Ведение и хранение нарядов, книг, карточек и журналов.

 

14.1. На каждом судебном участке к началу года помощником мирового судьи составляется номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов, которая утверждается мировым судьей.

При составлении номенклатуры необходимо руководствоваться Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей Челябинской области, предусмотренной Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области документов, их комплектования, учета и использования.

 

Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения мирового судьи после рассмотрения на заседании экспертной комиссии судебного участка.

 

14.2. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с Номенклатурой.

Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке.

Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.

Подшивка должна производиться систематически.

 

14.3. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд подклеивается полоска бумаги.

 

14.4. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер карандашом. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы не нумеруются.

Лист сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за один край, нумеруется на верхней складке как один лист.

Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах).

При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются. Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.

Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.

Толщина наряда не должна превышать 4 сантиметров. Каждый наряд может содержать не более 250 листов, если документов больше, то заводится очередной том наряда.

 

14.5. На обложке наряда проставляются его номер и наименование согласно номенклатуре, название судебного участка, дата начала и окончания ведения, количество листов и приложений, срок хранения в архиве судебного участка. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, на последующих томах - номер очередного тома.

 

14.6. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и на обложках нарядов. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам ручкой.

Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.

 

В конце каждого наряда подшивается чистый лист для заверительной надписи ( форма № 50 ). В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Заверительная надпись в книгах, журналах делается на последней странице.

 

14.7. Надписи на обложках нарядов, книг и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.

 

14.8. Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры против наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за каким номером они учтены в следующем году.

 

14.9. Наряды, книги, журналы учёта, а также служебные документы, не подшитые в наряды, подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках, запираемых на замок и опечатываемых. Хранение документов в не запирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается.

 

15. Составление и оформление служебных документов.

 

15.1. При составлении и оформлении служебных документов необходимо руководствоваться Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

 

15.2. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

Текст служебного документа должен состоять из двух логически связанных частей: в первой указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: письма, заявления - просьбу без пояснения).

 

15.3. Документы могут быть изготовлены рукописным способом либо на персональном компьютере. Служебные документы для изготовления их компьютерным способом должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами.

В них должны быть четко выделены абзацы. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

 

15.4. Документы адресуются организации, ведомству, учреждению, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила:

- наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже;

- при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность инициалы и фамилия адресата – в дательном падеже, при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией;

- почтовый адрес указывается полностью: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, района, области, индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта),

- документ не должен содержать более четырех адресатов; слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают; при большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

 

15.5. При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 февраля 2016 года следует оформлять 05.02.2016.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 февраля 2016 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день, например: 2016.02.05.

 

15.6. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о … на 3л. в 2 экз.

2. Письмо о … на 2 л. в 2 экз.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

15.7. Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева указывается наименование должности, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Внизу указывается отметка об исполнителе.

 

15.8. Отметка об исполнителе включает в себя имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

15.9. Каждый исходящий документ должен иметь копию, которая заверяется мировым судьей. После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.

 

15.10. При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.

Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков.

 

15.11. При подписании документов, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

 

15.12. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах требующих особого удостоверения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита подписи проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

 

15.13. Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры.

В подписанные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.

На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

 

15.14. Все подписанные документы отправляются только через помощника мирового судьи в установленном порядке.

Помощник мирового судьи перед передачей документа делопроизводителю для отправки адресату обязан:

- проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресатами отметить адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма;

- наличие даты и исходящего номера.

 

15.15. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.

16. Порядок оформления учета телеграмм, телефонограмм и факсограмм.

 

16.1. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.

Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой - фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.

 

16.2. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм. Телефонограмма составляется в одном экземпляре. Текст поступившей телефонограммы печатается получателем на листе бумаги формата А-4 в одном экземпляре или записывается в журнале приема-передачи телефонограмм и факсограмм. Подписанные работником аппарата мирового судьи (отправителем) телефонограммы регистрируются, после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилия, имя, отчество и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается. Переданная телефонограмма подшивается в материалы судебного дела.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая.

Поступившая и отправленная телефонограмма регистрируется в журнале учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм ( форма № 2). На телефонограмме ставится регистрационный порядковый номер. Листы журнала учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью мирового судьи и его печатью.

 

16.3. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов. Документы передаются для отправки за подписью мирового судьи.

Факсограмма регистрируется в журнале учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм с указанием порядкового номера факсограммы, даты передачи, краткого содержания, количества листов, фамилии мирового судьи, передавшего документ для отправки.

На факсограмме, поступившей на судебный участок делается отметка «факс». Факсограммы доставляются мировому судье в день их приема, срочные немедленно.

17. Учет, использование и хранение служебных изданий и основных средств и материальных запасов.

17.1. При работе с основными средствами и материальными запасами необходимо руководствоваться Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету каждому объекту, кроме объектов ценностью до 3000 рублей включительно присваивается уникальный инвентарный порядковый номер. Инвентарный номер присваивается Главным управлением юстиции Челябинской области и наносится ответственным лицом несмываемым маркером (черного или белого цвета, согласно цвету поверхности нанесения) на видном месте.

На каждом судебном участке на 1 октября текущего года составляется инвентаризационная опись материально-технических средств с указанием количества заводских и инвентарных номеров. Опись составляется помощником мирового судьи и утверждается мировым судьей.

Оригиналы накладных (раздаточных ведомостей) на полученные в установленном порядке материальные ценности хранятся в соответствующем наряде.

На судебном участке помощником мирового судьи ведется книга складского учета материалов, в которую записываются поступившие на судебный участок материальные ценности, и по которой производится их выдача сотрудникам судебного участка.

При смене материально-ответственного лица (увольнение, декретный отпуск и т.д.) передача материальных ценностей другому материально-ответственному лицу производится комиссией из 4-х человек. Составляется акт приема-передачи, инвентаризационная опись и оформляется договор о материальной ответственности на новое материально-ответственное лицо.

К служебным изданиям относятся все поступившие на судебный участок для общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники текущего законодательства, бюллетени вышестоящих судов, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих служебную деятельность, учебники, справочники и иные подобные издания.

Юридические журналы регистрируются в Книге учета официальных изданий и юридических журналов. На первой странице обложки в правом нижнем углу ставится штамп с указанием порядкового номера в соответствии с регистрацией в Книге учета официальных изданий и юридических журналов.

Юридическая литература регистрируется в Журнале регистрации юридической литературы, на первой и семнадцатой странице в правом нижнем углу ставится штамп с указанием порядкового номера по Журналу регистрации юридической литературы.

Ежегодно проводится инвентаризация юридической литературы, имеющейся на судебном участке. Списание юридической литературы, потерявшей практическую ценность, в связи со значительным физическим износом или не действующей на момент инвентаризации редакции производится комиссией из 3-х человек. Акт списания юридической литературы составляется в 1-ом экземпляре. В акте указываются инвентарный номер каждого издания, его название, год издания, цена и основание для списания. Акт подписывается членами комиссии и утверждается мировым судьей. Если списанная литература не уничтожается, на титульном листе указывается факт списания, дата и номер акта, на основании которого она списана. В Журнале регистрации юридической литературы в графе «примечание» производятся отметки о списании юридической литературы.

Передача юридической литературы от одного работника другому (увольнение, перевод на другую должность и т.д.) производится по специальному акту, который составляется аналогично акту инвентаризации.

Журналы и газеты переплетаются в комплекты по месяцам и хранятся в течение одного года.

 

18. Порядок работы в период временного отсутствия мирового судьи.

 

18.1. Правила и порядок работы с судебными документами в период временного отсутствия мирового судьи установлены Положением о порядке ведения делопроизводства на судебном участке в период временного отсутствия мирового судьи, утвержденным приказом начальника Главного управления юстиции Челябинской области от 07.12.2015г. №177-о.

 

18.2. Все делопроизводство на судебном участке в период временного отсутствия мирового судьи осуществляют работники аппарата отсутствующего мирового судьи.

 

18.3. В случае временного отсутствия (служебная командировка, учебный отпуск, болезнь и т.д.) составляется справка о количестве дел и материалов (находящихся в производстве мирового судьи и поступивших, но не принятых к производству).

Справка составляется в 3-х экземплярах, подписывается работником аппарата, ее составившим и мировым судьей. В течение суток с момента исполнения обязанностей передается для ознакомления, замещающему мировому судье, который делает на справке соответствующую отметку. По одному экземпляру справки подшивается в наряд № 06-44 «Акты проверки состояния делопроизводства у мирового судьи, докладные, записки, протоколы и другие материалы о работе мирового судьи, его аппарата» судебных участков отсутствующего и замещающего мирового судьи. Третий экземпляр для контроля направляется председателю городского (районного) суда, на территории которого находится судебный участок временно отсутствующего мирового судьи.

 

18.4. В случае прекращения полномочий мирового судьи или его длительного отсутствия на судебном участке производится проверка наличия всех поступивших, а также находящихся в производстве дел и материалов, документации и материальных ценностей. В состав комиссии, которая создается постановлением председателя вышестоящего суда, включаются работники аппарата отсутствующего мирового судьи (по возможности сам мировой судья) и представитель вышестоящего суда. По результатам проверки составляются в 2-х экземплярах акт наличия дел и описи к нему, один из которых остается на судебном участке и хранится в наряде № 02-04 «Акты приема передачи, приложения к ним, составленные при смене мирового судьи, помощника мирового судьи», другой передается в вышестоящий суд.

 

18.5. При обнаружении утраты дел, документации, служебных изданий, имущества мировой судья совместно с двумя работниками аппарата составляет акт утраты дел, документации, служебных изданий, недостачи имущества и направляет его в Главное управление юстиции Челябинской области, где решается вопрос о назначении служебного расследования. Утраченные уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях восстанавливаются в соответствии с действующим законодательством.

 

18.6. В последний день исполнения обязанностей работник аппарата отсутствующего мирового судьи составляет справку о количестве дел, рассмотренных, замещающим мировым судьей. Справка подписывается работником аппарата отсутствующего мирового судьи и замещающим мировым судьей. В случае если период исполнения обязанностей был продолжительный, и документооборот был значительный, то указанная справка составляется отдельно по категориям дел.

 

18.7. Если период исполнения обязанностей замещающим мировым судьей заканчивается передачей полномочий другому мировому судье, то на судебном участке отсутствующего мирового судьи составляется справка о количестве находящихся в производстве дел, но подписывается мировым судьей, чьи полномочия по исполнению обязанностей отсутствующего мирового судьи закончились.

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться: