Придание документам юридической силы Регистрация документов

Состав и виды документов

Порядок оформления и нормативные требования к кадровой документации

Придание документам юридической силы Регистрация документов

Типичные ошибки при оформлении документов

СЛАЙД 2 Система документационного обеспечения управления (СДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в системе управления, включающая в себя и систему кадровой документации.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (п. 34 ГОСТ Р 51141-98).

СЛАЙД 3

Рисунок. Система кадровой документации

Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

Современное государственное регулирование СДОУ

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям:

Законодательное регулирование

Стандартизация

Разработка нормативно-методических документов.

Законодательное регулирование

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г); Закон РФ «О языках народов РФ» (1991 г.); Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ» (1995 г.); Закон РФ «О государственной тайне» (1993 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.

Стандартизация

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Схема расположения реквизитов и границы

Их зон на формате А4 (210х297 мм) продольного бланка

Слайд 14.15

Схема расположения реквизитов и границы

Их зон на формате А4 (210х297 мм) углового бланка

Образец углового бланка письма организации

Расположение реквизита «Адресат» на формате А4 углового бланка

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Рисунок.Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

· автоматический контроль за исполнением документа;

· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Грамотное оформление кадровой документации является одним из основных требований кадрового учёта. От того, насколько правильно это будет сделано, зависят дальнейшие трудовые взаимоотношения между работодателем и работником. Ответственность за неправильное оформление кадровых документов может быть возложена как на организацию, так и лично на директора. Кроме того, неграмотное оформление кадровой документации может повлечь финансовые проблемы организации.

Основное количество ошибок при ведении кадровой документации связано с порядком заполнения трудовых книжек. Ошибки, допускаемые при обращении с трудовыми книжками, можно разделить на несколько функциональных групп. Большая часть ошибок допускается работодателями в процессе ведения трудовых книжек, однако для начала рассмотрим ошибки при первичном оформлении трудовых книжек, которых тоже встречается немало.

Одной из основных ошибок в оформлении трудовой книжки является невнесение сведений об образовании работника. Подобные ошибки связаны, прежде всего, с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. К примеру, при отсутствии подлинника документа соответствующие сведения вносятся в трудовую книжку по нечёткой копии или, что ещё хуже, со слов работника.

Наибольшее количество ошибок в процессе ведения трудовых книжек допускается при внесении сведений о работе и прежде всего записи о трудовой функции, порученной работнику в соответствии с трудовым договором. Напомним, что в записи о приёме на работу должны указываться следующие сведения:

дата приёма на работу;

наименование структурного подразделения, в которое принят работник (если соответствующее условие содержится в трудовом договоре);

наименование порученной работы (должности), специальности, профессии, при наличии – с указанием квалификации.

Одна из самых распространённых ошибок – отсутствие полного и сокращённого наименований организации перед внесением записи о приёме работника, наличие в записях сокращений каких-либо слов, заверение записи о приёме работника на работу подписью и печатью руководителя организации и др.

В случае внесения в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление её возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». В соответствии с указанными документами в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление её производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачёркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей. Например, при необходимости изменения конкретной записи о приёме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

И, наконец остановимся подробнее на ошибках, допускаемых работодателями при оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки. Напомним в этой связи, что дубликат трудовой книжки – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением совершённых в ней ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений.

Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:

перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);

перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;

перенос в дубликат записей не в полном объёме;

отсутствие отметки (отметок) об оформлении дубликата.

Основными ошибками, допускаемыми при оформлении вкладыша трудовой книжки, являются:

незаполнение (неполное заполнение) сведений на титульном листе;

отсутствие отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;

ненадлежащее удостоверение сведений, внесённых во вкладыш при оформлении

Также в процессе деятельности фирмы, помимо ошибок, которые допускаются при оформлении и ведении трудовых книжек, нередко возникают ошибки при составлении и разработке каких-либо других кадровых документов. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки:

1. Часто на предприятиях встречаются такие нарушения трудового законодательства, как незаключение трудового договора с работником, работающим по совместительству на том же предприятии, т. е. имеется лишь один трудовой договор, предусматривающий его работу по основному месту работы, или незаключение дополнительного соглашения к основному трудовому договору при совмещение профессий. В случае обнаружения такого нарушения необходимо немедленно заключить трудовой договор или дополнительное соглашение с работником и оформить иные недостающие документы, которые необходимы при надлежащем оформлении трудовых отношений.

2. При увольнении работника за совершение виновных действий (например, прогул, утрата доверия и т. п.) работодатель, считая, что работник «подлежит наказанию», не производит с ним окончательного расчёта либо не включает в этот расчёт компенсацию за неиспользованный отпуск. Такие действия работодателя являются нарушением норм трудового права. В законодательстве не предусмотрено каких-либо исключений для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Такая компенсация должна быть выплачена при увольнении любому работнику независимо от причин его увольнения. И в случае, если компенсация за неиспользованный отпуск не была выплачена при увольнении работника, работодатель должен направить работнику письмо или иным образом уведомить его о возможности получения такой компенсации.

3. Нередки случаи, когда работодатель в целях повышения производительности труда, привлечения большего числа Клиентов и по иным причинам переводит работника из одного структурного подразделения в другое. Но при этом не уточняется, указано ли структурное подразделение в трудовом договоре работника. Если указано, то невнесение каких-либо изменений в трудовой договор или несоставление дополнительного соглашения, то есть неоформление перевода работника, является ошибкой. Во избежание указанного нарушения необходимо в обязательном порядке оформить надлежащим образом перевод работника в другое структурное подразделение и в дальнейшем строго следить за какими-либо изменениями условий трудового договора, их своевременным оформлением. Также, оформляя перевод работника, например, на другую должность, работодатель вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет её подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Исправить такое нарушение практически невозможно, поскольку фактически это не является записью в трудовой книжке, и признать её недействительной нельзя. Но в дальнейшем при заполнении трудовых книжек необходимо строго соблюдать соответствующие правила и требования.

Таким образом, соблюдение правил ведения кадровой документации и правил трудового законодательства обезопасит организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника – от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Конкретными ошибками, допускаемыми при создании локальных нормативных актов являются:

- отсутствие конкретной информации о режимах рабочего времени и времени отдыха в данной компании. В лучшем случае прописывается 5–дневная, 40-часовая неделя с двумя выходными днями и перерыв для приема пищи не более 60 минут. Однако, анализируя трудовые договоры с работниками этой организации, я встречаю установление режима ненормированного рабочего дня, практически, у 80% работников – что никак не отражено в ЛНА, хотя в соответствии со ст. 101 ТК РФ, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Учитывая ритм, в котором существует бизнес, многие компании не устанавливают конкретное время перерыва на обед и прописывают «плавающий режим обеденного перерыва», а это значит, что применить норму законодательства о наложении дисциплинарного взыскания при отсутствии работника в течение 4-х часов подряд будет проблематично;

- отсутствие регламента выплаты заработной платы: как часто выплачивается заработная плата, каковы ее составные части, место и порядок ее выплаты и т.д. Вместо этого могут использоваться устаревшие нормы и терминология КЗоТ РФ (например, аванс и заработная плата). Кроме того, бывает так, что в компании применяют различные формы оплаты труда (часовая или дневная ставка, должностные оклады), но ЛНА информации об этом не содержат;

- при наличии обособленных подразделений в других регионах, где режимы работы, отдыха и оплаты труда имеют особенности, но никак не отражены в ЛНА (а зачастую и в трудовых договорах тоже), что снижает уровень гарантий работников организации в этих регионах по сравнению ТК РФ;

- ошибки в Штатном расписании. Штатное расписание – документ, отражающий все разнообразие должностей и уровней оплаты по всей организации, в него необходимо включать и обособленные подразделения. При этом категорически недопустимы «вилки окладов», это будет трактоваться как дискриминация в сфере труда (это серьезное нарушение законодательства, которое встречается практически в 90% компаний, в которых есть региональные подразделения);

- отсутствие информации об индексации заработной платы, хотя статьей 134 ТК РФ предусмотрено, что работодатели, производят индексацию заработной платы в порядке, установленном локальными нормативными актами;

- ограничение прав работников при установлении правил работы с конфиденциальной информацией. Работодатели «увлекаясь» проблематикой, обязывают работников уведомлять работодателя о намерении работать по совместительству (в противном случае работнику грозит ряд административных мер), что является нарушением ст. 282 ТК РФ;

- закрепление в ЛНА внутриорганизационных норм (например, обходные листы при увольнении работника, обязанности соблюдения дресс-кода). Эти правила не носят правового характера и привлечь работников к ответственности за их нарушение невозможно. Более того, задержка трудовой книжки при увольнении работника, не сдавшего обходной лист, является нарушением ТК РФ и влечет за собой выплату среднего заработка за все время задержки с уплатой штрафов;

- отсутствие необходимой информации при разработке Положения о персональных данных: не оговаривается перечень должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным и порядок обработки данных, отсутствие исчерпывающего перечня документов, относящихся к персональным данным;

- нарушение ст. 192 ТК РФ, в соответствии с которой перечень дисциплинарных взысканий является исчерпывающим и применение любого другого взыскания к нарушителям трудовой дисциплины (например, лишение премии, снижение процента премии, перенос отпуска, уменьшение количества дней отпуска за совершенный прогул, наложение денежных штрафов и лишение каких-либо льгот в качестве наказания и т.д.) незаконно.

Слайд 27 Это далеко не полная информация об ошибках, допускаемых при создании Локальных нормативных актов.