Закрытие выставки. Специфика данного мероприятия.

Как уже было сказано выше, дирекция контролирует ход вы­полнения программы выставки и подводит предварительные итоги ее реализации в канун закрытия. Завершение работы выставки кон­статируется церемонией ее официального закрытия. Порядок офи­циального закрытия выставки и место церемонии определяются и объявляются накануне. Программа церемонии закрытия выставки обычно состоит из трех пунктов:

1. Выступление председателя оргкомитета с объявлением пред­варительных результатов выставки и приглашением участников принять участие в следующей выставке.

2. Награждение участников выставки.

3.Объявление о закрытии выставки, порядке демонтажа экспо­зиций и вывозе выставочных грузов с ее территории.

Закрытие выставки обычно объявляется во второй половине дня. Ликвидация экспозиций и вывоз выставочных материалов осуществляется самими экспонентами. Они же осуществляют соб­ственными силами возврат тары и упаковки со склада, нанимая подсобных рабочих или привлекая для этого стендистов. Дирекция может оказывать экспонентам транспортно-экспедиторскую и та­моженную помощь при вывозе выставочных грузов. Но прямая обязанность дирекции выставки — организация пропускного режи­ма для выноса материальных ценностей, контроль и учет вывоза выставочных грузов и материалов. Она же устанавливает режим ра­боты охраны и службы безопасности. Во избежание столпотворения и суеты в павильоне, скопления погрузочных и транспортных средств перед павильоном желательно разработать специальный график погрузочных работ.

По мере ликвидации экспозиций и выезда экспонентов на­чинается демонтаж выставки, разборка выставочных конструкций и временных коммуникаций. Задача этого этапа работ — приведение помещений в надлежащее состояние, обусловленное договором аренды или требованиями положения о выставочном павильоне.

После демонтажа выставки, оставшееся оборудование и мате­риалы, пригодные для повторного использования, складируются, а непригодные для восстановления конструкции и отходы производ­ства списываются по акту и передаются на утилизацию. В течение двух-трех дней помещение выставки приводится в первоначальный вид. В один из ближайших дней проводится итоговое заседание оргкомитета выставки. Председатель оргкомитета сообщает предва­рительные результаты проведения выставки, анализирует успехи и просчеты, доводит до сведения информацию о полученных рекла­мациях, предложениях и рекомендациях по проведению последую­щих выставок.

Тщательный анализ результатов проведенных выставок — залог успешного развития выставочной организации и база для улучше­ния организации последующих выставок. Для проведения качест­венного анализа результатов очень важно организовать сбор и обобщение материалов по результатам работы всех служб выставки. Поэтому все выставочные службы должны иметь инструкцию о по­рядке сбора информации и типовые формы отчетов. Свои формы отчетов устанавливаются для начальников разделов, методистов, руководителей конкурсных и экспертных групп, НТЦ, коммерче­ского и справочно-информационного центров, бухгалтерии, отдела снабжения, служб охраны выставки. Форма и требования к сводно­му отчету разрабатываются дирекцией выставки по согласованию с оргкомитетом. Каждый отчет должен иметь статистические данные, аналитический раздел, оценку результатов, предложения по совер­шенствованию работ на данном участке. Сводный отчет о выставке должен содержать оценку успеха выставки и эффективности затра­ченных средств и усилий, выводы, рекомендации и предложения по проведению последующих выставок. Это важнейшие составные час­ти отчета по организации и проведению выставочно-ярмарочного мероприятия.

Организация работ в после выставочный период включает:

1) окончательные расчеты с партнерами, клиентами, подрядчи­ками, кредиторами и участниками выставки;

2) списание затрат по выставке;

3) систематизацию документации и анализ расходов и доходов;

4) подведение окончательных итогов выставки;

5) оценку эффективности мероприятия в целом;

6) подготовку отчета о проведении мероприятия;

7)подготовку приказа по итогам ее проведения.

Но и после этого работа продолжается. Появляются новые планы и заботы. Продолжается поиск новых путей повышения качества и уровня выставочных программ, улучшения организа­ции и эффективности выставочного дела. Здесь имеет важное значение выбор методики анализа и оценки эффективности вы­ставочного мероприятия. Существует ряд совершенно разных мнений о возможностях и способах оценки отдельных аспектов выставочной деятельности, а также о формах и критериях ее ин­тегральной оценки. Более или менее разработаны способы оцен­ки частных показателей и критериев, способствующих объектив­ной квалификации успеха или неудачи выставочного мероприя­тия. К ним, прежде всего, относят все виды прямого результата (эффекта) выставки:

• показатели экономической эффективности выставочного ме­роприятия, рассчитываемые на базе данных о доходах (при­были) и затратах;

• показатели коммерческой эффективности, выражаемые соот­ношением объемов заключенных договоров и затрат на под­готовку и проведение выставки;

• показатели информационно-рекламной эффективности, определяемые соотношением поставленных и реализован­ных задач.

Существенным достижением последнего времени является раз­работка Лондонской школой бизнеса по заданию Союза междуна­родных ярмарок (UFI) системы оценки косвенных (вторичных) эффектов выставок. Замеры влияния крупнейших выставок на го­родскую инфраструктуру, проведенные в 35 городах Европы, пока­зали, что в период проведения таких выставок товарооборот в тор­говле, общественном питании, гостиничном хозяйстве и на общест­венном транспорте города возрастает в 1, 4 — 1, 7 раза, и, соответст­венно, увеличиваются налоговые отчисления в бюджет города. Трудноразрешимой задачей остается определение комплексного эффекта (или интегральной эффективности) проведенного меро­приятия. Пока не удается привести к единой размерности различ­ные экономические и внеэкономические результаты выставки и суммировать их в единый интегральный эффект.

Сегодня среди обилия всевозможных предложений во всех сегментах рынка без рекламы невозможно популяризировать продукт компании и обеспечить спрос на него среди покупателей. Даже небольшие компании сегодня уделяют большое внимание продвижению своего товара. Безусловно, реклама начинается с бренда. Он становится первой ласточкой, достигающей потребителя и закладывающей образ о фирме в его памяти. В наши дниуслуги по созданию логотипов компаний и фирм становятся все более востребованными на рынке. Кроме того, для максимального эффекта необходим не только логотип, но и фирменный стиль, формирующий деловой имидж компании. Цена создания логотипа в комплексе с фирменным стилем, как правило, бывает дешевле и полностью себя оправдывает, повышая эффективность бизнеса и конкурентоспособность компании на рынке.

Организация смотров-конкурсов, награждение участников выставки и экспонатов

В целях выявления наивысших научно-технических достиже­ний, лучших образцов оборудования, техники и товаров народного потребления, а также для поощрения экспонентов в соответствии с утвержденной программой выставки проводятся различные смотры-конкурсы с. обязательным награждением наиболее отличившихся участников или лучших образцов товаров и услуг, представленных в экспозициях. Проводимые в рамках выставки смотры-конкурсы лучших экспонатов, конкурсы на лучшую организацию экспозиций, рекламной работы регулируются специально разрабатываемыми положениями о конкурсах, награждениях и поощрениях участников выставки.

Идеологию смотра конкурса и положение о порядке его про­ведения определяет и утверждает оргкомитет выставки. Для орга­низации смотров-конкурсов создаются конкурсные комиссии и экспертные группы, в состав которых включаются специалисты-эксперты по определенным проблемам. Работа жюри, конкурсных комиссий и экспертных групп заключается в изучении выставлен­ных образцов, в отборе претендентов на награды и составлении их перечней по различным разделам конкурса или номинациям. Жю­ри и экспертные группы на своих заседаниях рассматривают по­ступившие предложения и обоснования в пользу выявленных высших научно-технических достижений, новых технологий и ноу-хау; обсуждают различные точки зрения и аргументацию, и голосованием устанавливают категорию лидерства и тип награды участнику конкурса. Номинации и виды наград устанавливаются условиями конкурса (см. прил. 5). По давней традиции в качестве наград выставки организациям вручаются дипломы и грамоты, а персонально участникам выставки и разработчикам экспонатов — медали, почетные грамоты, денежные премии, и поощрительные подарки. Все чаще на выставках устраиваются конкурсы лучших рекламных материалов, каталогов и проспектов. Все чаще устраи­ваются смотры-конкурсы оформления выставочных стендов и экспозиций.

Решение жюри конкурса по наградам передается в оргкоми­тет выставки на утверждение. После утверждения списков награ­жденных оргкомитет возвращает их в конкурсную комиссию для оформления наградной документации. По оформлении наград­ной документации конкурсная комиссия (жюри) организует вру­чение наград на выставке. Обычно это делается в торжественной обстановке в специально предусмотренный день. Сегодня, в силу краткости сроков работы выставок, вручение наград все чаще совмещается с церемонией официального закрытия выставки. Обычно вручает награды по поручению жюри конкурса председа­тель оргкомитета или директор выставки. Перед вручением он делает сообщение о проведенном конкурсе, условиях его прове­дения и категориях установленных наград. Обязательно благода­рит организации, принявшие участие в смотре-конкурсе, и толь­ко после этого переходит к персональному (поименному) вруче­нию медалей, дипломов, грамот и премий представителям фирм и организаций.

 

25. Этапы подготовки участия в выставке.

Запомните, выставки являются мощнейшим инструментом маркетинга только в том случае, если они четко спланированы и организованы.

Поэтому отнеситесь к планированию этого мероприятия со всей ответственностью и помните: «…хорошо спланировано - на половину сделано…»

Весь процесс подготовки выставки можно разделить на следующие этапы:

Определение целей участия в выставке

Выбор выставки и планирование бюджета

Выбор и бронирование места в выставочном комплексе

Выбор вида застройки и концепции стенда

Выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда

Подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции

Подготовка менеджеров

Организация мероприятий по приглашению бизнес-партнеров

Обработка контактов

Подведение итогов

Итак, первый этап – цели участия в выставке

Вы не сможете оценить эффективность какого-либо мероприятия, не зная его целей. Прежде чем подводить итоги, придется ответить на два вопроса: каковы были цели выставки и были ли они достигнуты? Поэтому, не забудьте про цели.

Вот несколько возможных вариантов целей участия:

формирование и поддержание имиджа компании;

завязывание новых контактов и укрепление старых;

формирование каналов распределения; изучение конкурентов;

презентация продукции; подтверждение «присутствия» на рынке и другие.

Лучше всего, если вы сочетаете несколько целей, в этом случае эффект от участия будет значительно выше.

Второй этап – выбор выставки и планирование бюджета

Для начала необходимо определить наиболее важные выставки для вашей конкретной отрасли. В идеале, выставки планируются при составлении годового бюджета и плана маркетинговых мероприятий. В процессе выбора можно ориентироваться на опыт других компаний, Интернет, справочники. Вот несколько полезных интернет-ресурсов о выставках:

www.exposhow.ru

www.exhibition.ru

www.allexpo.ru

www.exponet.ru

Перед тем как принять решение об участии в новых выставках, необходимо их посетить. При посещении обратить внимание на оформление стендов, качество организации, маркетинговое сопровождение выставки. Возьмите выставочные буклеты, программу, внутренние СМИ. Оцените рекламное сопровождение выставки (впоследствии, вы дополните ее информацией о своем участии – это менее затратно и более эффективно)

При выборе необходимо учитывать:

Тематику → Состав участников и посетителей → Историю → Программу → Рекламный пакет организаторов → Сроки проведения

Третий этап – выбор и бронирование выставочной площади

На этом этапе вам необходимо окончательно определиться с бюджетом выставки, исходя из него – с размером стенда. Значительная часть выставочных затрат приходится на аренду площади. Конечно, чем больше площадь, тем лучше. Но это не значит, что на меньшей площади нельзя эффективно представить компанию.

Место желательно выбирать наиболее проходное (ближе к входам, выходам, конференц-залам, кафе), также учитывать потоки посетителей.

Расположение стенда может быть островное (открыто 4 стороны), полуостровное (открыто 3 стороны), угловое (открыто 2 стороны) и линейное (открыта 1 сторона). Чем больше у стенда открытых сторон, тем лучше.

Концепция стенда

Выбор концепции стенда – это очень важный этап. Ведь стенд будет представлять Вашу компанию. Он должен олицетворять цели, которые вы преследуете, участвуя в выставке, и соответствовать вашему корпоративному стилю.

Всего есть три основных вида стендов: стандартный, эксклюзивный и мобильный.

Стандартный или типовой – это стенд на основе стандартного выставочного конструктива – панели белого цвета высотой не более 2, 5 м, ковровое покрытие, фризовая панель, электрооборудование, некий набор мебели и прочее. Стандартный стенд не станет эксклюзивным, если вы внесете дополнительные элементы – подвесы, витрины, стеллажи, различные элементы мобильного стенда, плакаты, нанесение дополнительных логотипов и аппликаций…

Естественно, у всех организаторов выставок свои условия, поэтому будет необходимо согласовать ваши пожелания с ними, дабы во время выставки не возникло дополнительных проблем.

Под эксклюзивным понимается стенд, для изготовления которого используются различные материалы (дерево, стекло, ДСП, пластик, ткань и пр.) и дизайнерские решения, стенды нестандартной высоты и планировки.

К эксклюзивным могут быть отнесены стенды, выполненные из выставочного конструктива, при изготовлении которых воплощены индивидуальные дизайнерские разработки и требуется изготовление выставочных конструкций нестандартного типа и размера.

Мобильный – это стенд-конструктор, который может многократно использоваться. У мобильных стендов очень много преимуществ и как всегда все зависит от ваших целей и задач.

Пятый этап – выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда

Не путайте рекламу выставки в СМИ с рекламой вашего участия, если вы не позаботитесь о своих посетителях, они придут к другим экспонентам

Существует несколько традиционных способов обеспечения посещаемости стенда. Можно крутить рекламные ролики по внутреннему выставочному радио, приглашающие посетить ваш стенд. В подкрепление к этому пустить по залу промоутеров, раздающих листовки с вашей рекламой и расположением стенда в выставочном зале.

Можно крутить видеоролик на выставочных плазмах.

Но наиболее эффективно организовывать различные мероприятия на самом стенде, что привлекает посетителей и дает возможность сделать презентацию своей компании. Вот несколько идей: устроить конкурс или розыгрыш, параллельно пустить по залу промоутеров, раздающих приглашения; организовать фотосессию; организовать дегустацию; устроить яркое шоу (акробаты, музыканты); провести демонстрацию оборудования или делать это на протяжении всей выставки — ничто не привлекает так внимание, как работающее оборудование. Все зависит от вашей фантазии и ресурсов, которыми вы обладаете, а также специфики выставки (обязательно согласуйте свои действия с организаторами).

Шестой этап – подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции

Не забудьте подготовить раздаточные материалы. Что это может быть? – Все, что угодно!

Советую посещать рекламные выставки, там можно найти множество интересных идей и решений. Тем не менее, есть стандартный набор рекламной продукции, которая понадобится на выставке:

носитель информации о компании и продукции (каталог, листовка, диск и прочее);

визитки компании и именные (менеджерам);

«сувенирка» (возможно несколько видов – для всех и для VIP-персон);

блокнотики; пакетики;

ручки и прочее.Этот список может быть абсолютно любым.

Седьмой этап – подготовка менеджеров

Необходимо тщательно готовить менеджеров к выставке. Менеджер, который не заинтересован в общении с посетителями, некоммуникабельный, некомпетентный, непредставительный – это «жирный крест» на эффективности вашего участия в выставке.

Вы должны описать цели участия (возможно, составить конкретный план), дать справку по предполагаемой выставке (что за выставка, где находится, история, важность участия вашей компании в ней), рассказать о схеме работы, подготовить вместе презентацию продукции/услуг. Предоставить все контакты и постоянную связь для консультации со специалистами предприятия в случае возникновения непредвиденных вопросов со стороны заинтересованных посетителей. Если планируется провести опрос, то нужно подготовить менеджеров для работы с анкетами. Важно работать сообща. Менеджер по маркетингу может очень многому научиться у менеджера по продажам и наоборот.

Лучше всего, если на выставке будет присутствовать единый корпоративный стиль в одежде (или хотя бы аксессуары – платок, галстук, шарф). Исключите джемперы, джинсы, темные рубашки и кофточки – лучше деловой костюм, он располагает к деловому общению.

Менеджеры должны отличаться от посетителей! Ситуация, когда ваш потенциальный клиент не знает, к кому обратиться на стенде, часто становиться большим препятствием для установления контакта.

Организация мероприятий для приглашения бизнес-партнеров

Сообщать бизнес-партнерам о предстоящем мероприятии необходимо за месяц. Пригласительные билеты заказываются у организаторов выставки и совместно с отделом продаж рассылаются партнерам.

Можно написать информационное письмо и разослать его по e-mail, предложить в письме более полную информацию получить от специалистов компании, которые будут работать на выставке (показать схему расположения и № вашего стенда).

Анонсируйте данное событие на корпоративном сайте и в СМИ.

Обработка контактов

Необходимо сформировать список посетителей стенда, который менеджеры будут обрабатывать. В любом случае вы должны напомнить о себе после выставки – можете обзвонить всех, написать письма, разослать дополнительную литературу (например, каталог). Можно разработать специальные предложения (скидки, бонусы, подарки) для всех посетителей стенда – это, кстати, отличный повод позвонить и продолжить переговоры начатые на выставке.

Подведение итогов

Вот и закончилась выставка…

Что же дальше? А дальше работа, работа и еще раз работа.

Для начала, составьте отчет по данной выставке. Полный отчет, где вы разбираете все хорошее и плохое, что понравилось, а что нет. Соберите всю информацию, которую вы получили на выставке и проанализируйте ее. Оцените:

степень достижения поставленных целей;

посетителей стенда;

работу персонала на стенде;

сам стенд.

Если вы не проанализируете свои собственные просчеты, то велика вероятность того, что они повторятся на других выставках. Чем точнее были сформулированы выставочные цели и целевые показатели, тем легче оценить выгоды. Целевыми показателями могут быть заключенные контракты, розничные продажи, количество контактов, резонанс в СМИ и прочее.

Важно составлять отчет, так как в будущем будет сложно вспомнить, а что же было год назад и сравнить результаты.

 

26. Информационно-рекламные и культурные программы на выставке.

Обычно большая часть работы на выставке возлагается на глав­ного методиста дирекции. Работа главного методиста выставки со стендистами во многом зависит от него самого, его опыта и заинте­ресованности в успешном проведении выставки. У главного мето­диста и его помощников должен быть свой план работы с персона­лом стендов в период выставки. Некоторые методисты еще перед открытием выставки организуют семинары для стендистов, на ко­торых объясняют особенности данной выставки, консультируют, как лучше вести рекламно-информационную работу, как принимать почетных гостей, как заказать переводчика; инструктируют о пра­вилах торговли со стенда при централизованном обеспечении кас­совыми аппаратами.

Во время работы выставки главный методист отвечает за орга­низацию заказных экскурсий и прием почетных гостей. Он прини­мает заявки от организаций, учреждений и предприятий на кон­кретную дату и согласует с ними категорию и число экскурсантов, время начала экскурсии, тему, маршрут и время, отводимое на нее. Он обеспечивает коллективные посещения выставки и заказные экскурсии экскурсоводами или гидами-переводчиками, составляет графики их работы, определяет состав смен экскурсоводов и гидов-переводчиков. Отработка экскурсоводами вариантов маршрутов для разных категорий экскурсантов проводится накануне выставки. А во время выставки главный методист согласовывает действия экс­курсоводов и гидов с действиями стендистов и демонстраторов на стендах.

Но самая ответственная задача главного методиста выставки — обеспечить на высоком уровне прием почетных гостей — высоко­поставленных лиц и официальных правительственных делегаций. Именно поэтому на крупных выставках для их обслуживания соз­даются специальные группы сопровождения. В состав группы включаются специалисты и руководители предприятий, хорошо знающие самые разнообразные проблемы, демонстрируемые и ре­шаемые с помощью настоящей выставки. Кроме того, члены груп­пы сопровождения почетных гостей обычно в совершенстве владе­ют двумя-тремя иностранными языками. Здесь нужно не только удовлетворить интересы почетных гостей, но и соблюсти прото­кольную часть встречи. Если это делегация финансистов и про­мышленников, перед осмотром выставки для нее организуется 5— 10-минутный брифинг со специалистами соответствующего направ­ления. Если это правительственная делегация, встречать ее и со­провождать по выставке должно лицо соответствующего ранга и компетенции. Все особенности посещения должны быть рассмот­рены заранее, а порядок встречи гостей и показа выставки согласован с соответствующими службами. Время приема делегаций обыч­но жестко ограничено. В условиях лимита времени с методической точки зрения главное здесь — показ выставки с наиболее важной стороны, выделение наиболее значительных экспозиций и экспона­тов, демонстрация наиболее привлекательных идей и предложений. Подробная и детальная информация по какому-либо вопросу пре­доставляется только в случае персональной просьбы члена делега­ции. Это творческая работа, каждый раз требующая соответствую­щей ориентации и своего подхода. По окончании экскурсии или приема делегации главный методист анализирует удачные и не­удачные стороны их проведения, снабжает экскурсовода на будущее дополнительными материалами, аргументами и доводами.

Существенную часть работы главного методиста выставки со­ставляет реализация программы информационно-рекламных меро­приятий. К важнейшим из них относятся презентации фирм, участ­вующих, в выставке. Презентации фирм проводятся или прямо на стенде или в специально предусмотренном деловом центре выстав­ки. О презентации фирмы сообщается афишами, рассылкой при­глашений, в объявлениях по местной радиотрансляционной сети. Содержательную часть презентации определяет представляемая фирма, но порядок, время и место презентации обязательно согла­суется с дирекцией выставки, чтобы она могла оказать необходи­мую техническую помощь организаторам презентации.

К презентационным мероприятиям относятся и «национальные дни» стран, участвующих в выставке. Но в отличие о презентации отдельных фирм «национальные дни» представляют собой расши­ренный комплекс мероприятий, начинающийся с официальной части — поднятия на флагштоке перед павильоном национального флага. Открывается «национальный день» торговым представителем или послом данной страны. При их участии проводятся официаль­ные встречи и приемы, организуются выступления участников вы­ставки, проходит знакомство с научными, техническими и эконо­мическими достижениями на стендах или на семинарах и деловых встречах. «Национальный день страны» обязательно сопровождает­ся культурной программой, состоящей из выступлений ансамблей, кинопросмотров, театрализованных или концертных представле­ний, конкурсов, лотерей, а иногда и спортивных состязаний.

Практически на всех выставках и ярмарках теперь проводятся мероприятия научно-технического характера. Крупные или извест­ные в какой-нибудь области науки и техники фирмы обычно про­водят семинары для участников выставки, технической и научной общественности. Напрмиер, труба электросварная гост представлена на выставке. На них ведущие специалисты фирмы делают доклады о состоянии и перспективах развития данной отрасли и новых направлениях исследований и разработок. В конце докладов специалисты отвечают на вопросы участников семинара, раздают информационные материалы.

Сами организаторы выставки обычно устраивают научно-практические конференции, посвященные проблемам развития от­расли науки и техники, представленной на выставке. Например, на международной московской выставке «Выставочный сервис» уже трижды проводились конференции на тему «Современные тенден­ции и перспективы развития выставочно-ярмарочной деятельно­сти». Проблемам экономики, финансов и инвестирования органи­заторы выставки обычно посвящают встречи «за круглым столом» для представления друг другу заинтересованных организаций. Встречи деятелей культуры и кино-концертные мероприятия на самой выставке, как правило, составляют основу ее культурной программы. Но, кроме этого организаторы предлагают участникам посещение местных театров, концертных и спортивных мероприя­тий, организуют экскурсии по достопримечательным местам, музе­ям и художественным галереям ближайших окрестностей.

В рамках выставок всегда проходят круглые столы, конференции, форумы, которые пользуются большой популярностью у гостей и участников выставок. Многие мероприятия предусматривают также образовательную программу, включающую в себя семинары, мастер-классы, тренинги. Иногда в программу выставок входят и культурные мероприятия, что делает напряженные выставочные дни не только полезными, но и приятными, давая участникам выставок дополнительную возможность для неформального общения и более близкого знакомства.

Самые распространенные - массовая раздача недорогих сувениров, конкурсы и викторины с различными призами. Список возможных мероприятий весьма пестрый. Например, доводилось наблюдать массовую роспись бодиартом всех желающих. Основной темой рисунков были фирменные логотипы. Что еще встречалось? Караоке, сольные выступления поп- и классических певцов, иногда даже целые концерты на стенде.

Основная цель таких мероприятий - запоминание бренда и формирование лояльности к нему.

Поэтому чаще всего развлекательные акции проводятся на выставках товаров массового потребления (формат В2С, бизнес-потребитель) или на выставках-ярмарках, где разрешена прямая торговля.

На таких выставках более 80% экспонентов считают основными целями своего участия или привлечение массовых покупателей, или сочетание демонстрации продукции массовым покупателям с заключением оптовых поставочных контрактов. В этом случае проведение дорогостоящей довыставочной рекламной кампании неэффективно. Лучше бросить средства на привлечение посетителей к вашему стенду во время выставки. Хорошую службу сослужат звуковые объявления, раздача приглашений на акцию через промоперсонал, рекламные баннеры и перетяжки на входе в выставочный зал и на самой территории выставки.

Цель пристендовой рекламной акции – запомниться посетителю выставки. Событие, осевшее в памяти потенциального потребителя, работает на формирование вашего бренда. Не будем глубоко вторгаться в маркетинговую науку, просто скажем, что основная разница между маркой и брендом в том, что бренд мы помним, а марку нет. Лучше всего запоминается то, что попадает в контекст. Пример: нельзя вставлять рекламу такой серьезной организации, как Красный крест в забавный сериал «Симпсоны» героев которого положительными не назовешь. Соответственно, ваша развлекательная рекламная акция должна сочетаться с деятельностью вашей фирмы. Продаете одежду – проведите дефиле с популярным ведущим, занимаетесь детскими игрушками – устройте на стенде выступление цирковых артистов.

О планируемых пристендовых развлекательных акциях необходимо заранее извещать организаторов. А еще лучше сообщить о своих намерениях устроить шоу на стенде еще на этапе выбора места под стенд. На некоторых выставках залы делятся на «тихие» и «громкие». В первых проводить шумные мероприятия нельзя, а во вторых – можно. Бронируйте площадь в соответствующем зале.

Вообще в организации развлекательных мероприятий есть очень много моментов, которые надо заранее учесть. Например, если в вашем шоу будет использоваться мощная аппаратура, стоит заказать подвод на стенд дополнительного электричества. Приглашенным артистам нужна гримерная. Чтобы сдерживать толпу и наводить порядок во время мероприятия может потребоваться охрана. Следует заранее разработать сценарий акции и попытаться спрогнозировать возможные «узкие» моменты и пути выхода из них. Если самостоятельно проработать сценарий не получается, не стоит «изобретать велосипед». Если вы не планируете приглашать для организаций акции специализированные агентства, хотя бы проконсультируйтесь у них о возможных проблемах.

 

Этапы работы на выставке.

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, в некоторых случаях дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной выставки занимает 1-2 года.

Подготовка и проведение выставки включает в себя следующие основные этапы:

· Принятие решения о проведении выставки. В зависимости от характера выставки, ставящихся перед нею задач и особенностей экспонентов решение о проведении принимается на правительственном уровне, на уровне конкретного министерства, органа местного самоуправления или высшим управленческим органом крупной фирмы.

· Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, роков представления заявок и работы выставки и т.д.

· Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.

· Прием заявок на участие в выставке. На крупных выставках он заканчивается, как правило, за 2, 5‑ 3 месяца до начала работы.

· Комплекс подготовки организационно-технических мероприятий. Основными из них являются следующие меры.

· Распределение выставочных площадей между участниками. Фирмам-участницам направляются выкопировки из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента. Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей. Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т.п.).

· Монтаж экспозиции. Обычно он заканчивается за 48 часов до открытия выставки.

· Торжественное открытие выставки и официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы правительства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.

· Открытие выставки для посетителей. Обычно – это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую – для широкой публики.

· Обеспечение рабочей программы выставки.

· Официальное закрытие выставки.

· Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, или безвозмездная передача экспонатов и оборудования; или их обратная транспортировка.

· Проведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов и т.п.).

 

28. Организация развлекательных мероприятий на выставке.

 

 

Программные мероприятия – это способ:

а) сделать выставку более содержательной и интересной;

б) привлечь к выставке внимание прессы и общественности.

При составлении программы следует учесть, чтобы несколько мероприятий не проходили одновременно, чтобы участники и журналисты смогли посетить максимальное их число.

При завершении выставки, особенно если оно совмещено с награждением лауреатов, необходимо продумать, чтобы мероприятие не оказалось «шапочным разбором», награждаемые получили должное количество внимания. (Вспоминаем драматургию досугового мероприятия.)

Подготовка:

- определить цель спецсобытия, довести ее до всех заинтересованных сторон,

- определить круг участников и их роли,

- определить состав приглашенных,

- разработать детальную программу,

- разработать сценарий, расписанный по минутам; все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее,

- разослать приглашения,

- организовать освещение мероприятия в СМИ, подготовить необходимые условия для работы журналистов.

Церемония открытия:

- укрепляет имидж организации в среде спонсоров и инвесторов,

- привлекает потребителей товаров и услуг,

- укрепляет корпоративный дух коллектива,

- актуализирует решаемые организацией общественные проблемы и облегчает фандрайзинг,

Аналогом церемонии открытия может быть тур по новому маршруту.

Важен выбор персоны для открытия:

- политик,

- известный спортсмен или артист,

- известный общественный деятель,

Чем выше статус такой персоны, тем выше интерес СМИ к мероприятию. Однако, чем выше статус персоны, тем больше необходимость обеспечить ей замену на случай занятости и тем выше затраты на проведение мероприятия (охрана, сопровождающих, размещение, питание и перевозки). Артисты и спортсмены могут потребовать оплаты своего участия.

Важен выбор ведущего церемонии.

Нередко официальное открытие бывает уже после фактического открытия объекта. В таком случае объявляются две даты: фактического открытия с небольшой церемонией и «официального открытия с визитом или общественным мероприятием».

Для проведения церемонии:

- составляется программа и сценарий,

- готовятся пресс-релизы и бэкграундеры для медиа — история компании, профили главных управляющих, характеристика открываемого объекта,

- обеспечивается присутствие фотографа — на случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр. Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера.

Если в рамках выставки проводится конкурс, то формируется жюри.

 

 

Этапы работы после выставки

РАБОТА ПОСЛЕ ОКОНЧАНИЯ ВЫСТАВКИ

· анализ и контроль выполнения планов работы на выставке и бюджета

⇐ Предыдущая78910111213141516Следующая ⇒

Поделиться: