Коммуникации и координация как основная функция менеджмента

 

КОММУНИКАЦИИ И КООРДИНАЦИЯ. В соответствии со струк­турой, отношениями и культурной средой образуются и коммуника­ции-связи в организации:

• рабочие горизонтальные (на одном уровне иерархии);

• рабочие вертикальные (с одного уровня иерархии на другой);

• линейные (реализующие отношения «начальник—подчинен­ные»);

• функциональные (штабные), несущие совещательные или рекомендательные функции;

• косвенные (например, инспектор отдела кадров—начальник цеха или главный бухгалтер—начальник цеха; эти связи час­то имеют место через «голову руководителя организации», вредят делу и не подкрепляются полномочиями);

• формальные (связи координации, подкрепляемые принятыми в организации полномочиями, правилами, нормами и проце­дурами);

• неформальные (на основе личных взаимоотношений, друж­бы, родственных связей и т.д.).

Часто в организации устанавливаются правила взаимодействий ее членов, например (рис.23, 24, 25):

Большое место в организации занимают и коммуникативные стили общения индивидов (рис.26).

Для менеджера очень важно знать, в какой зоне находится он сам и его собеседник и регулировать свое поведение в зависимости от ситуации. Имеющие большое значение невербальные коммуника­ции. Они характеризуются:

• движениями и пластикой тела (жесты, мимика, позы и т.д.);

• личными физическими данными (строение тела, вес, рост, цвет волос, глаз, запах тела, мускулатура);

• речью (дикция, тембр, мощность ударения и др.);

• манерой поведения;

• внешней средой (дизайн помещения, мебель, чистота, опрятность, освещенность, шум);

• организационной культурой (опоздания, ранний приход, склон­ность заставлять себя ждать и т.д.).

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПРАВ И ОТВЕТСТВЕННОСТИ. Возможны два варианта распределения прав и ответственности система «елоч­ка» и система «матрешка» (рис.27).

В системе «елочка» права и ответственность вышестоящего руко­водства поглощают только часть прав и ответственности (полномо­чий) нижестоящего руководителя. В данном случае имеет место бюрократическая организация М. Вебера с высокой четкостью в фиксации прав и ответственности руководителя каждого уровня.

Система «матрешка» является системой двойного или множествен­ного подчинения, в ней права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность (пол­номочия) всех нижестоящих руководителей. В этой системе очень сложно найти «крайнего» в силу распыленности прав и ответствен­ности всех нижестоящих уровней.

СООТНОШЕНИЕ ДИФФЕРЕНЦИАЦИИ И ИНТЕГРАЦИИ ПОД­РАЗДЕЛЕНИЙ. Дифференциация характеризуется степенью различия между подразделениями, а интеграция — уровнем тре­буемого от них сотрудничества. Для оценки степени дифференциа­ции подразделений в организации П. Лоуренс и Дж. Лорш предлага­ют использовать четыре параметра:

• ясность и четкость поставленных перед подразделениями целей;

• формальность структуры (высокоорганическая, органи­ческая или механистическая);

• тип взаимодействия (с ориентацией на людей или на задачи);

• скорость обратной связи с результатами работы (очень низкая, низкая, высокая).

Чем больше подразделения организации отличаются друг от друга по этим четырем переменным, тем более дифференцированной она является. Работу высокодифференцированных организаций очень трудно координировать, поэтому необходимы специальные интегра­ционные механизмы (институт заместителей, советы, специальные подразделения). Анализ степени дифференциации частей организа­ции позволяет определить уровень потенциального конфликта меж­ду ними, а нахождение соответствующего интеграционного меха­низма создает условия для снижения конфликтности (см. рис.28).

Изменения внешней среды, целей, задач, стратегий обусловливают необходимость проведения организационных изменений.

Организационные изменения могут включать в себя:

• изменения в кадровой политике фирмы (найм, отбор, пере­мещение, сокращение, переподготовка и переквалификация персонала);

• изменения в структуре управления организацией;

• изменения во взаимодействии подразделений;

• изменения в технологиях трудовых процессов;

• изменения в трудовых отношениях фирмы (стимулирова­ние и мотивация труда, система кадровой ротации, участие персонала в управлении организацией);

• изменения в методах управления.

В крупных компаниях, как правило, не реже одного раза в год осуще­ствляются те или иные реформы, а не реже одного раза в 4-5 лет — коренная реорганизация.

Методика организационных изменений в соответствии с моделью Л. Грейнера:

1. Проводится анализ внешней среды и мер влияния внешних и внутренних факторов.

2. С помощью независимых экспертов и консультантов концен­трируется внимание руководства на новых целях, задачах, проблемах; проводится сбор информации и ее аналитическая обработка.

3. Осуществляется диагностика организации (сбор информа­ции, социологические опросы) и разработка возможных сце­нариев развития ситуации.

4. Вырабатывается единое решение руководства по сценарию организационных изменений, даются финансовые обяза­тельства и гарантии.

5. Формируется благоприятное общественное мнение (собра­ния, гласное обсуждение проблем организации, пропаганда), процесс идет сверху вниз.

6. Проводится организационный эксперимент, выявляются трудности и проблемы.

7. Вырабатываются стимулы к изменениям, обеспечивается согласие сотрудников.

8. Работники начинают участвовать в осуществлении перемен, процесс начинает идти снизу вверх.

⇐ Предыдущая12345

Поделиться: