Департаментализация и ее виды в организации

Несмотря на то, что различные организации имеют много общего, во многих важных характеристиках они имеют существенные отличия. Для того чтобы учесть и отразить все эти различия в задачах, стратегических и оперативных планах организации, руководители используют различные системы департаментализации. Это понятие означает процесс деления организации на отдельные блоки, которые могут называться отделами, отделениями и секторами. Целесообразно привести в качестве примера широко используемые системы департаментализации.

Функциональная организационная система.

Функциональную организационную структуру иногда называют традиционной или классической, поскольку она была первой структурой, подвергшейся изучению и разработке. Функциональная схема организации по-прежнему широко используется в организациях среднего размера.

Функциональная департаментализация

— это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную задачу и обязанности.

Преимущества функциональной структуры:

— стимулирует деловую и профессиональную специализацию;

— уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях;

— улучшает координацию в функциональных областях.

К недостаткам можно отнести:

— отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями;

— в большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.

Дивизионная структура.

Некоторые организации осуществляют производство и продажу товаров, рассчитанных на несколько совершенно различных групп покупателей. Чтобы справиться с новыми проблемами, обусловленными размером организации, диверсификацией, технологией и изменениями внешней среды, менеджеры разработали дивизионную организационную структуру, в соответствии с которой деление организации на элементы и блоки происходит по видам товаров и услуг, группам покупателей или географическим регионам.

 

Общее понятие коммуникации

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию.

Коммуникативная составляющая предполагает:

— наличие, как минимум, двух участников обмена сведениями и знаниями;

— взаимное или одностороннее доминирующее психическое воздействие партнера;

— обладание партнерами единой системой кодирования информации.

Отсюда следует, что коммуникация включает в себя информацию (то, что передается) и процесс передачи информации (то, как это передается).

Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянного обмена информацией между участниками коммуникационного процесса — всей совокупностью индивидов организации. Коммуникативное пространство в такой форме должно совмещать устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, инновации и прошлый опыт и не может быть ограничено внешними потоками информации.

В современном менеджменте и психологии управления предметом всех типов коммуникаций является человек, процесс его взаимодействия с другими индивидами. Отсюда коммуникации представляют собой любой обмен информацией независимо от того, приводит он к взаимопониманию или нет.

Поэтому в теории управления выделяют три аспекта понятия «коммуникация»:

— коммуникации как специфическая функция управления, элемент управленческой деятельности;

— коммуникации как общий процесс, который охватывает все уровни организации;

— коммуникации как непосредственное взаимодействие руководителя с подчиненными.

Таким образом, коммуникации охватывают все уровни управления организацией, обеспечивая ее целостность, общность и эффективность функционирования.

 

Процесс коммуникации

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т. е. сообщения.

В настоящее время в процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:

— отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

— сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;

— канал как средство передачи информации;

— получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Этот процесс является наиболее сложным, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

зарождение идеи;

кодирование и выбор канала;

передача;

декодирование.

Эти этапы проиллюстрированы на рис. 18 в виде простой модели процесса коммуникаций.

Рис. 18. Простая модель процесса обмена информацией

 

 

Коммуникационные сети

Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (рис. 19). Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

Рис. 19. Коммуникационная сеть

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

 

Коммуникационные стили

Коммуникационный стиль — это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими.

Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же, как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

За основу измерения межличностной коммуникации можно взять такие две переменные, как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. Построив на этой основе матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали — второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации (рис. 20).

Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других.

 

Невербальная коммуникация

Информация, посланная отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации. В последнее время эта сфера межличностной коммуникации все больше привлекает внимание ученых и специалистов. Дело в том, что эффект большинства посланий создается невербальной информацией: 37 % — тональностью голоса и 55 % — выражением лица. Особенно это проявляется в тех случаях, когда словесная часть послания отправителя противоречива. В такой ситуации получатель больше полагается на невербальную часть, чтобы понять значение послания. Основные типы невербальной коммуникации приводятся в табл. 7.

Антропологами и лингвистами изучаются такие невербальные сигналы, как позы, жесты, выражение лица и тому подобные в той степени, в которой они используются как образцы поведения и имеют при этом символическое значение. Невербальные сигналы могут быть поняты, как и вербальная коммуникация, выражаемая известной двум участвующим сторонам системой словесных кодов. Определенные жесты отражают этику поведения.

Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участника коммуникационного процесса и являются надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать, и ее трудно скрывать в любой межличностной коммуникации. Этим во многом определяется то, как слова будут интерпретированы.

 

⇐ Предыдущая3456789101112

Поделиться: