Создание запросов с вычислением полей.

Последовательность действий при создании перекрестного запроса без Мастера:

Ø находясь в окне БД на вкладке Запросы нажать кнопку Создать;

Ø в окне Новый запрос выбрать режим Конструктор;

Ø в появившемся диалоговом окне Добавление таблицы из списка следует выбрать имя таблицы-источника или запроса-источника, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть кнопку Добавить, после чего закрыть окно диалога Добавление таблицы кнопкой Закрыть;

Ø находясь в окне Конструктора из п.м. Запрос выбрать команду Перекрестный;

Ø для полей, значения которых будут заголовками строк, выбрать в строке Перекрестная таблица опцию Заголовки строк и оставить в строке Групповая операция значение Группировка;

Ø для полей, значения которых будут представлены в запросе в качестве заголовков столбцов, выбрать в строке Перекрестная таблица опцию Заголовки столбцов и оставить в строке Групповая операция значение Группировка;

Ø для расчетных (итоговых) полей, значения которых будут находиться на пересечении строк и столбцов, выбрать в строке Перекрестная таблица опцию Значение, а в строке Групповая операция из списка выбирается необходимая статистическая функция.

Запрос 7. Подсчитать по каждому клиенту общую стоимость услуг в разрезе дат и вывести результат в виде перекрестной таблицы. В итоговом столбце подсчитать среднюю стоимость услуг по каждому клиенту.

Пример записи условия отбора в случае перекрестного запроса приведен на рис. 16.

Рис. 16. Бланк запроса для Запрос7_перекрестный

Замечания. 1. Итоговый столбец, в котором вычисляется среднее значение стоимости услуг, по умолчанию отображается в результирующей таблице на втором месте. Для того, чтобы переместить его в конец таблицы, необходимо выделить этот столбец и перетащить за заголовок.

2. Для того, чтобы изменить подпись итогового столбца, необходимо, находясь в режиме Конструктора запроса, вызвать окно Свойства поля (щелкнуть кнопкой мыши в строке Поле бланка запроса для итогового столбца и вызвать команду Вид/Свойства ) и ввести в строке Подпись необходимое текстовое выражение (в рассматриваемом примере, это – Средняя стоимость ).

В результате получится следующая выборка:

В задании необходимо создать новую таблицу с использованием активного запроса на создание таблиц. Для надо:

- создать обычный запрос с условиями, вычисляемыми полями, итоговый ( как требуется по заданию)

- не закрывая режим Конструктора при создании запроса выбрать в пункте меню Запрос команду Создание таблицы, а затем указать имя новой таблицы

Для экспортирования созданной таблицы в Excel надо открыть данную табліцу в режиме таблиц и в меню Сервис выбрать Связи с Office/ Анализ в Microsoft Excel

6. Создание формы с помощью Мастера форм

Последовательность шагов:

· в окне БД на вкладке Формы нажать кнопку Создать;

· в окне Новая форма задать режим Мастер форм;

· выбрать из раскрывающегося списка в качестве источника данных для формы таблицу с именем ЗАКАЗЫ и нажать ОК;

· в окне Создание форм Мастер потребует:

Ø на 1-м шаге – выбора полей для формы посредством кнопок с изображением знака > > – всех полей и знака > – отдельных полей;

Ø на 2-м шаге – выбора внешнего вида формы (например, в один столбец);

Ø на 3-м шаге – выбора стиля для формы (например, стандартный);

Ø на 4-м шаге – задания имени формы (Заказы).

При необходимости форма редактируется – можно добавить вычисляемые поля, в которых разместить название месяца и название дня недели для поля типа Дата/Время.

Для этого нужно перевести форму в режим Конструктора с помощью команды Конструктор п. м. Вид, затем открыть панель элементов (соответствующая команда в п. м. Вид ). Далее выполнить следующее:

1. увеличить размеры окна Конструктора;

2. увеличить размеры области данных формы с помощью стрелок , на границах области;

3. передвинуть, если необходимо поля формы, для чего сначала выделить поле (щелкнуть по нему кнопкой мыши), затем подвести указатель к границе до появления «ладошки», зажать кнопку мыши, перетащить в другое место и отпустить;

4. на панели элементов выбрать элемент Поле ab| (щелкнуть на нем кнопкой мыши);

5. начертить с помощью мыши прямоугольник в области данных отчета (можно рядом с полем Дата/Время) – в результате появиться выделенное поле вместе с надписью;

6. из п. м. Вид выбрать команду Свойства;

7. на вкладке Все появившегося окна свойств в строке Данные вызвать Построитель выражений с помощью кнопки … ;

8. сформировать вычисляемое поле, используя встроенную функцию Format из категории Текстовые (см. рис 17) и нажать ОК;

Рис. 17. Построение вычисляемого поля в форме « Заказы »

9. не закрывая окна свойств, выделить надпись поля (в результате в окне свойств появятся свойства надписи) и в строке Подпись на вкладке Все ввести название новому полю (в нашем случае, Месяц даты заказа) (см. рис 18);

Рис. 18. Изменение надписи вычисляемого поля

10. закрыть окно свойств и откорректировать ширину поля и надписи по содержимому;

11. второе вычисляемое поле (название дня недели) создать аналогично предыдущему (пп. 4 – 10), изменив, соответственно, аргументы функции Format;

12. сохранить изменения командой Файл/Сохранить.

13. перейти в режим Формы (п. м. Вид ) и просмотреть записи, используя кнопки внизу окна формы.

7. Создание управляющей формы

1. Находясь в окне БД на вкладке Формы нажать кнопку Создать.

2. В окне Новая форма задать режим Конструктори, не указывая источника данных, нажать кнопку ОК.

3. В окне Форма включить панель элементов (если она не включена), выполнив команду Вид/Панель элементов.

4. На Панели элементов активизировать кнопку Мастера.

5. Для создания первой кнопки управляющей формы выбрать элемент Кнопка на Панели элементов и начертить с помощью мыши прямоугольник в области данных. Загрузится Мастер создания кнопок.

6. В окне Создание кнопок выполнить следующие действия:

Ø на 1-м шаге выбрать из списка Категории – Работа с формой, а из списка Действия – Открытие формы;

Ø на 2-м шаге установить флажок в положение текст и ввести текст, помещаемый на кнопку – Открытие Формы ЗАКАЗЫ.

7. Аналогично создается вторая кнопка управляющей формы. Только в окне Создание кнопок выполняются следующие действия:

Ø на 1-м шаге выбираются опции: из списка Категории – Работа с отчетом, а из списка Действия – Просмотр отчета;

Ø на 2-м шаге устанавливается флажок в положение текст и вводится текст, помещаемый на кнопку – Просмотр Отчета ЗАКАЗЫ.

Ø Для установки одинаковых размеров обеих кнопок их необходимо выделить при нажатой клавише Shift и выполнить следующие команды: