Понятие регистрации, значение регистрации.

В организации работы с документами постановка регистрации документов занимает ведущее место, она является ключевым моментом в организации делопроизводства. Регистрация позволяет решить важнейшую задачу службы делопроизводства – в любое время в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно реализовать, владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого необходимо учитывать все документы, проходящие через учреждение, получаемые и создаваемые в нем: т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Следовательно, движение документов любого вида (входящих, исходящих и внутренних) сопровождается их регистрацией. Эта процедура обяза­тельна для всех документов, «требующих учета, исполнения и использова­ния в справочных целях» т.е. регистрируются организационно-распорядительные, бухгалтерские, финансовые, кадро­вые и др. документы.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по уста­новленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или по­лучения (ГОСТ Р 51141—98).

Процесс регистрации представляет собой это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Следовательно, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Регистрация документов осуществляется для решения следующих задач:

- количественный учет документов, необходимый для подсчета объема документооборота;

- обеспечение сохранности документов, устранение возможности их утраты;

- восстановление информации утраченного документа с помощью регистрационных форм и имеющихся заверенных копий;

— обеспечение возможности ведения контроля исполнения до­ку ментов;

— обеспечение возможности ведения информационно-справочной работы по документам и поиска информации по запросам ра­ботников организации и внешних потребителей.

Существуют общие правила регистрации:

А) Поступающие документы регистрируются - в день поступления,

Б) отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения.

В) Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются от­дельно.

Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом ре­гистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной реги­страции документа в структурном подразделении недопустимо присваи­вать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в секретариате.

Однако не все документы организации должен регистрировать секретариат. Документы специальных (функциональных) систем документа­ции (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) целесообразно регист­рировать в соответствующих подразделениях. В секретариате на этих документах ставится только дата поступления. Секретариатом должен разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях, т.е. не регистрируемых вчссекретариате, например:

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (секретариате)

1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

3. Технические задания на командирование специалистов за ру­беж и сметы по командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

7. Учебные планы и программы.

8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конфе­ренций.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расходов материалов.

13. Поздравительные письма.

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных договоров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Планово-финансовые документы.

18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с по­меткой «лично» и общественным организациям.

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы. Перечень разрабатывается службой делопроизводства и утверждается руководителем.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве - в течение месяца.

 

Для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или " шахматки", вычеркивая из них использованные номера и (или) добавляя место хранения документа или его копии (номер дела). Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и, при необходимости, внутренних документов.

 

Таблица 8.1

 

Нумерационный бланк

 

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

 

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): " Подлежит возврату в службу ДОУ" . Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

 

Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа.

 

При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступления и дата получения, по желанию организации дополняемые подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.

 

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

 

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

 

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим

и внутренним документам в пределах календарного года.

Получаемым и отправляемым письмам присваивают сложные но­мера, состоящие из нескольких частей. Это необходимо для последующего деления всей переписки на отдельные группы (массивы), что облегчает поиск документов, особенно при обращении к ним через несколько лет. Письма по различным вопросам и от разных организаций подшивают в отдельные папки (дела), которые тоже нумеруют. Поэтому индекс пись­ма включает не только очередной порядковый номер документа с начала календарного года, но и номер дела, в которое будет в дальнейшем под­шит поступивший и исполненный документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа, например:

В филиале было получено письмо из вышестоящей организации, поступившее 25.08.2005. С начала календарного года это было, напри­мер, 1825 входящее письмо по счету (по порядковому номеру). Допус­тим, что переписка с вышестоящей организацией подшивается в дело № 01—14. Таким образом, входящее письмо будет иметь регистрацион­ный индекс (номер): 1825/01—14. Ответ на это письмо будет иметь, на­пример, такой индекс: 01—14/1913, где 01—14 — это номер дела, в ко­торое будет подшита копия отправленного документа, а 1913 -— очередной порядковый номер исходящего письма.

Обязательные регистрационные реквизиты пере­числены в ГСДОУ. Дополнительные реквизиты определяются самой организацией.

К обязательным реквизитам относятся:

— автор документа (корреспондент);

— наименование документа;

— дата документа;

— номер документа;

- дата поступления документа в организацию (для входящих до­кументов);

—- номер, присвоенный документу при его поступлении в органи­зацию (для входящих документов);

заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок испол­нения, автор резолюции, дата простановки резолюции);

-— отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по су­ществу, дата фактического исполнения и индекс документа-от­вета, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Дополнительными могут быть реквизиты:

— расписка исполнителя в получении документа;

— ход исполнения;

— наличие приложений;

— количество листов и экземпляров документа и др.

 

⇐ Предыдущая12

Поделиться: