Нормативно-методические документы

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (с 01.01.2004).

Слайд 4 СОСТАВ и ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

Код по ОКУД	Наименование формы
	Документация по приему на работу
	Заявление о приеме на работу
	Контракт о назначении на должность
	Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
	Документация по переводу на другую работу
	Заявление о переводе на другую работу
	Представление о переводе на другую работу
	Приказ о переводе на другую работу
	Документация по увольнению с работы
	Заявление об увольнении
	Приказ об увольнении
	Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
	Документация по оформлению отпусков
	График отпусков
	Заявление о предоставлении отпуска
	Приказ о предоставлении отпуска
	Документация по оформлению поощрений
	Представление о поощрении
	Приказ о поощрении
	Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
	Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
	Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
	Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
	Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
	Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

Слайд 5. Унифицированная система первичной учетной документации:

Код по ОКУД	Наименование документа
	Штатное расписание
	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
	График отпусков
	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником
	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками
	Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы
	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
	Командировочное удостоверение
	Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
	Приказ (распоряжение) о поощрении работника
	Приказ (распоряжение) о поощрении работников

 

Следует отметить, что при создании кадровых документов УСОРД и УСПУД было нарушено одно из основных требований унификации - однократность и единообразие. Это привело к тому, что в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299, происходит дублирование номиналов кадровых документов УСОРД и кадровых документов УСПУД. Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 (5 января 2004 г. принято постановление Госкомстата России № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в связи с чем постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 признано утратившим силу) утверждены формы документов по личному составу, вошедшие в систему первичной учетной бухгалтерской документации, а часть документов осталась в системе организационно-распорядительной документации.

 

Слайд 6 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ:

В любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников данной организации. Это требование к кадровому учету любой организации определено, прежде всего, в нормах ТК РФ. Рассмотрим, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации.

В соответствии с положениями ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. Документирование информации в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Слайд 7. Требования к оформлению основных кадровых документов содержатся в соответствующих нормативно-методических документах.

В ТК РФ не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего, нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

СЛАЙД 8. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (п. 34 ГОСТ Р 51141-98).

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 г. N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

- унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

- унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящим Стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

При оформлении документов необходимо руководствоваться двумя основными вышеуказанными нормативами.

Слайд 9. Кроме традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются электронные документы. В соответствии с Федеральным законом от 20.02.1995 N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа (наименование и место нахождения организации - создателя документа, код лица, изготовившего документ, код лица, ответственного за изготовление документа на компьютерном носителе, код лица, утвердившего документ) и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком.

Слайд 10. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (п. 39 ГОСТ Р 51141-98).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

Слайд 11. 15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Слайд 12.13

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

СХЕМЫ
расположения реквизитов документов

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: