Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Лекция №2 Понятие и сущность документооборота



Лекция №2 Понятие и сущность документооборота

 

1. Документооборот и документопотоки: их виды, правила, основные функции

2. Понятие регистрации, ее значение. Основные принципы регистрации документов

3. Индексация. Формы регистрации

 

Документооборот – это движение документов внутри организации с момента их поступления до завершения их исполнения или отправки.

Правила организации документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение докмунетов в учреждении. Докмунетооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения докмунетов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотносится с общими целями делопроизводства – информационным обеспечением управленческого аппарата, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. таким образом, докмунетооборот напрямую связан с процессом принятия управленческого решения. Процесс документирования управленческого решения включает в себя информационную поддержку решения (обеспечение достоверной информацией), документирование решения, контроль за его выполнением.

Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Документооборот как движение следует отличать от объема создавшихся докмунетов. (объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов в секретариате, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и структурных подразделениях. Поскольку регистрация ведется в пределах отдельных групп документов, подсчет объема документооборота принято проводить по выделенным участкам регистрации. Служба докмунетооборота периодически составляет сводки данных об объеме докмунетооборота, где помимо количественных данных проводится анализ докмунетооборота, что позволило выявить определенные закономерности роста и состояния докмунетооборота, его изменений. Так, в начале года, квартала, месяца резко возрастает приток входящих докмунетов в конце – исходящий.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика до подшивки в дело. В этой связи, выделяют основные правила документооборота: оперативное движение документов по более короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Кроме того, при организации движения докмунетов необходимо соблюдение следующих правил:

· Максимальное сокращение инстанции прохождения докмунетов

· Исключение или максимальное ограничение возвратных движение докмунетов

· Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий докмунетов.

Соблюдение этих правил позволяет организовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под докмунетопотоком понимается сложившееся движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных имеется общий источник.

Докмунетопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления и вертикальные (восходящие и нисходящие), которые связывают организации различных уровней. Восходящие потоки – это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций, нисходящие потоки – документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненными организациями.

Входящий докмунетопоток любой организации складывается из докмунетов вышестоящих организаций, подведомственных организаций, неспоподчиненных организаций.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемый за ее пределы. Инициативные документы превышают по объему группу ответных докмунетов. Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания докмунетов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений. Маршрут движения докмунетов зависит от технологии работы с документами.

 

1. Понятие регистрации, значение и задачи регистрации

2. Регистрация документов

· Общие правила регистрации

3. Формы регистрации документов.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (секретариате)

1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

3. Технические задания на командирование специалистов за ру­беж и сметы по командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

7. Учебные планы и программы.

8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конфе­ренций.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расходов материалов.

13. Поздравительные письма.

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных договоров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Планово-финансовые документы.

18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с по­меткой «лично» и общественным организациям.

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы. Перечень разрабатывается службой делопроизводства и утверждается руководителем.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве - в течение месяца.

 

Для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или " шахматки", вычеркивая из них использованные номера и (или) добавляя место хранения документа или его копии (номер дела). Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и, при необходимости, внутренних документов.

 

Таблица 8.1

 

Нумерационный бланк

 

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

 

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): " Подлежит возврату в службу ДОУ" . Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

 

Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа.

 

При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступления и дата получения, по желанию организации дополняемые подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.

 

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

 

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

 

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим

и внутренним документам в пределах календарного года.

Получаемым и отправляемым письмам присваивают сложные но­мера, состоящие из нескольких частей. Это необходимо для последующего деления всей переписки на отдельные группы (массивы), что облегчает поиск документов, особенно при обращении к ним через несколько лет. Письма по различным вопросам и от разных организаций подшивают в отдельные папки (дела), которые тоже нумеруют. Поэтому индекс пись­ма включает не только очередной порядковый номер документа с начала календарного года, но и номер дела, в которое будет в дальнейшем под­шит поступивший и исполненный документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа, например:

В филиале было получено письмо из вышестоящей организации, поступившее 25.08.2005. С начала календарного года это было, напри­мер, 1825 входящее письмо по счету (по порядковому номеру). Допус­тим, что переписка с вышестоящей организацией подшивается в дело № 01—14. Таким образом, входящее письмо будет иметь регистрацион­ный индекс (номер): 1825/01—14. Ответ на это письмо будет иметь, на­пример, такой индекс: 01—14/1913, где 01—14 — это номер дела, в ко­торое будет подшита копия отправленного документа, а 1913 -— очередной порядковый номер исходящего письма.

Обязательные регистрационные реквизиты пере­числены в ГСДОУ. Дополнительные реквизиты определяются самой организацией.

К обязательным реквизитам относятся:

— автор документа (корреспондент);

— наименование документа;

— дата документа;

— номер документа;

- дата поступления документа в организацию (для входящих до­кументов);

—- номер, присвоенный документу при его поступлении в органи­зацию (для входящих документов);

заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок испол­нения, автор резолюции, дата простановки резолюции);

-— отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по су­ществу, дата фактического исполнения и индекс документа-от­вета, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Дополнительными могут быть реквизиты:

— расписка исполнителя в получении документа;

— ход исполнения;

— наличие приложений;

— количество листов и экземпляров документа и др.

 

Прием и первичная обработка

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структу­ры и формы работы с документами, принятой технологии обра­ботки документов. Работа с документами состоит из ряда после­довательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизо­ваны, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее ко­роткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до­кументы исполнителям, механизировать первоначальную обра­ботку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на об­работку документов, учет объема документооборота.

В нормативных документах регламентированы правила пер­вичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно достав­ленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохран­ность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, от­сутствия документов, приложений к ним, несоответствия доку­ментов и приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабаты­вается только сопроводительная документация, машинные но­сители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на до­кументе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а пере­даются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, где указыва­ется наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено ме­сто для последующего проставления входящего регистрацион­ного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно докумен­ты, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, ад­ресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с ука­занием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

значитель­ное количество документов, содержащих, как правило, опера­тивную информацию, поступает в организации по факсимиль­ным аппаратам.

Поэтому необходимо обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В против­ном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей.

!!! Существование большого объема документов, создаваемых различными способами (электронная почта, факсограмы) приводит к децентрализации приема-передачи докумен­тов, результатом чего становится потеря службой делопроизвод­ства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации кон­троля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, от­ветственности за ее сохранность и использование).

Передача документов

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, пе­редача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные под­разделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подраз­делений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за

работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в

регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных пред­приятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совер­шают два-три обхода здания (территории) по заранее разрабо­танным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — вы­полнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответ­ственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки докумен­тов позволяет выделить первичные потоки поступивших доку­ментов: в адрес руководства организации, руководства структур­ных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков бу­дет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Лекция №2 Понятие и сущность документооборота

 

1. Документооборот и документопотоки: их виды, правила, основные функции

2. Понятие регистрации, ее значение. Основные принципы регистрации документов

3. Индексация. Формы регистрации

 

Документооборот – это движение документов внутри организации с момента их поступления до завершения их исполнения или отправки.

Правила организации документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение докмунетов в учреждении. Докмунетооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения докмунетов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотносится с общими целями делопроизводства – информационным обеспечением управленческого аппарата, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. таким образом, докмунетооборот напрямую связан с процессом принятия управленческого решения. Процесс документирования управленческого решения включает в себя информационную поддержку решения (обеспечение достоверной информацией), документирование решения, контроль за его выполнением.

Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Документооборот как движение следует отличать от объема создавшихся докмунетов. (объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов в секретариате, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и структурных подразделениях. Поскольку регистрация ведется в пределах отдельных групп документов, подсчет объема документооборота принято проводить по выделенным участкам регистрации. Служба докмунетооборота периодически составляет сводки данных об объеме докмунетооборота, где помимо количественных данных проводится анализ докмунетооборота, что позволило выявить определенные закономерности роста и состояния докмунетооборота, его изменений. Так, в начале года, квартала, месяца резко возрастает приток входящих докмунетов в конце – исходящий.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика до подшивки в дело. В этой связи, выделяют основные правила документооборота: оперативное движение документов по более короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Кроме того, при организации движения докмунетов необходимо соблюдение следующих правил:

· Максимальное сокращение инстанции прохождения докмунетов

· Исключение или максимальное ограничение возвратных движение докмунетов

· Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий докмунетов.

Соблюдение этих правил позволяет организовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под докмунетопотоком понимается сложившееся движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных имеется общий источник.

Докмунетопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления и вертикальные (восходящие и нисходящие), которые связывают организации различных уровней. Восходящие потоки – это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций, нисходящие потоки – документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненными организациями.

Входящий докмунетопоток любой организации складывается из докмунетов вышестоящих организаций, подведомственных организаций, неспоподчиненных организаций.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемый за ее пределы. Инициативные документы превышают по объему группу ответных докмунетов. Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания докмунетов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений. Маршрут движения докмунетов зависит от технологии работы с документами.

 

1. Понятие регистрации, значение и задачи регистрации

2. Регистрация документов

· Общие правила регистрации

3. Формы регистрации документов.


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2017-03-17; Просмотров: 4057; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.049 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь