Создание и сохранение документа

Если вы открыли программу из меню Пуск, с панели быстрого запуска или с Рабочего стола – словом, без открытия текстового файла, – то новый пустой документ создастся автоматически. Бери да работай. Сложнее обстоит дело, если документ уже открыт, а вы решили создать новый. Впрочем, не намного сложнее. Щелкните на кнопке Office

в левом верхнем углу окна программы и выберите в появившемся меню команду Создать или нажмите Ctrl+N – и ваша мечта начать работу в Word с чистого листа (никаких метафор! ) осуществится.

Первое, что я рекомендую сделать с новым документом, – это… сохранить его. Ну и что, что пустой? Первое сохранение – самое важное. Ведь вам нужно выбрать для документа «место прописки» и название. Давайте совершим это действие сразу, чтобы потом не отвлекаться.

И вообще советую сначала сохранять документы, а уже потом наполнять их информацией. Дело в том, что Word, как всякая уважающая себя сложная программа, время от времени зависает и «вылетает». Возмущаться этим, конечно, можно, но лучше похвалить Microsoft хотя бы за то, что она предусмотрела страховку от подобных случаев. Открытый файл время от времени втихаря от пользователя сохраняется, а после аварии резервная копия автоматически открывается. Таким образом удается свести потери к минимуму. Однако эта технология нормально работает только в том случае, если у документа уже есть адрес и имя.

Поэтому повторю еще раз: первая операция с пустым файлом – сохранение.

Для этого щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить или нажмите сочетание CtrL+S. Лучше всего использовать именно комбинацию клавиш, потому что это самый быстрый и сохраняющий здоровье способ (каждое движение мышью – шаг к хроническому заболеванию кисти).

В результате появляется окно (рис. 10.3).

Рис. 10.3. Окно сохранения документа

 

Использовать это окно следует по такому алгоритму.

1. Выбрать в списке Папка папку, в которой будет храниться документ.

2. Написать в поле Имя файла название, которое вы хотите присвоить документу.

3. Нажать кнопку Сохранить.

Содержимое поля Тип файла лучше не изменять, пусть там остается значение по умолчанию – Документ Word.

После первого сохранения эту процедуру следует время от времени повторять. Я стараюсь нажимать Ctrl+S как можно чаще. Автоматическое сохранение – это неплохо, но на Microsoft надейся, а сам не плошай.

Документ, с которым вы работаете, можно сохранить под новым именем. Например, вы пишете однотипные письма трем разным людям. А письма настолько однотипны, что различаются только первой строкой (я не о любовных посланиях, я о деловых предложениях! ). Вы готовите первое письмо, допустим для Ивана Ивановича, и сохраняете его под именем Иван Ивановичос (DOC – это расширение документов Word). Затем, не закрывая файл, нажимаете клавишу F12 или выполняете команду… а вот не скажу какую! Привыкайте пользоваться только клавиатурой.

Внимание!

Возможно, понажимав клавиши, вы поднимете глаза на экран и с изумлением обнаружите, что все это время набирали английские буквы. В результате вместо «Что-нибудь простое» у вас вышло «Xnj-yb, elm ghjcnjt». Исправить это средствами Word невозможно – только стереть и написать заново (напоминаю: для удаления символов используйте клавиши Backspace и Delete). Поэтому поглядывайте на экран, когда вводите текст. Если язык ввода не соответствует вашим ожиданиям, удаляйте ненужное и переключайте раскладку: Alt+Shift или Ctrl+Shift. Для рассеянных очень рекомендую простенькую утилиту Punto Switcher. Она автоматически изменит язык, если вы зазеваетесь.

Теперь, когда документ сохранен, можно и написать в нем что-нибудь.

Набор текста

Точкой ввода текста является позиция курсора – мигающей вертикальной палочки. Примитивно говоря, где мигает, там и набираем. Попробуйте для начала что-нибудь простое. Прямо так и напишите: «Что-нибудь простое».

Первое слово обычно пишется с прописной (большой) буквы. Чтобы написать большую букву, нажмите и удерживайте нажатой клавишу Shift, а затем нажмите (и тут же отпустите! ) соответствующую букву на клавиатуре. Например, комбинация Shift+А приведет к появлению на экране буквы А, Shift+Б – Б и т. д. А вот комбинация Shift+1 выведет на экран восклицательный знак, Shift+7 – вопросительный знак при русской раскладке клавиатуры или «амперсанд» (& ) при английской раскладке. Посмотрите внимательно на клавиатуру, на каждой цифровой клавише (и некоторых буквенных) нарисован символ, который будет получаться при использовании Shift.

Чтобы поставить пробел между словами, нужно нажать клавишу Пробел – это самая длинная клавиша, которая расположена на клавиатуре по центру внизу.

Возможно, при наборе вы сделаете ошибку. Это не страшно. Исправить ее можно с помощью следующих клавиш.

 

• ← и →. Клавиши управления курсором. Перемещают курсор, соответственно, влево и вправо. Напомню: все, что вы нажимаете на клавиатуре, вводится именно там, где мигает курсор.

• Home. Перемещает курсор в начало названия.

• End. Перемещает курсор в конец названия.

• Backspace

или

Удаляет символ слева от курсора.

• Delete (иногда ее сокращают до Del). Как и Backspace, удаляет символ, но не слева, а справа от курсора.

Получилось? Теперь, вдохновленные успехом, попробуйте ввести более объемный текст. Если фантазия или память не подсказывают ничего подходящего, сейчас мы подберем что-нибудь из этой книги.

И помните: пока – никакого украшательства! Люди, особенно знакомые с искусством машинописи, норовят сразу расставить всякие красные строки, выровнять заголовок, набирая пробелы или табуляции, в конце каждой строки нажать Enter. Ни боже мой! Вот теперь следует вспомнить, что Word – не просто печатная машинка, а машинка с интеллектом.

Затвердите следующие простые правила. Кстати, вот их-то и будет полезно набрать.

• Не ставить больше одного пробела подряд.

• Не начинать абзац с пробела.

• Не использовать табуляции вообще. В Word им не место.

• Клавишу Enter нажимать только в конце абзаца. На концы строк можно внимания не обращать. Когда текст дойдет до нужного места, он сам перенесется на следующую строку.

• Клавишу Enter не нажимать больше одного раза подряд.

Если вы честно выполнили эти правила и набрали их без грамматических ошибок, должно получиться так, как показано на рис. 10.4.

Рис. 10.4. Результат набора текста

 

Текст набран, но это не навсегда. Любой набранный текст можно изменить.

Редактирование текста

Первым делом предупреждаю: ничего необратимого в документе вы не сделаете (если не будете слишком спешить). Как только допустите ошибку, мгновенно убираете руки от клавиатуры и мыши, считаете до пяти, после чего возвращаете руки в боевое состояние и нажимаете Ctrl+Z. Произойдет отмена последней выполненной операции. Еще одно нажатие Ctrl+Z – предпоследнее действие также будет отменено, и т. д. Если вы отменили какую-то операцию и тут же сообразили, что сделали это зря, нажмите Ctrl+Y. В результате последняя отмененная операция будет восстановлена.

Отменять и восстановлять операции можно щелчком на панели быстрого доступа:

 

отмена;

 

восстановление.

Обычно я не советую орудовать мышкой в тех случаях, когда можно обойтись клавиатурой, но здесь случай особый. Однократный щелчок на одной из описанных кнопок произведет такой же эффект, как однократное нажатие соответствующих им комбинаций клавиш. А вот если щелкнуть на стрелочке справа от кнопки, то появится список действий, которые можно отменить или, наоборот, восстановить (рис. 10.5).

Рис. 10.5. Отмена сразу нескольких операций

 

Видите под списком сообщение Отмена 8 действий? Оно появилось потому, что я провел указателем мыши от начала списка операций до его конца. Теперь один щелчок – и все 8 действий будут отменены, как долги царской России в 1917 году.

Запомните эти полезные команды (отмены и восстановления действий), особенно команду отмены (CtrL+Z) – она вам не раз еще понадобится.

Посмотрим теперь на набранный нами текст. Как говорил народный артист России Геннадий Хазанов в юности: «Чего в этом супе не хватает? ». Правильно, заголовка. Выберем что-нибудь звучное, берущее за душу. Например, «Категорический императив Word». В меру напыщенно и до ужаса непонятно. Давайте попробуем это набрать в первой строке текста. Для этого необходимо поставить курсор перед первой буквой наших правил. Сделать это можно одним из трех способов.

• Банальный способ. Щелкните левой кнопкой мыши перед первой буквой. Способ прост, но плох тем, что приходится использовать мышь, а это вредит здоровью. Кроме того, с непривычки трудно попасть точно перед нужной буквой. И тут нам поможет следующий способ…

• Способ для трудолюбивых. Воспользуйтесь клавишами управления курсором. Некоторые из них мы уже опробовали в деле, другие будут вам в новинку. Все они расположены в правой части клавиатуры, между основной и цифровой частью. Вот как перемещается курсор при использовании этих клавиш.

← – на одну позицию влево.

→ – на одну позицию вправо.

↓ – на одну строку вниз.

↑ – на одну строку вверх.

Home – в начало строки.

End – в конец строки.

Page Up – на страницу вверх.

Page Down – на страницу вниз.

• Оптимальный способ. Позволяет очутиться в начале документа с помощью всего одной комбинации клавиш – CtrL+Home.

Как только курсор замигал перед первой буквой текста, сразу начинайте набирать наш мудреный заголовок. Дойдете до его конца – нажмите Enter (один раз! ).

Примечание

Под страницей в данном случае понимается область, видимая на экране. Если на нем помещается 20 строк, то нажатие Page Up приводит к перемещению на 20 строк вверх. Если до начала документа меньше 20 строк, курсор поднимается до первой.

Теперь давайте немного изменим текст «Императива».

Кое-что в нем лишнее. Скажем, предложение «В Word им не место.» несет дополнительную, но необязательную информацию. Удалим его. Здесь тоже можно действовать двумя способами.

Совет

В некоторых случаях (но не в нашем) выделять можно с помощью мыши. Двойной щелчок выделяет слово, на которое он пришелся, тройной – весь абзац.

Внимание!

Вы можете случайно удалить и символ конца абзаца. Ничего удивительного – это непечатаемый символ, обычно он на экране не отображается. В результате два абзаца сольются в один. Не переживайте, а просто установите курсор в том месте, где должна быть граница абзаца, и нажмите Enter.

• Метод дятла. Устанавливаем курсор перед буквой «О» в слове «Они» и начинаем долбить по клавише Delete. Можете и не долбить, а нажать и удерживать. В последнем случае есть риск удалить что-то лишнее. Ничего страшного. Вы ведь запомнили, что с помощью сочетания клавиш Ctrl+Z можно отменить неудачное действие? Кстати, у метода дятла есть вариант: курсор устанавливается после последнего символа, подлежащего удалению, а затем нажимается клавиша Backspace.

• Тотальное уничтожение. Этот способ более скоростной и надежный, чем предыдущий, однако для его применения следует овладеть таким хитрым приемом, как выделение. Чтобы выделить фрагмент текста, щелкните в его начале, а затем, не отпуская кнопку, проведите до его конца. Или, наоборот, щелкните в конце и проведите до начала.

Можно выделять и с помощью клавиатуры. Для этого установите курсор на одной границе текста, нажмите и удерживайте Shift, а потом переместите курсор на другую границу, используя описанные выше клавиши. У выделенного текста независимо от способа выделения появится «фон» (рис. 10.6).

Рис. 10.6. Выделенный текст

 

Теперь достаточно нажать любую клавишу, и выделенный фрагмент исчезнет, а на его месте появится символ, который соответствует нажатой клавише. В частности, если нажать Delete или Backspace, фрагмент просто исчезнет. Выберите метод удаления на свой вкус и уничтожьте лишние предложения. Если что, скажете, что автор разрешил.

Попробуем теперь изменить отдельные слова. Кому-то, возможно, тон правил покажется безапелляционным (красивое слово, которое можно употребить вместо «наглый»). Попробуем его смягчить. Для этого частицу «не» везде заменим интеллигентским выражением «не стоит». Эту операцию тоже можно провести несколькими способами. Опишу все, а вы попробуйте и решите, какой вам больше подходит.

• Ручной способ. Установите (с помощью мыши или клавиатуры) курсор после первого слова «Не». Далее нажмите Пробел и наберите «стоит». Проделайте эту операцию во всех необходимых местах.

• Использование буфера обмена. Модернизация предыдущего способа. После того как вы первый раз наберете слово «стоит», выделите его и скопируйте в буфер обмена с помощью сочетания клавиш CtrL+C. Установите курсор после следующей частицы «не» и нажмите CtrL+V. Слово «стоит» появится, как по мановению волшебной палочки. Обратите внимание, что необходимые пробелы до и после слова программа поставит автоматически. Проделайте операцию в других местах, где это нужно.

• Найти и заменить. Высшая степень автоматизации процесса. Не нужно ничего набирать в тексте. Нажмите сочетание клавиш CtrL+H, появится окно Найти и заменить. Введите в поле Найти слово «Не», а в поле Заменить на – словосочетание «Не стоит» (рис. 10.7).

Рис. 10.7. Окно Найти и заменить

 

Нажмите кнопку Найти далее. Курсор перепрыгнет к ближайшему «Не», которое идет после текущей позиции курсора. «Не» станет выделенным. Нажмите кнопку Заменить – «Не» превратится в «Не стоит», а выделенным окажется уже следующее «Не». Если и ему требуется трансформация, то снова нажмите Заменить. Если же хотите оставить его без изменения (например, в середине слова «перенесется»), то нажмите Найти далее. И так пока не добьетесь желаемого.

После замены внимательно посмотрите на текст. Ничего странного не замечаете? А вон, в последней строке, после слова «Enter»? Не нужна здесь в частице «не» большая буква. Сотрите ее и поставьте маленькую.

Если вы все проделали как задумано, текст после редактирования будет выглядеть так, как показано на рис. 10.8.

Рис. 10.8. Результат редактирования текста

 

Текущая страница: 25 (всего у книги 36 страниц)

 

Закрытие и открытие документа

Сейчас бы самое время сделать текст более приятным глазу, но вы, наверное, и так устали. Руки болят, начальство косится или сын требует, чтобы его допустили к доигрыванию важного эпизода игры, – он-то уже давно во всем разобрался, и без всяких книг. Словом, пора сделать паузу.

Закрываем документ. Для этого подойдет сочетание клавиш CtrL+W или ALt+F4. Первое закрывает только окно документа, а второе – и документ, и программу.

Возможно, после нажатия указанных клавиш на экране появится предупреждение (рис. 10.9).

Рис. 10.9. Предупреждение о необходимости сохранить документ

 

Оно означает, что последние изменения в закрываемом документе не сохранены. Ничего страшного. Просто нажмите кнопку Да или клавишу Enter – сохранение произойдет так, как будто вы нажали CtrL+S. Если нажмете Нет, документ закроется, а все изменения будут утеряны. Кнопка Отмена возвращает вас в документ, а закрытия не происходит.

Теперь можно отвлечься.

Предположим, что между предыдущим и этим абзацами ситуация исправилась: вы потрясли руками и восстановили кровообращение, директор ушел на обед или сын «убил» всех монстров. Значит, можно снова вызвать документ и навести в нем красоту.

Для открытия применяется комбинация клавиш CtrL+O. Или можно еще щелкнуть на кнопке Office и выполнить команду Открыть. В результате появится окно (рис. 10.10).

Рис. 10.10. Окно открытия документа

 

Это окно очень похоже на окно сохранения, и работать с ним нужно похожим образом. В списке Папка найдите папку с нужным документом, затем выделите его щелчком и нажмите кнопку Открыть.

Пора заняться оформлением нашего документа.

Сделайте текст красивым

Пользователи компьютеров – люди несентиментальные. Они стесняются слов «навести красоту в буквах» или «сделать текст красивым». Вместо этого они используют выражение «форматирование текста», а иногда, когда речь идет о подготовке к печати книги, журнала или веб-страницы, – «верстка текста». Повторите слово «форматирование» несколько раз про себя, чтобы привыкнуть к нему, и займемся собственно форматированием.

Форматирование вручную

Все параметры шрифта (внешнего вида букв и символов) и абзаца в Word можно изменить вручную. Поначалу все так и поступают, и мы не станем исключением.

Изменение параметров шрифта

В качестве упражнения изменим оформление заголовка, а то он ничем не отличается от обычного текста (кроме мудрености).

Выделите заголовок. Видите, возле него сразу появилась всплывающая панелька (рис. 10.11)?

Рис. 10.11. Всплывающая панель для форматирования текста

 

Она появляется всегда при выделении текста. Прямо с ее помощью и можно изменить вид текста. Любого текста, а не только заголовка. Потренируемся на заголовке.

Итак, заголовок должен быть крупнее прочего текста. Значит, какой параметр нужно изменить? Явно тот, который содержит циферки. Они, правда, мало что говорят неподготовленному человеку. Могу пояснить, что здесь указан кегль, выраженный в пунктах. Вам полегчало? Я так и думал. Тогда просто прикиньте, что обычный текст в книге или газете печатают кеглем 10–12 пунктов, заголовки – 14–24 пункта, микротекст на деньгах – 1 пункт, а фразы на плакатах – сотни пунктов.

Пока что первая фраза нашего документа имеет тот же размер, что и остальной текст – 11 пунктов. Увеличим его примерно на треть, то есть на 4 пункта. Щелкните на треугольничке рядом с цифрой 11 и выберите в открывшемся списке число 16.

Далее следует определиться с начертанием. У стандартного шрифта есть четыре варианта начертания:

• нормальное, или обычное;

• курсив;

• полужирное;

• полужирный курсив.

Для заголовка выберем полужирное начертание, для чего щелкнем на кнопке с буквой «Ж»

Что еще? Поделюсь секретом: заголовки обычно делают так называемым рубленым шрифтом, то есть таким, у которого нет маленьких черточек (засечек) на краях символов. Рекомендую выбрать шрифт AriaL. Для этого щелкните на треугольнике возле самого первого списка на панельке и выберите нужную строку.

Вот так мы изменили наш заголовок (рис. 10.12).

Рис. 10.12. Результат редактирования заголовка

 

Если панелька форматирования вам не нравится, потому что по ней трудно попасть, можете пользоваться точно такими же инструментами группы Шрифт вкладки Главная на ленте (рис. 10.13).

Рис. 10.13. Группа Шрифт

 

Существуют также клавиатурные сокращения, которые позволяют быстро изменить некоторые шрифтовые характеристики:

• CtrL+B – полужирное начертание;

• CtrL+I – курсивное начертание;

• Ctrl+U – подчеркнутый шрифт.

Не забывайте, что назначение любой кнопки на ленте вы можете узнать, если подведете к ней указатель мыши и задержите его на некоторое время. При этом появится всплывающая подсказка (рис. 10.14).

Рис. 10.14. Всплывающая подсказка

 

Изменение параметров абзаца

Оформление букв мы изменили, но вот их расположение может кому-то не понравиться. В самом деле, мы привыкли, что заголовок расположен не по левому краю страницы, а по центру. И хорошо бы немного отодвинуть его от остального текста. Кто там бросился набирать пробелы и нажимать Enter, чтобы выполнить поставленную задачу? Ну-ка, отставить! Мы же договорились… Впрочем, перечитайте еще раз «Категорический императив», там все написано.

И поверьте, это не просто моя прихоть. Если мы выровняем, например, заголовок по центру с помощью пробелов, это впоследствии создаст нам массу проблем.

Ладно, давайте один раз сделаем неправильно, зато запомним на всю жизнь.

Итак, ставлю курсор перед первой буквой заголовка и начинаю набирать пробелы (какая гадость, сам себе руки бы поотбивал! ) до тех пор, пока надпись не окажется по центру страницы (рис. 10.14).

После этого тройным щелчком выделяю строку с заголовком и увеличиваю его размер до 20 пунктов (рис. 10.15). Видите, насколько надпись «уехала» вправо?!

Рис. 10.15. Заголовок размером 16 пунктов, выровненный с помощью пробелов

 

Рис. 10.16. Тот же заголовок после увеличения размера шрифта до 20 пунктов

 

Это не единственный случай, когда неправильное выравнивание вылезает каким-нибудь боком. Проблемы могут случиться при печати, при переносе документа на другой компьютер, при замене шрифта и т. д. Я вас не убедил? Тогда последний аргумент: лень. В смысле, лично мне лень набирать несколько десятков пробелов. Гораздо проще нажать CtrL+E. Как вы уже догадались, это команда выравнивания текста по центру.

Впрочем, обо всем по порядку.

Выше мы разобрались, что настроить параметры шрифта можно в том числе и с помощью инструментов группы Шрифт на ленте. Логично предположить, что для изменения параметров абзаца служит группа Абзац (рис. 10.17).

Рис. 10.17. Группа Абзац

 

• Самая интересная для нас возможность – выравнивание.

Есть четыре варианта выравнивания текста относительно края страницы (точнее – края печатной области страницы).

По левому краю

Левые края строк выровнены, а правые заканчиваются как придется (рис. 10.18, а).

По центру

Центр каждой строки совпадает с центром страницы (рис. 10.18, б).

По правому краю

Выровнены правые края строк, а левые – не выровнены (рис. 10.18, в).

По ширине

Выровнены и правый, и левый края всех строк, кроме последней (она выровнена по левому краю) (рис. 10.18, г). В этом случае расстояния между буквами и словами могут быть немного увеличены, чтобы подогнать текст под ширину страницы.

Рис. 10.18. Варианты выравнивания текста на странице: а – по левому краю, б – по центру, в – по правому краю, г – по ширине

 

Примечание

Для американцев и вообще западных людей привычнее использовать выравнивание по левому краю, для нас – по ширине. Учитывайте это при переписке с зарубежными партнерами.

Кнопки Увеличить отступ

и Уменьшить отступ

Нажимая первую кнопку, можно сдвинуть первую строку правее, чем остальные строки. С помощью второй кнопки можно постепенно вернуть все, как было.

Кроме увеличения отступа для всего абзаца, можно задать отступ только для первой строки (как ее еще называют – «красной»). Для этого нужно вызвать окно Абзац (рис. 10.19), щелкнув на маленькой кнопке в правом нижнем углу группы Абзац (см. рис. 10.17).

Рис. 10.19. Окно Абзац

 

Как видите, в этом окне есть все те настройки, которые мы уже рассмотрели, и еще некоторые. Кстати, такое же окно есть и для настройки оформления текста. Присмотритесь, в правом нижнем углу группы Шрифт находится такая же кнопка для вызова окна настроек. И в других группах есть такие кнопки. Так что если вам не хватает каких-то настроек, которые есть на ленте, попробуйте щелкнуть на такой кнопке – вдруг найдете нужное в открывшемся окне.

Итак, в окне Абзац можно задать «красную» строку. Для этого предназначен параметр первая строка. Он содержит два варианта:

Отступ – первая строка начинается правее, чем остальные строки (рис. 10.20, а);

Выступ – первая строка начинается левее остальных (рис. 10.20, б).

Рис. 10.20. Варианты расположения первой строки абзаца: а – отступ, б – выступ

 

Внимание!

Отступ первой строки и интервал являются альтернативными способами отделить один абзац от другого. Не применяйте оба способа одновременно, это будет перебор. В русской традиции принято использовать отступ, иностранцы часто предпочитают интервал.

• Междустрочный интервал

С ее помощью можно задать расстояние между строками.

Теперь немного практики. Установите курсор на заголовке (выделять его не обязательно) и нажмите Ctrl+E. Затем выделите остальной текст и установите для него выравнивание по ширине с отступом первой строки на 1, 25 см (это значение по умолчанию). Должно получиться более-менее прилично (рис. 10.21). Во всяком случае, вручную такого результата вам пришлось бы добиваться очень долго. И свое взаимное расположение строки сохранят на любом компьютере, при любых изменениях размеров страницы и т. д.

Рис. 10.21. Результат форматирования текста

 

Хотя, если честно, есть над чем работать. Во-первых, после заголовка забыли добавить отступ. Во-вторых, в книге список правил сделан красивее – перед каждым пунктом стоит маркер, а между абзацами есть дополнительный интервал. Но, главное, основам я вас научил. А для остального почитайте другие умные книги.

⇐ Предыдущая38394041424344454647Следующая ⇒

Поделиться: