Упражнение 3. Подведение промежуточных итогов.

 

Основным условием списковой таблицы является одинаковая структура строк и типов данных в них для всех ячеек таблицы.

Это означает, что в середине списка не может быть строки, суммирующей какие-либо значения из верхних строк. Однако на практике такая необходимость часто возникает. Проблема решается с помощью встроенного в Excel средства Промежуточные итоги.

Допустим, необходимо просуммировать количество товаров одного наименования и всего товара в целом. А заодно просуммировать стоимость этих товаров. В меню Данные выберем пункт Итоги... (рис. 14).

 

 

Рис. 14.

В окне Промежуточные итоги необходимо настроить поля:
" При каждом изменении в: ", " Операция: " и " Добавить итоги по: ".

 

В поле " При каждом изменении в: " – выберите из списка Наименование товара.

В поле " Операция: " – выберите изсписка Сумма.

В поле " Добавить итоги по: " – поставьте флажки напротив Количество, Стоимость, Планируемая прибыль.

Затем проверьте, стоят ли флажки в нижней части окна у параметров отображения итогов – Заменить текущие итоги, Итоги под данными.

 

 

Рис. 15. Диалоговое окно Промежуточные итоги.

В результате получим таблицу, в которой добавятся строки с формулами суммирования по заданным полям ( Количество, Стоимость и Планируемая прибыль ) для каждого наименования товаров отдельно, а также внизу таблицы добавится строка с Общим итогом по всем товарам вместе.

При этом рабочий лист представляется в виде таблицы со структурой, так что можно скрывать или показывать столько деталей, сколько нужно.

В таблице появились так называемые структурные группы. В эти группы включены товары одного наименования. Группы обозначены в таблице скобками (слева от столбца номеров строк) и кнопками скрытия групп (кнопки с минусами). Нажатие на кнопку с минусом приводит к скрытию группы (остается лишь итоговая строка).

На рис. 16 показан лист с развернутой структурой групп товаров. А на рис. 17 показан результат скрытия всех групп, кроме Группы Пылесосы.

Выполните необходимые действия, чтобы добиться таково же результата.

Рис. 16. Вид таблицы с развернутой структурой групп товаров и Промежуточными итогами по ним.

 

Рис. 17. Вид таблицы со скрытой структурой всех групп товаров,
кроме Группы Пылесосы

 

Как видно из рисунка 17 символ минус после скрытия группы меняется на плюс. Нажав на кнопку с плюсом, можно вновь открыть группу.

 

Примечание.

Обратите внимание на верхнюю часть структурной панели, там имеются кнопки с номерами уровней структуры товаров (кнопки Уровни структуры). С помощью этих кнопок можно скрыть или развернуть все группы одного уровня.

 

Поупражняйтесь в этом на своей таблице.

Для отмены режима Промежуточные итоги следует снова открыть окно настройки ( Данные–Итоги... и нажать кнопку Убрать все).

Таблица вновь примет вид обычного списка.

Существует и другой способ структурирования групп без использования режима Промежуточные итоги. При этом в таблице не возникают итоговые строки по группе.

Выделите в таблице строки с товаром одного наименования – Стиральная машина. Затем в меню Данные выберите пункт Группа и структура – Группировать.

В результате будет создана структурная группа для Стиральных машин, но без итоговой строки. Так же появится и структурная панель с кнопками уровней структуры. Но ее присутствие практически не имеет смысла, так как скрытие группы приведет к скрытию и всей информации об этих товарах, а итоговой строки у нас нет (рис. 18).

Следовательно, ручное создание структурных групп имеет смысл при ручном создании итоговых строк.

Такая необходимость встречается при практической работе в электронных таблицах не списковой структуры, например, при имеющихся в таблице ячейках суммирующих какие-либо показатели.

 

Рис. 18. Пример таблицы при ручном структурировании.

Задания для самостоятельного выполнения.

Задание 1. Произведите группировку различных групп товаров таблицы Товары.

Задание 2. С помощью кнопок Уровни структуры скройте и отобразите сгруппированные данные.

Задание 3. Отмените созданные структурные группы

( Данные–Группа и структура–Удалить структуру).

 

⇐ Предыдущая12345678

Поделиться: