Учетные регистры и формы бухгалтерского учета.

Все хозяйственные операции, оформленные документами, после их совершения должны отражаться в бухгалтерском учете. Для этого, сведения, содержащиеся в документах накапливаются, группируются и регистрируются по определенной системе. Такая запись производится с помощью учетных регистров. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

Учетные регистры – представляют собой листы бумаги, имеющие определенное графление, используемые для регистрации бухгалтерских записей по счетам. Формы учетных регистров и методика записей в них регламентируется соответствующими нормативными документами по ведению бухгалтерского учета. Информация о хозяйственных фактах, имевших место в определенном отчетном периоде (месяце, квартале, полугодии, за год), из учетных регистров переносится в установленном порядке в финансовую отчетность.

В бухгалтерском учете применяются различные учетные регистры, которые подразделяются по ряду признаков (рисунок 1)

Рис. 1 - Классификация учетных регистров

	Регистры бухгалтерского учета

Хронологические

Книги

Систематические

Аналитические

Комплексные

Карточки

Комбинированные

Машинограммы

Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему информации, внешнему виду и способу записи.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, накопительные ведомости учета отгрузки (отпуска) продукции покупателям, поступления денежных средств в кассу).

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учета. Примерами такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом.

Систематическая и хронологическая записи как форма регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учете объединяются в одном учетном регистре – журнале-ордере или мемориальном ордере, машинограмме, где они дополняют друг друга. Под систематической записью понимается регистрация хозяйственных фактов в соответствии с их экономическим содержанием на бухгалтерских счетах (поступление ОС, расходные кассовые операции и т.д.).

Хронологическая запись заключается в фиксировании хозяйственных фактов по последовательности их совершения и оформления в бухгалтерских регистрах (поступление ОС, расход денежных средств по датам текущего месяца и т.д.). Комбинированная запись объединяет в одном учетном регистре систематическую и хронологическую запись

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета (в обиходе их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами) и комплексные.

В синтетических регистрах учета ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера.

В аналитических регистрах записи выполняются подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов записи ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге. В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем учиняется надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются для аналитического учета товарноматериальных ценностей, основных средств.

Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или на ЭВМ. Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов. На некоторых первичных документах (на кассовых, банковских) указывается корреспонденция счетов, что способствует своевременному накоплению учетной информации внутри отчетного периода. Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином журнале-ордере.

На основании сводных документов (отчетов по кассе, выписок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких частных сумм по документам, составляются бухгалтерские проводки, которые записываются в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, в расчетах с подотчетными лицами и др.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

В заключение на каждом документе проставляется номер учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором он зарегистрирован. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки. Записи в учетные регистры (вручную или на ЭВМ) необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспонденции счетов в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) в учетных регистрах регистрируются хозяйственные факты по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, накопительной ведомости).

Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяются учетные записи однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) хозяйственных фактов итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным стоимостным (суммовым) итогом.

В течение отчетного периода суммы из первичных документов на расход материалов, начисление заработной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим бухгалтерским счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по счетам учета затрат на производство, а внутри них – по цехам, участкам, бригадам, продуктам труда, экономическим элементам и статьям затрат.

В конце отчетного периода по данным соответствующим образом сгруппированных первичных документов производится распределение расходов на те или иные цели, на основании которых учиняются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расходов материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

При включении в учетные регистры предварительно сгруппированных по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период существенно сокращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются учетные документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующей учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением. Непременными составными бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

· дата записи в регистр;

· номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

· обоснование содержания записи;

· принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учета;

· сумма.

Указанные составные в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты. Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишет кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственного факта.

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров по не менее добросовестно оформленному документу, признанному учетным, в определенной мере характеризует профессиональное отношение работников бухгалтерии к выполнению своих прямых обязанностей.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских счетах.

Учетные регистры должны вестись аккуратно, без помарок и подчисток. Обнаруженные ошибки исправлять можно корректурным способом, то есть путем зачеркивания неверной суммы или текста тонкой чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное. При этом обязательно делается оговорка о сделанном исправлении.

В некоторых случая для исправления неправильных сумм используют метод «красное сторно»

 

Формы бухгалтерского учета

Форма учета — это бухгалтерская запись данных из первичных документов в учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.

Форма бухгалтерского учета выбирается предприятием самостоятельно и в течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться.

Вопрос о форме бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной формы учета зависит возможность его упрощения и удешевления, применения вычислительной техники и особенно компьютеров.

В настоящее время на предприятиях используются различные формы учета. Наиболее распространенные – это:

1. мемориально-ордерная и ее разновидности (Журнал-Главная, Книга учета хозяйственных операций (упрощенная форма);

2. журнально-ордерная форма;

3. автоматизированная.

При мемориально-ордерной форме учета систематическая и хронологическая запись ведется раздельно. На основе первичных документов или итогов накопительных документов (ведомостей) однородных хозяйственных операций, оформленных на основании первичных документов, составляют мемориальные ордера. Мемориальным ордерам присваивается постоянный порядковый номер по однородным операциям (например, кассовые операции - № 1, расчетный счет – № 2 и т. д.), что облегчает поиск документов. В мемориальном ордере указывается: номер, дата содержание операции, наименование дебетуемых и кредитуемых счетов (корреспонденция), сумма операции. К мемориальному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых он составляется, эти документы служат основанием для записей в регистрах аналитического и синтетического учета.

Мемориальный ордер напоминает собой журнал хозяйственных операций, поэтому при такой форме учета очень трудно и сложно выделить конкретную информацию по нужным счетам. (рисунок 2)

Мемориальный ордер № ___

За ________________200__ г.

№ документа, содержание операции	Корреспондирующие счета	Сумма
Дт	Кт

Рис. 2 Форма мемориального ордера

Мемориальные ордера фиксируются в регистрационном журнале. (рисунок 3) Запись в нем производится в хронологическом порядке, при этом на мемориальных ордерах проставляются номера, под которыми они зарегистрированы в нем. По окончании месяца подсчитывают общий итог регистрационного журнала, который является контрольным моментом. Он должен быть равен итогам оборотов по дебету и кредиту в Главной книге и оборотной ведомости по счетам синтетического учета.

Регистрационный журнал.

За _______________200 __ г.

Порядковый номер мемориального ордера	Дата составления	Сумма по мемориальному ордеру

Рисунок 3 Форма регистрационного журнала

Данные регистрационного журнала служат основанием для заполнения Главной книги, которая является регистром синтетического учета.

В Главной книге открывают счета синтетического учета, по которым производят записи на основании мемориальных ордеров. Начинают Главную книгу с записи сальдо на 1 января, а затем ведут ежемесячную регистрацию мемориальных ордеров, выводят обороты за месяц и сальдо на конец месяца. В ней каждому счету отводится развернутый лист. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводится одна строка. Сумма всех дебетовых и сумма всех кредитовых оборотов за месяц по всем синтетическим счетам должна равняться итогу всех сумм по регистрационному журналу (рисунок 4)

Главная книга.

Счет ___________

 

Дебет	Кредит
Дата	№ мемориального ордера	С кредита счетов	Итого по дебету	Дата	№ мемориального ордера	В дебет счетов	Итого по кредиту

Рис. 4 Форма Главной книги

По данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета, где определяются остатки по счетам на конец отчетного периода.

На основании первичных документов, приложенных к мемориальному ордеру, осуществляют записи в регистрах аналитического учета: ведомостях, карточках, книгах учета. В конце месяца составляют оборотную ведомость по счетам аналитического учета и производят сверку записей с данными синтетического учета в Главной книге и в оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет обособляется от синтетического.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

- трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, аналитических и синтетических регистрах);

- отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, нередкое отставание его от синтетического учета;

- формы аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: