Модели документооборота АИС-БУ (файл «Теория 2»)

 

Документооборот — движение документов на предпри­ятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бух счетах или до завершения ис­полнения и сдачи в архив.

В настоящее время в зависимости от того, является ли АИС-БУ локальной или входит в состав комплексной информа­ционной системы предприятия как ее компонент, сформирова­лись два основных подхода к работе с операционными учетными документами.

Первый подход заключается в том, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бух учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хоз операци­ях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подхо­ду. Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между докумен­тами разных видов.

При первом подходе в компьютерных системах бух учета применяется 1 из 3 моделей документо­оборота, в которых документ рассматривается как: дополнение к хоз операции (1-я модель); средство формирования записи массива информации о хо­з операциях (2-я модель); вспомогательный информационный объект (3-я модель).

Модель документооборота — это порядок формиро­вания, регистрации, хранения, обработки и трансформации доку­ментов в систему записей на бух счетах.

Первая модель рассматривает документ как допол­нение к хоз операции, отраженной в инфор­мационной базе — массиве информации о хоз опера­циях. Эта модель реализует технологию работы с первичными до­кументами и отражения их данных в учетных информационных базах по схеме:

возникновение хоз операции ► запись в массиве информации о хоз операциях > первичный документ.

О системах, использующих данную технологию, говорят, что они работают «от проводки». Центральным понятием в таких сис­темах является понятие «хоз операция», «проводка», а первичный документ трактуется лишь как выходная форма, кото­рая является дополнением к хоз операции.

При такой модели бухгалтер, обрабатывая входящие докумен­ты, преобразует их вручную или с помощью программы в записи массива информации о хоз операциях, которые отражаются в журнале хоз операций.

Только после ввода хоз операции документ форми­руется автоматически, либо по запросу бухгалтера. Часть реквизи­тов в поля шаблона документа подставляются программой из вве­денной записи, а некоторые вводятся бухгалтером дополнитель­но. Сформированный документ можно отпечатать.

Здесь входящие документы отдельно в базе данных не регистри­руются. Те документы, которые формируются программой, либо хранятся в привязке к тем записям, на основе которых были сфор­мированы, но часто после печати вообще не сохраняются. Некото­рые программы позволяют хранить документы в компьютерном архиве, но без связи с породившими их записями массива хоз операцией.

Недостаток рассмотренной технологии заключается в том, что введенная запись о хоз операции сразу же становится актуальной. Определяемые ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным. В реальных ус­ловиях часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хоз операций и ак­туализацией проводок, определяемых этими записями. Поэтому бухгалтер должен отслеживать записи, по которым был выписан документ, но не была совершена сама хоз операция.

Изложенная модель интерпретации первичных документов на­рушает привычную технологию ведения бух учета, при которой хоз операция отражается в учете только после ее совершения и подтверждения этого факта соответствующим до­кументом. Здесь же именно запись об операции становится осно­вой для формирования документа.

Рассмотренная модель интерпретации первичных документов была присуща ранним версиям многих программ, а в отдельных из них сохранилась и по сей день («Финансы без проблем»).

Вторая модель рассматривает документ как сред­ство формирования записей массива информации о хоз операциях. Эта модель реализует техноло­гию работы с первичными документами по следующей схеме:

возникновение хоз операции > первичный документ > запись в массиве информации о хоз операциях.

При данной модели бухгалтер сначала заполняет эк­ранную форму первичного документа определенного вида, а про­грамма формирует документ и дает возможность его распечатать. По данным, введенным на основе макета документа, программа формирует соответствующие ему записи массива информации о хоз операциях. После этого связь документа со сфор­мированными записями теряется.

Как и в 1 модели, сформированные по данным документа проводки считаются «подтвержденными», актуальными и всегда участвуют в расчете оборотов и остатков счетов. Здесь также не со­блюдается временной лаг между выпиской документа, совершени­ем операции и отражением их в учете, т.е. система работает по неутвержденным документам. Сам документ рассматривается только как средство, позволяющее сформировать записи на счетах. Следовательно, здесь сохраняются все недостатки 1 модели, а раз­ница состоит лишь в том, что записи о хоз операциях формируются по данным документов, а не документы по данным записей о хоз операциях, как в 1 модели. В силу сказанного эту модель также нельзя признать полноценной.

Была реализована в ранних версиях программ «Инфо-Бухгалтер» и «Турбо Бухгалтер».

Таким образом, основной недостаток 1 и 2 моделей — несоблюдение временного лага между созданием документа и формированием соответствующих ему записей на счетах.

Третья модель рассматривает документ как вспомо­гательный информационный объект.Основной цельюреализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хоз операциях. Эта модель реа­лизует технологию работы с первичными документами по схеме:

возникновение хоз операции > первичный документ > совершение хоз операции > запись в массив информации о хоз операциях.

Так же, как и во 2 модели, здесь сначала вводятся дан­ные документа, но при этом соблюдается временной лаг между его формированием и отражением содержания хоз опера­ции на счетах бух учета.

Сначала программа предлагает бух­галтеру заполнить экранную форму первичного документа. На ос­нове введенных данных документ формируется, печатается, регистрируется в реестре документов и сохраняется в электронном ар­хиве. Часто однотипные документы регистрируются в отдельных реестрах и архивах. Возможен вариант, когда документ сначала ре­гистрируется в реестре, а затем предлагается бухгалтеру для запол­нения. К зарегистрированному в реестре и сохраненному в архи­ве документу бухгалтер может неоднократно возвращаться, кор­ректировать его и заново печатать.

После совершения хоз операции, подтвержденной утвержденным первичным документом, бухгалтер вновь обраща­ется к нему через реестр и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в массиве ин­формации о хоз операциях.

При данной технологии соблюдается естественная последова­тельность работы с документами за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. При этом введенные документы без подтвержде­ния пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты и остатки счетов.

Регистрация документов в реестре и сохранение их в электрон­ном архиве позволяет бухгалтеру не только в любой момент вер­нуться к документу, но и выполнять выборку документов по определенным критериям, печатать реестры отобранных документов.

Таким образом, при применении модели поддер­живается естественная технология прохождения первичных доку­ментов как формируемых в системе, так и поступающих извне. Поэтому на предприятиях с большим документооборотом целесообраз­но применять программы, использующие именно этот подход.

Рассмотренная модель обработки документов наиболее после­довательно реализована в разработках фирм «Парус», «Интел­лект-Сервис», «Контур» и др. Такая технология работы с первичными документами реализована и в разработках фирмы «1С».

В типовой конфигурации программы «1С: Бухгалтерия 7.7» также сначала вводятся данные первичного документа, и он может быть распечатан. При за­вершении работы с документом система предлагает его провести. Если поль­зователь соглашается, то программа формирует соответствующие проводки. В противном случае документ остается непроверенным, регистрируется в ин­формационной базе, но проводки по нему не формируются и его данные никак не влияют на остатки и обороты счетов бухгалтерского учета. При реальном со­вершении хоз операции пользователь может вернуться к этому до­кументу и провести его. Если возникает потребность в изменении содержания документа (н/р, если какие-либо данные были введены ошибочно), то программа отменяет ранее сделанные проводки и может повторно провести документ, чтобы сформировать проводки на основе измененных данных. При удалении документа автоматически удаляются и связанные с ним проводки. Можно также отменить проведение ранее проведенного документа. В этом слу­чае он остается в информационной базе, но проводки по нему удаляются. Со­ответственно изменяются остатки и обороты счетов.

На примере типовой конфигурации программы «1С: Бухгалтерия 7.7» можно видеть, что при использовании 3 модели со­храняется связь между документом и порожденными им проводками, что позволяет программе автоматически изменять их при внесении изменений в сам компьютерный документ.

Во многих системах, использующих 3 модель работы с первичными документами, по некоторым хоз опера­циям устанавливается взаимосвязь между документами разных ви­дов, например между документами-основаниями и сопроводи­тельными документами, что уже является элементом модели пол­ного документооборота. Так, на основе выписанного счета покупателю можно сформировать накладную на отпуск материала. При этом необходимые данные автоматически переносятся из од­ного документа в другой, что позволяет автоматизировать процесс формирования производных документови частично отследить этапы прохождения хоз операции. Однако делается это по ог­раниченному кругу операций и далеко не всеми системами.

Наибольшее развитие принцип взаимосвязи между документа­ми разных видов получил в системах, ориентированных на доку­ментооборот всего предприятия, т.е. в тех, где применен второй подход к построению документооборота в АИС-БУ.

Модель полного документооборота реализуется в корпоративных ИС, где бухгалтерский программный комплекс является одной из функциональных под­систем управления предприятием.

Этот подход базируется на четырех основных положениях:

1) большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, сле­довательно, массивы документов могут формироваться и хранить­ся в электронных архивах вне бухгалтерии;

2) между документами разных видов существует тесная взаимо­связь;

3) документ не является только средством отражения хоз операции на счетах бух учета;

4) процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бух учета может быть разделен во времени.

Известно, что большая часть информации о производственно-хо­зяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалте­рии — в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и других опе­ративных подразделениях предприятия. В этих подразделениях и создаются документы, которые затем попадают в бухгалтерию.

Основой корпоративных систем является документ и его связь с другими документами, а одним из принципов функцио­нирования системы — поддержка полноценной системы междоку­ментальных связей.

Работая с документами, персонал оперативных служб может качественно выполнять свои функции независимо от бухгалтерии. Они могут получать различные аналитические разрезы при работе с документами и контролировать исполнение документов-оснований (договоров, счетов и т.д.), проверять соответствие от­дельных сопроводительных документов (накладных на отпуск това­ров и расходных ордеров) документам-основаниям и т.д.

Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов од­ного вида, отражающих одну и ту же хоз операцию (пачке документов), проводки можно получить в свернутом, итого­вом виде по группе документов. Иными словами, можно формиро­вать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хоз операциях.

Следовательно, 3 основные момента отличают модель пол­ного документооборота от предыдущих моделей:

· документ рассматривается не только как средство формиро­вания бух записей (проводок), но и является полноправ­ной информационной единицей,

· документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии, и работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя создан­ную базу документов. Наличие документов в интегрированной БД позволяет вести учет ТМЦ и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости вы­пущенной продукции и оценивать финансовые результаты реали­зации без отражения этих данных в бух учете;

· благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах. Это обеспечивает освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации. Но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки и ана­литические разрезы.

Итак, модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтер­ского и оперативного учета.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: