Способы хранения информации о хозяйственных операциях (файл «Теория 2»)

 

Данные о совершившихся и подтвержденных хоз операциях в компьютерной системе хранятся в массиве информа­ции о хоз операциях. Массив информации о хоз операциях — это совокуп­ность записей обо всех хоз операциях предприятия, совершенных с начала использования компьютерной системы. Этот массив является стержнем информационной базы любой АСБУ. Он содержит основные исходные учетные данные, которые в дальнейшем под­вергаются логико-арифметической обработке с целью формирова­ния результатных показателей для составления учетных регист­ров и бухгалтерской отчетности.

Данные этого массива отражаются в хронологических регистрах — журналах (книгах) учета хоз операций. В них бухгалтер может просматривать все записи о введенных в систему операциях.

Данные о хоз операциях вводятся либо непосредст­венно в журнал учета хоз операций через специаль­ные экранные формы, либо автоматически при проведении за­полненных оправдательных документов.

Структура и содержание массива информации о хоз операциях, как и журнала, отражающего его записи, могут быть разными. Это определяется тем, что именно вкладывается в понятие «запись» массива идеологией программы. Под запи­сью может подразумеваться как бух проводка, так и бух операция. Бухгалтерские проводки массива могут быть связаны с породившей их операцией, но могут храниться и вне связи с ней.

В ПО бух учета сведения о хоз операциях могут храниться в виде:

- расширенных проводок;

- бух операций;

- закодированных бух операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки).

При 1 способе хранениямассив хоз операций представляет собой набор проводок, которые явно не объединены по фактам хоз деятельности. Этот способ характерен для многих систем, базирующихся на еди­ной модели представления учетных данных. При этом, чем под­робнее представлена информация классификационных и иденти­фикационных полей расширенной проводки, тем более глубокую аналитическую работу в дальнейшем можно проводить с создан­ной базой данной, получая различные разрезы выходных докумен­тов в стоимостном и количественном выражениях, а также ис­пользовать ее в специальных расчетах.

«1С: Бухгалтерия Проф 6.0», «БЭСТ-4», «Компас», «Янус», «Главный бухгалтер».

При данном способе представления сведений о хоз операциях каждая строка журнала (книги) учета хоз операций представляет собой проводку и включает все ее реквизи­ты. Расширенные проводки вводятся непосредственно в журнал.

Часто в экранном представлении списка расширенных прово­док можно видеть только часть реквизитов каждой из них, а пол­ный набор информационных полей отражается только в специа­лизированной экранной форме, раскрывающей содержание рас­ширенной проводки.

При 2 способе хранениямассив информации о хоз операциях хранит бухгалтерские операции, кото­рые представляются двумя уровнями: заголовком операции и од­ной или совокупностью нескольких проводок, которые полностью отражают в учете хоз операцию. В этом случае массив записей фактически разбивается на два иерархически связанных массива, в комплексе составляющих единое целое. В 1 масси­ве хранятся заголовки проводок, а во 2 — сами проводки, до­полненные той информацией, которая является уникальной для каждой из них. Эти массивы программа представляет в двух взаи­мосвязанных регистрах, журнале операций и журнале проводок. Каждой операции первого журнала соответствует одна или не­сколько проводок второго журнала.

В системах автоматизации учета реализованы разные подходы к представлению сведений об операциях в указанных регистрах.

В программе «1С: Бухгалтерия 7.7». Здесь данные о хоз операции хранятся в виде бух опе­раций, каждая из которых может содержать одну или несколько проводок. Бух операция представлена двумя уровнями: заголовок хоз операции и проводки. Проводки разделены на простые, состоящие из одной корреспонденции счетов, и сложные, содержащие несколько кор­респонденции

В системе имеются два хронологических журнала: один для просмотра введенных бух операций—журнал операций, второй — для просмотра проводок бух операций — журнал проводок.

Журнал операций. Каждая строка журнала операций отражает ос­новные сведения об одной операции: дата, вид и номер документа, тексто­вое описание содержания, сумма. Реквизит «время операции» нужен для упорядочения записей об операциях в пределах одной даты, что имеет зна­чение при выполнении некоторых расчетов и построении отчетов. Находясь в журнале операций, можно просмотреть не только спи­сок операций, но и проводки, связанные с текущей операцией.

Журнал проводок. Журнал проводок можно просмотреть и отдельно от журнала операций. В таком журнале отражаются проводки, отно­сящиеся к разным операциям. Строка журнала может отражать либо простую проводку, либо часть кор­респонденции проводки, если проводка сложная. В последнем случае одна из строк отражает главную корреспонденцию, а следующие за ней строки — подчиненные корреспонденции, общая сумма которых равна сумме глав­ной корреспонденции. Связь проводок с операцией отражается через вид и номер документа. В пределах номера документа указываются номера про­водок, связанных с документом. Программа может вести несколько журналов проводок, каждый из кото­рых включает проводки, относящиеся к определенному разделу учета.

Журналы операций и проводок в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» могут иметь разную форму представления. Способ представления задается при конфигурировании системы. Можно задать несколько форм представления журналов операций для обеспечения удобства просмотра проводок.

Сведения о большинстве хоз операций в программе «1С: Бух­галтерия 7.7» формируются автоматически на основании документов. При вводе нового документа после заполнения всех его реквизитов он сохраняется в архиве документов и по нему может быть сформирована бух операция, которая включается в массив операций. После со­хранения документа, сведения о нем можно найти сразу в двух хронологиче­ских регистрах: журнале документов и в журнале операций. После соверше­ния хоз операции документ проводится, т.е. отражается в бух учете. Сформированные проводки автоматически сохраняются в массиве проводок и их можно просмотреть в журнале проводок.

Ввод документа может осуществляться без открытия журнала докумен­тов. Ввод документа может быть выполнен также из журнала документов, журнала операций и из журнала проводок. Находясь в журнале документов, всегда можно просмотреть бух операцию текущего документа в журнале операций, а также его проводки в журнале проводок. И, наоборот, из журнала проводок можно узнать, какой операции и какому документу при­надлежит конкретная проводка или группа связанных проводок.

Сведения о хоз операциях могут вводиться и вручную. В этом случае используется специальный вид документов, который носит на­звание «Операция». Операция, введенная вручную, сохраняется в массиве операций, а сопутствующие ей проводки в массиве проводок. Их можно про­смотреть соответственно в журнале операций и журнале проводок.

Таким образом, информационная база программы «1С: Бухгалтерия 7.7» логически объединяет все основные компоненты учетной информа­ции: документы и записи о хоз операциях. По желанию пользователя, различные операции и документы можно представить как единым спи­ском в одном журнале операций, так и разделить на отдельные журналы, включающие группы однородных операций и/или документов.

Приведенные примеры показывают, что 2 способ представ­ления сведений о бухгалтерских операциях обеспечивает большую структурированность массива информации о хоз опера­циях, чем 1 способ. Он позволяет уменьшить информацион­ную избыточность записей, поскольку часть общих реквизитов уже не нужно дублировать во всех расширенных проводках операции.

При третьем способе хранениякаждая запись массива информации о хоз операциях отражает закодированное представление операции, которое называется «определение» или «тип» операции. Проводки, связанные с хоз операцией, вообще в этот массив не заносятся и в нем не хранятся. Но в системе создается специальный справочник «в и -до в операций», в котором хранятся «определения» операций.

До начала эксплуатации системы опытный бухгалтер сам созда­ет «определения» операций и устанавливает правила построения проводок для данного типа хоз операции и алгоритмы расчета сумм проводок, либо корректирует готовые «определе­ния» операций, предложенные разработчиком. Для каждой хоз операции может быть установлена одна или несколько связанных проводок.

Обращение к справочнику «видов операций» идет при расчете остатков и оборотов счетов. Программа применяет правила по­строения проводок в отношении каждой записи массива информации о хоз операциях, ориентируясь на тип опера­ции. После этого выполняется расчет сумм проводок по опера­ции и далее расчет сальдо и оборотов счетов. Перед обработкой операции бухгалтер может посмотреть, какие проводки по ней бу­дут учтены в расчетах. Таким образом, каждая хоз опе­рация связана с некоторым набором проводок, но их нет в масси­ве, однако они присутствуют в расчетах. Поэтому они и носят на­звание «виртуальных проводок».

К справочнику «видов операций» бухгалтер обращается и при вводе данных в массив информации о хоз операциях. С помощью этого справочника шаг за шагом конструируется формализованное (закодированное) описание операции, отражаю­щее ее содержательный смысл. Ввод операции осуществляется в реестр операций, который включает сведения обо всех введенных за отчетный период операциях.

Программа «Финансы без проблем».

Использование рассмотренного способа хранения бухгалтер­ских операций позволяет в некоторых случаях значительно сни­зить трудоемкость исправления ошибок. К ним относятся те си­туации, когда ошибка тянет за собой необходимость перерасчета по логической цепочке всех выполненных ранее расчетов.

Однако такой способ хранения записей в массиве имеет и не­достатки. Во-первых, приходится выполнять большой объем вы­числений каждый раз в процессе расшифровки операций при формировании выходных форм. Во-вторых, перечень формализо­ванных операций и правил их перевода в проводки должен быть определен уже на этапе внедрения системы. Учесть же все опера­ции на этапе внедрения бывает довольно сложно. К тому же по­стоянные изменения в методологии учета требуют изменений ра­нее определенных правил формирования проводок и расчета сумм по ним, что создает определенные проблемы в процессе экс­плуатации системы.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: