Системы автоматизации офиса OAS и системы знания KWS

Системы работы знания KWS и автоматизации делопроизводства OAS обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства прежде всего помогают операторам.

Системы автоматизации делопроизводства – это информационные приложения технологии для увеличения производительности операторов в офисе при поддержке координирования и типичных офисных связей.

Работники знания – это люди, имеющие ученые степени и знания либо относящиеся к таким категориям, как инженер, врач, адвокат. Их работа состоит прежде всего в станций, а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и должным образом интегрируют их в бизнес.

Операторы обычно малообразованны и скорее обрабатывают, чем создают информацию. К ним прежде всего относятся секретари, делопроизводители или менеджеры, работа которых состоит в использовании данных, манипулировании ими или распространении информации.

Управляющие информационные системы MIS

Управляющие информационные системы MIS обслуживают управленческий уровень организации, помогая менеджерам готовить доклады и в некоторых случаях предоставляя интерактивный доступ к текущей работе организации и архивным отчетам. MIS обычно ориентированы на внутреннюю информацию и выполняют функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне.

MIS суммируют и информируют относительно основных действий компании. На рис. 5 показано, как типичная MIS преобразует оперативные данные приказов, производства и бухгалтерии в MIS – файлы, которые используются менеджерами для подготовки докладов.

 

Рисунок 5 - Обработка информации в MIS

MIS предоставляют информацию менеджерам относительно еженедельных, ежемесячных и ежегодных результатах деятельности и решают, как правило, известные заранее структурированные вопросы. Эти системы не гибки и обладают небольшой аналитической мощностью. Большинство MIS используют простую устоявшуюся практику резюме и сравнительный анализ, а отнюдь не сложные математические модели или статистические методы.

 

Системы поддержки принятия решений DSS

В 1970-е годы ряд компаний стал выпускать информационные систем, отличные от традиционных MIS-систем. Эти новые информационные системы, названные системами поддержки принятия решений (DSS), отличались малыми размерами, интерактивностью и предназначались для решения слабоструктурированных и неструктурированных проблем на основе данных и моделей. В 1980-е годы реализации DSS для индивидуального принятия решений были расширены для групп и целых организаций.

DSS находятся под управлением пользователя от начала до конца и используются ежедневно (рис. 6).

DSS реализуют концепцию предоставления пользователям инструментальных средств для анализа необходимых данных с гибким использованием легко управляемых сложных моделей. DSS не просто отвечают на информационные потребности, а предоставляют соответствующие возможности.

DSS специализированы по специфическим решениям или классам решений, таких, как маршрутизация, формирование очередей, оценки и т.д. DSS в отличие от MIS, которые до сих пор в значительной степени находятся во власти профессионалов (пользуют информацию из профессионального штата аналитиков, проектировщиков и программистов), позволяют конечному пользователю управлять данными и инструментальными средствами. В то время как MIS ориентированы на структурные информационные потоки средних менеджеров, DSS нацелены на главных управляющих и средних менеджеров и обладают способностью к мгновенным изменениям, гибкостью и своевременной реакцией.

 

 

Рисунок 6 - Структура DSS

 

Как DSS, так и MIS предназначены для профессионального анализа и проектирования, однако в MIS обычно используется традиционная методология развития систем с предъявлением информационных требований перед проектированием и работой, а вот системы DSS - итерационные, их решения никогда не замораживаются.

DSS поддерживают слабоструктурированный и неструктурированный прикладной анализ, осуществляют помощь в проектировании и оценке альтернатив, а также контроль за реализацией. И все это в процессе принятия решений, который состоит из четырех стадий:

· распознавание;

· проектирование;

· выбор;

· реализация.

Универсальные DSS могут использоваться на многих уровнях организации: топ-менеджеры пользуются финансовыми DSS для прогнозирования пригодности общих фондов для инвестирования. Средние менеджеры в отделах, используя оценки и ту же самую систему и данные, примут решения относительно распределения фондов по проектам. Руководители проекта в отделах, по очереди применяя все ту же систему, запустят проект в реализацию и станут регулярно «сообщать» системе (и в конечном счете старшим менеджерам), сколько денег было потрачено.

Три основные компоненты:

· база данных;

· модель;

· программное обеспечение.

База данных DSS есть массив текущих или архивных данных из ряда приложений или групп, организованных для простоты доступа к областям применения. Система управления базы данных защищает целостность данных при управлении, а также архивные данные. Система DSS анализирует различные данные организации (например, система производства и продажи) для того, чтобы индивидуумы и группы принимали решения, основываясь на фактических данных.

Модель в DSS – это набор математических и аналитических моделей, которые вполне доступны пользователю.

Анализ моделей часто используется для прогнозирования продаж. Пользователю необходимы только предшествующие текущему моменту данные, чтобы получить информацию на ближайшее будущее, затем надо изменить будущие условия, чтобы определить, как они повлияют на продажи. Компании часто используют такого рода программное обеспечение, чтобы предсказать действия конкурентов.

Третий компонент DSS – система программного обеспечения (ПО), которая осуществляет взаимодействие между пользователями и базой данных DSS, а также эталонной базой. Система программного обеспечения управляет созданием, хранением и восстановлением моделей в эталонной базе и интегрирует их с информацией базы данных DSS, а также обеспечивает графический, удобный в использовании, гибкий дружественный интерфейс.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: