Формы и функции управленческого контроля

В функцию контроля входят сбор, обработка, анализ информации и фактические результаты хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений, разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Важной составляющей функции контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности организации в целом, так и каждого отдельного подразделения.

Организация широко использует такие формы контроля, как

— финансовый как основу общего управленческого контроля, качества продукции, ценообразования, административный. Финансовый контроль осуществляется с помощью получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по основным экономическим показателям деятельности, оформленным в соответствии со стандартными формами, идентичными для местных и зарубежных дочерних компаний.

— организационно-финансовый контроль осуществляется с помощью подразделений различных уровней управления, а в высшем звене управления — через аппарат контролера. Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические результаты за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей, и в особенности от показателей по прибыли и затратам.

Повышение роли функции контроля в управлении организацией тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволяют оперативно и точно передавать информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать решения, связанные с изменением условий на рынке.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, так как предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев руководителям соответствующих подразделений.

 

Характеристики эффективного контроля

Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем. Также, он должен соответствовать контролируемому виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

Одним из аспектов эффективности контроля является его своевремен, которая заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его поведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Помимо этого, важнейш целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры.

Таким образом, система эффективного контроля — это система, которая дает необх инфоу персоналу до того, как произойдут негативные явления.

Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям..

Как правило, наиболее эффективным контролем является простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньшее количество усилий и более экономичны, но самое важное состоит в том что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.

Таким образом, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

Характеристика внешней среды организации

К характеристикам внешней среды могут быть отнесены:

— взаимосвязанность факторов; (Под взаимосвязанностью факторов внешней среды понимается уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. )

— разнообразие факторов;

— высокая динамичность изменений факторов;

— неопределенность как во времени воздействия, так и по силе воздействия.

В менеджменте существует такое понятие, как предпринимательская среда, под которой понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование организации и требуют принятия или приспособления к ним. Состояние внешней среды имеет ключевое значение для бизнеса, так как внешняя среда по отношению к организации является объективной средой, т. е. существует независимо, что приводит к необходимости учета ее в своей деятельности. В связи с этим от правильности расчета и учета внешней среды зависит результативность и эффективность деятельности организации.

При создании организации необходимо учитывать то, что она должна занять свою рыночную нишу, так как иначе не сможет функционировать. Существование рыночной ниши для организации означает наличие покупателей товаров или услуг, производимых ею. Кроме того, успешному функционированию организации, а также созданию могут препятствовать множество других факторов. В рамках рыночной системы существуют вводные барьеры, т. е. различные препятствия для проникновения на рынок новых конкурентов.

К таким барьерам можно отнести:

— масштаб производства;

— дифференциацию продукта, т. е. индивидуализацию, придание особых характеристик;

— потребность в значительных объемах капитальных вложений;

— издержки на переориентацию потребителя;

— недоступность каналов сбыта, так как они уже поделены на рынке;

— ограниченность доступа к источникам ресурсов;

— высокий уровень используемых технологий, что приводит к необходимости их лицензирования;

— отсутствие земельных участков;

— запреты на лицензии. Например, необходимость государственной регистрации;

— исключительное право заниматься какой-либо деятельностью, предоставляемое государством (практически непреодолимый отбор);

— недостаток практического опыта в той сфере, в которой ведется деятельность организации;

— противодействие существующих фирм, т. е. конкурентная борьба.

Каждая организация имеет свою собственную внешнюю среду, окружение, охватывающее большое количество различных факторов, которые могут так или иначе воздействовать на функционирование как в текущем периоде, так и в перспективном.

 

Среда прямого воздействия

Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации.

Поставщики.

Поставщики обеспечивают «ввод» ресурсов. Всех поставщиков можно разделить на поставщиков материалов, капитала и трудовых ресурсов.

Материалы.

Организации все более ориентируются на преимущественное приобретение комплектующих элементов у партнеров, а на них самих выполняются лишь определенные операции, причем это характерно как для производственных, так и для работающих в сфере услуг.

Капитал.

Для роста и процветания организации необходимы не только поставщики материалов, но и капитала. Такими потенциальными инвесторами являются банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие ее облигации, и т. д.

Трудовые ресурсы.

Без человеческих ресурсов, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все перечисленное не может быть использовано организацией. Основной заботой современной организации стали отбор и поддержка талантливых менеджеров.

Законы и государственные органы.

Многие законы и государственные учреждения влияют на организацию, так как каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить. Как бы ни относился менеджер к этим законам, ему приходится придерживаться их или отказываться от их соблюдения.

Государственные органы.

Организации обязаны соблюдать не только федеральные и законы субъектов Федерации, но и требования органов государственного управления. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона.

Законотворчество местных органов управления

дополнительно усложняет регулирующие постановления местных органов власти, число которых также возрастает. Почти все местные сообщества требуют от организаций приобретения лицензий, ограничивают возможности выбора места для ведения дела, облагают налогами, а если речь идет об энергетике, системах телефонной связи и страховании, то и устанавливают цены.

Потребители.

Все многообразие внешних факторов находит отражение в потребителе и через него влияет на организацию, ее цели и стратегию. Необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Также необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей и спрос.

Конкуренты.

Руководство каждой организации четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, то долго «не продержаться на плаву». Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

 

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться: