Нотация «Процедура» среды моделирования Business Studio
Сейчас одним из распространенных инструментов бизнес-моделирования стала среда Business Studio[99]. В этой системе реализованы четыре нотации: IDEF0, «Процесс», «Процедура», eEPC.
Нотация IDEF0 используется для построения моделей верхнего уровня, а «Процедура» и eEPC – для создания моделей типа Work Flow.
Рассмотрим подробнее нотацию «Процедура» (см. рис. 4.6.7), так как она наиболее проста и удобна для описания бизнес-процессов организации. Основные элементы нотации – это:
• операция («Действие» в терминологии Business Studio);
• событие;
• блок «Решение»;
• стрелка типа «Связь предшествования»;
• стрелка типа «Поток объектов»;
• междиаграммная ссылка (МДС);
• сноска (текстовый комментарий);
• дорожки.
Рис. 4.6.7. Схема процесса в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio
Ниже привожу рекомендации по использованию нотации «Процедура» в организации.
Размеры используемых шрифтов, визуальный вид объектов, цветовое кодирование могут быть реализованы в типовых настройках Business Studio. Как правило, данные настройки делаются один раз и не должны в последующем изменяться пользователями.
Дорожки на схеме процесса предназначены для отображения операций, выполняемых одним сотрудником, находящимся на соответствующей должности, либо одним сотрудником, играющим в процессе соответствующую роль. Рекомендуется использовать вертикальное представление дорожек. Можно выбирать их горизонтальное расположение, если так принято в организации.
Схема процесса располагается на листе формата А4. Какие-либо изменения размера листа, как правило, не допускаются. Это ограничение дает возможность документировать схемы процессов в привычном формате (включать в регламентирующие документы компании). Отмечу, что это важное требование и им не стоит пренебрегать.
Рекомендуемое количество операций на одном листе – от 3 до 12. Если операций более 15, необходимо либо агрегировать их, либо попытаться разбить процесс на несколько подпроцессов.
В рамке автоматически указывается название процесса. Использовать номер процесса в рамке нежелательно. Дело в том, что в справочнике процессов удобно применять автоматическую нумерацию. Если в него вносятся новые процессы, то нумерация меняется. При этом в графических схемах, которые уже включены в регламентирующие документы компании, остается старый номер процесса. Это неудобно. Именно поэтому не рекомендуется указывать номер процесса на его графической схеме.
Надписи на стрелках могут располагаться как горизонтально, так и вертикально для обеспечения визуальной наглядности.
Операции процесса должны быть связаны между собой стрелками типа «Связь предшествования». Если после выполнения операции необходимо поставить блок «Решение», то связи операций с этим блоком также отображаются при помощи стрелок «Связь предшествования».
Если между двумя операциями на схеме представлен блок «Решение», то для моделирования передачи информации/документов из одной операции в другую используют стрелки типа «Поток объектов».
В случае перехода на один уровень вверх относительно схемы подпроцесса, разработанной в нотации «Процедура», дорожки на схеме устанавливаются по должности или роли владельца подпроцесса.
На рис. 4.6.8 представлены варианты именования операции процесса в формате «глагол + существительное». Также показаны ошибки, часто допускаемые при именовании операций.
Рис. 4.6.8. Именование операций процесса
Стрелки типа «Связь предшествования» показывают последовательность выполнения операций процесса во времени. Каждая именованная стрелка в Business Studio – объект базы и хранится в справочнике стрелок. К именованным стрелкам типа «Связь предшествования» можно привязывать объекты из справочника «Объекты деятельности» (например, бумажные или электронные документы). К неименованным стрелкам привязать объекты невозможно. На рис. 4.6.9 показаны правильные и неправильные варианты применения стрелок на схеме процесса. Стрелки должны быть привязаны к операциям. Наличие стрелок, не привязанных к операциям (либо междиаграммным ссылкам), не допускается. Стрелки необходимо именовать. Нельзя использовать короткие, абстрактные названия: «да», «договор», «поступило письмо», «информация». Они должны быть подробные, конкретные и отражать контекст того процесса, в рамках которого создаются.
Рис. 4.6.9. Использование стрелок типа «Связь предшествования»
Стрелки типа «Связь предшествования» желательно именовать, указывая:
• название документа в именительном падеже;
• описание результата выполнения операции в терминах события.
Стрелки типа «Поток объектов» показывают движение объектов между операциями процесса. Под объектами понимаются любые объекты из справочника «Объекты деятельности системы Business Studio». В первую очередь это бумажные/электронные документы и информация. Стрелки «Поток объектов» используются там, где невозможно (нецелесообразно) использовать стрелки «Связь предшествования», например:
• при использовании блока «Решение»;
• при описании межпроцессного взаимодействия при помощи информационного потока с использованием междиаграммных ссылок.
Каждая именованная стрелка – объект базы и хранится в справочнике стрелок. К именованным стрелкам можно привязывать объекты из справочника «Объекты деятельности» (например, бумажные или электронные документы). К неименованным стрелкам привязать объекты невозможно.
На рис. 4.6.10 показаны правильные и неправильные варианты применения стрелок на схеме процесса.
Рис. 4.6.10. Использование стрелок типа «Поток объектов»
Стрелки должны быть привязаны к операциям. Наличие стрелок, не привязанных к операциям (либо междиаграммным ссылкам), на схеме процесса не допускается.
Стрелки необходимо обязательно именовать, но нельзя использовать короткие, абстрактные названия типа «Договор», «Письмо», «Информация». Они должны быть подробными, конкретными и содержать наименование или отражать суть тех документов/информации, которые используются в рамках моделируемого процесса.
Стрелки типа «Поток объектов» можно именовать, указывая название документа (формулировку информационного потока) в именительном падеже.
Объекты типа «Событие» используются на схеме процесса для отображения событий. События бывают инициирующими процесс (одно или более), промежуточными (одно или более), завершающими процесс (одно или более).
Промежуточные события можно использовать, когда временна́ я последовательность выполнения операций процесса прерывается на неопределенное время.
Если по ходу моделирования возникает промежуточное событие, то рекомендуется разделить процесс на несколько подпроцессов.
На рис. 4.6.11 показаны правильные и неправильные варианты применения на схеме объектов типа «Событие».
Рис. 4.6.11. Использование событий
Блок «Решение» используется на схемах процессов в качестве логического оператора (gateway). Обратите внимание, что «Решение» в Business Studio обладает всеми атрибутами класса «Процесс», но не может быть декомпозировано на следующий уровень.
Блок «Решение» именуется при помощи существительного. Примеры:
• «Проверка принятого решения»;
• «Проверка применимости условий типового предложения»;
• «Сравнение величины запрашиваемой скидки с возможной»;
• «Определение соответствия классификатору…».
На рис. 4.6.12 показаны правильные и неправильные варианты применения на схеме процесса блока «Решение».
Рис. 4.6.12. Использование блока «Решение»
Блок «Решение» необходимо использовать на схеме процесса при возникновении ситуации, требующей применения оператора исключающего логического «ИЛИ» (рис. 4.6.12, ситуация 1). В случае применения блока «Решение» необходимо дополнительно использовать стрелку «Поток объектов» для описания информационного потока между операциями процесса (если он существует). Ситуация 2 некорректна в части именования блока «Решение» и стрелок. Ситуация 3 некорректна, так как требовалось применение блока «Решение».
Для упрощения графической схемы в Business Studio[100] блок «Решение» не используется при возникновении ситуации, требующей применения оператора исключающего логического «ИЛИ» при объединении двух веток процесса (ситуация 4), а также оператора «И» (ситуация 5).
Для моделирования межпроцессного взаимодействия в Business Studio используют междиаграммные ссылки.
К ним могут быть привязаны как стрелки типа «Поток объектов», так и стрелки «Связь предшествования».
На рис. 4.6.13 показаны правильные и неправильные варианты применения на схеме процесса междиаграммных ссылок.
Рис. 4.6.13. Использование междиаграммных ссылок
Если по смыслу модели нужно указать, что процессы обмениваются информацией/документами, то к междиаграммной ссылке привязывается стрелка типа «Поток объектов». Если следует указать, что процессы выполняются последовательно, то к междиаграммной ссылке привязывается стрелка типа «Связь предшествования».
Создавая междиаграммную ссылку, важно помнить, что соответствующая ссылка и стрелка появятся на той схеме процесса, на которую указывает ссылка.
Взаимодействие между процессами в рамках одной процессной ветки может быть показано при помощи механизма миграции стрелок с одного уровня модели на другой. Поясню. На схеме верхнего уровня один процесс связан с другим некоторым информационным потоком. При декомпозиции этих процессов на уровень вниз на схеме первого появится исходящая стрелка, а на схеме второго – входящая. В данном случае междиаграммная ссылка не используется. Однако если процессы находятся в разных процессных ветках, то использование междиаграммных ссылок при моделировании целесообразно и удобно.
Схема процесса в нотации «Процедура» при кажущейся простоте весьма информативна и удобна для описания. Можно сформулировать следующие преимущества этой нотации (в случае ее использования в Business Studio):
• представлен минимально необходимый набор графических элементов для описания процессов типа Work Flow (поток работ);
• быстрота создания графических схем для целей регламентации;
• возможность повышения информативности схем процессов за счет гибкого использования событий и именованных стрелок (одновременно с возможностью привязки документов к стрелкам и последующей выгрузки информации в регламентирующие документы);
• схемы процессов просты и понятны всем сотрудникам даже без специального обучения;
• простота в обучении (нет необходимости привлекать дорогостоящих специалистов со стороны – обучение можно проводить силами сотрудников отдела организационного развития);
• схемы процессов являются кросс-функциональными, что удобно для описания сквозных процессов компании;
• можно выгружать и редактировать схемы в MS Visio (при необходимости).
Среда моделирования Business Studio позволяет быстро создавать процессную модель компании. Информацию о процессах можно выгружать из системы в виде регламентирующих документов в требуемом формате.
В этом параграфе я привел описание требований к стандартному использованию нотации «Процедура» Business Studio. Но при создании корпоративного стандарта описания процессов вы можете разработать свои правила применения этой нотации. Хочу подчеркнуть, что не бывает идеальных нотаций и стандартов их применения. Важно сделать свой, понятный всем внутренний стандарт описания, опробовать его на практике, а затем использовать в текущей деятельности.
