значит скрыть все строки, кроме тех, которые удовлетворяют условиям отбора. Фильтрация данных по определенному признаку позволяет видеть не всю таблицу, а только ту ее часть, которая сейчас нужна. Это особенно удобно при большом количестве данных в таблице.

Автофильтр.

Для простых условий отбора данных используется команда Автофильтр. Сначала следует выделить любую ячейку в списке, затем в пункте меню Данные в подменю Фильтры выбрать команду Автофильтр. В результате появятся кнопки со стрелочками радом с каждым заголовком столбца. Это кнопки автофильтра. Нажав на эту кнопку, можно раскрыть список значений, которые можно использовать для условий отбора. После фильтрации списка в Строке состояния будут содержаться количество отобранных строк и общее число записей.

Для того, чтобы восстановить все данные (воспроизвести таблицу в полном виде с перечнем всех товаров), достаточно убрать отметку команды Автофильтр (команда Данные® Фильтр).

Примеры использования Автофильтра:

1) Автофильтр можно использовать, чтобы найти заданное число наибольших или наименьших элементов в списке. Для этого следует нажать на кнопку автофильтра и выбрать условие отбора: Первые 10.

2) Для того, чтобы найти пустые ячейки в данном столбце нужно нажать кнопку автофильтра и внизу условий фильтрации выбрать условие отбора Пустые. Если пустые строки с пустыми ячейками данного столбца нужно скрыть, то следует выбрать условие отбора Непустые.

3) Если требуется оставить в таблице только те строки, в которых в ячейках данного столбца содержится определенное число, то в списке условий отбора в Автофильтре следует выбрать именно это число.

Скрытые столбцы.

Электронные таблицы позволяют временно скрыть некоторые столбцы, которые не участвую в данный момент в обработке данных. Для этого нужно выделить столбец, который хотите скрыть, затем вызвать контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выбрать команду Скрыть. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат®Столбец®Скрыть. Скрытые столбцы можно вернуть, если выделить таблицу целиком (кнопка без опознавательных знаков выше названия первой строки) и воспользоваться командой меню Формат®Столбец®Показать.

Задание 3.3

Теперь осталось научиться оперировать с введенными данными.

1. Вы заполнили таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого примените сортировку строк:

1) выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные®Сортировка;

2) выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке Сортировать выберите «Отдел» и установите переключатель в положение по возрастанию (все отделы в таблице расположатся по алфавиту);

3) чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке Затем по выберите «Наименование», установите переключатель в положение по возрастанию.

Теперь вы имеете полный список товаров по отделам.

2. Продолжим знакомство с возможностями баз данных Excel. Часто ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. отфильтровать данные. Фильтрацию можно осуществить следующим образом. Сначала нужно подготовить Пользовательский автофильтр. Для этого:

1) выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных);

2) выберите команду меню Данные®Фильтр®Автофильт;

3) снимите выделение с таблицы.

3. У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка, (она не выводится на печать) позволяющая задать критерий фильтра. Следует оставить все записи с ненулевым остатком. Раскройте список ячейки «Кол-во остатка», нажав на созданную вами кнопку Автофильтра в этом столбцу, и выберите 0. Вместо полного списка товаров, вы получили список непроданных на сегодняшний день товаров. Можно известным нам способом вставить формулу подсчета общей суммы остатка (в режиме фильтра будет подсчитана сумма выведенных на экран данных). Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь конкретный отдел, то можно получить список непроданных товаров по отделу.

4. Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке Отдел выбрать критерий Все.

5. Но и это еще не все возможности баз данных Excel. ежедневно нет необходимости распечатывать все сведения о непроданных товарах, нас интересует только «Отдел», «Наименование» и «Кол-во остатка». Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выделите столбец №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть. Таким же образом можно скрыть и остальные столбцы, связанные с приходом, расходом и суммой остатка. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат®Столбец®Скрыть.

Восстановите все данные в полном виде с перечнем всех товаров: в пункте меню Данные® Фильтр уберите отметку команды Автофильтр.

Контрольные вопросы

1. Какое расширение имеют файлы электронных таблиц Excel?

2. Перечислите основные элементы окна Excel. В чем основные отличия окна Excel от редактора Word?

3. Какая информация отображается в Поле имени? Для чего нужна Строка формул?

4. Как произвести ввод данных в ячейку и зафиксировать их? Как дополнить содержание ячейки?

5. Что такое интервал ячеек? Какими способами можно выделить столбец, строку, всю таблицу?

6. Какими способами изменить ширину столбца, строки?

7. Какими способами можно скопировать, переместить, удалить содержание ячейки?

8. Что такое Маркер заполнения и какие операции с помощью него можно произвести?

9. С какого знака начинается задание формулы в Excel? Как можно просмотреть формулу, которая содержится в ячейке? Какой формулой задается суммирование интервала ячеек?

10. Как произвести обрамление таблицы? Каким образом можно изменить шрифт текста в ячейке?

11. Опишите способ изменения ориентации текста в ячейке. Какие дополнительные возможности ориентации текста в ячейке предоставляют электронные таблицы Excel по сравнению с редактором Word?

12. Какими способами можно заполнять данными таблицу в Excel?

13. В каких случаях удобно использовать Фильтры? Как с помощью команды Автофильтра произвести фильтрацию списка при заданном условии отбора?

14. Какими способами можно скрыть некоторые столбцы таблицы? Как вернуть скрытые столбцы?

Лабораторная работа №10

Электронная таблица Excel.
Возможности базы данных в Excel.

Цель работы: Знакомство с азами программы Excel, освоение основных приемов работы с электронными таблицами, выполнение простейших арифметических операций и ознакомление с возможностями баз данных Excel.

С помощью электронных таблиц Excel для Windows можно вести разнообразные списки, каталоги и таблицы, составлять финансовые и статистические отчеты. Excel позволяет автоматически вычислять суммы по столбцам и строкам таблиц, взять проценты, среднее арифметическое, дисперсию, можно использовать множество стандартных функций: математических, финансовых, логических, статистических. Введенные и обработанные данные в Excel можно представить в виде не только разнообразно оформленных таблиц, но и виде различных графиков и диаграмм.

Способы запуска программы и выхода из электронных таблиц Excel для Windows полностью аналогичен порядку запуска редактора Word, и поэтому не вызовет затруднений.

Запуск и выход из программы.

Запуск программы.

Запустить электронные таблицы Excel можно двумя способами:

Способ 1. Выбрать Главное меню\ Программы\ МS Оffice\ Microsoft Оffice Excel 2003.

Способ 2. Вы можете запустить Excel вместе с одновременной загрузкой в него определенного документа. Для этого надо на Рабочем столе выбрать Мой компьютер и найдя нужный Вам файл с расширением.XLS, дважды щелкнуть на названии файла.

Выход из программы.

Существуют несколько способов для выхода из программы Excel для Windows:

Способ 1. Выберите команду меню Файл-ВЫХОД и щелкните по нему.

Способ 2. Щелкните мышью (левой клавишей) по кнопке Закрыть системного меню в правом верхнем углу окна Excel для Windows. Этот значок дублирует команду Закрыть в Системном меню документа, расположенного в левом верхнем углу окна.