Создание шаблона общего бланка

Необходимо создать электронный бланк, содержащий постоянную информацию и место для ввода переменной текстовой и списковой информации.

При создании шаблонов документов рекомендуется устанавливать режим просмотра разметки страницы. В этом режиме создаваемый документ будет отображаться на экране в том виде, в каком он будет напечатан.

Как правило, рабочее поле бланка состоит из нескольких частей – заголовка, реквизитов организации и т.п.- абзацев. Текст каждой части необходимо определенным образом выравнивать (по центру, по правому или левому краю ).

Наиболее часто используемые шаблоны можно сделать универсальными, включив в шаблон документа поля формы. Создание документа на базе такого шаблона сводится к заполнению полей формы нужным текстом.

Поля формы представляют собой поля ввода, которые пользователи могут оперативно заполнять. Ввести информацию в форму можно с клавиатуры непосредственно в окне Word. Можно также распечатать шаблон, а затем заполнить поля формы вручную. В Word существуют поля формы трех типов: текстовые поля, переключатели и поля с раскрывающимся списком.

С помощью полей формы пользователь может обозначить в шаблоне документа области для ввода данных определенного типа. Поля формы можно заранее сформатировать как обычный текст.

Для создания любого поля формы, предназначенного для ввода текста или числового материала, н еобходимо вызвать панель инструментов Формы. Для вызова названной панели существуют две возможности. Первая – воспользоваться пунктом Панели инструментов меню Вид и активизировать команду Формы. Второй путь – установить курсор мыши на любой панели инструментов и щелкнуть правой клавишей мыши.

При формировании поля для ввода текста следует

курсор установить на место ввода будущего текста и в окне Формы нажать кнопку Текстовое поле. Поле будет выделено цветом. Установите указатель мыши на выделенной области и вызовите контекстное меню. В появившемся меню следует выбрать пункт Свойства. В окне Параметры текстового поля выберите тип Обычный текст.

При создании поля ввода числовой информации следует проделать операции, аналогичные описанным выше, но в диалоговом окне Параметры текстового поля следует выбрать тип Число, указать формат вводимых чисел и щелкнуть на кнопке ОК.

При создании остальных полей для ввода числовой информации такого же типа, можно воспользоваться операцией копирования с озданного поля.

Установите курсор на место предполагаемого ввода текста, вызовите панель инструментов Формы, если она закрыта. Щелкните на кнопке Поле со списком, активизируйте кнопку Параметры поля формы , введите элемент списка и щелкните на кнопке Добавить. Закончив ввод списка, щелкните на ОК. Word по умолчанию вставит в поле первый добавленный элемент списка.

Щелкните на текстовом поле, в которое позже будет вводиться текст, чтобы выделить его, затем щелкните на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы.

В окне диалога Параметры текстового поля щелкните на кнопке Текст справки, чтобы вывести на экран окно диалога. Выберите параметр Текст справки. Теперь Вы можете набрать текст, всплывающей справки. Справки, которая будет появляться только тогда, когда подведете курсор к этому месту. Затем дважды щелкните на кнопке ОК.

Замечание: Вы не увидите текст справки в строке состояния, пока не установите защиту документа.

Как правило, поля формы вставляются и форматируются при создании шаблона документа. Для вставки поля формы необходимо установить курсор в том месте шаблона, в которое при заполнении формы пользователь будет вводить информацию, в меню Вставка вызвать команду Поле формы.

В диалоговом окне Поле формы можно определить тип поля формы и задать опции для каждого поля формы. В шаблон документа можно вставлять поля формы для текста, переключателей и списков.

Поля формы для текста представляют собой области, в которые затем пользователь может вводить обычный текст. В полях формы для переключателей пользователь дает положительный или отрицательный ответ. Поля формы со списком содержат элементы для выбора.

В группе Тип поля следует выбрать тип вставляемого поля, при необходимости нажать кнопку Параметры и установить опции для выбранного типа поля. Устанавливаемые опции и опции, используемые по умолчанию, зависят от типа поля формы. После нажатия кнопки Параметры открывается диалоговое окно установки опций, вид которого зависит от типа поля.

