Глава 20. Терминология и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления.

 

20.1. Общие понятия

20.2. Документирование

20.3. Информационная составляющая документа

20.4. Организация работы с документами

20.5. Архивное дело

20.6. Обеспечение сохранности документов

 

Основу любой области знаний составляют понятия, которые являют собой набор представлений об общих и наиболее существенных особенностях в изучаемых явлениях и предметах.

Всякое понятие представляет собой какую-то абстрактную структуру, в которой рельефно выделены наиболее существенные и типичные стороны данной структуры (явлений и предметов).

Профессиональный язык в любой области знаний требует однозначности толкований понятий этой области знаний и терминов. Совокупность терминов отдельной области знаний составляет единую терминосисистему или терминологию.

Приведенная ниже терминология установлена нормативными актами Российской Федерации. Эта терминология в обязательном порядке применяется во всех видах документов и литературе по документоведению, документационному обеспечению управления и архивному делу.

Термины и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления (согласно федеральных законов и ГОСТов).

 

Общие понятия.

 

1. Делопроизводство, документационное обеспечение управле­ния - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

2. Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая орга­низацию хранения и использования архивных документов.

3. Документ, документированная информация - зафиксирован­ная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю­щими ее идентифицировать.

4. Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

5. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобра­зованном виде.

6. Изобразительный документ - документ, содержащий информа­цию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

7. Графический документ - изобразительный документ, в кото­ром изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

8. Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобра­зительную и звуковую информацию.

9. Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный до­кумент, созданный кинематографическим способом.

10. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фото­графическим способом.

11. Иконографический документ - документ, содержащий преиму­щественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

12. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

13. Текстовой документ - документ, содержащий речевую инфор­мацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

14. Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

15. Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

16. Машинописный документ - письменный документ, при созда­нии которого знаки письма наносят техническими средствами.

17. Документ на машинном носителе - документ, созданный с ис­пользованием носителей и способов записи, обеспечивающих обра­ботку его информации электронно-вычислительной машиной.

18. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

19. Видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

20. Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без по­марок и исправлений.

21. Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

22. Автор документа - физическое или юридическое лицо, соз­давшее документ.

23. Документ личного происхождения (Ндп. личный документ) ­документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

24. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установ­ленном порядке.

25. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

26. Юридическая сила документа - свойство официального доку­мента, сообщаемое ему действующим законодательством, компетен­цией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

27. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, вре­мени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его про­исхождения.

28. Подлинник (официального) документа - первый или единич­ный экземпляр официального документа.

29. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника до­кумента, имеющий юридическую силу.

30. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

31. Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

32. Дублетный документ - один из экземпляров копии доку­мента.

 

Документирование

 

1. Документирование - запись информации на различных носи­телях по установленным правилам.

2. Правила документирования - требования и нормы, устанавли­вающие порядок документирования.

3. Система документации - совокупность документов, взаимо­связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

4. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

5. Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и це­левого назначения.

6. Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

7. Организационно-распорядительный документ- вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и органи­зационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

8. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

9. Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

10. Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

11. Формуляр документа - набор реквизитов официального письмен­ного документа, расположенных в определенной последовательности.

12. Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, тре­бования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

13. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

14. Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном по­рядке на носителе информации.

15. Служебное поле унифицированной формы документа - зона унифицированной формы документа, предназначенная для закреп­ления ее в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.

16. Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, пред­назначенная для заполнения определенными реквизитами.

17. Табель унифицированных форм документов - перечень раз­решенных к применению унифицированных форм документов.

18. Оформление документа - проставление необходимых рекви­зитов, установленных правилами документирования.

19. Подпись - реквизит документа, представляющий собой соб­ственноручную роспись полномочного должностного лица.

20. Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официаль­ного документа, свидетельствующий об особом характере информа­ции, ограничивающий круг пользователей документа.

21. Гриф согласования - реквизит официального документа, выра­жающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

22. Гриф утверждения - реквизит официального документа, при­дающий нормативный или правовой характер его содержанию.

23. Дата официального документа - реквизит официального до­кумента, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

24. Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

25. Виза официального документа - реквизит документа, выра­жающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

26. Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

27. Текст официального документа - информация, зафиксирован­ная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

28. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного доку­мента, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобра­зования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сер­тификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

29. Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа под­писи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электрон­ной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).

30. Средства электронной цифровой подписи - аппаратные и/или программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электрон­ной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной циф­ровой подписи в электронном документе, создание закрытых и откры­тых ключей электронных цифровых подписей.

31. Закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных до­кументах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи.

32. Открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с ис­пользованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.

33. Сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполно­моченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и иден­тификации владельца сертификата ключа подписи.

34. Подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки соот­ветствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сер­тификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе.

35. Пользователь сертификата ключа подписи - физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электрон­ной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи.

36. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

37. Реквизит электронного документа - обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для призна­ния его действительным;

38. Подтверждение подлинности электронного документа - по­ложительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа;

39. Электронный документооборот - процесс формирования, об­работки, хранения и обмена электронными документами;

40.Средства электронного документооборота - программные или технические средства, применяемые в электронном документо­обороте;

41. Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, участвующие в обмене электронными докумен­тами;

42. Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный доку­мент и направляет его в адрес получателя;

43. Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

44.Электронный архив - массив электронных документов, подле­жащий хранению в порядке, установленном нормативными правовы­ми актами Российской Федерации для хранения документов;

 

 

⇐ Предыдущая34353637383940414243Следующая ⇒

Поделиться: