Лекция №2 Понятие и сущность документооборота

Лекция №2 Понятие и сущность документооборота

1. Документооборот и документопотоки: их виды, правила, основные функции

2. Понятие регистрации, ее значение. Основные принципы регистрации документов

3. Индексация. Формы регистрации

Документооборот – это движение документов внутри организации с момента их поступления до завершения их исполнения или отправки.

Правила организации документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение докмунетов в учреждении. Докмунетооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения докмунетов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотносится с общими целями делопроизводства – информационным обеспечением управленческого аппарата, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. таким образом, докмунетооборот напрямую связан с процессом принятия управленческого решения. Процесс документирования управленческого решения включает в себя информационную поддержку решения (обеспечение достоверной информацией), документирование решения, контроль за его выполнением.

Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Документооборот как движение следует отличать от объема создавшихся докмунетов. (объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов в секретариате, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и структурных подразделениях. Поскольку регистрация ведется в пределах отдельных групп документов, подсчет объема документооборота принято проводить по выделенным участкам регистрации. Служба докмунетооборота периодически составляет сводки данных об объеме докмунетооборота, где помимо количественных данных проводится анализ докмунетооборота, что позволило выявить определенные закономерности роста и состояния докмунетооборота, его изменений. Так, в начале года, квартала, месяца резко возрастает приток входящих докмунетов в конце – исходящий.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика до подшивки в дело. В этой связи, выделяют основные правила документооборота: оперативное движение документов по более короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Кроме того, при организации движения докмунетов необходимо соблюдение следующих правил:

· Максимальное сокращение инстанции прохождения докмунетов

· Исключение или максимальное ограничение возвратных движение докмунетов

· Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий докмунетов.

Соблюдение этих правил позволяет организовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под докмунетопотоком понимается сложившееся движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных имеется общий источник.

Докмунетопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления и вертикальные (восходящие и нисходящие), которые связывают организации различных уровней. Восходящие потоки – это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций, нисходящие потоки – документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненными организациями.

Входящий докмунетопоток любой организации складывается из докмунетов вышестоящих организаций, подведомственных организаций, неспоподчиненных организаций.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемый за ее пределы. Инициативные документы превышают по объему группу ответных докмунетов. Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания докмунетов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений. Маршрут движения докмунетов зависит от технологии работы с документами.

1. Понятие регистрации, значение и задачи регистрации

2. Регистрация документов

· Общие правила регистрации

3. Формы регистрации документов.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (секретариате)

1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

7. Учебные планы и программы.

8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расходов материалов.

13. Поздравительные письма.

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных договоров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Планово-финансовые документы.

18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично» и общественным организациям.

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы. Перечень разрабатывается службой делопроизводства и утверждается руководителем.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве - в течение месяца.

Для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или " шахматки", вычеркивая из них использованные номера и (или) добавляя место хранения документа или его копии (номер дела). Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и, при необходимости, внутренних документов.

Таблица 8.1

Нумерационный бланк

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): " Подлежит возврату в службу ДОУ" . Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступления и дата получения, по желанию организации дополняемые подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим

и внутренним документам в пределах календарного года.

Получаемым и отправляемым письмам присваивают сложные номера, состоящие из нескольких частей. Это необходимо для последующего деления всей переписки на отдельные группы (массивы), что облегчает поиск документов, особенно при обращении к ним через несколько лет. Письма по различным вопросам и от разных организаций подшивают в отдельные папки (дела), которые тоже нумеруют. Поэтому индекс письма включает не только очередной порядковый номер документа с начала календарного года, но и номер дела, в которое будет в дальнейшем подшит поступивший и исполненный документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа, например:

В филиале было получено письмо из вышестоящей организации, поступившее 25.08.2005. С начала календарного года это было, например, 1825 входящее письмо по счету (по порядковому номеру). Допустим, что переписка с вышестоящей организацией подшивается в дело № 01—14. Таким образом, входящее письмо будет иметь регистрационный индекс (номер): 1825/01—14. Ответ на это письмо будет иметь, например, такой индекс: 01—14/1913, где 01—14 — это номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 1913 -— очередной порядковый номер исходящего письма.

Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ. Дополнительные реквизиты определяются самой организацией.

К обязательным реквизитам относятся:

— автор документа (корреспондент);

— наименование документа;

— дата документа;

— номер документа;

- дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

—- номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);

-— отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Дополнительными могут быть реквизиты:

— расписка исполнителя в получении документа;

— ход исполнения;

— наличие приложений;

— количество листов и экземпляров документа и др.

Прием и первичная обработка

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам.

Поэтому необходимо обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей.

!!! Существование большого объема документов, создаваемых различными способами (электронная почта, факсограмы) приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Передача документов

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за

работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в

регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.