Чтобы активизировать поля формы и защитить шаблон от изменений, перед сохранением шаблона следует защитить его с помощью команды Установить защиту меню Сервис. Если шаблон защищен, для заполнения доступны только поля формы.

 

Электронный бланк как совокупность постоянной и переменной информации. Поля формы и их назначение. Виды полей форм. Панель Формы: вызов на экран, описание основных команд. Защита поля формы.

Форма – это разновидность бланка с частично напечатанным текстом. Формы предназначены для составления документов по определённому стандарту.

В форме ввод данных допускается только в заранее определенные поля.

Для создания формы целесообразно использовать панель инструментов Формы, которая отображается на экране командой Панели инструментов/Формы из меню Вид.

Текстовое поле формы предназначено для ввода в форму различных типов текста. Для вставки текстового поля в форму необходимо нажать кнопку Текстовое поле на панели инструментов «Формы».

Поле формы типа Поле со списком предоставляет Вам список элементов, из которого Вы можете сделать выбор. Для вставки поля со списком в форму необходимо нажать кнопку Поле со списком на панели инструментов Формы.

Поле формы типа Флажок действует по принципу переключателя и позволяет быстро вводить ответ (типа да/нет). Для вставки поля – флажка в форму необходимо нажать кнопку Флажок на панели инструментов «Формы».

Часто используемую последовательность операций можно объявить макросом. Вызов этого макроса будет приводить к выполнению составляющих его операций в заданной последовательности. Для создания макроса достаточно дважды кликнуть переключатель ЗАП в строке состояния. На экран выводится диалоговое окно Запись макроса (рис 12), с помощью которого можно перейти в режим записи макроса.

Панель Запись появляется на экране в режиме записи макроса. С помощью кнопок этой панели Вы можете управлять процессом записи. Левая кнопка этой панели завершает процесс записи макроса. Правая кнопка работает как кнопка Пауза, т. е. Вы можете приостановить запись и выполнить операции, которые не должны войти в макрос.

Запустить макрос на выполнение можно с помощью назначенных " горячих клавиш", кнопок панели инструментов или команд меню. Эти назначения производятся в диалоговом окне Настройка, вызываемого командой Настройка из меню Сервис. Кроме этого Вы можете открыть окно Макрос (команда Макрос/Макросы… из меню Сервис), выделить нужный макрос в списке Имя: и кликнуть кнопку Выполнить.

Форматирование полей формы. Прямое и стилевое форматирование текста. Стили абзацев и символов. Сохранение созданного шаблона с пустыми полями формы. Создание шаблонов или документов с помощью Мастеров.

 Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне шаблон; NormalNormal.dot. Далее мы будем называть его просто Normal.

стильСтиль — это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей:

 стиль; знакастиль знака — содержит только параметры шрифта;

 стиль; абзацастиль абзаца — содержит полный набор сведений, необходимых для форматирования абзаца, то есть параметры абзаца и параметры шрифта;

 стиль; таблицыстиль таблицы — содержит информацию о границах таблицы, цветах текста ее элементов, заливке, выравнивании и шрифтах;

 стиль; таблицыстиль списка — содержит сведения о форматировании маркированного или нумерованного списка.

стиль; место храненияСтили (то есть их имена и определения) хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан. Форматируя документ, можно использовать стили, содержащиеся в нем самом, а также стили из шаблона Normal и встроенные стили Word. Кроме того, можно применять стили из так называемых общих шаблонов. шаблон; общийОбщие шаблоны не используются в качестве основы для конкретных документов, они загружаются автоматически при запуске программы или вручную после ее запуска, после чего хранящиеся в них стили становятся доступными во всех открываемых в программе документах.

Программа Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, она позволяет копировать стили из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ.

Все сказанное здесь о доступе к стилям и выполняемых над ними операциях относится и к другим элементам, которые могут храниться в шаблонах документов Word. Однако эти элементы сейчас описываться не будут, поскольку данный урок посвящен исключительно форматированию текста.

Создание документа на основе шаблона

документ; создание на основе шаблонаКак вы только что могли убедиться, для эффективной работы с документами необходимо, чтобы они создавались на основе специализированных шаблонов, соответствующих типам документов. Поэтому прежде всего нужно рассмотреть процедуру создания документа на основе выбранного шаблона.

Посредством команды Файл4Создать откройте область задач Создание документа и в области Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере. Программа отобразит диалоговое окно Шаблоны, показанное на рис. 5.1, где вы сможете выбрать один из имеющихся на компьютере шаблонов.

 

Вместе с Word устанавливается большой набор шаблонов для создания разнообразных документов личного и делового характера. Поэтому шаблоны на вашем компьютере есть обязательно.

Когда вы щелкаете на значке шаблона, справа появляется образец документа, который будет создан на его основе. Создайте несколько документов на основе готовых шаблонов, чтобы получить представление о том, как они могут выглядеть.

Если щелкнуть на ссылке Новый документ в области задач Создание документа или выбрать значок с тем же именем в диалоговом окне Шаблоны, программа создаст новый документ на основе шаблона Normal. То же самое происходит после щелчка на кнопке Создать файл панели инструментов Стандартная. Вы не должны забывать, что при работе над документом доступны все сочетания клавиш, стили и другие элементы, входящие в состав шаблона Normal, даже если, создавая документ, вы выбрали иной шаблон.

Помимо шаблонов в диалоговом окне Шаблоны представлены так называемые мастер; создания документама­стера — мини-программы для создания стандартных документов. Каждая из них вводитсерию диалоговых окон, где можно выбрать разные варианты оформления документа и ввести сведения для заполнения его основных полей (таких, как имя адресата письма или реквизиты составителя резюме). Файлы мастеров, име­ю­щие расширение wiz, присоединяются к документам подобно шаблонам, но их содержимое нельзя изменять. Набор стандартных мастеров устанавливается вместе с Word, а кроме того, их могут создавать разработчики программного обеспечения.

Форматирование текста с помощью стилей

Предположим, вы назначили некоторому фрагменту текста стиль; применениеопределенный стиль. Если теперь изменить параметры форматирования данного стиля в документе, внешний вид текста автоматически изменится. То же самое произойдет, если скопировать в документ одноименный стиль с другими параметрами из шаблона данного документа, другого шаблона или документа. При этом программа дает возможность задать для документа установку, которая обеспечивает автоматическое обновление стилей при его открытии — стили заново копируются в документ из его шаблона. Соответственно, любые изменения в шаблоне документа влияют на все основанные на нем документы, для которых задана упомянутая установка, и таким образом обеспечивается их согласованное форматирование.

Далее в этой книге мы будем различать два способа форматирования текста: форматирование; непосредственноенепосредственное, то есть выполненное вручную способами, о которых рассказывалось на предыдущем уроке, и форматирование; стилевоестилевое, произведенное путем назначения тексту определенных стилей.

Встроенные стили

стиль; стандартныйВ программе Word определен ряд встроенных стилей и сочетаний клавиш для их применения. Эти стили и сочетания клавиш доступны в любом документе Word, если только они не переопределены в самом документе или в его шаблоне. Важнейшие из них приведены в табл. 5.1. Кроме того, существуют стили для заголовков следующих, более низких, уровней, для различных видов списков, для таблиц с разнообразным оформлением, для основного текста разного формата, для колонтитулов, номеров строк, страниц и т. д. Наконец, существует ряд стиль; специализированныйспециализированных стилей. Они применяются автоматически для форматирования таких элементов, как сноски, примечания, представления структуры документа, оглавление и предметный указатель, а также для некоторых других целей и по умолчанию не отображаются в списках стилей, доступных для использования в документе.

Таблица 5.1. Стандартные стили и сочетания клавиш для их применения

Стиль или операция	Область действия	Сочетание клавиш
Обычный	Абзац	Ctrl+Shift+N
Основной шрифт абзаца (при его применении форматирование выделенной части абзаца приводится к стилю этого абзаца)	Символ	Ctrl+Пробел
Заголовок 1	Абзац	Ctrl+Shift+1
Заголовок 2	Абзац	Ctrl+Shift+2
Заголовок 3	Абзац	Ctrl+Shift+3
Маркированный список	Список	Ctrl+Shift+L
Нет списка	Список	Отсутствует
Обычная таблица	Таблица	Отсутствует
Повышение уровня заголовка (с изменением его стиля)	Абзац	Alt+Shift+
Понижение уровня заголовка (с изменением его стиля)	Абзац	Alt+Shift+®

Первоначально шаблон Normal содержит только стиль Обычный и три специализированных стиля — Нет списка, Обычная таблица и Основной шрифт абзаца. Однако в этот шаблон можно добавлять любые стили, как стандартные с измененными характеристиками, так и определенные вами, чтобы они тоже были доступны во всех документах, создаваемых без выбора конкретного шаблона.

Далее при изложение материала о работе со стилями в качестве примеров будут использоваться стандартные стили Word. Для последующих экспериментов создайте новый пустой документ и скопируйте в него текст из сформированного на предыдущем уроке файла Выделение.doc. Выделите весь текст и приведите его форматирование к стилю Обычный, нажав клавиши Ctrl+Shift+N, а затем Ctrl+Пробел.

Применение стиля к тексту

стиль; применениеНет ничего проще, чем отформатировать фрагмент текста с помощью стиля — достаточно выделить его в документе и на панели инструментов Форматирование выбрать из раскрывающегося списка Стиль нужное имя. При этом следите, чтобы типы выделенного фрагмента и стиля совпадали, то есть стиль знака применялся к группе символов, а стиль абзаца — к абзацу, иначе результат может не соответствовать вашим ожиданиям.

Выделите первый абзац в документе Выделение.doc, щелкнув слева от него, чтобы захватить и знак абзаца. Затем выберите в раскрывающемся списке Стиль стандартный стиль Заголовок 1. Текст примет вид заголовка: будет расположен по центру строки, а его шрифт изменится и увеличится. Если вы выделите несколько слов без знака абзаца, программа применит к ним только параметры шрифта стиля Заголовок 1 и не станет менять параметры абзаца. По умолчанию, то есть когда ни один фрагмент текста не выделен, действуют те же правила, что и при непосредственном форматировании текста (о нем речь шла на предыдущем уроке): стиль абзаца или списка применяется к тому абзацу, а стиль знака — к тому слову, в котором находится курсор.

Поверх любого стиля, независимо от его типа, можно производить непосредственное форматирование текста. Выделите первое слово заголовка и выберите для него курсивное начертание — все остальные установки его форматирования останутся неизменными. Снова выделите это же слово и нажмите клавиши Ctrl+Пробел, с помощью которых удаляется любое форматирование, наложенное поверх стиля абзаца. Программа уберет курсивное начертание и вернет слово к тому виду, какой имеют остальные слова данного абзаца.

Применяя к одному и тому же фрагменту текста стиль абзаца и стиль знака, вы должны знать, что параметры последнего имеют преимущество. Когда, к примеру, для стиля абзаца Синий задан синий цвет шрифта, а для стиля знака Красный — красный, то если в абзаце, имеющем стиль Синий, к одному слову применить стиль Красный, оно будет окрашено в красный цвет. При этом в отношении тех параметров, которые принимают одно из двух возможных значений и определяют начертание и другие видоизменения шрифта, здесь действует важное правило: если такой параметр включен в обоих применяемых стилях, для результирующего текста он будет отключен, как если бы вы выделили абзац, щелкнули на кнопке Курсив, а затем выделили слово и снова щелкнули на этой же кнопке.

 

17. Автотекст: назначение и основные понятия. Удаление, переименование, изменение и распечатка элементов автотекста. Способы редактирования элементов автотекста.

⇐ Предыдущая123

Поделиться: