Формирование регламентирующих документов на основе описания процессов
После того как процессы описаны в среде моделирования (говоря шире – создана объектная модель организации), можно и нужно использовать эту информацию для регламентации деятельности.
В этом параграфе приведен пример использования среды моделирования Business Studio для формирования регламентирующих документов. Рассматриваются процессы управления транспортным отделом одной из российских компаний (методика определения процессов управления представлена в главе 6). С технической точки зрения точно так же можно описывать любые процессы и другие объекты регламентации (подразделения, должности).
На рис. 4.8.1 показана структура процессов управления транспортным отделом (ТО) крупной торговой компании, разработанная в рамках проекта, в котором я в свое время принимал участие.
Рис. 4.8.1. Структура процессов управления транспортным отделом
Представлен процесс управления транспортным отделом (ТО) торговой компании «Оптима» (г. Ижевск). Описание процессов выполнено в среде моделирования Business Studio. На рисунке слева видно дерево процессов, в котором процессы управления структурированы по соответствующим контурам.
Для описания объекта модели «Управление ТО» и контуров управления использована нотация «Процесс». Это наиболее простая нотация в Business Studio, но в рамках предложенной задачи ее использование вполне адекватно.
Для описания процессов внутри контуров управления использована нотация «Процедура». На рис. 4.8.1 показана кросс-функциональная схема процесса «Корректировка потребности в автотранспорте на месяц/квартал». В рамках данной модели все процессы управления описаны в виде подобных схем.
Для каждого процесса управления и для каждой операции процесса были заполнены текстовые атрибуты:
• содержание деятельности;
• начало процесса;
• результат процесса.
Этих атрибутов на первых порах вполне достаточно, но можно использовать и другие (в том числе создавать новые, необходимые бизнес-аналитику).
Для выгрузки описания процессов управления из Business Studio был разработан специальный отчет, который включает информацию о процессах на трех уровнях:
1. описание контура управления;
2. описание процесса в контуре управления;
3. описание операций процесса (в табличной форме) и схему процесса.
На рис. 4.8.2 показана работа мастера отчетов среды моделирования Business Studio. При помощи системы так называемых привязок была сформирована необходимая структура отчета. Затем создали и отредактировали шаблон отчета – регламент процесса управления на трех уровнях. После этого готовый отчет был сохранен в папке пользовательских отчетов среды моделирования Business Studio и запущен на выполнение для объекта «Управление ТО» (рис. 4.8.3).
Рис. 4.8.2. Мастер отчетов Business Studio. Разработка регламента управления на трех уровнях
Рис. 4.8.3. Запуск отчета для объекта «Управление ТО»
Отчет, запущенный для объекта модели «Управление ТО», сгенерировал документ в MS Word и вывел всю информацию о контурах и процессах управления в нужном формате. Автоматически было получено содержание документа (рис. 4.8.4).
Рис. 4.8.4. Содержание регламента процесса управления, полученное автоматически в результате запуска отчета в среде моделирования Business Studio
Рис. 4.8.5. Вывод информации о процессе управления в табличной и графической форме
На рис. 4.8.5 показан формат вывода информации для каждого процесса управления. Он включает в себя таблицу и графическую схему процесса, размещенную на листе формата А4. Видно, что описание операций процесса выводится в виде таблицы, содержащей следующие столбцы:
• номер операции;
• наименование операции;
• исполнитель;
• инициирующие события;
• входящие документы;
• описание операции;
• завершающие события;
• исходящие документы.
Графическая схема процесса представлена в кросс-функциональном виде. Объем регламента процесса управления составил для процесса «Управления ТО» около 70 страниц в MS Word, что совсем немного для такого значительного количества процессов.
Отмечу, что среда моделирования Business Studio позволяет формировать и выгружать практически любые отчеты, нужные для регламентации деятельности организации, в том числе:
• регламенты выполнения процессов;
• положения о подразделениях;
• должностные инструкции (на должности и роли).
