Использование автоматических вычислений

До сих пор мы не использовали главную «фишку» Excel – возможность автоматически вычислять значения по формулам. Попробую показать, как это делается, на простом примере.

Допустим, вы хотите в своем прайс-листе указывать цены не только в российских рублях, но и в долларах. Для этого нужно в каждой строке разделить число в столбце Цена на курс рубля к доллару. Даже для пяти строк – нудная работа. Сбросим ее на Excel.

Для начала столбец Цена переименуем в Цена, руб. В ячейке справа (Е1) напишем заголовок нового столбца – Цена, у. е. Видите, он сразу стал полужирным? Это потому, что мы в самом начале присвоили «толстое» начертание всей первой строке. Подгоните ширину столбцов, чтобы заголовки были видны полностью.

Теперь выделите ячейку Е2, в которой должна появиться цена в долларах на «Тематический план ИД " Питер" ».

Я отсюда слышу, как некоторые ехидничают. Дескать, тут и считать нечего: ноль, поделенный на любой обменный курс, дает ноль. А если курс тоже равен нулю? Что, съели? Ноль разделить на ноль есть неопределенность, которую следует раскрывать по правилу Лапиталя. Кто такой Лапиталь? Это такой математик, который придумал правило, по которому можно делить ноль на ноль, при условии… Короче, это было на первом курсе. Неважно. Не отвлекайте меня. И вообще, мы должны решить проблему в принципе.

Значит, выделяем ячейку Е2 и щелкаем на строке формул. Пишем там знак равенства =, затем щелкаем на ячейке D2, а потом пишем /32. В строке формул виден результат этих кабалистических действий: =D2/32. Не волнуйтесь, это не заклинание вызова дьявола из недр Excel. Эта запись всего-навсего обозначает, что данной ячейке (то есть Е2) присваивается значение ячейки D2, деленное на число 32 – это сегодняшний обменный курс доллара к рублю.

Нажимаем Enter. В ячейке появился ноль, как и было предсказано ехидными читателями.

В принципе проблема решена. Теперь нужно решить ее во всех частностях, то есть во всех строках таблицы. Вы не поверите, узнав, до чего легко это сделать. Выделите ячейку с формулой (в нашем случае – Е2). Снова обратите внимание на черную точку в правом нижнем углу выделения. Вы уже сообразили, что мы сейчас будем делать? Правильно, потянем за эту точку вниз, пока не дойдем до последней строки таблицы. Столбец Цена, у. е. заполнен (рис. 11.10)!

Рис. 11.10. Фрагмент таблицы с ценами в долларах

 

Видите, как точно все подсчитано? Так точно, что даже слишком. Вряд ли кого-то интересуют десятитысячные доли цента. Сделаем значения в столбцах более приятными глазу. Пока выделение не снято, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек. Появится окно настройки внешнего вида выделенных ячеек.

Вкладок в окне много, нам понадобится Число. В списке Числовые форматы выберите пункт Числовой. В появившемся поле Число десятичных знаков (не «число» нужно писать, а «количество»! ) оставьте значение по умолчанию – 2. Два знака после запятой – это центы, пусть будут.

Нажмите ОК. Теперь долларовые цены выглядят гораздо естественнее (рис. 11.11).

Рис. 11.11. Результат изменения формата ячеек

 

Любителей сверхточных вычислений спешу успокоить – «лишние» знаки в числах никуда не делись, они просто не показываются на экране. Чтобы убедиться в этом, достаточно снова вызвать окно Формат ячеек и увеличить количество видимых знаков.

Дотошный читатель может задуматься: как же так вышло, что во всех строках получились правильные выражения? Мы же ясно писали в формуле, что нужно брать значение из ячейки D2, а там был ноль. Сейчас разберемся.

Щелкните, например, на ячейке Е4. В строке формул вы увидите запись =D4/32. То есть программа сама сообразила, что брать нужно значение не из D2, а из ближайшей слева ячейки. Для Е2 это была D2, для Е3 – D3 и т. д. Это называется относительной адресацией, а ссылки на ячейки — относительными. Поэтому формула в каждой строке работает правильно. Однако иногда относительная адресация может навредить.

Рассмотрим такую ситуацию: вы решили каждый день корректировать цены в долларах в зависимости от курса. Можно тупо изменять в формуле число 32 на реальный курс, а потом копировать формулу, но Excel предлагает более хитрый способ.

Создайте справа от заголовка Цена, у. е. заголовок Курс. В нем будет всего одна ячейка – F2, в которую будем вносить текущий обменный курс доллара. Напишем там сегодняшнее значение: 32. Теперь выделим ячейку Е2 и в строке формул исправим выражение для расчета цены в долларах – вместо 32 напишем F2. Можете просто набрать F и 2, а можете щелкнуть на ячейке F2 – разницы никакой. После нажатия Enter в ячейке Е2 по-прежнему красуется ноль. Это пока не провал, но и не успех эксперимента.

Примечание

В данном случае можно писать даже проще: F$2. Это будет значить, что ссылка на номер столбца остается относительной, а вот на строку становится абсолютной. Однако обычно тонкости адресации плохо воспринимаются людьми с гуманитарным образованием. Им проще запомнить, что перед каждой буквой или цифрой нужно ставить знак $. Кстати, поняли, как его набрать? Переключитесь на английский язык и нажмите Shift+4.

Скопируйте, как было описано выше, измененную формулу на все строки. Сразу видно, что произошла беда (рис. 11.12).

Рис. 11.12. Ошибка в вычислениях

 

Сообщение #ДЕЛ/0! говорит о том, что во всех строках, кроме первой, произошло деление на ноль. В данном случае даже Лапиталь не поможет, придется разбираться с формулами. Снова выделите ячейку Е4 и изучите строку формул, в которой значится =D4/F4. Что у нас в ячейке F4? Ничего, то есть ноль. Вот и получили деление на этот самый ноль.

Что же делать? Скопировать 32 во все строки столбца Курс? Теряется весь смысл затеи. Мы ведь хотим облегчить жизнь, а тут придется дополнительно работать. Выход есть: нужно заменить относительную ссылку на абсолютную. То есть приказать программе: «Бери значение не из ближайшей справа ячейки, а именно из F4! ».

Для этого снова вернемся к формуле в Е2. Исправьте ее, вместо F2 написав $F$2. Это и будет означать абсолютную адресацию.

Скопируйте формулу во все строки таблицы. Вот теперь другое дело (рис. 11.13).

Рис. 11.13. Результат исправления формулы

 

Внимание!

Не забывайте: мало изменить число, нужно это изменение подтвердить – нажать Enter, клавишу табуляции или управления курсором, просто щелкнуть где-нибудь в стороне. Пока вы этого не сделаете, значения в зависимых ячейках с формулами не будут пересчитаны.

Возможно, процесс «отладки» показался вам немного сложным. Поверьте, оно того стоит. Зато теперь для пересчета всех цен в долларах достаточно изменить значение в столбце Курс. Поупражняйтесь, и вы оцените простоту и удобство. А представляете, как это здорово смотрится в больших таблицах? Исправил одно число – и сотни позиций автоматически изменились!

Надеюсь, вы получили хотя бы поверхностное представление о том, что такое Excel и для чего он нужен. Возможности этой программы гораздо богаче, ее применяют даже для серьезного экономического анализа и прогнозирования, однако это тема совсем других книг.

Домашнее задание

1. Выпросите у кого-нибудь прайс-лист в виде таблицы Excel. Поэкспериментируйте с ним, сортируя то так, то сяк. Попытайтесь вернуть документ в первоначальное состояние.

2. Измените в созданном нами прайс-листе значение Курс на 12, 1. Оцените, насколько подорожают книги «Питера». Верните прежнее значение. Порадуйтесь, как мало они стоят сегодня. Поспешите закупить книги по дешевке. Дополнительное задание: представьте, по каким причинам рубль мог взлететь до отметки 12, 1 за доллар. Если это слишком сложно для вас, вообразите ситуацию, при которой доллар упал так низко, что за него дают всего 12 рублей 10 копеек.

 

Текущая страница: 27 (всего у книги 36 страниц)

 

Глава 12. Картинки, звуки, кино…

Кому нужны компьютеры без картинок… или хоть стишков, не понимаю!

⇐ Предыдущая41424344454647484950Следующая ⇒

Поделиться: