Организация документооборота и хранения документов

Все документы с момента их создания до передачи в архив проходят определенный путь.

Процесс от сосавления бухгалтерского документа или полу­чения документа от другого предприятия до его сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот можно поделить на четыре этапа:

1) составление документов в первичных подразделениях;

2) передача оформленных документов для проверки и обра­ботки в бухгалтерию предприятия;

3) движение документов при обработке и осуществлении на их основании учетных записей;

4)движение документов от места обработки к месту хране­ния - архива.

Следует отметить, что эффективность принятых управлен­ческих решений на предприятии прямо зависит от оперативнос­ти (скорости) организованного документооборота. Для получе­ния своевременной и качественной информации необходимо организовать такую систему сбора и обработки документов, ко­торая бы обеспечивала ускорение документооборота.

С целью упорядочения движения и своевременного получе­ния первичных документов для записей в бухгалтерском учете

приказом руководителя предприятия, учреждения устанавлива­ется график документооборота, в котором указываются дата со­здания или получения от других предприятий и учреждений до­кументов, передача в обработку и о архив.

График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечивать оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которых проходит каждый первичный до­кумент, определять минимальный срок его нахождения в под­разделении, а также оказывать содействие улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по создаилю, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаи­мосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения создают и подают пер­вичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, согласно графика документооборота. Для этого каждому исполни­телю выдастся выписка из графика. В ней приводится перечень до­кументов, оформление которых относится к функциональным обя­занностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые передаются эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика доку­ ментооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относи­тельно порядка предоставления в бухгалтерию или на вычисли­тельную установку необходимых документов и сведений есть обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Исходя из указанного, отметим, что отсутствие надлежащего порядка при составлении и обработке документов есть главной при­чиной несвоевременногх) предоставления финансовой отчетности, и, как следствие, и отставания при принятии необходимых управлен­ческих решений, осуществлении полноценного контроля и аудита.

Хранение документов

Требования относительно хранения на предприятиях бух­галтерских документов изложены в Положении о документаль­ном обеспечении записей бухгалтерского учета (приказ Минис­терства финансов Украины № 88 от 24.05.1995 г.).

Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а к моменту передачи должны храниться в бух­галтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, ме­таллических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.

Порядок хранения документов на машиносчитываемых но­сителях определяется указаниями по организации бухгалтерско­го учета с использованием вычислительной техники.

Первичные документы текущего месяца, которые прошли об­работку ручным способом и относятся к соответствующему учет­ному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нуме­руются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреж­дения определяется в соответствии с " Перечнем типовых доку­ ментов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной представительной и исполнительной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий" утвержденным Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины № 41 от 20.07.1998 г.

Хранение первичных документов и учетных регистров, кото­рые прошли обработку и были основанием для составления от­четности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформле­ние и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предпри­ятия, учреждения работникам других структурных подразделе­ний может проводиться только по решению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государст­венной контрольно-ревизионной и налоговой служб в соответст­вии с действующим законодательством Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под

расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, ко­торые осуществляют изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут спять копии и составить реестр документов, которые изымаются, с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются тома документов, которые недооформле-ны (не переплетены, не пронумерованы и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, которые проводят изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, уч­реждения могут дооформить эти тома (сделать описание, про­нумеровать листы, прошнуровать, опечатать, удостоверить своей подписью и печатью).

Органы, которые изъяли документы, обеспечивают пред­приятиям, упреждениям по их письменным обращениям воз­можность сделать выписку, извлечение, копию документов для выдачи справок по обстоятельствам в соответствии с законода­тельством.

В случае возвращения указанными органами документов, которые были раньше изъяты, такие документы принимаются под расписку соответствую)ним должностным лицом предприя­тия, учреждения и вместе с решением о возвращении подшива­ются к тем же томам, из которых были изъяты и в которых на­ходятся постановления об изъятии, реестре и копиях таких документов.

В случае пропажи или уничтожения первичных докумен­тов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, уч­реждения письменно сообщает об этом правоохранительные ор­ганы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропа­жи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представите­ли следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого нахо­дится предприятие, учреждение, а также государственной нало­говой инспекции - предприятиями и местному финансовому органу - учреждениями в 10 дневный срок.

 

 

ЛИТЕРАТУРА:

 

1. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99г. (с изменениями и дополнениями).

2. Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

3. Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» (в редакции Закона от 22.05.97 г. № 283/97-ВР, с изменениями и дополнениями).

4. Нитецкий В.В., Кудрявцев Н.Н. Справочник аудитора. Методология аудиторской проверки некоторых аспектов деятельности предприятия. – М.: Дело, 2006. – 192 с.

5. План счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г №291.

6. Усач Б.Ф. Аудит: Навчальний посібник, 2-ге видання, стереотипне. Киев. ”Знання-Прес”2003

7. Фінансова звітність за національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку. - К.: Лібра, 2003.-336 с.

8. Аудит і ревізія підприємницької діяльності. Навчальний посібник / Бутинець Ф.Ф. та ін.; За ред. проф. Бутинця Ф.Ф. – Житомир: П.П. «Рута», 2001. – 416 с.

9. Бутинец Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку. - Житомир: ЖІТІ, 2006.-664с.

10. Бутинец Ф.Ф., Давидюк Т.В., Малюга Н.М., Чижевська Л.В. Бухгалтерський управлінський облік: За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця; 2-е вид., перероб. і доп. – Житомир: ПП «Рута», 2002. – 480 с.

11. Бутинец Ф.Ф., Івахненков С.В., Давидюк Т.В., Шахрайчук Т.В. Інформаційні системи бухгалтерського обліку: Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності. \ За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. – 2-е вид., пепероб. І доп. – Житомир: ПП «Рута», 2002. – 544 с.

12. Бухгалтерський фінансовий облік. / За ред. проф. Бутинця Ф.Ф. – Житомир: ЖІТІ, 2005. – 672 с.

13. Бухгалтерський фінансовий облік. Практикум. / За ред. проф. Бутинця Ф.Ф. – Житомир: ЖІТІ, 2005. – 512 с.

14. Вольских К. Аудит маркетинга. Как все должно быть. // Менеджмент и менеджер. – 2003. - № 4, с. 43-49

15. Друри К. Введение в управленческий и производственный учет: Учебное пособие для вузов/ Пер. с англ. Под ред. Н.Д. Эриашвили: Предисловие проф. П.С. Безрукий. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. - 783 с.

16. Закон Украины «Об аудиторской деятельности» от 22 апреля 1993 года //Голос України 1993. -29 травня

17. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99г. (с изменениями и дополнениями).

18. Міжнародні стандарти бухгалтерського обліку/ Перекл. З англ. За ред. С.Ф. Голова.-К.: Федерація професійних бухгалтерів і аудиторів України, 1998.-736 с.

19. Положения (стандарты) бухгалтерского учета в Украине

20. Науково-практичний коментар до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України». - К.: Основа, 2000.-61с.

21. План счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г №291.

22. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік на підприемствах України. - К.: А.С.К., 2000.-784 с.

23. Управленческий учет: Учебное пособие / Под. Ред. А.Д. Шеремета. - М.: ФБК - ПРЕСС, 2002. - 512с.

24. Усач Б.Ф. Аудит: Навчальний посібник, 2-ге видання, стереотипне. Киев. «Знання-Прес»2007.

 

 

⇐ Предыдущая567891011121314

Поделиться: