III. Ведение личного дела сотрудника

23. Личное дело сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации[18] является основной формой учета ПДн сотрудника.

24. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).

Гриф ограничения доступа к личному делу в каждом конкретном случае должен определяться в порядке, установленном ведомственными нормативными правовыми актами.

25. Личные дела оформляются и ведутся кадровыми подразделениями, указанными в пункте 4 настоящего Положения, на всех сотрудников, замещающих должности рядового и начальствующего состава, состоящих на службе в органах внутренних дел по установленной форме.

На граждан, до принятия решения о назначении их на должность в органах внутренних дел, кадровыми подразделениями, указанными в пункте 4 настоящего Положения, оформляются и ведутся материалы проверки граждан, поступающих на службу в органы внутренних дел, к которым приобщаются документы, указанные в подпунктах 30.3 и 30.5 настоящего Положения.

26. Гражданин, поступающий на службу в органы внутренних дел, дает в письменной форме согласие на обработку своих ПДн, в том числе и на ведение личного дела.

27. Ранее оформленные личные дела переоформлению не подлежат.

28. Личное дело является основным документом, в котором хранятся материалы, связанные с прохождением службы сотрудниками органов внутренних дел. На основе материалов личного дела производятся исчисление стажа службы (выслуги лет) сотрудника.

29. В личном деле отражается прохождение службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, внутренних войсках МВД России, органах внутренних дел, подразделениях федеральных органов исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также работа в организациях, независимо от формы собственности.

30. Личное дело должно содержать биографические данные сотрудника, а также материалы, характеризующие его деловые и личные качества.

31. Документы в личном деле подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление.

32. Личное дело состоит из шести частей, в которых хранятся:

32.1. В первой части: послужной список (приложение № 10), а также документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, справка-объективка (приложение № 11).

32.2. Во второй части: экземпляр контракта о прохождении службы в органах внутренних дел, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт (включая договор о полной материальной ответственности), выписки из приказов о назначении лица на должность в органах внутренних дел, о переводе сотрудника на иную должность, о временном исполнении им обязанностей по иной должности, о совмещении обязанностей, о временном отстранении сотрудника от выполнения служебных обязанностей, о зачислении сотрудника в распоряжение органа внутренних дел, о привлечении к прохождению службы в особых условиях, о прикомандировании сотрудника, о приостановлении службы в органах внутренних дел, увольнении, представления к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики, согласие, выраженное в письменной форме, на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, и проверкой достоверности сообщенных гражданином сведений, а также другие документы, связанные с прохождением службы.

32.3. В третьей части: заявление гражданина Российской Федерации с просьбой (для несовершеннолетних граждан заявление, подписанное одним из родителей, опекуном, иным законным представителем) о поступлении на службу в органы внутренних дел, личное поручительство, согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина Российской Федерации в целях изучения возможности приема его на службу в органы внутренних дел, решение по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином, собственноручно заполненная и подписанная анкета, автобиография (в рукописном и отпечатанном видах), а также иные документы, связанные с изучением кандидата на службу (кроме тех, которые хранятся в пятой части), заключение военно-врачебной комиссии, обязательства гражданина перед государством по соблюдению требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне, подписанный сотрудником бланк с текстом присяги, копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, заверенные копии документов, подтверждающих профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование (повышение квалификации, профессиональная переподготовка и стажировка), наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются, документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин принят на должность по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось, а также иные документы, связанные с поступлением гражданина на службу в органы внутренних дел, расписка в получении документов, связанных с увольнением из органов внутренних дел (трудовой книжки, документов воинского учета).

32.4. В четвертой части: архивные материалы, связанные с прохождением службы, документы лечебных учреждений, подтверждающие сведения о ранениях и травмах, полученных сотрудником в ходе выполнения им служебных обязанностей, уведомление или свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, заключения служебных проверок. Материалы служебных проверок в личном деле не хранятся.

32.5. В пятой части: материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином, результаты психологических и психофизиологических исследований (обследований).

32.6. В шестой части: сведения о полученных сотрудником доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей по форме, установленной законодательством Российской Федерации.

33. Материалы четвертой, пятой и шестой частей личного дела хранятся в отдельных папках.

Материалы четвертой и пятой частей личного дела, а также справка-объективка вкладываются в личное дело. Материалы шестой части могут храниться отдельно от личного дела.

34. Послужной список личного дела является документом, отражающим прохождение службы лицами рядового и начальствующего состава органов внутренних дел. Он составляется сотрудником кадрового подразделения на основании анкеты, автобиографии, военного билета, трудовой книжки, приказов и других документов. Записи производятся в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и подчисток[19]. Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, запрещается.

35. Сотрудник знакомится c оформленным послужным списком и в подтверждение правильности внесенных в него сведений расписывается. После этого послужной список подписывается руководителем кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью.

36. В последующем сотрудник знакомится с записями в послужном списке не реже одного раза в пять лет, а также перед убытием к новому месту прохождения службы, перед представлением к увольнению из органов внутренних дел.

37. При составлении и последующем ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим:

37.1. В раздел 9 заносятся данные о выполняемой работе с начала трудовой деятельности (исключая службу в МВД России, в Вооруженных Силах Российской Федерации, федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах СССР и стран СНГ), в том числе учеба в высших и средних специальных образовательных учреждениях.

Основанием для внесения записей является трудовая книжка и диплом об окончании учебного заведения. Подтверждение отдельных этапов трудовой деятельности может производиться на основании оформленных по установленной форме справок учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности.

37.2. В разделе 10 в хронологическом порядке производится запись сведений о прохождении службы в органах внутренних дел, в Вооруженных Силах Российской Федерации, внутренних войсках МВД России, федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах СССР и стран СНГ. Здесь же указываются сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации с оставлением в кадрах МВД России, о присвоении (подтверждении, снижении или лишении) соответствующего квалификационного звания, о заключении нового контракта с лицом, достигшим предельного возраста пребывания на службе.

Основанием для внесения записей в раздел 10 являются соответствующие приказы по личному составу, личные дела офицеров, документы воинского учета.

Номер, дата приказа и наименование органа внутренних дел, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного этим приказом.

Записи, произведенные в разделе 10, заверяются подписью начальника кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью в случае увольнения сотрудника со службы, либо его исключения из списков личного состава.

37.3. В разделе 11 фиксируются результаты аттестаций сотрудника. Рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с текстом аттестационных листов.

37.4. В раздел 12 в хронологическом порядке заносятся периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в особых условиях.

Наименование региона указывается в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением. Время, в течение которого он находился в этом регионе, записывается на основании приказа о зачете этого срока в стаж для назначения пенсии на льготных основаниях. Указывается номер и дата соответствующего приказа, а также наименование органа внутренних дел, издавшего его.

Записи, произведенные в разделе 12, заверяются подписью начальника кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью.

37.5. Раздел 13 содержит сведения о ранениях и травмах, полученных сотрудником в ходе выполнения им служебных обязанностей. Учитываются травмы и ранения, в результате которых произошла временная или постоянная утрата трудоспособности. Их характер указывается на основании документов, выданных медицинскими учреждениями. Здесь же кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены.

37.6. В разделе 14 записываются на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение, сведения о награждении орденами и медалями Российской Федерации, СССР и иностранных государств, о присвоении звания Героя Российской Федерации и других почетных званий, а также ведомственными наградами МВД России.

Копии удостоверений к наградам приобщаются к четвертой части личного дела.

37.7. В разделе 15 записываются дисциплинарные взыскания, наложенные приказом.

37.8. В разделе 16 записываются все выезды за границу в период прохождения службы в органах внутренних дел.

37.9. В разделе 17 записываются данные об участии сотрудника в работе представительных органов государственной власти и органов государственного управления Российской Федерации.

37.10. В разделе 18 указываются фамилии, имена, отчества и места жительства родителей сотрудника, либо лиц заменивших их.

37.11. В разделе 19 указывается семейное положение сотрудника, а затем записываются данные супруги (супруга), детей (в том числе усыновленных) и лиц, состоящих на его иждивении. Запись сведений о семейном положении (об усыновлении и рождении детей, расторжении брака, смерти членов семьи и т.п.) производится только на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния.

37.12. В разделе 20 записывается адрес сотрудника, по которому он постоянно проживает. Об изменении места жительства сотрудник обязан уведомить кадровое подразделение в течение 3 рабочих дней со дня изменения места постоянного проживания.

38. Составленные послужные списки должны вестись на протяжении всей службы сотрудника в органах внутренних дел. Пересоставление послужных списков допускается только с разрешения начальника кадрового подразделения.

39. Во второй и третьей частях личного дела документы располагаются в хронологическом порядке.

Анкета и автобиография пишутся кандидатом на службу в органы внутренних дел собственноручно и приобщаются к материалам третьей части. Кроме того, анкеты заполняются сотрудником каждый раз при заключении контракта о службе в органах внутренних дел, но не реже чем 1 раз в 5 лет.

В случае изменения данных, изложенных в анкете и автобиографии (вступление в брак, изменение фамилии, рождение ребенка и другие изменения биографических данных), сотрудник незамедлительно сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение. При существенном изменении биографических данных начальник кадрового подразделения может принять решение о заполнении новых анкеты и автобиографии. Рапорт, новые анкета и автобиография помещаются в третью часть личного дела.

40. На оборотной стороне титульной обложки личного дела помещается фотокарточка сотрудника (анфас) размером 9 на 12 см. Лица, имеющие специальные или воинские звания, фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без шинели и головного убора). На оборотной стороне фотокарточки записываются фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью сотрудника кадрового подразделения или непосредственного начальника. При присвоении очередного звания фотокарточка заменяется.

На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые либо если трудовая книжка утрачена, или копия трудовой книжки, если гражданин на момент изучения его документов работает по трудовому договору и (или) документы воинского учета – для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

Хранящаяся в конверте трудовая книжка регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и пересылается вместе с личным делом.

41. Документы, находящиеся в личном деле и конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела.

Отметки о наличии в личном деле материалов проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином, результатов психологических (психофизиологических) обследований, архивных материалов, личного (сокращенного) дела офицера, справок о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом.

42. Оформление и выверка сведений, содержащихся в личном деле, а также своевременное получение необходимых характеризующих материалов и документов об изменениях в учетных данных (образовании, места жительства, семейном положении и др.) сотрудников во всех кадровых подразделениях возлагается на лиц, занимающихся вопросами подбора и расстановки кадров.

43. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Положением, запрещаются. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с санкции руководителя (начальника) органа, организации или подразделения МВД России или начальника кадрового подразделения. Вместо изъятого документа в соответствующую часть личного дела вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя (начальника), санкционировавшего изъятие документа.

Во всех случаях, когда с документов, находящихся в личном деле, снимается копия, на подлинном документе делается пометка, для кого и когда она снята.

44. Учет и хранение личных дел организуются кадровым подразделением. Личные дела подлежат регистрации не позднее 5-дневного срока после издания приказа о назначении на должность.

45. Учет личных дел производится по инвентарной книге (приложение № 12). Количество номеров в ней должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. В целях более длительного пользования книгой под каждым номером предусматривается место для последующих пяти записей. Номер, за которым в инвентарной книге учтено личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела на стеллажах и в шкафах хранятся по порядку номеров.

Запрещается регистрировать вновь поступающие личные дела под номерами личных дел, еще не сданных в подразделения спецфондов на архивное хранение.

46. При наличии на хранении более 500 личных дел, кроме инвентарной книги, ведется картотека по алфавитным карточкам (приложение № 13). В тех кадровых подразделениях, где на хранении находится менее 500 личных дел, алфавитные карточки не ведутся, номера личных дел проставляются в служебных карточках.

47. Не реже одного раза в год специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 сотрудников с обязательным включением в ее состав сотрудника, имеющего непосредственное отношение к учету и хранению личных дел, производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге), о чем составляется соответствующий акт.

48. Выдача (высылка) личных дел для временного пользования производится по контрольной карточке (приложение № 14), находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указывается, когда, куда и с каким исходящим номером выслано личное дело.

49. При возвращении личного дела в него вкладывается контрольная карточка с указанием в ней даты возвращения. Личные дела выдаются (высылаются) для временного пользования на срок не более 1 месяца, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения.

50. Решение о выдаче (высылке) личного дела принимается руководителем (начальником) органа, организации и подразделения МВД России или начальником кадрового подразделения, а также лицами, их замещающими в 10-дневный срок со дня получения запроса.

51. Личные дела откомандированных сотрудников высылаются к новому месту службы не позднее 5 суток со дня издания приказа об откомандировании. В инвентарной книге, алфавитной или служебной карточке делается соответствующая запись с указанием, когда, куда и с каким исходящим номером выслано личное дело.

При назначении на должности сотрудников, прибывших в порядке служебного перевода из подразделений, в которых они занимали должности штатныхнегласных сотрудников, материалы, приобщенные к их личным делам и имеющие гриф секретности превышающий гриф «секретно», в установленном порядке подлежат рассекречиванию по новому месту службы.

52. Организация учета и хранения личных дел должны отвечать требованиям нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и хранение секретных документов.

53. При увольнении сотрудника со службы органы внутренних дел письменно извещают военные комиссариаты по месту жительства сотрудника об этом с указанием основания увольнения.

54. Уволенный сотрудник предупреждается о необходимости постановки на воинский учет по месту жительства в соответствии с законодательством Российской Федерации.

55. По миновании надобности личные дела сотрудников, уволенных из органов внутренних дел, сдаются на хранение в подразделение спецфондов по описи не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 5 лет после их увольнения.

56. До приобщения материалов к личному делу сотрудник знакомится со следующими документами:

56.1. С контрактом о службе в органах внутренних дел, а также экземплярами письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, вносимые в контракт о службе в органах внутренних дел.

56.2. Со служебными характеристиками.

56.3. С приказами о применении мер поощрения.

56.4. С аттестационными листами.

56.5. С приказами о назначении лица на должность в органах внутренних дел, о переводе сотрудника на иную должность, о временном исполнении им обязанностей по иной должности, о совмещении обязанностей, о временном отстранении сотрудника от выполнения служебных обязанностей, о зачислении сотрудника в распоряжение органа внутренних дел, о привлечении к прохождению службы в особых условиях, о прикомандировании сотрудника, о приостановлении службы в органах внутренних дел.

56.6. С документами о прохождении конкурса на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин принят на должность по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось.

56.7. С заключением по результатам служебной проверки.

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: